全局視角下的醫院藥品采購內部控制策略研究

丁曉紅

醫院藥品采購是否嚴謹，直接影響到患者的身心健康，故有必要加強其內部控制。本文主要提出以下五項關于醫院藥品采購內部控制的策略，包括完善分離職務等制度、優化流程以加強各部對接、創建良好的合格供應商名錄體系、建立并完善藥品規范驗收環節、打造完備的內部審計監督機制、加強采購成本控制與研究、加強醫院藥品信息化采購平臺與應用建設。

在醫院成本體系中，藥品采購成本很高。故此，該項業務的內控極為重要，直接影響到醫院的經營管理質量以及醫療服務水平。現有實踐研究顯示，若醫院能通過妥善的內控手段科學降低藥品采購價，患者“看病貴、看病難”問題將得到更有力的解決，醫院的實際經濟利益也能擁有更強的保障，甚至因此擁有良好的聲譽。所以，醫院歷來非常注重優化與藥品采購緊密相關的內控制度，借以保障醫院及老百姓的利益。接下來，筆者將淺談醫院藥品采購內部控制策略。

一、完善分離職務等制度

完善醫院藥品采購的制度與流程，方能確保藥品采購得到科學監控。對此，醫院可采取以下舉措：首先，健全科室評議制度，要求科室醫護人員集體簽注藥品采購意見，再提交給醫院藥事管理部門審核，審核通過，上傳醫院公共信息平臺。上傳內容應包括藥品的名稱、規格、具體數量、應用病區以及生產廠家，且說明該藥品禁止連續采購。其次，對目前醫院實施的藥品相關制度進行匯編，明確不同科室在藥品管理方面的具體職責，特別是臨床科室、掌握財權的財務科、采購部門，以便及時追責，防止藥品采購內控失衡。再者，分離各個不相容的職務。具體表現為，分離藥品采購部門、財務部門、科室等的職務，使之能相互監督;著重分離藥品采購申請崗位、審核崗位、要價咨詢崗位、供應商管理崗位、合同簽訂崗位等任職人員的職務，防止徇私舞弊，引發藥品采購風險;分離采購驗收崗、會計記錄崗、采購付款崗等的職務，避免出現采購付款不當問題。最后，發揮醫院藥事管理部門的作用，由院長主導監督藥品采購計劃的制定，分析藥品采購是否契合藥品的現實使用情況。考慮到藥事管理人員可能會介入藥物治療，較難在藥品采購方面保持客觀，建議醫院適當對該部門人員進行小組細分，使一小組專攻藥事管理，另一小組專攻藥物治療，科學地執行各自的事務，從而保證藥品采購的內部控制有效性。

二、優化流程以加強各部對接

任何藥品的采購都應當有其特定的預算，且每批藥品應有特定的計劃以說明預算額度的分配，以便藥品采購人員能合理控價，最大限度降低藥品成本。對此，醫院需編制預算，編制部門需著重依據預算制度要求，細化藥品采購預算清單，切實提高預算的精確性，強化預算方案的實用性。在這方面，建議預算人員可開展以下工作：首先，對醫院各科室醫護人員進行預算培訓，使之深刻意識到預算準確編制的重要性，督促其依據科室的實際需求提交藥品采購需求申請，并按照規定參與逐級審批，盡可能規避虛報風險。其次，醫院預算編制人員需高度關注以往藥品采購出現過的問題，理智地分析本次藥品采購可能受到的風險沖擊，再由此切入，客觀公正地編制藥品采購預算，防止過多地介入主觀因素，實現預算編制合理性。再者，藥品采購預算編制人員在正式編制預算計劃前，需進入系統查看往年的藥品采購數據，分析待采購藥品歷史消耗狀況，分析當年的合理采購數，再引入零基預算編制方法，合理科學地對預算資金進行妥善分配，防止高耗藥品采購數量不足。最后，藥品采購預算編制人員要盡可能細化到所有已完成審批的科室，確保預算能覆蓋到每類產品，使之采購數量得到滿足，盡可能減少需要臨時追加預算的風險。

除做好藥品采購預算編制工作外，醫院還需高度重視預算和藥品采購計劃的有機銜接。具體來看：一是創建預算編制部門與采購管理部門間的銜接機制，實時把握醫院當前的藥品需求，羅列清晰的藥品采購品目，再逐層細化各類藥品的經費預算，確保所需藥品的采購都有合適的預算分配，隨后再提交給負責藥品采購的領導以及分管院長，逐級審批完成即可展開采購工作;二是保證預算編制部門與采購部門在藥品計劃對接過程中保持相互獨立，嚴格貫徹職務分離基本原則，同時基于醫院的信息管理系統，及時對接財務科、藥庫以及各臨床科室，確保藥品采購涉及部門均能隨時跟蹤和掌控藥品采購信息，避免所需藥品被漏采;三是敦促各層級管理員嚴格審查藥品采購預算計劃、藥品采購計劃，分析兩者是否合理匹配，及時調整兩者不相契合之處，持續規范藥品采購行為與預算編制行為，改進各方的工作，確保各方流程能順利銜接，各方計劃能有序對接，真正保障藥品采購內控工作取得理想成效。

三、創建良好的合格供應商名錄體系

供應商資質狀況直接影響到藥品采購效率，故此，醫院在加強藥品采購內控工作時，要著重聚焦供應商層面，把好藥品供應關。具體來看，醫院可著重落實以下措施：首先，嚴格審查每個藥品供應商的資質。藥品采購部門在接收到采購指令后，向外發布采購公告。若有供應商前來申請，需要求其提交詳細清晰的資質證明文件，包括但不限于營業執照、藥品生產許可證書、ISO質量檢測證書等，同時要求其提交本單位的藥品經營業績情況，配以法人簽字和公章。待供應商資質文件收取完成，依照我國出臺的《政府采購法》，有步驟有計劃地審查供應商的資格，分析其是否適合藥品采購項目。若條件允許，特別是標的比較大時，建議醫院外聘第三方有合格資質的中介單位全方位調研供應商，全面了解其資信及履約狀況。其次，匯總已通過資質審查的各個供應商，形成清晰完整的供應商名錄，制定評價供應商等級的標準，建立起等級有序的藥品供應商體系，打造具有醫院自身獨特性的特色供應商網絡機制，充分確保藥品供應質量以及周期，不耽誤醫院治病救人。再者，由采購部門主導，依照規范化、標準化的藥品采購信息表，逐一填寫藥品名稱、規格、數量、生產廠家，并將其發給符合等級要求的供應商，邀請供應商們針對各類藥品進行報價，醫院由此選擇價格合適、資質較優的供應商供貨。為避免單純地以價選人，建議采購部門將供應商的報價導入醫院信息系統，利用信息分析軟件逐一輸入供應商的報價信息，由系統提供3個最優供應商以供挑選。采購部門集合部門成員，合作討論選出價格、資質最合適的供應商，充分保證藥品質量的供給。