辦公文書檔案信息化管理的研究探討

王海玲

摘要：大多數文書檔案管理方法采用傳統的人工管理模式，導致文檔管理效率低下。在處理文書檔案時可能會出現很多問題，甚至會丟失文書檔案，從而對相關任務產生負面影響。目前，我國已進入信息化社會發展階段，信息技術的應用范圍非常廣泛，如果能夠將文書檔案管理與信息技術相結合，可以利用信息技術對檔案文件進行查詢等。既能提高效率，又能充分發揮檔案本身的作用。將文書檔案管理與信息技術結合后，可以確保相關人員及時處理文書檔案管理中存在的問題，不斷提高本任務的執行效率，實現這項工作的科學轉化。

關鍵詞：辦公文書檔案;信息化管理;文書檔案

1 引言

網絡信息技術的發展促進了數字技術在各個行業和領域的應用，傳統紙質文書檔案管理的弊端日益凸顯。面對這一情況，有必要改變文書檔案的管理模式，將網絡信息技術和數字化技術用于其中，構建文書檔案數字化管理模式，建立歸檔文件目錄和全文數據庫，從而快速地進行信息管理和利用，保障文書檔案信息的完整性和準確性。

2 辦公文書檔案信息化管理的意義

辦公文書檔案信息化管理，提高了文書檔案管理水平。現代信息技術具有強大的功能，可以實現信息數字資源的存儲、數據分析、數據計算和數據檢索，為不同的語言文字實現自動翻譯等，這些都為文書檔案數字化管理提供了可靠的基礎，使信息數字化變得更加規范高效。文書檔案管理信息化也是時代的發展要求，隨著計算機技術、信息技術和網絡技術的發展，文書檔案信息化也是大勢所趨，為了適應生產管理工作的需求，檔案資料的收集、存儲和管理工作也要與時俱進，以適應時代的發展與科學技術進步的需要。在網絡大環境的影響下，文書檔案信息化管理有利于單位文書檔案資料實現共享，檔案管理信息化系統不僅能夠滿足本單位的檔案資料管理的需求，也為不同單位、不同層次的用戶之間提供檔案資料的檢索、存儲等功能需求，實現檔案信息資料的增值服務。

3 辦公文書檔案信息化管理策略

3.1 完善信息化管理制度

為了更好地保證文書檔案數字化建設有章可循、有據可依，企業必須加強制度建設。首先要進一步出臺《檔案數字化立卷歸檔細則》《檔案數字化加工管理細則》《檔案數字化安全管理細則》等規章制度，明確檔案數字化建設的具體職責以及分工，細化各項工作的具體內容以及需要滿足的條件。其次要明確文書檔案數字化建設的標準，在文書檔案管理系統中設置歸檔清單、歸檔格式、歸檔流程等基本參數。一是歸檔清單要與歸檔范圍相匹配，做到明確具體、應歸盡歸，保障文書檔案數據庫的完整性，同時，為了避免電子文件歸檔不及時的問題，要明確電子文件歸檔、更新、清退的具體時限，落實相關的績效考核以及責任;二是數字類文書檔案的格式應根據文件的具體類別，采用PDF、JPG、AVI等常見的格式。三是要明確各個職能部門在文書檔案管理系統中的流程節點、具體分工，真正做到一環扣一環，充分發揮文書檔案管理系統的作用。最后要結合互聯網環境，堅持安全管控的基本原則，明確不同主體在文書檔案管理系統終端的查閱權限、使用權限、傳輸權限，避免發生相應的泄密事件。

3.2 搭建數字化管理平臺

在文書檔案管理過程中，相關人員應結合實際情況，積極構建完善的數字信息管理平臺，充分發揮互聯網技術的實用價值，進一步加強檔案管理的數字化。相關檔案管理部門在實際工作過程中，可從檔案專用服務器與備份軟件的安裝角度著手，科學實施OA與檔案信息的交接工作，進一步加強檔案管理工作的數字化建設力度。另一方面，在檔案管理軟件控制過程中，還應確保其與掃描儀和高拍儀的適應性，以此直接將紙質檔案掃描為電子檔案，并將其安全存儲到相應的軟件空間中。與此同時，相關工作人員還可以在指定的存儲系統中完成檔案資料的打印與檢索操作，通過搜索關鍵詞的方式高效檢索數據信息，真正為相關管理人員提供良好的便利服務。在計算機硬件設施建設過程中，相關檔案管理部門應結合實際情況成立專門的檔案管理工作室，在此基礎上對文書檔案、照片信息進行數字化加工，進而為社會公眾提供良好的檔案管理服務。但需要注意的是，在檔案管理軟件采購過程中，應嚴格遵循質量優先原則，并指派專門的工作人員定期更新與檢查檔案管理軟件中存在的漏洞問題，從源頭上降低電子文檔發生隱私泄露風險的可能性，有效解決文書檔案管理工作中存在的各種常見問題。

3.3 提高檔案管理人員綜合素質

文書檔案管理似乎簡單且非技術性。事實上，這項工作的內容是復雜的，涉及到許多相關的環節。檔案管理工作專業性強，工作量大，因此需要具備一定精力、體力和耐力的專業人員參與其中，選擇責任意識強、工作熱情高、有奉獻精神、嚴謹細致的人員，這些都是選擇人員時應該具備的基本素質，還要加大對于人員現代化技術應用能力要求。從人才方面促進文書檔案管理的進一步優化，人才是各項事業發展基本條件，對于今后的文書檔案管理工作具有積極促進作用，有利于檔案工作的持續健康發展。面對愈加快速的社會發展，檔案管理工作內容也需要隨之不斷改進和完善，檔案管理人員管理意識和管理素質都需要加以重視和提升。更要加強檔案管理改革，加強檔案管理人員的培訓，加強檔案管理內容，信息管理流程，管理軟件的使用和信息技術的規范化。以復合型人才應用為前提，從各個方面提高檔案管理人員的綜合水平。加強 《檔案法》 《保密法》 的學習，充分認識到信息載體、渠道和模式下辦公室文書檔案管理所面臨的安全形勢，從而提出相應對策。另一方面，要明確檔案人員職責。根據文書檔案管理的安全保密需要，結合辦公室文書全生命周期理念，從文書檔案收集、整理、歸檔、統計、利用等各個環節，檔案專職、兼職人員的職責內容，并根據文書檔案密級等，賦予不同人員的閱讀權限。

4 結束語

隨著社會的不斷發展和進步，傳統的辦公文書檔案管理模式已經難以滿足當前的實際需要，導致辦公文書檔案管理無法實現改革。目前，我國已進入信息化發展階段，傳統格式的檔案管理將存在諸多制約因素，相關人員必須充分認識信息技術應用的優勢，從多方面選擇合理有效的工作策略，實現信息技術與文書檔案管理的結合。

參考文獻：

[1] 劉蓓.試論信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新 [J] 蘭臺內外， 2020 （10）： 31—32.

[2] 盧鶴.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新分析 [J] 信息周刊， 2020 （6）： 193.