ERP環(huán)境下進一步完善企業(yè)內(nèi)部控制的對策

張麗

隨著當今經(jīng)濟全球化進程的加速，我國市場經(jīng)濟也在高速發(fā)展，一方面為企業(yè)發(fā)展提供了更多機遇，另一方面企業(yè)所面臨的競爭壓力越來越大。為了應對越來越激烈的市場競爭，企業(yè)必須要不斷提高自身的競爭力，優(yōu)化企業(yè)的資源配置。越來越多的企業(yè)認識到，企業(yè)內(nèi)部控制僅依靠人工干預已經(jīng)不能滿足企業(yè)的日常需要，ERP系統(tǒng)在內(nèi)部控制中的作用不容忽視，基于以上原因，本文將針對目前企業(yè)ERP環(huán)境下內(nèi)部控制普遍存在的一些問題進行研究，并提出解決方案。

一、企業(yè)內(nèi)部控制的內(nèi)涵、要素及要求

內(nèi)部控制是公司各階層如企業(yè)董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層和全體員工共同實施的，目的在于實現(xiàn)公司控制目標的過程。內(nèi)部控制的目標包括合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財務報告及相關信息真實完整;提高經(jīng)營效率和效果、促進企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標。

內(nèi)部控制由內(nèi)部環(huán)境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督五要素構(gòu)成。內(nèi)部環(huán)境是基礎，風險評估是企業(yè)及時識別內(nèi)控相關風險，并確定風險應對策略;控制活動是根據(jù)風險評估結(jié)果，采取一系列控制措施，將風險控制在可承受的范圍內(nèi);信息與溝通是企業(yè)及時、準確收集相關信息，確保信息在企業(yè)內(nèi)外部的有效溝通;內(nèi)部監(jiān)督是監(jiān)督企業(yè)內(nèi)部控制的建立和實施，評價內(nèi)控的有效性，發(fā)現(xiàn)內(nèi)控缺陷并及時更正。

各公司應當運用信息技術(shù)加強自身內(nèi)部控制的建設，建立與各企業(yè)經(jīng)營管理相適應的信息系統(tǒng)，促進企業(yè)內(nèi)部控制流程與信息系統(tǒng)的有機融合，實現(xiàn)對各流程自動控制，減少或消除人為操縱因素的影響。企業(yè)應當建立實施內(nèi)部控制的相關機制，將實施情況納入績效考評中，使內(nèi)部控制在生產(chǎn)經(jīng)營中發(fā)揮最大的作用。

二、ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關系

ERP系統(tǒng)是企業(yè)資源計劃（EnterpriseResource Planning）的簡稱，是為企業(yè)管理層提供決策依據(jù)的平臺。該系統(tǒng)依據(jù)于信息技術(shù)，集信息技術(shù)與更加先進管理思想于一體。ERP系統(tǒng)的建立和ERP系統(tǒng)的有序運行與企業(yè)內(nèi)部控制關系十分密切，主要體現(xiàn)在以下兩個方面。

1.ERP系統(tǒng)可以改善企業(yè)內(nèi)部控制。首先，利用ERP系統(tǒng)企業(yè)可在全業(yè)務范圍內(nèi)實施內(nèi)部控制。企業(yè)可以輕松實現(xiàn)對企業(yè)全方位如人、財、物的管制，不再像以前一樣，各公司要多個平臺才能達到這個效果。其次，利用ERP系統(tǒng)后，企業(yè)可以在公司全業(yè)務各控制點實施管控。再其次，可以利用ERP系統(tǒng)彌補人工控制的缺陷，既極大地提高了工作效率，又能克服人為因素的干擾，做到鐵面無私。最后，利用ERP系統(tǒng)后，可以實施更加高效且快捷的內(nèi)控。ERP系統(tǒng)在數(shù)據(jù)提取與分析方面提供了更加便利快捷的條件，這樣有利于提高企業(yè)整體的工作效率。

ERP實施后，針對ERP系統(tǒng)對公司各崗位統(tǒng)一管控的特點，各管理人員能在各自的崗位上可以直接客觀的對其他人員進行判斷，增加相互的可評價性，這樣有利于提升內(nèi)部考核的透明性，增加員工的工作積極性。全流程依相關制度規(guī)定前執(zhí)行，如有出錯的節(jié)點，能很快查出來并及時更正，也能防止舞弊的發(fā)生。

2.內(nèi)部控制的對象是ERP系統(tǒng)。就內(nèi)部控制而言，必須將ERP系統(tǒng)作為內(nèi)部控制對象，從信息技術(shù)的角度，評估風險并建立相應的信息系統(tǒng)總體控制和應用控制，確保ERP系統(tǒng)的運行質(zhì)量和運行效率。

三、ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

1.企業(yè)管理層內(nèi)控意識淡薄。我國部分企業(yè)管理者對建立內(nèi)部控制體系不夠重視，或者在認知方面有很大的誤區(qū)，導致很多企業(yè)雖然建立了相關的內(nèi)控制度，但是沒有規(guī)劃，不成體系，對企業(yè)的經(jīng)營活動無法起到關鍵的規(guī)范作用。

由于內(nèi)部控制對于企業(yè)經(jīng)營活動所起的推動作用很難用賬面上的具體數(shù)字來衡量，由此會導致一部分管理者對內(nèi)控的認知停留在成堆的文件、手冊上，使之成為應付外部審計的工具，只要有就可以，導致出現(xiàn)有章不循的情況，內(nèi)部控制流于形式，這就在很大程度上影響了內(nèi)部控制作用的發(fā)揮。企業(yè)管理層內(nèi)控意識淡薄的結(jié)果，將會直接導致ERP不能很好的實施，因為二者相互依存。

2.職責劃分不明確。內(nèi)控相關制度的設置中，要求經(jīng)辦人員與審批人員不能為同一人，以此來控制相關風險。但在實務中，由于企業(yè)人員有限及出于成本效益考慮，無法將不相容職責及崗位設置的完全分離，導致相關風險控制的有效性不能充分發(fā)揮。目前，企業(yè)ERP系統(tǒng)在搭建時，沒有充分考慮這些因素，沒有做到實質(zhì)上的獨立，而僅停留在形式上，職責劃分的不明確直接影響到內(nèi)控無法有效實施。

3.企業(yè)員工素質(zhì)與ERP要求不匹配。隨著ERP系統(tǒng)的上線及實施，對企業(yè)全體成員特別是內(nèi)部控制各節(jié)點關鍵人員提出了更多更高、更新的要求，除了應具備原開展正常工作需要的專業(yè)知識及相關工作實踐經(jīng)驗外，還必須要熟練掌握ERP系統(tǒng)相關操作及相關知識，應具有的綜合素質(zhì)能力要求也已進一步提高。但從目前來看，大部分企業(yè)新上ERP系統(tǒng)，面臨著老員工不想嘗試，新員工推不動的情況，相關人員素質(zhì)不能與其EPR系統(tǒng)相匹配，導致企業(yè)無法充分實現(xiàn)ERP系統(tǒng)的效果，內(nèi)部控制大打折扣。

4.ERP信息系統(tǒng)缺乏安全性。ERP系統(tǒng)如果安全性不夠，對公司內(nèi)控的影響將是致命的，嚴重影響內(nèi)控的實施。然而ERP系統(tǒng)是基于網(wǎng)絡而運行的，安全性是其最大的風險，ERP系統(tǒng)作為一款應用頻繁的工具，相關數(shù)據(jù)庫均存儲于各服務器上，容易受到外界病毒入侵，安全性存在問題，且企業(yè)員工的操作失誤等都會影響企業(yè)網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全性，嚴重的可能會導致數(shù)據(jù)被盜、系統(tǒng)癱瘓等問題。

5.ERP系統(tǒng)不能很好地與企業(yè)內(nèi)控相融合。由于企業(yè)控制管理各不相同，面臨著ERP系統(tǒng)執(zhí)行過程中的個性化問題，但是目前，多數(shù)企業(yè)的ERP系統(tǒng)無法滿足各企業(yè)的個性化要求，存在同時多條線管理的情況，因ERP的實施與企業(yè)經(jīng)營活動密切相關，ERP一旦出現(xiàn)問題，會對企業(yè)經(jīng)營活動產(chǎn)生重大影響。ERP系統(tǒng)如果不能與企業(yè)內(nèi)控很好融合，內(nèi)控將會無效，前期的努力全部白費。

四、ERP環(huán)境下完善企業(yè)內(nèi)部控制的對策

1.加強管理層對內(nèi)部控制的認知。強化企業(yè)管理層對內(nèi)部控制的認知，做到及時宣傳、定點培訓、樹立積極向上的態(tài)度，企業(yè)應組建專門的內(nèi)控相關職能部門，加強企業(yè)內(nèi)控在各層面的宣傳、培訓及指導，提高管理層的認知，這樣有利于內(nèi)控在公司全面有效的實施。

2.整理并進一步優(yōu)化各業(yè)務流程。企業(yè)在公司內(nèi)部全面實施ERP的過程中，首先任務是要明確ERP系統(tǒng)中各崗位職責，將權(quán)利與責任落實到各責任人，并實施關鍵崗位分離制與輪崗制。在制定崗位職責時，一定要注意不相容職務分離控制、授權(quán)審批控制等的實質(zhì)性控制，進一步完善內(nèi)部控制相關節(jié)點，從而提高企業(yè)經(jīng)濟效益。

3.加強全員素質(zhì)的培養(yǎng)。企業(yè)一定要制定員工培訓計劃，需要對員工進行內(nèi)部控制和ERP專業(yè)方面的培訓，培訓包括定期的也包括不定期的培訓，通過各種培訓方式，使員工能具備更好的綜合素質(zhì)能力以便內(nèi)控得以發(fā)揮最大的效力。與此同時，企業(yè)也可以制定一系列與內(nèi)控相關的獎懲措施，以此來達到刺激相關成員水平能力的提升。另外，企業(yè)也可以提供外出交流學習的機會，積極學習并引進其他優(yōu)秀企業(yè)的內(nèi)控管理理念，爭取將相關人員朝著更適用ERP的方向培養(yǎng)。在內(nèi)部控制中，這一點尤為重要，全體員工只有樹立主人公意識，完全按企業(yè)相關制度執(zhí)行相關控制節(jié)點，內(nèi)部控制才能得以順利的實施。

4.建設良好的ERP系統(tǒng)信息安全氛圍。企業(yè)應充分保障ERP系統(tǒng)網(wǎng)絡的安全性，條件允許的情況下，應對ERP系統(tǒng)相關網(wǎng)絡單獨設置網(wǎng)絡渠道，不要與日常網(wǎng)絡混在一起使用，這樣有利于防止黑客的入侵，進而進一步保障ERP系統(tǒng)的安全性。企業(yè)應制度詳細的與信息安全規(guī)范相關的制度和指引，保證每個員工上崗前一定要熟悉操作流程，以免在操作過程中產(chǎn)生不必要的錯誤。企業(yè)應定期或不定期對員工進行網(wǎng)絡安全培訓，這樣有利于全體員工的安全意識得到提升，進而進一步提高系統(tǒng)安全性。信息安全最重要的一方面，要做好相關底層數(shù)據(jù)的備份，就需要企業(yè)在IT部門配置專人專崗對ERP相關數(shù)據(jù)進行定期或不定期的備份，以備不時之需。

5.聘請外部審計機構(gòu)進一步促進內(nèi)控的良好運行。企業(yè)應定期聘請外部機構(gòu)對企業(yè)ERP系統(tǒng)實施及操作過程進行全方位的審計，外聘機構(gòu)獨立于企業(yè)，站在第三方立場，其通過執(zhí)行相關審計程序，能有效幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制中可能存在的設計或運行中的缺陷，進而進一步改善，以達到內(nèi)部控制與企業(yè)業(yè)務更好融合的目標。公司應保證外部審計機構(gòu)至少每年一次對公司進行內(nèi)控相關審計，并出具相關內(nèi)控報告，以了解企業(yè)內(nèi)部控制在設計及實施方面的情況。

目前在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，企業(yè)內(nèi)部控制方面多多少少還是存在各種缺陷，要么在設計方面，要么在運行方面，但是為了公司的長期發(fā)期，各企業(yè)應積極勇敢面對各種問題。通過分析自身的問題，進一步完善內(nèi)控相關制度，使內(nèi)部控制制度能很好的服務企業(yè)日常經(jīng)營活動，以實現(xiàn)企業(yè)更加遠大的經(jīng)營目標。企業(yè)應該充分重視ERP系統(tǒng)的建設，通過信息系統(tǒng)平臺整合公司各項資源，充分強調(diào)內(nèi)部控制實施的必要性，在全流程中對相關風險進行防范，提高企業(yè)經(jīng)營效率，有效預防各類風險，全面提升企業(yè)管理水平。

（作者單位：中喜會計師事務所（特殊普通合伙）深圳分所）