新形勢下高校檔案收集的問題和對策

趙苗

摘 要：高校檔案收集是要把掌握在各個職能部門和個人手中有價值的文件材料，按照《檔案法》集中保存起來，統一集中管理檔案。在高校檔案管理中的第一階段工作是收集檔案，是豐富檔案庫存資源、開展檔案管理與服務工作的基礎。在檔案數目與日俱增、數字化進程日益加快的情況下，對檔案收集的完整性、準確性提出了更高的要求。

關鍵詞：高校檔案;收集;對策

高校檔案管理辦法中明確規定，高校檔案是高等學校在從事招生、管理、教學等活動中形成的歷史資料，以圖標、文字、影像等作為承載媒介，對學生、學校和社會具有借鑒和保存價值。完整的檔案材料對學校評價、教學科研、學科建設和管理等工作具有重要的參考、憑證、借鑒作用，反映了學校發展的客觀規律。當前，檔案數目隨著學校發展與日俱增，除了采用傳統的紙質、實物檔案收集外，還開展了利用電子材料收集檔案的工作。同時，使用紙質檔案和電子檔案的管理方式被稱為雙軌制檔案管理模式，這對提高收集檔案的工作效率和資料的完整性、準確性提出了更高的要求，只有科學、合理、高效地做好檔案收集工作，才能發揮檔案的查閱、憑證作用，推進數字化改革。

一、新形勢下加強高校檔案管理的意義

1.通過建立檔案規范高校管理，提高學校管理水平

各行各業在運轉過程中都會形成不同檔案，高校亦如此。檔案管理工作是高校日常管理工作中的一部分，其關鍵環節是收集檔案，檔案只有經過收集、管理、歸檔后，才會更好地服務于高校的各項管理工作，反映學校歷史面貌，實現憑證和管理價值。高校應自覺收集并保存檔案，為今后學校的管理工作提供依據，為其他學校的管理工作提供參考，為高校歷史的發展留下史料和記憶。高校通過建立檔案，規范檔案管理工作，對學校管理水平的提升、文化的進步、教育活動的長遠發展都具有重要意義。

2.豐富的檔案材料服務文化建設，傳承校園文化

在新的教育教學形勢下，高校都注重建設校園文化，樹立文化品牌。在這過程中學校文化的內涵和展示方式主要以文字資料的形式留存下來。收集和整理現有的校園文化檔案資料，能夠清晰整理出校園文化的發展歷程，還能起到傳承校園文化的作用。檔案的管理工作在培養學生價值觀上具有重要意義，也為師生在教與學過程中查閱資料提供了方便，輔助實現文化建設教學目標。

3.檔案管理信息化進程加快，方便學生就業

在新的社會形勢下，高校檔案管理工作信息化進程加快，檔案工作逐步實現電子化和數字化。數字化的高校教育檔案，利用大數據技術和互聯網平臺創新載體，實現檔案信息的最佳優化，為將來大學生的就業和企事業單位對人才的選拔指明了方向。各地政府也在鼓勵高校建設文化傳播大數據服務平臺，大力推進數字化設施的建設，建立學生信息檔案數據庫、電子學籍檔案、教育資源全網共享的云服務體系，進一步方便學校和社會之間的溝通。電子學籍檔案的建立，使社會對人才的需求更加透明化、公開化，根據檔案信息就能選擇適合企業或單位組織的人才，實現高校畢業生有處去、有所用、有所為。

二、高校檔案收集工作存在的問題

近幾年來，高校在收集整理各項檔案資料中，工作開展日益進步，但是在新的社會和教育形勢下，信息技術更新換代比較快，高校在檔案收集管理工作中難免會存在一些問題（圖1）。

1.檔案管理工作得不到重視，致使檔案收集工作發展舉步維艱

高校作為高端人才培養的教育機構，旨在提高考研率、提高科研率，因而將大部分的人力、物力等資源都投入到這些工作中，導致檔案工作的各方面資源不充足，如設備不全、系統落后、電子化程度不高等等，嚴重影響了檔案工作的落實效果。

2.檔案收集工作缺乏有力的監管措施，導致檔案收集不規范

高校檔案除了來自人事、基建、宣傳、審計等職能部門，還包括各二級學院。牽扯到的合作部門數量較多，然而各個部門之間對檔案管理工作的認識和思想重視程度不同，缺乏正確的監督和領導，職責分工不清，對檔案的集中管理保存缺乏正確的認識。例如，有些部門會私自把重要或常用的文件存放在本單位以方便查找利用，導致檔案室存檔不完整、不全面。

3.兼職檔案員責任心不強，導致檔案收集工作無法有效開展

多數高校的檔案收集工作除了專職檔案員，還有許多兼職的檔案管理員。一些部門由于兼職工作人員變動頻繁，或者缺乏培訓，導致人員責任心不足，專業管理知識匱乏，處理檔案文件能力差，對收集檔案重要性認識不足，導致檔案收集工作不充分、文件不全、沒有簽發單、缺失草稿等問題時有發生。加上學校各部門的檔案量隨著上級各項檢查和校內多樣活動的增加而逐年增多，歸檔成了一年工作業績的“短板”。一方面時間、精力得不到保證，兼職檔案員缺乏積極主動的歸檔意識，對歸檔工作中自己應該承擔的工作有依賴心理;另一方面為了確保各部門檔案工作順利完成，檔案室的專職工作人員不得不對各部門的檔案管理工作過多協助，甚至代辦歸檔，常常導致檔案收集工作被動，管理人員疲勞，兼職檔案管理人員的拖延對檔案收集工作的提升產生直接影響，減緩檔案數字化進程。

4.檔案收集工作存在信息不對稱，造成檔案利用困難

收集到檔案中的材料必須是原始的、完整的、真實的、可讀的，并且為了最終的參考目的而儲存。因為檔案管理部門與各職能部門、各院校之間交流溝通不順暢，系統不先進，無法與OA系統對接，導致檔案管理人員無法完全掌握各部門文檔存儲情況，出現了信息不對稱現象。例如，有些部門不按照規定要求歸檔，收集的部分檔案內容不全，系統錄入信息混亂，不規范，不細致，或者使用不正確的文種，對指示、報告和請求沒有明確區分;公文附件記載時，沒有在規定位置或者附件中標注，文章名稱以前標注的具體序號混亂;標注的主題詞缺乏準確性或者不夠具體，不方便檢索。

5.檔案收集涉及門類多，實物收集不規范

目前，高校檔案收集大多只重視紙質類材料的收集，而忽略了榮譽證書、獎杯、教學教具、書畫作品、聲像資料等實物的收集，往往移交信息不完整，甚至未登記在案，導致第一手資料丟失或無從查閱。