靜態信息向動態信息轉化的開發與利用

牛麗娟

冀中能源股份公司邢東礦

關鍵字：邢東礦；檔案管理；靜態信息；動態信息；轉化；開發；利用

一、實現靜態信息向動態信息轉化的重要意義

長期以來，無論是企業還是事業單位，在檔案管理方面都存在著許多的弱點和弊端，由于缺乏創新意識，導致了檔案管理上的分散信息多，共享信息少；原始信息多，加工信息少；紙質信息多，電子信息少；靜態信息多，動態信息少的局面。在檔案信息開發利用方式上，也缺乏科學的目標模式，缺乏基本思路，缺乏明確的構想，一直延續著傳統的方式方法，人來我查，目的只是為了查找而工作。這種被動局面已不能適應經濟發展、技術進步、科研生產、社會事業發展的需求，特別是不能適應當前科技快速發展的需求，這種形式是機械地提供利用，必然導致了檔案信息利用效率低。實現靜態信息向動態信息的轉化對于促進企業管理水平的提高具有非常重要的意義。

首先，有利于檔案資料的長期保存，并使查閱的范圍更廣泛，提高了檔案的利用率。現階段一般以移交檔案數據目錄和紙質文本歸檔的方式進行，如需要查閱檔案，便要進行“取閱→復印→歸還”紙質文件的繁瑣流程，該方式工作量大，對檔案有一定損害，不利于紙質檔案的長期保存。信息化迎合電子檔案在未來發展的主流，減少取閱、復印紙質文檔的次數，縮短查找紙質文件的時間，減少對原文件的損害，降低檔案管理成本和有利于紙質檔案的長期保存；有利于加大電子檔案的公開程度，通過網絡平臺，實現信息公開和資源共享。

其次，有利于企業檔案信息的集中與統一管理，為管理者、工作者提供了自動化、系統化的管理手段。實現靜態信息向動態信息的轉化，目的就是利用現代計算機和網絡技術的現代化辦公優勢，將其應用到檔案管理之中，把現在分散的各種檔案資料，按照各方面的需求進行分類整理，并將其入錄到計算機之中，建立檔案查閱的網絡體系。實現檔案信息的高速檢索，對文字、圖像、音頻、視頻等不同載體檔案進行數字化儲存，并通過計算機和多媒體技術對多元的信息資源進行圖、文、聲、形并茂的合成加工，豐富檔案信息資源利用的表現形式，達到檔案資料有效利用最佳目的。

第三，有利于企業檔案信息資料的查閱，能夠快速、及時地滿足企業、個人對檔案信息的需求，使查閱更順暢、更快捷，做到一目了然。傳統的檔案工作服務方式，是一種封閉式的，局限于利用者上門查閱檔案，信息技術的發展，為改變傳統的檔案服務工作方式提供了可能。通過檔案信息的上網，可以向公眾提供開放的館藏檔案和上級的現行文件。通過對檔案信息資源加以分類、提取、分析、加工，并進行連接與共享，通過局域網查閱者可以門不出戶，隨時隨地進行查閱。從而準確、及時、簡捷、實用地滿足企業對檔案信息的不同需求。

二、實現靜態信息向動態信息轉化的方式方法

信息公開制度通過建立企業與社會、企業與企業之間及時、順暢的信息公開渠道，加速信息的流動和開發利用，也有利于解決檔案信息資源開發利用中的瓶頸問題，使檔案信息的價值得以充分發揮，也是檔案動態信息開發利用的新形式。在管理上必須跟上時代發展的步伐，適應當今社會發展的需求。為此，邢東礦領導多次召開關于檔案信息化建設的專題會議，組織有關人員參加檔案信息化業務培訓，逐步推動了檔案信息化管理步伐。

（一）改變方式方法，做到檔案信息數字化

傳統檔案信息一般是紙質載體為主，以案卷（卷、冊）形式存放在檔案庫房中，以案卷和文件級目錄為檢索目標，手工和計算機檢索為手段，費時、費力，一次檢索成功率低，存儲檔案的物理空間浩大，維護成本高，備份、復制檔案需耗費大量的人力、財力，從而檔案的完整性、一致性得不到保障。而檔案信息數字化就是把紙質檔案內容通過掃描、錄入到計算機數據庫中，以計算機技術能識別的存儲檔案信息。檔案信息數字化的主要優勢在于檢索快捷方便、容易實時同步備份、存儲空間小，維護方便、安全，保護了珍貴原始檔案。所以檔案信息數字化，就是將不同載體形態、不同記錄方式的檔案信息通過計算機錄入、電子掃描、數據庫格式轉化、電子數據的整理等形式，把檔案中的文字、圖像、聲音等信息轉成計算機數字識別形式，形成可供人們保管、利用與檔案原件存貯信息真實一樣的數字化的檔案信息庫。邢東礦以加快室藏檔案的數字化進程為基礎，以電子文件的歸檔和管理為重點，強化檔案信息資源建設，將運轉在計算機網絡中的電子文件，經過歸檔處理，集中存放在受檔案部門控制的計算機存儲器中，向檔案部門移交的過程。其過程稱之為聯機歸檔，常采用四種類型的聯機歸檔方法：（1）在線集中式歸檔。在檔案管理部門控制的數據庫服務器中開辟中心文件庫，各文件形成部門將歸檔電子文件分類別、分年度、分內容存儲到該庫中去，歸檔時集中到中心文件庫中去調取。（2）在線分布式歸檔。各文件形成部門將歸檔電子文件存儲本地終端中，歸檔時通過電子檔案管理系統軟件中網絡傳輸功能向檔案部門移交。（3）在線滯后歸檔。根據歸檔要求文件形成部門兼職檔案員每年1－2次集中整理歸檔，可根據管理系統功能或邏輯歸檔，或物理歸檔。（4）在線實時歸檔。文件形成和管理部門把文件辦理完畢或文件形成后隨時進行邏輯歸檔或物理歸檔。實現電子文件的“在線歸檔、檔案移交、在線檔案借閱”協同管理模式，徹底改變了以往查閱檔案需要“翻箱倒柜”的傳統做法，從而減少了工作環節，提高了工作效率。目前已累計存檔17832卷、54865件，照片573張、光盤186張、市級以上獎牌52塊等。

（二）完善工作細節，實現檢索的自動化

檢索是檔案信息化管理中一項十分重要的工作環節，我們把所有的室藏檔案目錄輸入到計算機檔案管理系統內，并將原文掃描。一是歸檔材料完整準確。只有將完整的檔案資料作為基礎數據輸入計算機，在軟件的支持下，計算機對輸入的數據進行加工整理后，才能使檔案得到充分利用；二是著錄標引要準確。計算機信息處理能力強，在檔案工作中可以發揮巨大作用，但是如果沒有規范化的數據，一切作用也就不能體現出來，因此，實現檔案管理現代化，檔案的著錄與標引就顯得非常重要。要使每一數據項都能正確地、唯一的表現被反映的事物、事件，避免和減少誤檢、漏檢情況，很大程度上取決于數據項的規范化程度，也就是著錄和標引的規范程度。另外，針對圖紙，掃描的難度很大，拍成照片進行備份，之后他們從移交程序開始入手，在交至紙質圖紙的同時把電子版圖紙進行拷貝、刻錄，并把電子版圖紙下掛到檔案管理查詢系統相對應的文件資料下，使用者通過局域網可以更快捷、更準確地從多角度、多途徑進行檔案查詢，提高了檔案檢索的速度和效率，做到了檔案信息接收、存儲和提供利用的一體化。近年來，共提供利用檔案526人次，2000余卷次，查全率99%，查準率100%。

（三）充分挖掘檔案價值，深入開展編研工作

在當今的信息時代，人們對檔案信息的需求量大、覆蓋面廣、針對性強并且要求信息集中、傳播便捷，有更強的適用性。因此，編研工作和編研產品已成為實現人們對檔案信息資源需求的重要手段，是檔案信息資源開發利用的重要手段，是拓展檔案服務功能的有效途徑。編研工作是保護檔案原件、方便利用的有效措施。檔案大部分為孤本，在開展利用服務時，把原件直接提供利用，容易破損，影響檔案的壽命。以編寫檔案史料的方式提供利用，可以避免檔案原件的重復使用，減少磨損，從而延長檔案的壽命，使這些資料能永久保存，便于查詢者利用。

檔案編研工作是將館內靜態的檔案資源轉化為動態的、可供利用的信息資源的加工制作過程。檔案編研的選題只有貼近企業發展工作中心，才能有效地為經濟建設、企業發展服務。因此，在編研選題上他們盡量避免過大、過深的做法，堅持以編為主、研究為輔的方針，在選題的創新上做了一些探索。堅持“注重實際，貼近現實，立足實用，講求實效”的選題原則，主動編撰較規范的基礎性編研成果，開展直觀的檔案教育活動，不斷拓展檔案服務功能，由以前的按照某些規則和方法而形成的檔案靜態物理順序發展成為以文件的功能和事實特征為核心，按不同的形成者和利用者進行動態的整合，化被動為主動，充分開發檔案信息資源，釋放檔案的利用價值，提高檔案利用率，為領導科學決策、為企業各項建設、宣傳企業提供有效服務。幾年里，我們先后編制了《大事記匯編》《各類文件匯編》《組織機構沿革匯編》《基礎數據匯編》《制度匯編》《管理匯編》《統計匯編》《專題工程匯編》《科技成果》等編研資料，為領導決策提供了科學依據，為利用者提供了快捷方便的服務。

（四）利用效果反饋，提升檔案管理

檔案信息利用反饋是在利用企業檔案信息的過程之中和之后，對檔案利用的內容、方式方法等進行評價或發表意見，檔案部門可以依此調整檔案利用工作，使其逐步趨于完善，最大限度地從各部門、各單位需求的角度出發，更好地滿足利用需求，并不斷提高檔案管理水平。他們充分利用企業檔案信息，把各項企業工作中產生的技術生產效益、設計研究效益、經營管理效益等等，利用效果信息的方式進行主動收集，建立完善了企業公開信息利用反饋機制，不僅加強信息管理做到及時性，還有助于深化服務，促進信息資源的增值開發。為了使針對性服務的專業層次更深入，我們準確、及時、深入地把握利用者的需求，通過公開信息和檔案信息資源的共同開發，系統地分析和加工信息，深入挖掘信息的內在價值。在對用戶需求的掌握方面，我們不僅了解用戶的明需求與潛需求、當前需求與長遠需求，還有效揭示用戶信息需求層層遞進的發展模式，摸索出不同層次用戶的信息利用規律，從而化被動為主動，使服務達到專指、更全面、更人性化的效果。

（五）加強數字信息安全，確保檔案萬無一失

檔案信息數字化的途徑一般有兩條，第一是通過接收電子文件和館藏傳統介質檔案信息數字化；第二是館藏傳統介質檔案數字化的方式一般是用計算機錄入和掃描的兩種方式進行的。這些數字化檔案信息依托于計算機存儲技術、網絡技術，所以具有明顯的不穩定性。為了確保信息的安全，我們在檔案信息數字化過程中堅持做到了安全性原則。第一，通過錄入或掃描方式得到數字化檔案信息的，要確保檔案原件的安全。第二，在處理和存貯數字化檔案信息時，要確保數字化檔案信息的內容與檔案原件相吻合。第三，遵循原始檔案的保密性，確保涉密檔案信息不被未授權者瀏覽。第四，利用先進的計算機安全技術，如防火墻、實時殺毒軟件以及存儲設備，保證已經數字化的檔案信息的安全。另外，我們定期對設備軟硬件進行升級、掃描查毒、按時維護，就像每家每戶的防火防盜問題一樣，做到防患于未然，有效防范了各種威脅的出現，從未造成任何的損失。

總之，積極探索新的管理方法，升華管理理念，使檔案管理工作與企業的發展和創新保持同步，使個人的努力與企業提供的資源形成合力，不斷提升檔案管理工作的科技含量，把“死”檔案變成“活”材料，將靜態信息轉化為動態信息，更好地為企業服務。