試論企業電子檔案的歸檔管理

何芳

摘 要：目前企業進行檔案管理一般執行的是雙軌制管理機制，這是對檔案采取紙質以及電子兩種存儲方式，并分別進行管理的機制。這是順應大數據時代發展帶來的信息化管理體系的趨勢。電子檔案是新時期檔案的主要形式，資源來源廣泛，儲存方式多樣，并且有一定的形成規律。而對于電子文件和信息來說，必須要通過歸檔處理才能變成電子檔案，但是這項操作中存在一些問題需要解決。基于此，本篇文章討論了電子檔案資源的種類和形成規律，并探討對其進行鑒定與歸檔的方法，分析歸檔管理中遇到的問題，最后提出如何提高電子檔案的歸檔管理水平。

關鍵詞：電子檔案;歸檔管理

一、引言

電子檔案是當前進行檔案管理的主要形式，是利用計算機設備進行儲存的方式，與紙質檔案相對應。隨著時代的發展，因為信息技術水平的提升，很多資料逐漸發展成電子化和數字化，而不是依靠紙質載體進行儲存，這促使電子檔案成為檔案管理的主流。而當前來說，電子檔案逐漸使用云存儲的方式進行儲存，更加方便，而且儲存時間的持續性進一步提升。相對來說，電子檔案的優勢更為明顯，管理起來也更加便利。歸檔操作就是對電子文件和信息轉變成電子檔案的必要操作，需要遵循一定的標準和要求，按照制度進行。但是因為各種因素的影響，在歸檔管理工作中，還存在一些問題，影響到歸檔管理工作的開展。本次研究主要是分析這方面的問題，并就問題提出科學的解決措施，致力于提升新時期電子檔案的歸檔管理水平。

二、企業電子檔案資源的種類和形成規律

企業發展過程中，電子檔案資源也不斷豐富，基本都是從生產活動中集中出現的，具體的種類很多，包括文書、合同、職工、財會等類型，其涉及的“檔案源”也比較復雜，比如照片、影像圖片等實體檔案，還有電子化的檔案信息，比如個人檔案的電子版等，另外還有數據庫文件等。企業中還擁有豐富的文書檔案，比如各個會議的記錄紀要、規章制度、督察檢查巡察和迎檢迎評的匯報材料、年度計劃、總結、中長期發展規劃、重要的請示及批復、干部人事任免和人員花名冊等內部使用文件。

電子檔案是在特定規律下形成的，主要從來源、結構和范圍進行分析。從來源上說，企業的不同職能部門的不同崗位員工本身以及工作期間會產生各種資料，收集、整理和歸并到一起后，就形成檔案。隨著時代的發展，檔案來源不斷變化，獲取方式更加廣泛，來源途徑更加多樣，所以需要以動態化的態度面對各種來源。從結構上說，最開始是甲骨文，之后發展出紙張，再發展出電子文件，這是檔案結構的發展歷程，這意味著檔案是從單一到多樣，隨著檔案結構的豐富，給檔案人員管理也提出更高要求。從范圍上說，橫向覆蓋范圍逐漸擴大，縱向滲透范圍也不斷加深和擴張。

三、企業電子文件的鑒定與歸檔方法

1.鑒定方法。這項操作需要在資料歸檔之前進行，目的是明確檔案資料的價值，方便進行電子檔案的分類管理。對于企業產生的電子文件中，對企業發展有利用查詢、保管等價值的文件，才有必要做成電子檔案進行保存，其他重復性強、毫無意義的文件直接就可以刪除。進行鑒定還需要判斷文件的真偽。主要是認定文件是否是當時當人當事形成的，是否是原始文件。一般企業的檔案部門保管的電子檔案，都是文件原件的掃描保存或自身轉變成電子形式進行保存，否則會失去儲存價值。歸檔時還需要區別出原件與復印件，企業需要將原件歸檔，保證電子文件的原始性，確保其可以作為憑證和依據。另外鑒定工作還需要評價具體資料的完整性，包括需要歸檔的資料本身是否齊全、數據完整，且文件與電子化軟件的連接有效，以確保電子文件的完整。比如說一些需要保存的歷史記錄，或者作為憑證依據的電子單據、證書等，就要求完整性且具備檔案的應有屬性，并可以作為檔案進行儲存。

2.歸檔方法。對于具體的歸檔操作，要先編好文件的順序，明確具體的保管期限，之后按規定和程序進行移交操作。就目前來說，電子文件的歸檔方法有兩種，軟盤歸檔和網絡置換歸檔，前者是借助打字機中的文件軟盤或沒有聯網的軟盤，編號之后，錄入文件信息，方便查詢。后者是提前告知管理部門做好相應的置換工作，然后在移交操作中由文件管理部門利用網絡向檔案部門傳送檔案文件以及移交相應的管理權，其間所有的電子文件歸檔需要打印出目錄進行備份，如果是特別重要的電子文件，還要打印備份，復制到軟盤中儲存。最后交接方按規定進行交接手續并簽字負責。

另外，對于其中的電子信息，需要進行歸檔操作處理之后才能作為電子檔案進行管理，否則就只是一種電子文件。歸檔操作處理流程是將每份電子信息裝訂成檔案基本單位，然后設定本質上是元數據的電子封面，這些操作都需要按標準進行。

四、企業電子檔案在歸檔管理中遇到的問題

1.管理制度不健全。企業在電子檔案管理中制定的歸檔管理制度并不全面，存在一些缺漏。比如對于歸檔范圍責任主體的界定不明確，這可能導致追責時無法確定責任人;歸檔方法標準不全面，使得獲得的電子檔案存在一些差異性，難以統一儲存;電子檔案形式不統一，同一介質的文件有多種形式，導致重復歸檔處理，造成資源的浪費;當前使用的歸檔管理制度大部分都沒有及時更新，無法適應社會形勢的發展，難以滿足當前企業發展進行電子檔案歸檔管理的需求。

2.對設備和技術的依賴性較強。當前多媒體技術的發展十分快速，這使得電子檔案面對的技術環境因素更加復雜。而其存儲必須借助特殊的設備進行，包括對信息的讀取和傳輸也需要利用特定設備實現。因為電子技術的快速發展，電子檔案進行存儲的載體也需要隨之發展，過去使用的載體在快速發展的讀取技術下，可能不長時間就沒有設備可以支持讀取功能，導致檔案信息出現空白和缺失。假如單純進行文字處理，進行電子化管理比較簡單，標準化水平也很高，技術上的要求較低，不需要特別先進的技術就可實現。但多媒體化的快速發展，意味著電子文件結構更加復雜，信息來源和形式都多樣化，成為一種集合體，處理有一定難度。比如在字處理文本上，工作人員可以直接進行簽字，或者直接聲音批示，按照不同處理方法放置到不同的數據庫或載體中。另外，技術更新速度太快，也導致其中的非標準信息增加，進行歸檔處理的難度增加，這意味著需要在電子化環境中才能實現對電子檔案的可讀性。