文檔信息化管理過程中工序質檢用表表格優化方法分析

徐慶超 高華瑞 萬星

摘 要：京臺高速公路泰安至棗莊段改擴建工程項目（以下簡稱項目）是國家檔案局第二批電子文件歸檔和電子檔案管理試點項目（以下簡稱試點）。隨著工程建設進度逐漸深入，電子文件形式也隨著工程結構類型增多而越發多樣和復雜。同時，當前所采用的文件載體——“表格”是根據傳統手書模式發展而來，本身填寫工作量較大。且因相關施工規范陸續更新，表格本身也需要做出調整。再考慮到施工現場實際工作方式，還要適應移動端現場辦公需求。綜上所述，針對目前表格有必要進行梳理、改進、更正，以適應現代互聯網環境下的新工作模式。本文針對文檔信息化管理過程中工序質檢用表表格優化方法進行了分析，提出了表格優化原則，并闡述了表格優化帶來的經濟效益與社會效益。

關鍵詞：公路工程;內業;表格;分析

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

0 引言

隨著工程建設進度逐漸深入，電子文件形式也隨著工程結構類型增多而越發多樣和復雜。同時，當前所采用的文件載體——“表格”是根據傳統手書模式發展而來，本身填寫工作量較大。且因相關施工規范陸續更新，表格本身也需要做出調整。再考慮到施工現場實際工作方式，還要適應移動端現場辦公需求。綜上所述，目前所用表格及有必要進行梳理、改進、更正，以適應現代互聯網環境下的新工作模式。

1 研究方向

1.1 分項工程工序用表體系

“分項工程工序用表體系”是指工序質檢表格選用規則。根據《公路工程質量檢驗評定標準》的規定，工程項目按照分項工程、分部工程、單位工程逐級檢驗和評定。而“工序”作為最基本質量檢驗單元，是分項工程的組成部分或劃分依據。分項工程工序用表體系，就是要研究每個分項工程在采用常規工藝時，需要由哪幾道各工序構成，每道工序應該檢驗哪些質量檢測項目、履行哪些質檢手續，這些質量檢測項目和質檢手續分別需要什么樣的表格。（采用特殊工法、工藝時，應根據實際情況具體分析。）

目前業內普遍做法是：開工后發布一套表格寄給各施工監理單位，通過宣貫、或者內部討論，自行選用表格。這種方法的表格集大部分是按照質檢程序分成四類（一般是程序類、報告類、記錄類、測量類），然后順序編號發布。表格是否能齊全且夠滿足本項目各類工序的使用，情況不明。需要組織參建各方統一會審，費時費力。每道工序的用表更是沒有精力統一審定，往往都是各駐地、施工單位自行選用，過程中發現問題時再修正。這為資料不準確、內業工作返工帶來了隱患。

針對這一現狀，表格優化的首要工作，就是確定工序表格選用情況，明確各類工序應該用哪些確定的表格。

公路工程涵蓋專業廣泛，如路基、路面、橋梁、涵洞、隧道、交安、機電、綠化、房建等方面。每個專業范圍內又有詳細的分項工程類別，僅就《公路工程質量檢驗評定標準》中對分項工程的不完全統計，就有202項。而各個分項都有其對應的工序;普遍來說，結構類的都有鋼筋、模板、預應力、混凝土等工序;土方類的都有清表、開挖、填筑、攤鋪、碾壓等工序;共性的有放樣、成品復測、沉降觀測、堆載預壓等工序。就算同類工序，不同施工工藝，其檢測方法也不同。比如同樣是路基填筑，填石就需要檢測沉降差，填土就變為檢測壓實度;再比如同樣橋梁樁基礎，沖擊鉆成孔工藝和旋挖鉆成孔工藝對泥漿比重、粘度、含砂率三項檢測指標不一樣，而挖空工藝則沒有這三項指標，卻增加護壁檢查項。類似的還有預應力工序的先張法和后張法的不同;涵洞管節安裝工序的鋼波紋管和砼管的不同;路面基層鋪筑工序的穩定土和穩定粒料的不同;隧道開挖支護工序中的超前錨桿和超前小導管的不同等等，還有很多情況，不勝枚舉[1]。

由上述分析不難看出，工序用表的選擇還是比較復雜的，需要根據項目實際情況，仔細研討用表方法。倉促選用或考慮不周會造成工序質檢表格的混亂，引起內業資料工作的返工。確定好各工序表格選用情況，是工程質檢文件標準化、體系化的基礎和前提。

所以，要從以下幾個方面建立分項工程工序用表體系：

（1）依托《公路工程質量檢驗評定標準》，結合路基、路面、橋涵、隧道等專業方面的施工規范。研究采用常規工法、工藝施工的一般工程，其內部工序組成和工序邏輯。總結、梳理一般工程的工序類型。

（2）按照單位工程、分部工程、分項工程的層級，編制分項工程工序明細表。并將相同分項不同工藝的工序分組并列其中。

（3）基于“質量三檢制”和“質量責任制”，結合公路工程項目質量管理的一般制度，明確質量監管程序性用表在工序中的體現和順序。

（4）根據現行規范、標準，確定每一類工序的質檢項目，并根據檢測項目之間的關系，組合排列形成表格。

（5）將上述第（2）、（3）、（4）項以工序為紐帶，結合、聯系形成分項工程工序用表體系（如圖1所示）。

工序用表體系建立之后也并不是一成不變的。使用者需要根據自身項目情況的變化、舊工藝的淘汰新工藝的發展、現行技術規范標準的修編等情況，不斷進行更替和完善。這一過程中仍要遵循工序用表體系的原則，避免因刪繁就簡的思想傾向造成用表體系疏漏。用表體系越嚴謹，實際施工中使用和管理越輕松。

1.2 表格形制優化

就單張表格而言，也需要對表格的形式、內容、布局進行優化調整。過去手工填報模式下，工序質檢資料都是單張填報模式。為適應野外作業環境下，單張表的使用、保存、歸集，表內填寫內容要盡量豐富一些。否則相同工序、相近施工部位的資料就不易分清。所以傳統工作模式下的表格內容相對比較多。而現在采用的工序用表體系管理模式，再結合信息技術操作手段。工序資料已經脫離了單張表填報模式。工序檢驗時填報的每一張表格，都在信息系統預設的表格體系內。表與表之間有著天然的邏輯關聯關系。因而，可以對表中多余或重復內容進行刪減優化。同時調整表格格式，以適應新的表格內容。

表格的簽名項也應予以考慮。以上列舉了表格需要修改的情況。但不是所有表格都需要修改，表格形制的優化要慎之又慎。既要減輕現場操作的壓力，又要避免因過度簡化產生質檢工作漏洞。杜絕過度修改和每張必改。原則上，質檢簽字流程的修改要結合項目質量管理制度進行;表格內容的修改要結合工序實際檢測項目的變化而修改;表格格式以平衡、對稱的美觀要求和多數據、大容量的經濟型要求為主。

1.3 表格填錄內容拆解

按照上述方式進行優化后，完全能夠滿足當前質檢文件對于其表格載體的要求。也能夠滿足現階段下，信息化管理和電子資料方面的要求。但考慮到越來越便利的物聯網技術，考慮到互聯網背景下的現場辦公需求，考慮到以手機為主的個人終端大發展等短期未來圖景。當前的表格還需要進行較大改進。以手機端為應用背景，將原來A4大小的表格按照同類檢驗項、工作項，拆解成獨立單元。程序類、報告類、記錄類、測量類四類表格分別根據其不同性質，進行拆解。以適應手機錄入方式。

表格在拆解過程中要保持各部分的關聯性和邏輯性，方便數據錄入，兼顧數據采集和調用。表格的拆解是為了便于錄入，但不能割裂質檢活動的邏輯性。

2 表格優化原則

程序類用表主要是指開工報告單、中間交工證書、人員（機械）進程報告單等建設程序用表。此類表主要以建設項目管理制度為優化依據。遵循完善管理制度為主，精簡表格為輔的優化原則。

報告類用表主要指工序質量檢驗報告單，以及分項工程評定表。此類表以符合《公路工程質量檢驗評定標準》為優化原則，同時考慮精簡填錄內容，降低工作量。

記錄類用表主要是指施工原始記錄表和質檢數據記錄表，比如混凝土施工記錄表，鋼筋安裝檢查記錄表等。此類表以符合現行各專業施工規范為優化原則。以符合施工規范為主，在不增加表格復雜度的前提下，兼顧質量管理程序。

測量類用表的改動幅度不大。主要注意平面位置測量由原來的全站儀測量變為兼顧GPS測量，表格形制與其他表格保持一致。

3 經濟效益與社會效益

嘗試用上述方法對橋梁工程的蓋梁分項和樁基分項進行了表格優化。實際分析簡化后表格情況，蓋梁分項的填表工作量降為簡化前的89%;樁基分項的填表工作量降為簡化前的75%。本項目因沒有隧道工程，實際選用表格為1 082種，本著上述優化規則，初步預測較傳統項目用表數減少15%。若深入優化，有望減少25%的表格數量。通盤考慮，采用優化后的表格體系，將綜合減少質檢文件工作量約30%。從人力成本、檔案收集、編制時間節約等方面將節約成本約數百萬元，經濟效益可觀。

單位、分部及分項工程的層次結構是工程管理的神經和脈絡。而工序是這套神經系統上的組成細胞。工序用表的統一優化，為工序這個細胞奠定了工程規范化、標準化的基層柱石。在降低工作強度，提高工作效率，提供管理抓手，奠定標準化基礎方面有巨大的社會效益。

4 結束語

伴隨信息技術的快速發展以及廣泛應用，公路工程建設項目信息化水平不斷提高，建設項目檔案管理面臨機遇和挑戰。公路工程建設項目內業資料表格種類、數量繁多，一定程度制約內業資料信息化的發展，因此，文檔信息化管理過程中工序質檢用表表格優化方法進行分析，對表格進行優化對公路工程建設項目信息化發展具有重大意義[2]。

參考文獻：

[1]陳龍民.公路工程建設領域電子歸檔的實踐與思考[J].交通標準化，2013（7）：160-162.

[2]楊娟娟.淺談如何做好公路工程竣工文件的編制歸檔工作[J].甘肅科技縱橫，2013（5）：39-41.