人事檔案數字化在人事管理中的重要性

王珊

人事檔案由人力資源管理活動組成，是人力資源運作的核心。隨著現代網絡技術的不斷發展和進步，網絡信息化為各個領域提供了先進的技術支持，網絡技術也對人事檔案管理產生了積極的影響。人事檔案數字化是對傳統人事檔案管理的有效創新，采用先進的網絡信息化技術，實現檔案資料收集、分類、統計等日常工作的數字化管理。有效提高人事檔案管理工作效率，提升檔案管理水平，解決了現有人事檔案管理中的一些不一致問題。本文分析了人事檔案管理數字化在人力資源管理中的重要性，分析了人事檔案管理的存在的問題，提出了人力資源檔案數字化建設的方案。

人事檔案管理是人事管理的重要組成部分，可以主動有效地記錄公司員工的日常工作表現，是企業進行人才選拔的重要指標。同時，人事檔案管理作為貫穿整個管理過程的一項重要工作，記錄員工工作中的關鍵環節，在員工管理中發揮著不可替代的作用?；谝陨显?，相關檔案管理人員必須不斷提高工作能力，積極學習各種先進的檔案管理方法，才能大大提高檔案管理的效率和效果。

一、人事檔案管理簡述

人事檔案管理作為企業人才選拔的重要基礎，是人事管理工作的重要組成部分。不僅詳細記錄了員工過去的技能、能力、性格和在企業所有運營中的表現，還可以跟蹤現實并總結當前企業員工的表現。傳統的人事檔案管理模式依賴紙質的載體進行記錄，人工集成和工作量容易導致管理不及時和延誤，很多環節達不到預期要求。數字化人力資源管理新模式是基于信息技術的進步，對人事檔案操作的全過程進行動態監測、記錄和控制，真正實現流程的精簡，促進人事檔案管理不斷發展和完善。從傳統的紙質媒體到今天的數字系統，這是人事檔案管理的一次革命。人事管理的數字化簡化了收集、分類、傳輸、保存和共享文件的任務，在告別傳統紙質訪問的復雜性，通過網絡的便利性，在提高人事檔案管理效率方面發揮了重要作用。人事檔案數字化管理需要在國家層面推廣，目的是糾正錯誤行為，打擊違法犯罪，保障人事檔案管理的公平正義，解決管理過程中存在的不足，改變管理理念。

二、實施人事檔案數字化管理的優勢

（一）科學規范人事管理制度建設，不斷強化檔案基礎支撐服務效果

一旦公司的人力資源文件被數字化管理，就可以部署冗余的人力資源。人事檔案管理的數字化可以使公司人事檔案中的所有信息更加完整，更易于查閱，有效地提升人力資源的利用率。這種方式在一定程度上提高了公司的人才招聘效率，也有助于人力資源的配置。

（二）科學規范人事檔案管理過程，為人事檔案數字化管理提供條件

通過在人事檔案管理過程中采用數字化方法，可以在一定程度上減少人事調動過程中對各種信息的隨意操縱。在當前形勢下，“年齡與學歷”的修訂已成為普遍現象。但是，數字化操作提供了對操作的良好控制，并確保了個人文件信息的準確性。這符合中央的意見，大大提高了人事檔案的真實性和可信度。在檔案數字化過程中，相關人員建立了一套完善的信息采集模型，起到了不可替代的關鍵作用。這種方法使存儲和收集信息的步驟盡可能簡單和可實現，大大提高了人事檔案管理的效率和效果。

（三）優化人事檔案管理機制，為人事檔案數字化管理提供保障

今天，通過將數字模型納入人事檔案管理流程，也可以實現一定程度的人事檔案通用管理和控制。例如，合理分類各級人事檔案，明確其職能。同時，通過這種方法可以實現高效的文件管理。從根本上優化人力資源檔案管理機制，對人事檔案管理任務進行更加具體、分層、統一的劃分。通過各種有效手段，人事檔案管理的自動化已經成為現實。在某種程度上，高層管理人員的管控機制需要不斷完善，以滿足對工作需求和期望。此外，利用信息技術處理多份檔案，減少了不必要的步驟和條件，讓上級可以實時訪問下級資料，避免了傳統人事檔案管理過程中的許多復雜步驟和流程。大大提高了文件審核的效率，在提高和保證人事檔案管理水平方面也起到了很好的作用。

（四）科學規范人事檔案數字化管理，不斷提高人事檔案管理運用效率

科學規范的人事檔案管理流程，不僅節省了時間，還提高了效率。如何規范流程，從日常管理、檔案室管理和系統維護三個方面討論。日常管理的運行階段主要是收集、歸類、審查、驗收、糾正等。通過持續改進，這些日常工作流程將變得更加簡單和集成。在檔案室管理方面，數字化可以實現信息的自動采集和文件數量的自動統計。

三、人事檔案數字化管理的現狀

（一）技術更新換代較快

數字人事檔案管理在很大程度上依賴于計算機系統、技術和軟件。在現實情況下，計算機系統更新非?？?，計算機技術更新非?？欤瑢е掠嬎銠C軟件和硬件系統不匹配，一些文件不能被有效讀取。需要調整時獲取相關信息不完整，無法獲取準確數據，影響人事檔案管理的有效性。

（二）檔案管理數字化專業素質的缺乏

在實踐中，檔案管理往往被公司或部門邊緣化，這種情況在檔案管理中已經較為普遍。任何需要使用檔案的人都認為它很重要，但是使用它之后，就很快忘記。因此，許多部門的領導對檔案工作并不重視。人事檔案數據是人事檔案管理重要的信息資源，但專業人士因領導缺乏重視而沒有關注自身數字化水平的提升，檔案管理人員也沒有很好地使用設備和數字化管理軟件，導致數字化檔案管理的推廣過程難度極大，在沒有領導和員工不活躍的的情況下，我國的檔案管理數字化進程進展緩慢。因此，檔案管理相關人員應根據未來的發展，積極加強業務能力，充分適應數字檔案管理的應用。

（三）檔案信息管理安全問題

在信息時代，數字化管理方式提供了極大的管理便利，但文件信息管理也存在一定的安全問題。談到互聯網，無數的計算機病毒威脅著數據的安全。即使計算機上安裝了殺毒軟件，也不能完全阻止計算機病毒的入侵和傳播。此外，黑客的惡意攻擊會導致信息和數據的缺少和丟失，因此必須保障人事檔案中數字管理數據的安全性。