“集團隊之力，促工作實效”：開放大學管理團隊運行初探

張超 王永輝

摘? 要：廣播電視大學轉型為開放大學后，對辦學和管理提出了新的要求。現(xiàn)行的管理體制和運行機制雖可較好地發(fā)揮系統(tǒng)辦學的優(yōu)勢，但客觀上對管理質量和效率的提升產生了影響，各層級辦學單位面臨很多管理問題需要靠系統(tǒng)自身組織進一步優(yōu)化并逐步解決。借鑒團隊管理的經驗，國家開放大學江蘇分部組建了考試管理團隊，通過考試管理團隊的組建和運行，對提升開放大學辦學體系整體管理水平和工作效率進行了實踐與探索，取得了較好的成效。

關鍵詞：開放大學;考試管理團隊;運行機制

中圖分類號：G642? ? 文獻標識碼：A? ? 文章編號：1673-7164（2021）30-0059-03

教育部《關于辦好開放大學的意見》（教職成〔2016〕2號）明確提出“創(chuàng)新師資隊伍建設，適應教學變革需求”，通過組建課程建設團隊、課程教學團隊、課程輔導團隊，提高教、學、研水平。根據此要求，國家開放大學總部陸續(xù)出臺了教學團隊建設的相關文件，在全國開放大學系統(tǒng)內推進課程教學團隊的建設，并取得了顯著的成效。在此基礎上，江蘇分部于2017年啟動了管理團隊建設項目，組建了教務、學籍、考試三個管理團隊。通過管理團隊的組建和運行，對提升開放大學辦學體系整體管理水平和工作效率進行了實踐與探索，取得了較好的成效。本文以其中考試管理團隊運行為例，闡述管理團隊的運行實踐情況，以期為提升開放大學的管理水平提供借鑒。

一、管理團隊解決的問題

開放大學是“以現(xiàn)代信息技術為支撐，面向成人開展遠程開放教育的新型高等學校”[1]。開放大學延續(xù)了廣播電視大學各級政府辦學、教育行政部門管理的管理體制。在教學上實行“統(tǒng)籌規(guī)劃、分級辦學、分級管理”[2]，上級開放大學對下級開放大學的業(yè)務進行指導的管理模式。其中分級管理是總部、分部、學院、學習中心的四級管理模式。

這種管理模式在發(fā)揮系統(tǒng)各層級辦學主體積極性的同時，也帶來了管理的弊端，主要在三個方面：

1. 分級管理模式的上級對下級單位只有業(yè)務指導權，沒有行政管理權，缺乏對人、財、物的控制權，不易進行績效考核。

2. 隨著業(yè)務分工細化和招生量的大幅增加，管理人員人手缺乏，一人身兼數崗的現(xiàn)象比較普遍，影響了這部分人員的工作積極性和工作效率。

3. 管理人員更新頻繁，新接手人員需要較長的周期才能熟悉較煩瑣的業(yè)務流程，極易出現(xiàn)工作“失誤”。

這些問題的影響在考試管理中也表現(xiàn)突出，比如：

1. 系統(tǒng)僵化，考試管理規(guī)章制度較陳舊。考試管理相關規(guī)章制度都執(zhí)行總部的文件，但版本都是早期發(fā)布的，部分內容已不適應當前的形勢和業(yè)務要求，且每個省（分部）的基礎條件和實際情況不相同，在執(zhí)行過程中容易會出現(xiàn)管理規(guī)章制度的盲區(qū)。

2. 工作流程文字說明缺失。大部分工作業(yè)務流程都以口頭傳授的形式存在，沒有文字的說明和記錄。造成人員變換后，新人很難快速接手工作或對工作內容的理解有偏差，在熟悉工作期間工作效率低且易產生錯誤。

3. 考試管理人員被日常工作纏身，沒有精力去開創(chuàng)新方法、新技術應用。近十年來，新方法和新技術不斷地應用到各行各業(yè)，考試管理工作也需要趕上時代的進步，通過對新方法和新技術的學習和應用，優(yōu)化工作流程和提高工作效率。

4. 各級辦學單位之間的溝通交流不夠，造成上下級單位之間對業(yè)務的需求和實施情況的了解不足，平級單位之間無法對好的工作方法和經驗進行交流和學習。

為消解上述現(xiàn)象帶來的影響，國開江蘇分部嘗試打破層級管理關系，通過組建考試管理團隊，通過團隊運行，進一步提升考試工作的準確性、安全性和高效性。

二、組建管理團隊的目的和措施

（一）組建團隊的目的

以問題為導向，有針對性地解決在考試管理工作中突出的問題，細化規(guī)章制度，完善制訂效率高、可操作性強的工作方法，并著力建立一支創(chuàng)新意識強、管理水平高、協(xié)作精神好的管理團隊，以提升全省考試管理隊伍整體業(yè)務水平。

（二）團隊的人員結構及分工

團隊成員的構成要考慮年齡、職稱、地域和知識結構等因素，各級單位的成員比例應適當。團隊的正常運行要依靠所有團隊成員的力量[3]。在團隊組建之初，就以團隊成員之間的平等、尊重、協(xié)商與協(xié)作為基礎[4]，根據成員的能力及特長合理分工，為今后的團隊考核提供依據。初期的團隊分工方案可“有粗有細”，在團隊運行過程中可根據具體情況進行適當的調整。

1. 團隊負責人：負責團隊組建、成員遴選、組織制訂和實施團隊建設和運行工作計劃，開展團隊活動，負責團隊建設和運行經費的管理與支配，是管理團隊建設和運行任務的責任人。

2. 團隊專家：負責對團隊建設和運行工作的科學性、合理性進行指導。

3. 團隊核心成員：協(xié)助團隊負責人制訂團隊建設和運行的工作計劃，整合與使用系統(tǒng)管理資源，協(xié)作開展團隊活動;梳理教學管理規(guī)章制度，優(yōu)化教學管理工作流程;探索和實踐教學管理工作新思路、新方法、新技術，創(chuàng)新教學管理工作運行機制，推進教學管理模式改革。

4. 團隊骨干成員：按照團隊建設和運行的工作計劃負責在本單位組織與實施，并定期反饋工作組織及實施情況。

（三）團隊的運行

1. 以學期為周期開展工作，團隊運行跨度為四個學期。

2. 團隊負責人根據團隊建設需要結合考試管理中的問題，制定團隊活動計劃，并按照活動主題開展學習和研討活動，團隊成員根據活動內容和安排參與活動，承擔相應的任務。

3. 團隊成員每學期根據工作安排集中一次，具體討論團隊建設工作的成績和不足，探討下一步建設的目標和內容。

4. 邀請團隊專家進行業(yè)務指導和經驗分享。

三、團隊運行取得的經驗、成果綜述

自2017年10月立項后，江蘇開放大學即組建了28人的團隊，對團隊成員的工作內容進行了明確分配;通過組織開展多種形式的活動，對當前考試管理工作中存在的問題進行了系統(tǒng)的分析，提出了解決方案并制定了相應的制度規(guī)范;建設過程中，全體團隊成員積極參與，共同出謀劃策，成效顯著，達成了團隊建設目標[5]。

（一）建立了一支結構合理、實干高效的團隊

團隊由團隊負責人1人、團隊專家2人、核心成員10人和骨干成員15人構成;其中，團隊專家邀請了一位長期從事開放教育管理工作的處級領導和一位正教授，核心成員10人分別來自分部考試辦公室、直屬學院和5所市級開放大學，都有豐富的從事考試管理的經驗和較強的信息化技術應用能力;骨干成員15人分別來自系統(tǒng)內12所市級開放大學和2所縣級開放大學長期從事一線工作的考試管理人員。將辦學系統(tǒng)中考試崗位上的精英力量通過團隊的形式集中到一起，提升了這部分人員的歸屬感，進而保持系統(tǒng)的凝聚力。在日常工作中，通過團隊渠道進行自上而下的信息傳達和自下而上的信息反饋，效率極高。

（二）取得了實際的工作成效

1. 對考試管理工作的整體流程進行了梳理，結合各級考試工作人員在工作中遇到的問題有重點、有針對地進行分析，提出解決方案，并結合近年來的工作經驗，修訂了考試管理規(guī)章制度，優(yōu)化了考試管理工作流程。在此基礎上完成了《國家開放大學學習支持服務解決方案：實務篇》第五章考試管理工作實務的撰寫任務，彌補了之前部分工作業(yè)務流程缺失文字說明的問題。

2. 完善了分部考試辦公室崗位工作職責、工作流程及工作規(guī)范標準，并為學院和學習中心制定和完善了考試管理工作相關制度和崗位工作職責，為實現(xiàn)江蘇省開放辦學系統(tǒng)三級管理（分部、學院、學習中心）的標準化、規(guī)范化打下基礎。

3. 發(fā)揮團隊成員的能動性，對業(yè)務能力較弱的單位或新進考試管理人員提供點對點的支持服務，提高了這些單位的整體業(yè)務水平，明顯降低了工作的出錯率。同時，團隊成員完成支持服務的過程，也實現(xiàn)了自我能力的提升。

（三）積累了豐富的管理經驗

1. 通過團隊建設，集中系統(tǒng)內骨干力量，以完善制度、優(yōu)化流程、改進方法、提高效率、促進發(fā)展為目標，在團隊成員之間平等、協(xié)商與協(xié)作的氛圍下，使每個成員都有為團隊建設出力的責任感和集體榮譽感，可充分發(fā)揮團隊成員的主觀能動性，以更積極的心態(tài)投入團隊活動和日常工作中去。

2. 團隊成員來自分部、學院和學習中心，這三個層級的人員，工作面對的對象和側重點都各不相同，對同樣一件工作都有著各自的立場和態(tài)度。在團隊運行中發(fā)現(xiàn)這樣的人員構成非常適用于開放教育的管理模式，可更充分地考慮江蘇分部三級管理模式下的共性和個性問題，發(fā)現(xiàn)問題的視野更廣，解決問題的思路更寬。

3. 江蘇分部共有80余個學習中心，之前這些學習中心的管理水平是參差不齊的，通過團隊的運行，同時編織了一張覆蓋全省的支持服務網，集眾人之力，對業(yè)務能力較弱的單位或新進考試管理人員進行“傳、幫、帶”，以一個團隊的力量覆蓋影響到全省，保證了江蘇省考試管理工作高效、高質地完成，對全省考試管理業(yè)務能力水平的提升起到了積極的作用。

4. 通過多種形式的研討和培訓，給基層工作人員提供了更多表達自己意見和建議的機會;在與兄弟學校管理人員面對面的交流中，將工作中解決問題的思路和方法互通有無，有利于提高考試管理人員的自信心和對問題的處理能力。

5. 團隊成員在團隊建設運行過程中，通過參與會議、培訓、研討等活動的組織籌備和活動結束后的歸納總結，提高了組織、協(xié)調能力，鍛煉了語言和文字表達能力。

6. 團隊成員都在考試管理工作一線從事具體的工作，團隊的研究成果和改進措施可以迅速在實際工作中實施，實施效果可以第一時間進行反饋，團隊可根據反饋的實施效果快速進行調整，體現(xiàn)了高效的落實和反饋能力。

四、團隊建設總結和今后的工作方向

通過組建考試管理團隊，將平時較分散的管理力量集中起來，合力對工作中出現(xiàn)的問題進行分析，制定對策。在團隊運行實踐過程中，高效、快速地制訂問題解決方案、反饋方案實施效果和群體能力的提高等等表現(xiàn)，都證明了團隊建設是當前提高管理水平的有力手段，這也是準備組建下一批次考試管理團隊的主要原因之一。

在首批考試管理團隊建設取得的成效和經驗的基礎上，對今后團隊建設和研究方向也有了大致的輪廓：

1. 對考試管理各崗位的“崗位工作評估”內容還需進一步細化，需要對考試管理的考核機制進行研究并出臺相關規(guī)范性文件，以體現(xiàn)對每個崗位工作的量化考核。

2. 針對基于網絡考試（機考）非統(tǒng)一時間進行的特點，對如何進行考試過程的全面監(jiān)控管理進行研究。

3. 到兄弟省級開放大學進行交流，學習、借鑒其他分部的管理經驗。

4. 繼續(xù)發(fā)揮團隊成員的骨干帶頭作用，嘗試將團隊成員進行分組，以分片包干的形式對各教學點提供精準支持服務，以進一步提升全省考試管理業(yè)務能力水平。

5. 研究在新形勢下，如何有效防范各種考試作弊、違紀情況的發(fā)生，如通過利用生物識別技術，對考生身份進行甄別，以杜絕替考現(xiàn)象的發(fā)生。

6. 細化巡（蹲）考人員工作職責，對考點組織考試過程中各項工作的完成情況進行量化，進而達到對考點的量化考核。

參考文獻：

[1] 于云秀. 開放大學的內涵與體制機制創(chuàng)新[J]. 中國遠程教育，2011（05）：27-29.

[2] 白星良，牛同訓. 職業(yè)教育教師教學創(chuàng)新團隊建設研究[J]. 高等職業(yè)教育探索，2020（03）：45-50.

[3] 歐陽波儀，易啟明，汪炎珍，等. 高質量發(fā)展視域下高職教師教學創(chuàng)新團隊建設研究[J]. 中國職業(yè)技術教育，2020（05）：88-92.

[4] 張朝強. 淺談高校管理團隊素質提升[J]. 企業(yè)改革與管理，2015（06）：177.

[5] 王少華. 基于轉型發(fā)展需要的縣區(qū)級開放大學管理體制改革探析[J]. 寧波廣播電視大學學報，2020（04）：104-107.

（責任編輯：羅欣）