大數據時代下的檔案管理

張柔

摘要： 大數字時代是指利用現代科學技術尤其是網絡設備對海量信息的存儲，并對這些信息通過價值鑒別后，進行整理、分析、處理，為社會工作與人們生活提供最直接、最快捷、最有效的便利;科學的檔案管理意義重大，它是對單位活動的真實記錄 ，是單位發展的歷史證據，是國家檔案必不可少的部分;檔案管理可分為紙質檔案管理和電子檔案管理，電子檔案管理，是指基于大數據時代，資料的逐漸網絡化，存儲的及時化，查找的便利化，保管的智能化，信息的保密化，而進行的檔案管理活動;隨著科學技術的發展，檔案管理需要不斷創新，其科技含量也越來越高。

關鍵詞：大數據時代;紙質檔案管理;電子檔案管理

所謂大數據時代是指利用現代科學技術尤其先進網絡設備對海量信息的存儲，并對這些信息通過價值鑒別后，進行整理、分析、處理，為社會工作與人們生活提供最直接、最快捷、最有效的便利。檔案管理就是在整理大量的數據中，對信息進行分門別類、振綱分目，便于高效、準確的翻閱與查找，更好地服務于工作。大數據時代是高科技時代，是信息時代，是快速高質量發展的時代，是人與人交流越密切的時代，是人民生活更加方便的時代，是不受時間、空間限制的大開放時代。因此，給檔案管理注入了新的活力，也迎來了新的挑戰與發展機遇。

一、檔案管理的內涵、目的、意義

檔案管理包含有：檔案的收集、檔案的整理、檔案價值鑒定、立卷歸檔、編碼設置、檔案裝訂、檔案提供利用。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現檔案管理系統整體功能而發揮各自的作用，同時也相互關聯、相互制約。例如價值鑒定工作有時與收集、整理工作結合進行，甚至在文件立卷歸檔時就進行初步鑒定。

檔案管理的目的，一是提供檔案信息為社會發展和個人服務，二是記錄本部門本單位發展現軌跡，提供歷史依據。

檔案管理意義重大，主要表現在：一是記錄著本單位發展歷程，為編寫本單位歷史提供完整的第一手材料;二是為完整的檔案可以為單位管理和創新提供依據;三是為社會活動和個人需要查找資料提供便利;四是檔案是歷史的鐵證，進化的見證，客觀記錄著歷史中事情生發的真實性，對整個社會也具有其他無法替代的作用;五是檔案管理系統是整個國家文獻信息系統的組成部分，是社會信息系統的重要基石，在整個社會科學能力中占有重要地位。

二、檔案管理由傳統檔案單一管理變成現代檔案雙重管理

所謂傳統檔案單一管理，是指對紙質材料、圖像資料等材料進行收集、價值鑒別、科學分析，然后對其分門別類的科學整理、裝訂，便于查找，方便單位和個人，服務社會。

所謂現代檔案雙重管理，是指為了提高檔案管理的全面性、系統性、便利性，對檔案實行紙質檔案和電子檔案雙重管理。

電子檔案是指電子文件的網絡化、智能化。電子文件是大數據時代各個行業發展的必然產物，也是辦公自動化、科學化，辦事方便、高效、快捷、精準的必然結果。如，程電子政務、科研項目、工程項目、電子病歷等有關行業工作過程中都會出現和運用大量網絡信息，對這些信息的整理、篩選、分析、分類、編目、歸檔，就形成了電子檔案。

所謂電子檔案管理，是指基于大數據時代，資料的逐漸網絡化，存儲的及時化，查找的便利化，保管的智能化，信息的保密化，而進行的檔案管理活動。

電子檔案管理，隨著大數據時代持續深入的發展，會不斷凸顯出它的特殊性和重要性，越來越被更多人研究和采用，科技含量越來越高，精細化程度越來越好。

電子檔案按照管理內容上可分為綜合電子檔案、行業電子檔案、專業電子檔案、專題電子檔案;電子檔案按照保密性可分為一般電子檔案和特殊電子檔案，特殊電子檔案可分為秘密電子檔案、機密電子檔案、絕密電子檔案。

三、檔案雙重管理的優越性

1.紙質檔案管理的優越性。

長久性，紙質檔案只要沒有人為的損壞，一般是會長久的存在。

特殊性，紙質檔案能為個別人的特別需要提供依據，即法律證據。

連續性，紙質檔案一般是以年度為單位分門別類裝訂的，確保了時間上的連續性。

便利性，只要不是涉密資料，任何相關人員隨時都能翻閱、查找所需資料。

2.電子檔案管理的優越性

省時，不需分本裝訂，節省時間。

方便，資料標題存儲即可。

保密，一般地，當事人在電腦上都設有密碼，其他人進去。

完整，電腦上保存資料可以很完整，不會遺失。

快捷，獲得所需信息快捷準確。

四、紙質檔案和電子檔案的關系

現代社會，紙質檔案與電子檔案二者具有同等重要的地位，兩者相輔相成，缺一不可，相互補充，共同完善，是現代檔案管理兩種方式，它們一起構成完整的現代檔案管理體系。而且，隨著科學技術的不斷發展，電子檔案管理日益發揮著更加重要的作用，并且成為領導講話、社會規劃、個人總結等重要材料的主要管理方式。

五、現代檔案管理的創新探索

創新是民族的靈魂，也是不斷向前發展的源泉與動力。檔案管理也不例外，也必然進行創新。

一是對檔案進行有效的價值鑒別，對要求高的、非常重要的材料實行紙質檔案和電子檔案雙重管理，絕對不遺失;

二是對一些要求一般，可裝入可不裝入紙質檔案的材料，最好實行電子檔案管理;

三是對人事檔案，實行紙質管理，便于查找、復印;

四是對經濟及涉密檔案，實行科學的、最嚴格的電子檔案管理。

總之，檔案管理是科學，必須科學的分門別類、振綱分目;檔案管理是藝術，隨著科學的發展，充分利用科學的最新成果，不斷創新，不斷完善，使實用性、藝術性二者熔為一體，使檔案管理原則性越來越強，科學性越來越高，服務性越來越高量有效。

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