基層醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

安春

摘 要：進(jìn)入信息時(shí)代，基層醫(yī)院的各種資料需要得到全面的收集整理，不然面對(duì)龐大的病人及其醫(yī)護(hù)人員的信息，如果管理不善，會(huì)給基層醫(yī)院醫(yī)療護(hù)理及管理工作帶來(lái)混亂。目前，基層醫(yī)院檔案管理存在一些問(wèn)題，需要采取有效對(duì)策，認(rèn)真加以解決。

關(guān)鍵詞：檔案管理;基層醫(yī)院;問(wèn)題;對(duì)策

檔案管理是基層醫(yī)院管理的重要組成部分，是提高基層醫(yī)院醫(yī)療水平和管理效率的重要基礎(chǔ)條件。但隨著時(shí)代的發(fā)展和醫(yī)療事業(yè)的不斷進(jìn)步，基層醫(yī)院檔案管理面臨一些突出的問(wèn)題，直接影響了基層醫(yī)院醫(yī)療護(hù)理事業(yè)的正常發(fā)展，亟需采取有效對(duì)策，及時(shí)加以解決。

1 當(dāng)前基層醫(yī)院檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

1.1 基層醫(yī)院管理檔案的意識(shí)不強(qiáng)

如今基層醫(yī)院大都在追求自身的發(fā)展壯大，偏重于醫(yī)療設(shè)備的引進(jìn)和醫(yī)療技術(shù)的提高，忽視了對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作。由于管理機(jī)制方面不如及醫(yī)護(hù)工作受到重視，因此，檔案管理跟不上醫(yī)療護(hù)理工作發(fā)展的腳步，不能正常開(kāi)展，工作中面臨的很多問(wèn)題不能及時(shí)得到解決。

1.2 基層醫(yī)院檔案管理制度不健全

相對(duì)來(lái)說(shuō)，基層醫(yī)院檔案管理制度建設(shè)重視不夠，一個(gè)重要的表現(xiàn)，是將檔案存放在多個(gè)部門(mén)。要是有哪個(gè)醫(yī)護(hù)人員要查用檔案資料，會(huì)非常不便。如果將所有的檔案歸于一個(gè)部門(mén)管，那么查用檔案材料就會(huì)非常方便。另外，一些基層醫(yī)院的檔案管理人員不熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，在管理檔案過(guò)程中難免出現(xiàn)這樣或那樣的問(wèn)題。

1.3 檔案管理信息化進(jìn)展過(guò)于緩慢

很多基層醫(yī)院檔案管理沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息化，還停留在傳統(tǒng)管理模式。由于一些醫(yī)療器械和醫(yī)療方法緊跟著信息化，檔案管理不能適應(yīng)醫(yī)院醫(yī)療護(hù)理工作對(duì)檔案服務(wù)的需要。信息化技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的有序編排與整合，能夠保證快速有效地尋找到對(duì)應(yīng)的檔案，提高管理利用效率，且醫(yī)院檔案經(jīng)過(guò)加密保護(hù)和備份處理，安全性和有效性均得到保障，具有極為顯著的應(yīng)用價(jià)值，亟需加強(qiáng)。

1.4 過(guò)度重視檔案保管，輕視檔案利用

醫(yī)院檔案管理工作包含保管和利用兩項(xiàng)主要工作內(nèi)容，僅僅做好檔案管理工作會(huì)直接造成大量的醫(yī)院檔案處于封閉環(huán)境，很少發(fā)揮其利用價(jià)值。這類(lèi)問(wèn)題發(fā)生的主要原因，是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員未能正確意識(shí)到檔案的利用價(jià)值，醫(yī)院檔案的開(kāi)發(fā)利用手段較為單一、局限性大，應(yīng)盡快加以改變。

1.5 檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不達(dá)標(biāo)

一些檔案管理人員沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理的重要性，缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理手段。多數(shù)檔案管理人員認(rèn)為醫(yī)院的核心工作是臨床治療，各類(lèi)檔案管理屬于基礎(chǔ)工作，基本不會(huì)被有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)重視。檔案管理工作人員多由其他部門(mén)人員轉(zhuǎn)崗而來(lái)，缺乏系統(tǒng)性的檔案管理知識(shí)學(xué)習(xí)，不了解醫(yī)院檔案管理相關(guān)法律法規(guī)和技術(shù)手段等，綜合素質(zhì)相對(duì)較差，直接影響檔案管理工作的開(kāi)展效果。

2 解決基層醫(yī)院檔案管理存在問(wèn)題的對(duì)策

2.1 提高對(duì)基層醫(yī)院檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視情況直接關(guān)系到醫(yī)院檔案管理工作的正常開(kāi)展。想要從根本上解決基層醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題，就需要將醫(yī)院檔案管理工作納入醫(yī)院管理的重要內(nèi)容，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)發(fā)展擺到同等地位，傾斜更多的人力、物力、財(cái)力于檔案管理工作中。基層醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的直接領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)研究解決檔案管理工作中面臨的實(shí)際困難和問(wèn)題。自上而下的對(duì)檔案管理的重視，能顯著增強(qiáng)醫(yī)院全體工作人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)可度和重視度，有助于醫(yī)院檔案管理工作的有序推進(jìn)。

2.2 進(jìn)一步理順基層醫(yī)院檔案管理體制機(jī)制

基層醫(yī)院檔案管理的一個(gè)重要問(wèn)題，就是檔案管理的體制機(jī)制不順暢。想要從根本解決此問(wèn)題，就必須重視理順檔案管理體制機(jī)制。理順檔案管理體制機(jī)制，有助于增強(qiáng)醫(yī)護(hù)人員的檔案管理意識(shí)，形成不同部門(mén)之間良好的檔案管理工作協(xié)調(diào)關(guān)系。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)基層醫(yī)院檔案管理體制機(jī)制的貫徹落實(shí)和宣傳，讓每個(gè)員工都對(duì)檔案管理工作重視起來(lái)。還應(yīng)建立健全檔案管理規(guī)章制度，將體制機(jī)制制度化，讓每個(gè)員工熟記并執(zhí)行制度，并可以根據(jù)情況的發(fā)展變化修改完善，確保基層醫(yī)院檔案管理工作的正常秩序。與此同時(shí)，應(yīng)明確檔案管理工作人員的職能，促使檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)有序進(jìn)行。從事檔案管理工作的員工離職時(shí)，新員工也可以根據(jù)崗位職能明確自身的工作內(nèi)容，在相關(guān)人員的監(jiān)督下順利完成檔案管理工作的交接，減少醫(yī)院檔案管理責(zé)任問(wèn)題的發(fā)生。檔案管理人員應(yīng)對(duì)醫(yī)院檔案定期進(jìn)行整理，清除沒(méi)有利用價(jià)值的檔案，提醒歸還已經(jīng)借出但尚未歸還的檔案，未能如期歸還的要注明原因，為醫(yī)院檔案管理工作的有序進(jìn)行提供保障，防止檔案遺失。

2.3 積極推進(jìn)基層醫(yī)院檔案管理信息化

增強(qiáng)員工們的檔案管理制度的意識(shí)，那么接下來(lái)便是要著手建立起檔案管理新方法的問(wèn)題。前面談到，如今社會(huì)進(jìn)入到信息時(shí)代，而其檔案管理也應(yīng)充分采用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行。應(yīng)配備掃描儀、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)等，如將病歷檔案等進(jìn)行統(tǒng)一的錄入、管理、編號(hào)，建設(shè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)及管理利用平臺(tái)，充分發(fā)揮各種軟硬件設(shè)施設(shè)備的作用，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的歸檔、整理、編目、存儲(chǔ)、管理、檢索、借閱等的信息化管理，加強(qiáng)安全管理，提高管理效率。

2.4 加強(qiáng)基層醫(yī)院檔案管理硬件建設(shè)

在信息化技術(shù)快速發(fā)展的背景下，應(yīng)做好醫(yī)院檔案管理工作的硬件建設(shè)，購(gòu)置管理設(shè)備保證檔案管理信息化的需要。醫(yī)院內(nèi)需要確定一個(gè)庫(kù)房用于醫(yī)院檔案管理，并配置空調(diào)、除濕器、檔案架等，增設(shè)防火、防盜系統(tǒng)，有效解決傳統(tǒng)管理手段存儲(chǔ)能力有限、管理壓力大、利用率低等相關(guān)問(wèn)題，提升醫(yī)院檔案資源的利用率，滿(mǎn)足醫(yī)療需求、培訓(xùn)及科研需求。

2.5 提升醫(yī)院檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

就目前醫(yī)院檔案管理工作人員存在的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不達(dá)標(biāo)問(wèn)題，需確定醫(yī)院檔案管理工作人員篩選標(biāo)準(zhǔn)和培訓(xùn)計(jì)劃，確保每一位從事醫(yī)院檔案管理工作的人員都具備基本的檔案管理能力，并在日常培訓(xùn)中得到綜合素質(zhì)的提升。篩查標(biāo)準(zhǔn)有對(duì)醫(yī)院檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)情況、對(duì)醫(yī)院檔案管理技術(shù)手段的了解情況等。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)以檔案管理工作的重要意義、醫(yī)院檔案管理工作的技術(shù)與手段、其他醫(yī)院檔案管理工作實(shí)例等為主。醫(yī)院也應(yīng)與其他醫(yī)院積極溝通，創(chuàng)造交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，互相借鑒醫(yī)院檔案管理的方式方法，汲取經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短。醫(yī)院檔案管理工作人員自身也要在充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)上，對(duì)自身檔案管理水平作出正確評(píng)估，從而利用自己的空余時(shí)間積極學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)工作技能，以強(qiáng)烈的工作責(zé)任感和高水平的檔案管理技能投入到工作中，在提升自身綜合能力的同時(shí)，為基層醫(yī)院檔案管理工作邁上新臺(tái)階做出新貢獻(xiàn)。

綜上所述，我們應(yīng)充分認(rèn)識(shí)基層醫(yī)院檔案管理工作中存在的突出問(wèn)題，采取提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)、理順檔案管理體制機(jī)制、推進(jìn)檔案管理信息化等有效對(duì)策，及時(shí)加以解決。

參考文獻(xiàn)：

[1]曹麗華.基層醫(yī)院病歷檔案管理存在問(wèn)題及對(duì)策[J].檔案與建設(shè)，2015（9）：87—88.

[2]馮秀芳.基層醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2007，18（5）：75.

[3]李紅梅.當(dāng)前基層醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].黑龍江史志，2014（15）：99—99.

[4]衡明慧.基層醫(yī)院檔案管理存在問(wèn)題及對(duì)策[J].檔案管理，2012（6）：92.

[5]趙蕾蕾.當(dāng)前基層醫(yī)院檔案管理存在問(wèn)題及對(duì)策[J].健康必讀（中旬刊），2012，11（5）：469—469.

[6]陳家義.基層醫(yī)院人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2012，12（2）：128—129.

[7]趙蕾蕾.當(dāng)前基層醫(yī)院檔案管理存在問(wèn)題及對(duì)策[J].健康必讀（中旬刊），2012，11（5）：469—469.

[8]蔣芳美.小議公立醫(yī)院醫(yī)療檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策[J].企業(yè)導(dǎo)報(bào)，2014（6）：198—198，71.

（作者單位：吉林省和龍市光明社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心）