檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建探討

丁國(guó)玲

摘 要：突飛猛進(jìn)的科技在提升檔案管理效率和質(zhì)量的同時(shí)，也對(duì)檔案信息安全造成威脅。為了能夠營(yíng)造良好的檔案管理環(huán)境，要結(jié)合實(shí)際狀況，遵循全面監(jiān)控、相對(duì)穩(wěn)定、實(shí)事求是、效益效率兼顧等原則，積極構(gòu)建多個(gè)不同方面的安全保障管理機(jī)制，在保證檔案管理安全的基礎(chǔ)上，提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，從而提升檔案資料應(yīng)用價(jià)值。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化技術(shù);安全保障機(jī)制;檔案資源

【引言】

近年來(lái)，檔案安全管理工作備受關(guān)注。要結(jié)合實(shí)際狀況，融入先進(jìn)管理理念，制定完善的機(jī)制、制度，為推動(dòng)檔案安全管理工作向制度化和規(guī)范化方向發(fā)展提供保障。本文從檔案安全保障管理機(jī)制入手，結(jié)合開(kāi)展管理機(jī)制構(gòu)建工作期間應(yīng)遵循的原則展開(kāi)闡述，針對(duì)如何高效落實(shí)這項(xiàng)工作進(jìn)行深入探討。

1 檔案安全保障管理機(jī)制概述

檔案管理工作具有顯著的系統(tǒng)性和復(fù)雜性。需要著重強(qiáng)調(diào)檔案安全技術(shù)工作的重要性，否則會(huì)對(duì)安全管理工作有效性造成影響[1 ]。為了保證檔案資源具有安全性和完整性，就要將檔案安全保障管理機(jī)制構(gòu)建工作落到實(shí)處，全面結(jié)合現(xiàn)階段時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，積極引入先進(jìn)管理技術(shù)，從而達(dá)到提升檔案安全系數(shù)的目的。

2 檔案安全保障管理機(jī)制構(gòu)建原則

現(xiàn)階段檔案管理工作存在一些不足，為了防止產(chǎn)生難以控制的問(wèn)題，就要全面落實(shí)檔案安全保障管理機(jī)制化構(gòu)建工作，在體現(xiàn)出科學(xué)性與全面性的同時(shí)，嚴(yán)格遵循下面幾項(xiàng)原則。

2.1 遵循全面監(jiān)控原則

主要就是考慮到檔案管理工作具體涉及的內(nèi)容較多，同時(shí)也具有較強(qiáng)的復(fù)雜性，一旦存在不規(guī)范的管理行為，就會(huì)產(chǎn)生非常嚴(yán)重的安全問(wèn)題，所以不能否認(rèn)檔案安全保障工作實(shí)際上屬于系統(tǒng)性非常強(qiáng)的一項(xiàng)工程[2 ]。基于此，在構(gòu)建檔案安全保障管理機(jī)制期間，就要嚴(yán)格遵循全面監(jiān)控原則，在對(duì)其中各個(gè)環(huán)節(jié)工作要點(diǎn)和難點(diǎn)進(jìn)行細(xì)致分析的同時(shí)，做好管理方案規(guī)劃和構(gòu)架建立等多項(xiàng)工作，在從根本上排除安全隱患的同時(shí)，提升檔案的安全。

2.2 遵循相對(duì)穩(wěn)定原則

開(kāi)展檔案安全保障管理機(jī)制構(gòu)建工作期間，是否與實(shí)際狀況全面結(jié)合，對(duì)于該項(xiàng)工作能否高效落實(shí)具有決定性影響。考慮到此項(xiàng)工作具有較強(qiáng)的持續(xù)性，在實(shí)際機(jī)制構(gòu)建工作時(shí)，就要嚴(yán)格遵循相對(duì)穩(wěn)定原則;但是也要著重落實(shí)創(chuàng)新工作，防止產(chǎn)生人力和物力資源浪費(fèi)問(wèn)題，從而降低產(chǎn)生安全問(wèn)題的概率。

2.3 遵循實(shí)事求是原則

各個(gè)單位在經(jīng)營(yíng)管理和發(fā)展過(guò)程中，實(shí)際應(yīng)用的各項(xiàng)資源之間具有較大的區(qū)別。面對(duì)此種狀況，實(shí)際落實(shí)機(jī)制構(gòu)建工作時(shí)，就要遵循實(shí)事求是原則，根據(jù)自身發(fā)展目標(biāo)和檔案管理需求，對(duì)實(shí)際制定的機(jī)制構(gòu)建方案進(jìn)行優(yōu)化。在此期間，要防止照搬其他單位或是其他國(guó)家檔案管理方案的現(xiàn)象。

2.4 遵循效率效益兼顧原則

為了能夠保證檔案安全保障管理機(jī)制構(gòu)建工作具有科學(xué)合理性，各個(gè)單位要全面結(jié)合經(jīng)濟(jì)學(xué)原理，做好深入分析和精準(zhǔn)評(píng)估工作[3 ]。這樣不僅能夠防止該項(xiàng)機(jī)制造成較大的經(jīng)濟(jì)壓力，也有助于進(jìn)行統(tǒng)一管理，從而將經(jīng)濟(jì)效益提升工作與檔案安全保護(hù)工作進(jìn)行全面結(jié)合。

3 構(gòu)建檔案安全保障管理機(jī)制的主要對(duì)策

3.1 充分利用成功經(jīng)驗(yàn)，健全完善組織機(jī)制

通過(guò)全面分析，能夠發(fā)現(xiàn)檔案這項(xiàng)資源，對(duì)于各個(gè)行業(yè)創(chuàng)新發(fā)展具有重要的推動(dòng)作用。如果想要保障檔案資源充分發(fā)揮推動(dòng)作用，就要全面提升檔案管理工作安全性。基于此，在前期階段就要高效開(kāi)展組織機(jī)制構(gòu)建與完善工作。在此期間，不能對(duì)過(guò)于簡(jiǎn)單的方式進(jìn)行應(yīng)用，否則就會(huì)對(duì)檔案管理工作開(kāi)展的最終效果造成影響。在設(shè)定組織機(jī)制過(guò)程中，各個(gè)單位就要從不同角度對(duì)于組織機(jī)制進(jìn)行分析，從而為后續(xù)顯著提升綜合效益奠定基礎(chǔ)。

比方說(shuō)：在招聘檔案管理崗位優(yōu)秀人才期間，負(fù)責(zé)人就要全面貫徹并落實(shí)招聘規(guī)范條件，同時(shí)也要結(jié)合崗位人才需求變化狀況進(jìn)行合理調(diào)整。通過(guò)做好這些工作，不僅能夠招聘到更多檔案管理優(yōu)秀人才，也能將打造高能力和高素養(yǎng)檔案管理團(tuán)隊(duì)這項(xiàng)工作落實(shí)到實(shí)處[4 ]。不僅如此，在對(duì)組織機(jī)制構(gòu)建方案進(jìn)行設(shè)計(jì)期間，與之相關(guān)的各個(gè)單位，要結(jié)合自身檔案組織管理要求，借鑒和學(xué)習(xí)其他單位的成功經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而保證規(guī)劃設(shè)計(jì)工作高效開(kāi)展，達(dá)到顯著提升工作效率和工作質(zhì)量的目的。

3.2 梳理檔案存儲(chǔ)環(huán)境，積極構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)機(jī)制

在實(shí)際落實(shí)檔案管理工作期間，極易受到多項(xiàng)因素的影響，無(wú)形中就會(huì)埋下安全隱患。為了能夠避免產(chǎn)生嚴(yán)重?fù)p失的風(fēng)險(xiǎn)，就要準(zhǔn)確落實(shí)檔案風(fēng)險(xiǎn)管控機(jī)制。在開(kāi)展該項(xiàng)工作期間，需要在梳理檔案存儲(chǔ)環(huán)境的基礎(chǔ)上，嚴(yán)謹(jǐn)有效地構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)機(jī)制。同時(shí)也要確保風(fēng)險(xiǎn)機(jī)制具有針對(duì)性，否則不利于檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防范工作效率的提升。從客觀(guān)的角度對(duì)風(fēng)險(xiǎn)機(jī)制構(gòu)建工作進(jìn)行分析，就會(huì)發(fā)現(xiàn)在落實(shí)這項(xiàng)工作期間，不可避免會(huì)產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。一旦忽視安全隱患的危害性，沒(méi)能及時(shí)采取解決措施，就會(huì)增加產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)的概率，這樣不僅會(huì)對(duì)檔案管理工作效率和質(zhì)量造成影響，也會(huì)對(duì)相應(yīng)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展造成影響。因此，在落實(shí)檔案安全保障機(jī)制構(gòu)建工作期間，就要將具體的狀況，與風(fēng)險(xiǎn)機(jī)制構(gòu)建工作進(jìn)行有效融合，進(jìn)而重新開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作[5 ]。每一個(gè)單位的檔案安全管理要求存在差異，這就要求各個(gè)單位的檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制具有自身特色。除此之外，始終都要以謹(jǐn)慎的工作態(tài)度來(lái)構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)機(jī)制，從而為各個(gè)單位高效落實(shí)檔案安全管理工作提供指導(dǎo)。

3.3 明確原有制度缺陷，逐步完善制度機(jī)制

檔案安全保障管理體系構(gòu)建期間，涉及的構(gòu)建工作多種多樣，其中制度機(jī)制構(gòu)建工作不能忽視。即便有很多單位在使用傳統(tǒng)檔案管理方式期間取得了相應(yīng)效果，甚至也創(chuàng)造出了非常可觀(guān)的價(jià)值。但是在社會(huì)整體逐步發(fā)展的趨勢(shì)下，多種具有創(chuàng)新性的理念和方法出現(xiàn)并被應(yīng)用，如果在此種狀況下還是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行應(yīng)用，將難以滿(mǎn)足發(fā)展要求，甚至還會(huì)對(duì)檔案管理工作造成消極影響。因此，為了能夠更加高效地完成檔案管理工作，為了能夠保障檔案管理要求，就要著重開(kāi)展制度機(jī)制構(gòu)建工作。在此之前，需要精準(zhǔn)找出原有檔案管理機(jī)制存在的不足，從而制定與之相對(duì)應(yīng)的完善方案，其中非常關(guān)鍵的一項(xiàng)工作，就是要準(zhǔn)確記錄檔案形成過(guò)程、具體發(fā)生的變化。在實(shí)際進(jìn)入到檔案成型階段之后，需要將審查工作落實(shí)到實(shí)處，主要就是為了能夠提升檔案安全管理機(jī)制應(yīng)用有效性。在最后階段做好檔案管理與維護(hù)等多項(xiàng)工作[6]。如果在開(kāi)展檔案維護(hù)管理工作期間，發(fā)現(xiàn)存在檔案損壞問(wèn)題，就要在第一時(shí)間向上級(jí)部門(mén)進(jìn)行匯報(bào)，在此之后指派專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行后續(xù)處理，這對(duì)于降低各項(xiàng)損失具有重要作用。

3.4 提升人力資源利用率，優(yōu)化人員管理機(jī)制

社會(huì)整體發(fā)展，越來(lái)越注重檔案安全保障管理機(jī)制構(gòu)建的完善性，其是保障檔案安全管理工作高效開(kāi)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)條件。高效開(kāi)展檔案安全管理人員管理機(jī)制構(gòu)建工作，如著重開(kāi)展檔案管理高能力人才培養(yǎng)工作，在不斷強(qiáng)化其安全管理意識(shí)的同時(shí)，要求檔案安全管理人員嚴(yán)格按照規(guī)范化要求做好各項(xiàng)工作。除此之外，各個(gè)單位還要構(gòu)建具有科學(xué)合理性的獎(jiǎng)懲機(jī)制，以此來(lái)激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，從而為我國(guó)檔案安全管理行業(yè)向規(guī)范化方向轉(zhuǎn)變，提供保障。逐步優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)，結(jié)合檔案管理各個(gè)崗位人員要求，推動(dòng)檔案安全管理工作逐步向現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，檔案安全保障管理工作不能忽視，在落實(shí)各項(xiàng)機(jī)制構(gòu)建工作期間，避免產(chǎn)生延續(xù)傳統(tǒng)管理理念，使用傳統(tǒng)管理模式的問(wèn)題，要從多個(gè)角度出發(fā)，最大程度上避免產(chǎn)生檔案遺失和錯(cuò)漏等問(wèn)題。為了能夠進(jìn)一步提升檔案管理質(zhì)量和效率，檔案管理工作人員要全面認(rèn)知檔案安全保障管理機(jī)制構(gòu)建的原則和內(nèi)容，在為后續(xù)人們查閱和利用檔案提供諸多便利條件的同時(shí)，使檔案資料充分發(fā)揮作用。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：曹縣發(fā)展和改革局）