新時期機構編制檔案管理存在的問題及對策

楊瑩

經過多年努力，我國企事業單位機構編制檔案管理工作有了一定的發展。新時代機關企事業單位機構編制部門應正確認識檔案管理工作的作用和意義，認清檔案管理工作中存在的主要問題，采取科學有效的優化措施，創新機構編制檔案管理工作，提高管理水平，更好地為機構編制工作提供檔案服務。

1 新時代機構編制檔案管理工作中存在的主要問題

目前，很多機構編制檔案管理人員依舊采用傳統的管理方式，檔案的數量和內容較多，且信息時間跨度較大，檔案管理相對封閉，再加上傳統檔案主要為紙質檔案，管理效率不高，檔案實體及信息缺乏必要的安全保障。

1.1 機構編制檔案收集歸檔不齊全

一些機關企事業單位機構編制部門檔案管理制度不健全，或者制度落實不到位，收集歸檔工作責任不落實，進行收集歸檔不及時，歸檔范圍不明確，有的文件材料散存在業務部門或者相關工作人員手中，歸檔文件材料不齊全，會議材料、情況報告等材料缺失明顯，影響了歸檔文件材料的完整性，影響日后利用。

1.2 歸檔的文件材料不真實不準確

一些機關企事業單位機構編制部門文件材料的形成和管理流程不夠規范，收集歸檔過程中審核把關不嚴格，部分檔案材料的審批簽字不完整，有的不是原件，有的只有請示，沒有已有的批復，有的是未討論通過的文件等，有的會議記錄是會后整理記上去的，直接影響了歸檔文件材料的真實性、準確性。

1.3 歸檔文件材料分類整理不規范

有的文件材料未按有關業務規范要求進行準確的分類，如年度歸屬不準確，劃定保管期限不準確。有的歸檔文件材料排列混亂，重要、綜合的文件材料排在后面，請示和批復、定稿和正本、同一個會議的文件材料等排在不同的位置。有的未修改完善不規范的文件材料題名，未按檔號編制規則編檔號，影響日后的檔案檢索利用。

2 解決新時代機構編制檔案管理存在問題的措施

2.1 建立健全檔案管理體系

科學有效的檔案管理體系是檔案管理工作有序開展的重要前提。在檔案管理工作中，需要制定科學有效的管理標準及制度。針對已經形成的檔案材料，應加強資料的整理及歸檔，按照不同的文件類型切實做好歸檔工作，確保歸檔文件材料的質量。應仔細鑒別不完整的檔案資料，及時將記錄提交給有關部門予以審核，及時補充檔案材料。另外，還需結合不同載體劃分不同類型的檔案材料，規劃完整的管理流程和模式。應根據檔案管理工作需要，加大檔案管理投入力度，加強基礎設施建設和設備配備，保證檔案管理的基本條件。此外，針對現有的檔案管理體系，還需注重檔案管理的實效性。檔案管理人員必須嚴格按照規范要求做好檔案的歸檔和整理工作，及時將材料信息輸入檔案管理系統，不斷提高檔案管理的質量和效率。

2.2 變革管理模式

應要求檔案工作人員在工作中積極創新檔案管理思路和模式，同時科學利用先進的技術和管理方法。我國計算機網絡技術快速發展，檔案信息化建設需要得到高度的重視。機構編制部門檔案管理人員在日常工作中可充分結合機構編制工作的總體要求，創建具有針對性和先進性的信息管理平臺，以此優化檔案信息管理水平，實現檔案資料錄入、輸出、查找、匯總等全方位信息化，全面改善傳統檔案管理工作模式的不足。

針對自動化辦公的總體要求，在檔案管理工作中，工作人員應充分利用信息管理模式和信息技術，實現紙質檔案向電子檔案的全面轉化，高度滿足現階段檔案管理工作的整體需求。有關部門和工作人員也可在網絡系統上應用檔案資源，嚴格控制檔案資料傳閱的時間，提升檔案管理工作的效率。

信息技術快速發展的今天，計算機成為檔案資料管理的重要硬件設施。檔案管理人員需要深入了解和掌握電子檔案的基本特征及管理規范，具備較為全面且豐富的網絡安全防護知識和技能，從而維護檔案信息的安全性，避免檔案信息出現遺失或損壞的情況。在檔案管理工作模式革新過程中，機構編制部門應組織檔案管理人員參加專業知識和技能培訓，培訓內容主要有計算機知識、網絡知識和信息工程知識等。

2.3 提高管理人員的專業素養

與一般檔案管理工作相比，機構編制檔案管理工作具有較強的業務性和服務性，這對管理人員的專業能力和綜合素質提出了更高的要求。在檔案崗位人員管理過程中，相關部門需科學設置崗位機構，明確不同崗位人員的基本工作職責，切實保障檔案管理人員的專業素質和能力，不斷加強檔案管理創新思維和能力，確保檔案資源的有效管理和利用。

應明確檔案管理工作人員的工作職責，不斷提升工作人員的綜合素質。在安排檔案工作人員時，應以政治覺悟較高、責任意識強，且具有過硬業務能力的人員為首選，與崗位考核制度默契配合，以此全面激發工作人員的工作熱情，使其始終保持積極的工作態度。在人員培訓中，也應采取多種措施積極鼓勵管理人員，組織開展多種學習和交流活動，使其主動參與學習和培訓，學習先進的管理經驗和技能，不斷提升日常管理工作能力和水平。檔案工作人員應以更加長遠的眼光，掌握檔案管理技術發展和創新的總體思路，深入學習和運用相關的理論和技術，完善和提高日常的檔案管理工作。

（作者單位：中共洮南市委機構編制委員會）