加強物業企業財務內控管理的措施思考

蔡陳仙

近年來，隨著我國經濟發展水平的不斷提高，房地產業的快速發展，新型城鎮化、舊城區改造的進程推進，人口老齡化等變化與人們的生活密切相關，給物業服務企業帶來了高速發展的機遇。隨著《民法典》《物業管理條例》等相關法律法規的實施，物業服務企業將面臨政策風險、員工解雇風險、業委會成立后續聘等一系列風險。近年來，依托大型房地產公司的發展，出現了一批具有一定規模的物業服務企業走資本化道路。我國前50強物業服務企業大多已成功上市或計劃上市中，在激烈的市場競爭壓力下，規模化、可持續、健康發展已成為當務之急。如何在市場中立于不敗之地，物業服務企業需要在專業化建設、拓展經營理念、提高風險管控意識、提高服務質量等方面探索發展之路，以解決企業面臨的“弱肉強食”的叢林生存困境。物業服務企業由于起點低、人員進入門檻相對較低，在實際運營管理中存在諸多問題，要想保證長遠發展，必須積極地運用各種先進理念與技術加強內部控制，提高管理質量。

一、物業企業內部控制的主要問題

（一）收費相關控制問題

1.物業服務費回收困難，應收賬齡周期變長

物業企業在實際經營過程中，存在物業費收取不及時或無法回收，應收賬款賬齡周期變長，存在無法回收風險，對企業的現金流造成一定的影響。具體原因如下：開發商或其合作的營銷在賣房時存在過度營銷行為，如承諾陽臺搭板違建實際無法執行;客服人員由于薪酬普遍不高，流動性大，業主黏性低，導致收繳困難。部分物業企業為了爭取物業經營項目，故意壓低物業費收費單價，物業費收入無法支持小區公區整改、保潔、維保等費用，導致小區品質下降，物業費收取難上加難。存在一些小區負責人為了完成短期目標，私下違規減免物業費、車位管理費情況，存在一些提前繳費的業主下一期物業費不愿意繳費而希望享受到一定減免的情況。

2.停車場收費系統不完善，收費監管缺少

房地產開發商通常為降低成本，安裝的停車收費系統硬件較低的，軟件系統慢，車牌識別度低，部分需要保安人員手工抬杠放行，容易造成應收費未收費，或者私自用自己的手機二位碼收款不繳納公司賬戶的現象，更有一些素質低下的安保人員故意破壞系統或硬件，達到手工操作的目的，容易產生舞弊現象。

3.業主增值服務收入及公共收入

傳統的物業費收入無法支撐日益增長的人工成本和維保成本，依靠業主資源，開拓如電梯廣告、經營性商鋪租賃、臨時擺攤、入戶維修等業主增值業務以補充物業費不足的小區經營方向已經成為物業管理行業的共識，因此，控制這部分收費非常重要，但由于缺乏完善的監管制度和獎懲措施，基層物業人員沒有創收的積極性，或收受私囊。

對于公共區域的經營實際業務中由于法律法規、物業管理條例等解讀不一致或者不同地方政策不一致，關于哪些屬于公共收入哪些屬于物業小區收入存在判定困難的問題，給核算工作帶來一定的困難。

此外一些物業服務企業為了完成考核目標，沖刺營業收入，從事一些諸如勞務外包等超出營業范圍的業務，可能帶來市場監督局罰款的事件，一旦發生會對公司品牌造成一定的不利影響。

4.代收代付無法回款風險

物業企業存在建筑垃圾、水電費、公共能耗費等無法回款的風險，比如杭州某小區業主家自用水費達70多萬未收回;商業電費未采用預付卡充值形式的，疫情防控期間部分商鋪經營不善，中途跑路造成水電費無法回收情況;2020年鬧得沸沸揚揚的蛋殼公寓資金斷裂事件，部分租戶交了房租被迫提前解約，導致租戶水費無法收回。因此物業企業經營過程中要關注代收代付款項的內部控制過程，以減輕公司的墊支壓力。

（二）預算管控形同虛設

大多數物業服務企業的管理層，缺乏對預算管理重要性的認識，預算管理工作主要依賴財務人員，財務人員通常參考歷年實際完成情況以及從其他渠道間接了解到的情況，編制的預算數據往往無法切合實際，導致全面預算的有效性未能發揮。收入無法完成，支出超支嚴重，或者該按計劃進行的維保支出不支出，導致設備設施嚴重損壞，原本的小修變成大修，造成資源的浪費，預算管控形同虛設。還有一些按法規、物業條例規定可以從物業維修基金支出的部分直接從企業成本支出，迫于利潤考核，可能通過減員增效的形式減少人工，造成惡性循環。

（三）資產管理問題

物業小區通常沒有專門的倉庫管理員，物資采購、入庫、領用都有一定的隨意下，往往無法跟蹤實際物資出入庫情況，可能出現實際采購與入庫不一致、經辦人與供應商串通牟利的情況;公區維修領取超額配件數量，用于接私活賺錢;設備問題或者可能只要小修一下故意替換配件浪費資源。物業公司的固定資產往往比較亂，項目分散，缺少專業的人員，很難做到定期盤點，實際盤點要出現缺失很難跟蹤到責任人。

（四）合同管控風險

物業服務企業的常見的主要合同有物業服務合同、增值服務合同、招采合同等，各類合同的簽訂的立項、審批、招投標或者參加招投標都需要有相對完善的內部控制流程。

物業服務合同的簽訂前，一定要做好立項測算，合同應明確收費開始時間、明確公共收益分成、明確合同終止條件，通常合同簽訂的到期日期以至業委會成立為佳，在業委會成立前與外部簽訂的諸如小區經營性用房的出租時間盡量明確到期條款，以規避業委會成立后合同解約等帶來的風險，同時也要注意分包、轉包等條款。該情況屬于分包、轉包行為，違反合同約定，存在合同違約風險，容易使公司遭受賠償損失，亦會對公司的品牌聲譽造成不利影響。

公共區域增值業務合同簽訂也存在一定的內控風險，部分物業公司可能會出于經營考慮，如電梯廣告等簽訂陰陽合同的情況，將經營合同分開兩部分簽訂，實際業委會成立后，交接部分合同及對應的收益，在市場日益透明的情況下，短期利益的驅使可能造成業委會、業主對物業企業的信任度降低，對企業品牌造成不良影響。

物業小區主要的招采合同有保潔、綠化、電梯維保、消防維保、建筑垃圾、生活垃圾、大項公區整改、公共責任險等合同，各類合同從招投標到簽訂合同都要有嚴格的流程，比如對保潔人員的數量的評估，過多的保潔人員容易造成保潔成本的增大，人數過少導致品質無法提升，同時要強化小區管理人員對外包服務人員的現場監管，把對外包合同的監管當做一項重要的內部管控工作。