項(xiàng)目推進(jìn)軟件在項(xiàng)目進(jìn)度管理中的應(yīng)用

王 雪，李玉光

(華北理工大學(xué)管理學(xué)院 河北唐山 063210)

0 引 言

在科技迅速發(fā)展的今天，越來(lái)越多的信息技術(shù)手段被應(yīng)用到工作和生活當(dāng)中，互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)、手機(jī)軟件，在各個(gè)場(chǎng)合都能看到它們的身影，但是這些設(shè)施并沒有在項(xiàng)目進(jìn)度管理過程中真正發(fā)揮出應(yīng)有的作用，往往只停留在文檔存儲(chǔ)和檔案管理階段。然而在追求效益、講究效率的時(shí)代，在項(xiàng)目管理過程中的進(jìn)度管理得到更多的重視，縮短工期意味著能夠減少不確定性，形成更強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力和降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。為了適應(yīng)管理需要，更好地對(duì)進(jìn)度進(jìn)行控制，現(xiàn)在有許多功能相對(duì)完善的項(xiàng)目管理軟件可供選擇，但這些軟件更多是用于企業(yè)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行管理而研發(fā)的，因此缺少在公共基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，尤其是政府主導(dǎo)的公益性基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中供政府掌握項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度和參與建設(shè)的軟件系統(tǒng)。

1 項(xiàng)目進(jìn)度管理的概念和目標(biāo)

項(xiàng)目進(jìn)度管理，是指按照科學(xué)的方法確定項(xiàng)目進(jìn)度目標(biāo)、編制項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行進(jìn)度控制，在協(xié)調(diào)質(zhì)量、費(fèi)用目標(biāo)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃的工期目標(biāo)。項(xiàng)目進(jìn)度管理的主要目標(biāo)是：在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，制定出科學(xué)合理、經(jīng)濟(jì)實(shí)用的進(jìn)度計(jì)劃，然后在進(jìn)度計(jì)劃執(zhí)行的過程中，對(duì)進(jìn)度進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)，掌握實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度的一致性，保證項(xiàng)目能夠按時(shí)完成。項(xiàng)目的進(jìn)度管理銜接項(xiàng)目施工的各個(gè)環(huán)節(jié)和流程，并根據(jù)項(xiàng)目總目標(biāo)進(jìn)行實(shí)時(shí)調(diào)控，進(jìn)而達(dá)到資源的最佳配置，保障項(xiàng)目的正常進(jìn)度直至驗(yàn)收完成。

2 項(xiàng)目推進(jìn)軟件的開發(fā)背景

研究項(xiàng)目推進(jìn)軟件，主要針對(duì)的是公共基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)度管理，現(xiàn)在市面上關(guān)于進(jìn)度管理的軟件很多，但這類軟件大多是供企業(yè)使用，不適用于政府主導(dǎo)和參與的項(xiàng)目建設(shè)。基于此，本文首先分析公共基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)在項(xiàng)目進(jìn)度管理中存在的主要影響因素。

2.1 政府發(fā)揮統(tǒng)領(lǐng)協(xié)調(diào)作用不明顯

在我國(guó)的公共基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，政府始終占據(jù)核心地位，建設(shè)方多為國(guó)有全資、控股或集體所有制企業(yè)，在工程建設(shè)中離不開國(guó)有資金的使用，這就要求工程項(xiàng)目要遵循一系列企事業(yè)單位的管理方式，尤其是涉及民生的工程項(xiàng)目，政府在整個(gè)建設(shè)過程中都全程參與，需要隨時(shí)掌握工程進(jìn)度。如果要求建設(shè)方抽調(diào)出專人負(fù)責(zé)對(duì)政府進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告，會(huì)加大項(xiàng)目的人力、物力和財(cái)力投入。但如果政府不能及時(shí)掌握建設(shè)進(jìn)展情況，那么就無(wú)法發(fā)揮主導(dǎo)作用，不能及時(shí)解決項(xiàng)目建設(shè)中出現(xiàn)的問題，而很多問題光靠企業(yè)自身解決是非常困難的。所以要讓政府部門及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握項(xiàng)目進(jìn)展，建立政府與企業(yè)之間的雙向溝通協(xié)調(diào)機(jī)制就變得十分重要。

2.2 公共事業(yè)建設(shè)項(xiàng)目社會(huì)影響大

公共基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目具有公益性，通常體現(xiàn)在改善民生，提高城市綜合服務(wù)水平，保障居民生產(chǎn)生活和環(huán)境衛(wèi)生等方面，如各類管網(wǎng)改造、居民休閑場(chǎng)所建設(shè)、道路橋梁設(shè)計(jì)新建等，都能夠提升城市綜合競(jìng)爭(zhēng)力和發(fā)展水平，營(yíng)造良好的營(yíng)商環(huán)境，為工商業(yè)發(fā)展和居民生活提供基礎(chǔ)保障，有利于建設(shè)高水平的現(xiàn)代化城市。同時(shí)，公共基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目通常位于居民生活區(qū)或工商業(yè)聚集區(qū)等人員密集區(qū)域，工程建設(shè)涉及到市政、環(huán)保、交通、水利、農(nóng)林、國(guó)土等多個(gè)部門，為盡量減少對(duì)居民生活的影響，工期要求較為緊張，對(duì)工程建設(shè)的質(zhì)量要求高，施工現(xiàn)場(chǎng)要求文明施工，因此與政府、社區(qū)的聯(lián)系比較密切，有比較復(fù)雜的報(bào)建報(bào)批程序，既需要取得批建手續(xù)，也要取得社區(qū)、居民的理解支持。而居民因?yàn)槿狈Λ@得工程建設(shè)信息和進(jìn)度的合理途徑，往往容易產(chǎn)生誤會(huì)，引發(fā)不必要的群體性事件。

3 項(xiàng)目推進(jìn)軟件的構(gòu)成分析

3.1 項(xiàng)目推進(jìn)軟件組網(wǎng)部署

如圖1所示，該軟件將項(xiàng)目推進(jìn)過程的進(jìn)展情況、存在問題、完成進(jìn)度、責(zé)任人、領(lǐng)導(dǎo)批示和督辦資料通過信息化技術(shù)手段進(jìn)行統(tǒng)一管理，提高工作效率。并對(duì)項(xiàng)目推進(jìn)進(jìn)展快慢，完成質(zhì)量高低通過紅燈、綠燈、黃燈形式進(jìn)行友好性展示，督促項(xiàng)目責(zé)任人加大工作開展力度，有效推進(jìn)項(xiàng)目的進(jìn)展。

3.2 項(xiàng)目推進(jìn)軟件邏輯層級(jí)

如圖2所示，項(xiàng)目推進(jìn)軟件系統(tǒng)在邏輯上總體分為3層：綜合視圖層、應(yīng)用管理層和數(shù)據(jù)層。

綜合視圖層：綜合視圖層也就是系統(tǒng)得以呈現(xiàn)的3種形式，主要為Web視圖、手機(jī)端視圖和公示大屏幕，通過這3種形式實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行前端展現(xiàn)和相關(guān)報(bào)表統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的可視化展示，從而得到直觀形象。

應(yīng)用管理層：應(yīng)用管理層就是項(xiàng)目有關(guān)人員登錄系統(tǒng)后的操作功能層，在這里，工作人員可以通過不同的功能模塊對(duì)項(xiàng)目的相關(guān)信息進(jìn)行分類管理，包括查看項(xiàng)目情況、項(xiàng)目登記、跟蹤、反饋、扣分情況，進(jìn)行項(xiàng)目問題管理，督查資料查看與編輯，還有查看通知、發(fā)送消息等。

數(shù)據(jù)層：數(shù)據(jù)層提供各類數(shù)據(jù)的獨(dú)立存儲(chǔ)和管理，包括項(xiàng)目庫(kù)、反饋記錄庫(kù)、問題庫(kù)和資料庫(kù)，也就是系統(tǒng)的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)，管理員可以通過關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)表實(shí)現(xiàn)各數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)。

4 項(xiàng)目推進(jìn)軟件在項(xiàng)目進(jìn)度管理中的應(yīng)用

在實(shí)際應(yīng)用中本文以C區(qū)某重點(diǎn)項(xiàng)目為例，為有效掌握項(xiàng)目進(jìn)度，著重推動(dòng)重點(diǎn)項(xiàng)目落實(shí)，建設(shè)該項(xiàng)目推進(jìn)管理系統(tǒng)，對(duì)全區(qū)重點(diǎn)項(xiàng)目實(shí)施線上管理。首先在組織結(jié)構(gòu)上成立了項(xiàng)目指揮部，明確了項(xiàng)目組織架構(gòu)，在線上推進(jìn)管理系統(tǒng)中，由管理員與項(xiàng)目指揮部進(jìn)行線下對(duì)接，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行任務(wù)分解后，明確各項(xiàng)任務(wù)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，建立項(xiàng)目任務(wù)清單，并將任務(wù)清單上線。項(xiàng)目開始后，由項(xiàng)目承辦方進(jìn)行每周項(xiàng)目進(jìn)度匯總，報(bào)至項(xiàng)目聯(lián)系人后，由聯(lián)系人進(jìn)行線上登記和反饋，項(xiàng)目督辦人員需對(duì)收到的項(xiàng)目進(jìn)度和反饋信息進(jìn)行確認(rèn)，定期到項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行進(jìn)度核實(shí)，對(duì)核實(shí)后的進(jìn)度予以確認(rèn)。

4.1 電腦Web(PC端)及公示大屏幕

如圖3—圖5所示，個(gè)人工作臺(tái)作為管理人員工作的入口，提供功能導(dǎo)航、快速鏈接和待辦/已辦事項(xiàng)列表，方便快速辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。項(xiàng)目登記模塊對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行集中管理，通過此功能可對(duì)項(xiàng)目的基礎(chǔ)信息和分解后的任務(wù)清單進(jìn)行登記和維護(hù)。項(xiàng)目跟蹤與反饋模塊集中管理所有項(xiàng)目，顯示項(xiàng)目的基本信息以及項(xiàng)目的進(jìn)展、處理時(shí)限和創(chuàng)建日期。通過點(diǎn)擊項(xiàng)目標(biāo)題查看項(xiàng)目詳細(xì)信息。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可通過此功能模塊對(duì)項(xiàng)目的整體進(jìn)展、存在問題等信息進(jìn)行反饋。

此外還包括問題管理、督查資料、扣分項(xiàng)、通知管理等多個(gè)工作臺(tái)內(nèi)容。

大屏幕端可與PC端相連，在區(qū)政府公示大屏上對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行展示，展示主要以進(jìn)度條的形式進(jìn)行，大屏幕端只可觀看，不能修改。居民可以通過大屏幕上的進(jìn)度顯示對(duì)所關(guān)心的民生工程進(jìn)度進(jìn)行掌握，當(dāng)有疑問時(shí)也可以撥打大屏幕上的監(jiān)督電話，向有關(guān)部門反映情況。

4.2 移動(dòng)端(手機(jī)端)

如圖6所示，手機(jī)端共分為消息、通訊錄、工作臺(tái)和“我的”4部分；消息列表中集中展示通知、提醒消息，通訊錄列表展示各單位及人員信息，工作臺(tái)展示系統(tǒng)各功能模塊的快速鏈接，“我的”展示當(dāng)前登錄賬號(hào)信息；點(diǎn)擊工作臺(tái)中的項(xiàng)目監(jiān)測(cè)鏈接，即可進(jìn)入項(xiàng)目監(jiān)測(cè)模塊，項(xiàng)目監(jiān)測(cè)展示各項(xiàng)目的進(jìn)展情況、任務(wù)列表、反饋信息及存在的問題，當(dāng)項(xiàng)目有未查看的反饋內(nèi)容時(shí)，項(xiàng)目名稱左上角標(biāo)記紅色圓點(diǎn)進(jìn)行提示；點(diǎn)擊項(xiàng)目區(qū)域，頁(yè)面跳轉(zhuǎn)到項(xiàng)目下任務(wù)清單顯示頁(yè)面。任務(wù)清單中顯示該項(xiàng)目下所有任務(wù)的進(jìn)展情況。

5 結(jié) 語(yǔ)

通過項(xiàng)目推進(jìn)系統(tǒng)的使用，項(xiàng)目建設(shè)的決策層和管理人員能夠通過軟件及時(shí)掌握工程實(shí)施進(jìn)度，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行有效的監(jiān)督和管理，成功實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度全過程的動(dòng)態(tài)控制。該系統(tǒng)已在C區(qū)成功運(yùn)行一年多，為區(qū)重點(diǎn)項(xiàng)目指揮部和項(xiàng)目管理人員在管理項(xiàng)目進(jìn)度監(jiān)測(cè)中發(fā)揮了積極作用，使項(xiàng)目進(jìn)展過程中出現(xiàn)的問題能夠得到及時(shí)協(xié)調(diào)解決，從而提升工作效率，保證項(xiàng)目如期完成，目前已被上級(jí)政府采納，準(zhǔn)備在全市進(jìn)行推廣。■