提高辦公室檔案管理工作效率的實踐研究

吉布幾幾

摘要：近年來隨著我國社會經濟的不斷發展，以往的檔案管理的方法早已無法滿足現如今社會發展的需要了，另外科技的發展也逐漸使辦公室檔案管理工作帶來了新的挑戰。所以在各種因素的影響下，如何能夠有效提升辦公室檔案管理工作，已經是現如今辦公室管理工作水平的重點問題。同時對于具體的工作單位而言，我們大家都知道辦公室是一項重要的組成部分，其中下達的各類文件和政策都能夠起到承上啟下的重要意義和作用。本文主要針對提高辦公室檔案管理工作效率的實踐展開研究，并給出了幾點可實施措施以供參考。

關鍵詞：辦公室;檔案管理;工作效率;實踐研究

目前信息化技術已經滲透到我們日常生活中了，能夠使我們的工作方式煥然一新，另外我們還要知道辦公室管理工作，也是一個單位開展各項工作的基礎。不過信息技術的發展也對檔案管理方式提出了更高的要求，要想促進辦公室檔案管理工作的工作水平，就應該緊跟時代發展的趨勢，善于體驗新鮮事物和創新，從而運用一系列的措施和手段進行革新。另外辦公室檔案管理工作，還應具備能夠保持檔案完整性和便于檢索的特點，以便能夠在最大程度上體現出檔案的最大價值。在隨著時代的發展和工作的要求，逐漸提升傳統檔案管理模式中的工作弊端，實現提升工作效率和水平的目的。

一、辦公室檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理人員的素質低，

許多辦公室管理工作的相關人員，普遍都存在對于檔案管理工作認識不全面的現象。在我國檔案管理的工作人員管理意識薄弱的狀況下，再加上管理人員缺乏相關的管理專業水平，導致辦公室檔案長期處在堆放的狀態，那么在這種狀況下檔案的使用價值也就更不用提了。另外因檔案管理人員的知識面不足，在整理檔案時很容易出現各種不利狀況，從而將嚴重影響檔案管理工作的開展[1]。

（二）管理制度落后

在辦公室檔案管理工作中，大部分檔案管理制度或多或少的存在著一定的問題，將無法保障檔案管理工作的規范性。再加上單位領導不重視檔案管理工作，相關工作人員也將無視管理制度，從而在整理檔案過程中，將導致不認真和保密工作不足的現象，并嚴重阻礙檔案管理工作的進步和發展[2]。

（三）檔案管理工作硬件不足

目前科技正處于不斷發展的階段，運用計算機信息技術管理檔案的方式也已經逐漸普及，不過礙于之前種種原因導致管理人員并無法及時適應，再加上他們接受新鮮事物的能力較低，所以大多單位仍然采用傳統的管理方式。

（四）檔案文件的利用效率不足

許多檔案管理工作人員因長期受到落后制度的約束，比如：檔案管理中的借閱就有著多種原則和步驟，其他人在借閱時，就會因為復雜的借閱原則，而退步放棄借閱的機會，從而一定程度上降低檔案的利用率，無法實現其利用價值。

二、提升辦公室檔案管理工作效率的策略

（一）提升管理意識

提升辦公室檔案管理意識，必然需要單位領導模范帶頭，另外還應運用各種有效措施促進單位內部工作人員，能夠全面認識和理解辦公室檔案管理工作，營造良好的管理氛圍。另外還應及時為辦公室檔案管理工作提供相應的人力和物力，使檔案管理人員感受到得到單位的重視，使檔案管理工作人員樹立正確的思想和意識，才能夠投入到辦公室檔案管理工作中去，從而增強辦公室檔案管理工作的工作水平[3]。

（二）提升綜合素質

要想有效提升相關工作人員的綜合素質，應注重加強對工作人員的教育和培訓，如可以采用企業教育、專家講座、經驗總結等各種方式，來提升和豐富管理人員的相關知識和經驗，增強其自身的檔案管理技能，確保靈活運用各種合理的方式方法，以解決檔案管理中的實際問題。還可以直接聘入優質專業型的辦公室檔案管理人員，快速有效促進辦公室檔案管理隊伍的提檔升級，為隊伍注入新鮮血液的目的。

（三）完善管理制度

首先應全面考慮管理工作的實際情況，在結合實際情況和傳統的檔案管理制度，制定出完善全面的管理制度，以便有效管理辦公室檔案管理工作。另外在完善的檔案管理制度中，應適當融入相應的獎懲策略，有效促進辦公室檔案管理人員對于工作的重視度，使工作人員能夠提升自主增強自身職業素質的意識，增強辦公室檔案管理工作的質量和效率。

（四）增強檔案收集工作的重視程度和發展信息化管理模式

辦公室檔案管理工作中的檔案收集工作，對于檔案管理工作來說具有重要的作用和地位，同時也是提升工作人員的工作效率和質量的必要前提。那么就需要相關工作人員能夠規范檔案范文，針對整體的各類檔案進行分類，另外在收集完檔案后還需做好目錄工作。同時在進行分類之后，應對檔案進行合理的文字編號和正文提要等方面的工作，以及能夠準確的提取檔案中的主題詞，在開展附件的處理工作時，有效保障后續檔案的使用和管理工作。之后在開展目錄的編號工作，從而能夠有效保障檢索的速度和效率，同時對檔案管理工作運用信息化管理模式，能夠形成相應的檔案檢索體，在有相關管理軟件從中開展輔助作用，更加能夠全面實現網絡化檔案管理模式[4]。

三、結束語

綜上所述，在社會經濟快速發展的背景下，我國已經逐步提升了運行和管理體系。另外辦公室檔案管理工作作為內部的重要部分，其中工作開展的有效性，對單位今后的進步和發展起到至關重要的作用。所以面對辦公室檔案管理工作，應采取有效措施提升管理工作的責任意識。在科學技術快速發展的時代中，將信息技術運用在檔案管理工作中已經成為時代發展的主要趨勢，靈活的運用各項新型的管理模式，對于增強辦公室檔案管理工作的工作效率，以及為內部工作的進步和發展提供有力保障。

參考文獻

[1]童文凌.提高辦公室檔案管理工作效率的方法探討[J].辦公室業務，2020，No.345（16）：111+118.

[2]韓炳堃.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].視界觀，2020，（6）：1-1.

[3]劉曉慶，劉帥.探討提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑[J].消費導刊，2019，（20）：124-124.

[4]宋婕，楊玉清.探討提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑[J].傳媒論壇，2019，（16）：142-143.