試論信息化背景下高校檔案服務策略

劉曉瑛

摘 要：隨著現代科學技術的進步和信息化技術的廣泛應用，給人們的生活和工作帶來了極大的便利。高校檔案管理、服務與傳統相比也發生了極大的變化，將現代信息技術應用于高校檔案管理、服務，可以使檔案信息的搜集、獲取和利用更加高效、便捷，能夠有效提升高校檔案信息化服務的質量和效率。要滿足校內師生及校外人士對檔案服務的不同需求，就必須對檔案的管理和服務進行創新，檔案工作者也應該在信息化背景下加強檔案服務策略研究。本篇文章首先闡述高校檔案信息化服務的意義和必要性，再分析高校檔案信息化服務當中存在的問題和不足，最后針對高校檔案信息化服務的提升策略提出幾點建議。

關鍵詞：信息化背景;高校管理;檔案服務

如今早已是信息化技術廣泛應用的時代，先進的計算機、多媒體、大數據、人工智能和云存儲技術逐漸融入到了工作、生活當中。自教育信息化推廣以來，高校的信息化建設一度成為了教育領域的關注焦點，無論教學管理還是教學方式都開始應用先進的信息化設備和技術。高校檔案作為檔案系統的有機組成部分，也是高校中不可或缺的管理部門，檔案服務工作的信息化勢在必行。在信息化背景下，不斷提高高校檔案的服務能力，為校內師生和校外人士提供便捷、有效的檔案信息資源，服務高校建設和教學工作，對于實現高校檔案的價值具有十分重要的意義。但客觀事實是，很多高校檔案服務的效率和實際效果仍然處于較低的水平，服務功能的發揮受到了一定限制，主要原因在于檔案工作人員觀念陳舊，服務方式較為單一，檔案信息不夠完善，資金投入較少，這在不同程度上影響了高校檔案信息化建設的進程，無法為檔案利用者提供更加便捷、高效的服務。

一、高校檔案信息化服務的意義

首先，高校檔案信息化服務工作的開展，目的在于更好為高校教師、學生以及社會人士提供檔案相關服務，這就意味著高校檔案服務工作的開展和改革，必須要以滿足學校與社會實際需求為主要核心。社會以及高校工作節奏的加快要求檔案服務工作也具有較高的時效性，但傳統的檔案管理模式較為落后，資源處理效率較低，無法滿足師生以及社會各界對高校檔案服務的實際需求。隨著檔案庫藏數量的不斷增大，傳統的紙質檔案的弊端也更加突出，一是占用的空間大，二是利用效率低。運用現代信息化技術，能夠實現檔案管理的數字化，無論文件、學籍、圖片還是影像資料，都能夠實現數字化的轉換并存儲到數據庫當中，數據庫存儲空間的可擴展性，完全能夠滿足高校檔案信息的海量存儲需求。錄入操作和檢索獲取過程也極為便利，相比單純的無聲紙質載體而言，數字化的檔案管理更加立體，也更加全面。

其次，高校是進行各項科學技術以及文化建設相關科研的主陣地，在進行科研信息獲取、科技創新以及科學技術應用研究等方面都有著極為明顯的優勢，由此衍生的檔案資源有著極高的保存和利用價值。而檔案資源的信息化管理，可使檔案根據需要改變存儲媒介，而且不受時空的限制，對于存儲環境的要求相比傳統的檔案存儲也大幅降低。

高校檔案管理的對象流動性較大，包括了教師、學生、科研人員、管理人員、離退休人員等，檔案的種類較為繁多，而傳統的檔案管理方式，需要分門別類進行存儲，這使得查找和調閱的難度增加。實現信息化管理后，能夠最大程度上提高檔案檢索的效率和服務水平。

最后，高校檔案信息化管理模式的應用可實現檔案的及時更新。高校所存儲的檔案信息包括了學校的發展歷史、精神內涵以及文化底蘊。同時，在高校運行過程中每天都會產生大量的數據信息。包括教育、教學工作，以及科研團隊研究進程的相關信息。如果僅憑紙質的記錄和存儲，需要耗費大量的時間和紙質資源。同時難以實現相關信息的關聯修改和更新，整體效率較低。而利用現代信息化技術，實現管理、儲存以及信息化服務，能夠有效地提高檔案更新的效率和準確性。無論是教師、學生還是科研團隊，都可以通過對檔案信息的隨時調閱來獲取信息，無論對于教育教學的改革創新，還是科研團隊的研究推進，都能夠提供及時、準確和快捷的檔案信息服務。

二、高校檔案服務信息化的必要性

高校檔案信息化服務主要是用信息化方式對檔案信息進行獲取和實際應用，使檔案能夠充分發揮出社會效益和經濟效益，最大限度對使用者的實際要求進行滿足。

高校檔案信息化服務是建立在計算機存儲技術以及數字化技術基礎之上，通過對各類檔案信息數據的獲取、整合、管理，使檔案利用者能夠根據自身的需求進行相關信息的檢索，并進行數據信息的下載加以利用，使檔案信息管理更加系統化。

在進行檔案信息化服務的過程中，檔案管理人員需要注意以下幾個方面：

一方面，要能夠科學合理地整合現有的檔案資源，將各項相關資料進行數字化后，存入指定的數據庫當中，在查閱過程中實現全面覆蓋。另一方面，在信息整理過程中，數據庫必須要按照相關的標準進行規范化的管理，要能夠做到明確的分類，建立快捷的檢索途徑。同時，為了有效提升信息數據檢索的效率和精確性，需要針對信息化檢索平臺系統加以技術上的完善，使相關的信息數據文檔能夠與鏈接之間做到高度的匹配。

另外，必須要注意的是，由于現代電子信息技術的發展速度較快，所以，高校檔案信息服務系統也必須不斷進行更新、升級，使數據庫和檢索系統能夠保持最佳的運行狀態。

在檔案信息化建設完備之前，為了防止數字化檔案出現遺漏或缺失，要確保紙質檔案的完整性，需要相關管理人員將數字化文檔和紙質文檔進行相互比對，確認無誤后同時進行妥善地存儲。

高校檔案信息化服務對于教師、學生以及檔案管理者來講，能夠帶來很高的社會效益、經濟效益，因此高校檔案信息化服務的有效管理和科學完善有著很高的必要性。

三、高校檔案服務存在的問題

1.服務理念落后

高校檔案管理人員的服務理念落后，工作中存在重收藏、輕服務的現狀。長期以來，人們對檔案工作的理解就是收集和保管，這種觀點是片面的。檔案工作的保密性和封閉性，導致公眾對檔案工作不了解，對檔案工作的服務功能有所忽視。有些檔案工作者認為自己的職責只是在使用者主動到來時被動地為他們提供相應的服務，這種服務理念完全落后于時代發展，不能滿足新形勢下查檔人員的需求，也使檔案館處于半封閉狀態。縱觀檔案的發展歷程，提供服務才是檔案工作的主旋律。