采辦管理工作中存在的問題及改善措施

王世亮

摘要：本文中簡要探討了企業在現階段采辦管理工作中存在的問題，再結合實際情況，提出了完善企業采辦管理工作的具體措施，希望借此為提高企業采辦管理工作質量提供些許參考意見。

關鍵詞：采辦管理;問題;改善措施;制度

我國企業在經濟快速發展的大背景下，企業內部管理結構正不斷完善，使得企業內部組織形式變得越發復雜。因此企業需要加強內部管理機制，保障企業在經濟市場中健康可持續發展，企業尤其需要在采辦管理工作中制定完善的采辦制度，健全企業在采辦管理工作中的溝通機制及采辦流程，減少企業在采辦工作中耗費的成本，確保企業在市場競爭中取得優勢地位。

1.現階段企業在采辦管理工作中存在的問題

1.1企業采辦管理工作中體系不健全

我國多數企業在市場經濟的發展中，只是一味的注重基本采辦制度的建設，但是忽略對采辦管理工作的具體操作流程和操作步驟進行研究。例如部分企業在采購預算制度和預算審批制度不健全的前提下，就開展采辦管理工作，并且多數企業與采辦管理工作相對接的監督管理部門在工作中存在玩忽職守的行為。甚至部分企業即使存在采辦制度和采辦管理工作操作流程，但是在實際的采辦執行階段仍存在較多的問題，如采辦管理工作中采購成本和管理費用耗費較多、采辦工作中無法滿足客戶需求、采辦工作中檢驗標準不嚴格、采辦工作中送貨渠道不穩定等，而這些問題就造成企業的采辦管理工作無法適應當下激烈的市場競爭環境。

1.2企業采辦管理工作中溝通機制不完善

采辦管理工作中的溝通機制不完善，是多數企業在采辦工作中存在的問題。溝通管理可以說是采辦管理工作中的重點環節，在企業傳統的采購管理發展模式下，采購部門多數時間以獨立的形式執行采購任務，造成采購部門與其他部門接觸時間較少，這不利于企業采購管理工作的綜合發展，也給企業的采辦管理工作帶來一定的滯后性，導致企業采辦管理工作效率較低。此外，需求部門在制定采辦策略的時候，很少與采辦部門進行溝通，造成采辦人員在接手采購需求后再與需求部門反復進行澄清和溝通，導致采辦時效大大折扣。應對措施：需求部門在制定采購策略的時候，應加強同采辦人員的溝通，減少后期的時間消耗，此外采辦人員也應加強專業技術的培養，有助于快速了解需求部門的核心需求，同時可以協助需求部門對相關的技術要求進行把關，更好的完成整個采辦進程。

1.3企業采辦管理工作中需求管理不規范

企業在開展采辦管理工作的過程中，如果對所采購的項目技術了解程度不足或是企業只是依靠曾經合作過的供應商完成裁判工作，那么就會造成企業在采辦管理工作中存在著盲目性和傾向性，這種傾向性的行為就會為企業日后的裁判工作埋下隱患。

同時我國多數企業在采辦管理工作中缺乏籌劃思想和采購理念，這就造成企業在采辦管理工作中往往以零散型的方式進行采購，但這種采購方式批量較少，容易造成采購人員在實際的工作中疲于應付，進而導致采購項目出現失誤，為企業日后的采購活動帶來安全隱患。

2.完善企業采辦管理工作的具體措施

2.1建立科學有效的采辦管理制度

企業在采辦管理工作中，采辦管理人員不能一味的根據自己的意愿在市場中開展工作，采辦人員需要結合當前市場的發展趨勢和企業的生產特點及實際需求，進而制定出符合企業發展規律的采購計劃，而這就需要企業建立科學有效的采辦管理制度，進而規范企業的采辦工作流程。在這過程中，企業需要明確采辦部門中各個工作人員的權利和責任，進而規范現有的采購流程，使規章制度可以落實到實際的采辦工作中。采辦工作人員還需要在采辦工作結束過后，對采辦的整體過程做好記錄總結工作，重視采辦工作中的經驗積累，為日后的采辦管理工作提供些許借鑒。同時，還要建立供應商管理的大數據庫和評價標準體系，要盡量把評價標準量化，定期對各品類的供應商進行測評，并根據測評結果進行分類動態管理，定期進行優勝劣汰，進而強化供應商的服務意識和產品質量意識。在投標中，還需要將相關制度進行整合后發送給供應商，以便供應商能夠了解制度的變化，同時減少投標過程中的無端錯誤。

2.2推動企業采辦管理工作的標準化進程

為了進一步推動企業采辦管理工作的標準化管理，企業需要建立協調的內部運行機制，這對企業采辦管理工作尤為重要。通過完善的內部運行機制才可以明確企業采辦管理人員在工作中的職責和權利，確保采辦工作人員按照工作條例開展采購工作。同時企業還需協調采辦業務的整體流程，確保采辦工作中各個環節符合企業的業務工作流程，降低采辦工作中存在的資源浪費問題。企業只有依靠標準化的采辦工作流程，才可以在最大限度上規范采辦行為，防止采辦工作人員工作中出現僥幸心理，實現采購計劃與實際操作間的相互平衡，為企業獲得更大的經濟效益。

2.3優化企業采辦管理工作流程

企業在采辦管理工作中，還需根據實際情況優化采辦管理工作流程。采辦工作人員需要結合自身業務特點，對所開展的采辦任務根據具體的采購要求合理分類，針對不同的產品制定出相對應的采購方式，并且在采購過程中還需簡化傳統的采購流程。需求部門應重視采辦需求計劃的制定，眼光不僅關注于近期的生產需求，還需從企業遠期發展的技術與物資需求方面提前做好謀劃，以保證企業發展的活力與競爭力。具體思路就是需要采辦人員提前介入，不僅僅是采辦策略的制定，還需跟進企業對新技術需求的跟進，然后提前開展市場調研，將產品技術需求傳送給相關的制造企業，帶動整個產業的技術升級，最終服務于企業的需求完成。此外采辦工作人員還需在工作中恪守法律制度，嚴格規范采辦工作流程，進而在保證采辦工作效率的基礎上，提高采辦工作質量。

3.結束語

隨著我國經濟水平的快速增長，我國企業針對當前市場經濟格局制定了針對性的發展計劃。多數企業管理者對采辦管理工作給予了高度的關注，通過完善采辦工作流程，便可以管理好供應商與自身之間的關系，促進部門之間的交流溝通，確保企業在市場競爭中處于優勢地位。

參考文獻：

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