學習新《檔案法》規劃企業檔案未來發展

莊輝

摘 要：本文將新《檔案法》中的精神與內容同企業檔案實際工作場景相結合，力求通過對照新《檔案法》相關內容對企業檔案工作開展相關的基礎工作、核心工作、保障工作三個工作層面發展的探究，達到規劃企業檔案未來發展，對我國企業檔案工作未來發展的理論思考和實踐工作的預判的目的。

關鍵詞：《檔案法》;企業檔案

2020年6月20日，經第十三屆全國人大常委會第十九次會議審議、表決，通過了新修訂的《中華人民共和國檔案法》，新《檔案法》經由國家主席習近平簽署主席令，于2021年1月1日正式施行。這是中華人民共和國檔案法治建設過程中一個新的里程碑，也是1988版《檔案法》自施行以來的首次修訂，新的《檔案法》的修訂和完善有利于各級檔案部門進一步規范檔案工作，更好發揮檔案在推進國家治理體系和治理能力現代化中的基礎作用，《檔案法》的修訂必將對習近平新時代中國特色社會主義檔案事業更高質量的發展產生重大而且深遠的影響。

作為國有大型企業，認真學習好新修訂的《檔案法》，做到學懂弄通悟透，是我們做好企業檔案工作的基礎，也必將成為今后一段時間內我們做好企業檔案工作的行為準則。本文將新《檔案法》的精神、內容同企業檔案工作實際場景相結合，通過對照新《檔案法》相關內容對企業檔案工作發展體系的構建以及基礎工作、核心工作、保障工作三個層面發展的探究，達到規劃企業檔案未來發展，對我國企業檔案工作未來發展的理論思考和實踐工作預判的目的。

一、對于企業檔案基礎工作層面的思考

1.突出做好企業檔案基礎工作的定位

企業檔案基礎工作是鞏固和做好企業檔案工作的基礎，是做好企業檔案工作的根基和立命之本。如何做好企業檔案基礎工作，新《檔案法》提出了包括依法建立相關企業檔案工作責任制、依法健全企業檔案管理制度、加強對檔案的開發利用、采取有效措施做好檔案保護工作、保證檔案安全、做好檔案信息化建設等方面的要求。因此，做好企業檔案基礎工作，應該把握好“新”與“舊”的關系，明確“新”指的是隨著新一代信息技術的發展和檔案文化需求而改變的檔案業務場景;“舊”指的是企業檔案基礎工作的責任和環節，是長久以來形成的企業檔案工作的基礎和固有模式。人工智能作為新一代信息技術的代表，其核心要素包括事物規則、數據信息、計算設備與算法。企業檔案部門產生龐大數據資源，對于企業發展和社會相關領域的進步是不可缺少的“資源”，因此將企業檔案基礎層面工作做好，順應新一代信息技術發展的站位需求，才能確保數據資源的質量和利用效率。

2.強化檔案規范和安全思維

企業檔案工作的未來發展離不開檔案工作精細化流程的規范和各類標準規范的貫徹執行，以及檔案意識的堅持和恪守。關于如何做好檔案規范和安全思維工作，新《檔案法》提出要嚴格做好檔案工作相關責任制度的落實，嚴格按照歸檔制度做好檔案的收集、整理、保管、利用等管理工作，確保檔案管理各個環節的規范、達標;對于特定時期，如“新冠肺炎疫情”防控工作，新加了委托協議、服務內容、保密安全規定等方面要求，并對相關聯的法律責任要求也做出了規定;對于檔案新載體的管理模式以及檔案的處境形式等提出了相關要求，這些對于依法健全檔案管理制度的新條款規定有利于企業檔案工作機構在科學總結、總體立足企業治理和把握檔案工作實踐的基礎上，深刻貫徹、領會新《檔案法》中蘊含的規范、防控風險等具有指導意義的觀點和思路，推動企業檔案工作體系向著更加系統、合規的方向發展。新《檔案法》中對于建立安全工作機制、落實問責制度的安全思維體現出檔案工作為貫徹落實總體國家安全觀而推進的系統性制度安排，在維護企業檔案工作安全管理方面發揮作用，有效提升企業檔案安全能力，防止突發風險，更加有力地推進企業檔案基礎工作的發展。

3.加大對專業和業務思維的強化

隨著國有企業改革攻堅的進一步推進，國有企業壓縮管理層級，施行扁平化管理工作的要求，檔案部門面臨著被“合并化”和“邊緣化”的可能，如何保持獨立和避免“被合并”“被邊緣”已經成為企業檔案機構需要思考的課題。首先，要在基礎工作層面中更多融入檔案“專業思維”，強化檔案專業自信，否則企業檔案工作就可能成為無源之水或者無本之木。檔案專業自信的培養需要在開展基礎工作中做到學思踐行，知行合一，用專業檔案理論指導實際工作。這體現在檔案基礎工作各個環節所展現出的責任感與使命感;其次，檔案基礎工作既包括專業理論，又要結合專業實踐與方法，進而形成“檔案專業素養”，最終養出“檔案專業自信”。因此，強化檔案專業自信，應該秉持專業自覺才能夠更好地為企業檔案工作“從哪里來”“到哪里去”指明方向。

二、對于企業檔案核心工作層面的思考

1. 實現“檔案信息化的再出發”

第一，要有“再”的數據思維。新《檔案法》增加了“檔案信息化建設”專章，在推動信息化建設，開辟檔案管理現代化新的發展途徑方面提出“沒有信息化就沒有現代化”的新主張。新《檔案法》將檔案信息化納入各級檔案部門信息化發展規劃的要求，為各級檔案部門加強檔案信息化建設、做好檔案信息化時代的電子檔案保護、利用等方面做了明確的規范。比如，如何鞏固傳統載體檔案數字化成果，做好檔案數字資源的安全保存及有效利用，關于電子檔案來源可靠、程序規范、要素合規的規定，尤其是電子檔案可作憑證使用，其與傳統載體檔案具有同等效力等等，為企業做好檔案信息化工作提供了明確的規范和具體的做法，必將對各級檔案部門更好開展檔案信息化工作指明方向、拓展思路。在實際工作中怎樣利用數據技術對完成的數字化的電子檔案內容進行分析、整合，是企業檔案部門要考慮的問題，這一點也是檔案學界普遍關注的熱點。要實現檔案從數字化到數據化的轉型，就要實現檔案數據組織粒度細化，從面向目錄信息管理檔案的粗粒度管理，到面向計算機信息系統管理檔案頁面的中粒度管理，到面向字符管理檔案內容信息的細粒度管理，不應只重視存儲或存檔的文檔或記錄的數量，而應該關注怎樣實現數據資源的識別、抽取、使用與分析。筆者認為企業檔案部門通過強化“數據”思維在未來OCR技術智能發展的情況下，可以達到促進企業檔案機構檔案信息化從數據化向智慧化方向發展的目的。