檔案管理系統和OA系統的銜接研究

王楓葉 韓培玉

摘 要：檔案管理在目前的工作實踐中發揮著重要的作用，所以需要強調檔案管理系統的建設和應用。在計算機普遍應用的大環境下，利用計算機進行自動化辦公已經成為一種大趨勢，所以基于辦公自動化（OA）強調各種信息資源的利用有積極的意義。檔案管理系統提供的信息資料能夠為辦公自動化提供幫助，但是兩個系統之間的兼容問題會導致檔案管理系統的應用問題，所以強調系統的無縫銜接意義顯著。文章分析研究檔案管理系統和OA系統的銜接，旨在為實踐提供幫助。

關鍵詞：檔案管理系統;OA系統;銜接

0? ? 引言

在現階段的管理實踐中，管理系統的應用在不斷的普及，所以討論管理系統的專業化、有效化利用非常重要。就當前的管理系統應用分析來看，因為受“雙軌制”和系統間不兼容問題的影響，檔案數據重復以及“信息孤島”問題日漸明顯。為了有效地解決此問題，強調系統間的銜接是非常必要的[1]。在系統銜接的過程中，將兩個獨立的系統實現有機結合，這樣可以實現文檔一體化管理。在管理實踐中，基于系統改造和數據交換標準銜接實現OA系統生成的需要歸檔的電子文件按照，要求的標準導入檔案管理系統數據庫，這樣資源共享目標得以實現，檔案管理的實際效果表現會更加的突出。

1? ? 檔案管理系統和OA系統銜接的重要性

檔案管理系統和OA系統均是目前工作實踐中利用的重要系統，其對工作的具體開展有著重要的價值，所以強調二者的概念解讀，并對二者的銜接做分析討論，這于實踐工作開展有突出的指導意義。

1.1? 基本概念解讀

檔案管理系統指的是通過建立統一的標準以規范整個文件管理，包括規范各業務系統文件管理的完整的檔案資源信息共享服務平臺，主要作用是進行檔案信息的流水化采集[2]。在信息時代，信息掌握和數據分析有著重要的價值，而要發揮數據信息和資料的綜合價值，首要的工作是進行信息采集。檔案管理系統實現信息數據流水化采集，這為企業的管理決策工作提供了更加完善的數據資料支撐，這于企業發展來講意義顯著。

OA系統即辦公自動化系統，具體指的是將計算機、通信等現代化技術運用到傳統辦公方式，進而形成的一種新型辦公方式[3]。辦公自動化利用現代化設備和信息技術，其對傳統的辦公方式進行了替代，有效地提升了辦公的效率，而且設備和工具的現代化和統一性，辦公質量有了全面的提升。OA系統在辦公實踐中實現了資源的優化利用，對于提高生產率、輔助決策的目的，最大限度地提高工作效率和質量、改善工作環境。

1.2? 重要性分析

檔案管理系統和OA系統的銜接重要性體現在兩個方面：（1）兩個系統的銜接狀態影響著各個系統的工作效率和工作結果。就OA系統的具體運行來看，其穩定運行需要數據的支撐，檔案管理系統中存儲了大量的數據，如果兩個系統實現了無縫銜接，OA系統可以直接從檔案管理系統中進行數據資料的提取和利用，這樣一來，OA系統的運行效率會顯著提升，檔案管理系統的綜合價值表現也會更加的突出[4]。（2）兩個系統的銜接對于企業運營成本控制以及工作質量控制有顯著的影響。在實踐中，工作的具體開展周期會影響投入的成本，主要是時間成本。如果兩個系統無法實現銜接，那么在工作實踐中，因為要實現數據信息從一個系統向另一個系統的遷移，周期會被拖長，相應的成本會顯著增加。如果兩個系統不能進行銜接，在數據文件的規格等方面也不會要求統一，這樣一來，在數據文件具體利用的時候還需要進行轉換，這也會拖長周期，造成工作實效的顯著性下降。基于此，在實踐中強調OA系統和檔案管理系統的銜接工作非常重要。

2? ? 檔案管理系統和OA系統的銜接

檔案管理系統和OA系統的銜接對于管理工作的整體進步來講有突出的價值，所以在實踐中需要對兩個系統的銜接工作進行強調。就目前的分析來看，要真正地實現兩個系統的銜接，需要做好如下的工作。

首先，需要對檔案管理系統和OA系統的具體情況進行分析。比如對檔案管理系統中采集的信息數據文件規格以及存錄標準等進行分析，同時明確OA系統中的數據文件具體標準要求[5]。在兩個系統文件規格和標準明確的基礎上分析二者之間的差異以及在兼容過程中會出現的具體問題，這能夠為兩個系統的銜接分析與考慮提供重要的參考。簡言之，在兩個系統的銜接實踐中，必須要解決系統的差異問題和兩個系統中的數據信息規格標準不一問題。因此，對兩個系統的真實應用情況做分析，了解問題所在，這于系統銜接實現幫助巨大。

其次，需要確定兩個系統銜接的具體方法。就目前的分析研究來看，在系統銜接的過程中主要有兩種方法：（1）系統改造法。這種方法的具體實施旨在改變現有的運行系統，即在系統銜接的標準之上對兩個獨立的運行系統做改變，使兩個系統具備兼容性，從而達到無縫銜接的狀態[6]。就這種方法的具體利用來看，其突出的優勢是統一性強，或許的工作開展穩定性突出，明顯的缺陷是改造成本比較高。 （2）數據交換標準銜接法，即對兩個系統產生的數據信息標準等進行分析，并以其中一種數據標準為參考進行另一系統的數據信息標準更改，從而使兩個系統的數據標準具有一致性，進而達到共享互用的目標[7]。就此種方法的應用分析來看，其突出的優勢是改造內容少，成本消耗比較少。不過這種方法也有明顯的缺陷，即在技術進步的大環境下，系統在不斷地升級，所以后續會涉及頻繁的標準改變問題。

最后，基于具體的方法選用做分析與優化，選擇出更加合理且具有超高性價比的銜接方式。就上文的分析來看，兩種銜接方法均有優勢和不足，所以在實踐中需要基于銜接的系統更加具體的分析方法的應用效果[8]。在應用效果測試中可以基于實驗研究的方法構建兩種系統的銜接模型，即使用不同的方法實現兩個系統的銜接，并基于相同單位時間內的工作實效對兩種方式的具體結果進行評價。對比最終的評價結果，并從多個方面做不同方式的衡量，這樣可以優選出更加合適的方式。在方式選擇的基礎上基于評價中的問題做優化和改善，這樣一來，兩個系統的銜接工作開展實際效果會更加的突出。總之，基于實驗研究的方法優選出科學合理的銜接方式并對其具體應用做優化，這對于實踐工作來講意義重大。

3? ? 結語

綜上所述，在目前的社會環境中，企業的高效、高質量運行需要實現各個系統的穩定性、質量化銜接，這樣，相關工作的具體開展才會更具實效性。檔案管理系統和OA系統是企業運行中的重要系統，二者的協調合作對工作的具體幫助巨大，所以為了實現二者的整體聯動性加強，文章對二者的銜接進行分析與討論，目的是要為工作實踐提供指導和幫助。

[參考文獻]

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[4]紀愛芹，彭楨.OA系統對地方院校檔案管理工作的沖擊及對策[J].安陽師范學院學報，2019（6）：15.

[5]孔玲玲.檔案管理系統與OA系統之間的無縫鏈接[J].卷宗，2019（3）：58.

[6]姜兆蘭.OA辦公系統環境下疾控文書檔案管理的幾點思考[J].蘭臺內外，2020（1）：14-15.

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[8]鄭越文.OA系統應用背景下醫院文書檔案如何在線歸檔[J].檔案時空，2019（8）：30-31.

（編輯 姚 鑫）