企業商業秘密檔案的有效管理研究

彭婕

摘 要：商業秘密檔案是企業的核心檔案資料，是企業發展的命脈所在，合理有效的企業商業秘密檔案管理對保障企業核心利益來說，有著非常重要的作用，特別是當下隨著市場經濟的不斷發展，企業面臨的競爭也越來越激烈，商業秘密檔案的價值和作用也在這個過程中逐漸凸顯出來，并引起了企業的重點關注，如何對企業商業秘密檔案進行有效的保護，成了企業未來發展重點考慮的問題，本文以此為切入點，首先對企業商業秘密檔案的管理價值進行了分析，繼而就如何做好商業秘密檔案管理進行了深入研究，希望能給企業商業秘密檔案的管理提供一定的參考價值。

關鍵詞：企業;商業秘密檔案;有效管理

當前隨著經濟全球化的不斷深入，國內經濟市場受到國際經濟環境的影響也越來越大，企業也面臨著更為激烈的市場競爭，內部管理工作也有著更高的要求，傳統粗放式的內部管理已經無法適應當下企業的發展需求，必須對此做出改變，而檔案作為企業的無形資產，其管理工作是企業內部管理的重中之重，特別是企業商業秘密檔案的管理工作，關系到企業未來的發展，做好對企業商業秘密檔案的管理是必然要求，而這也是確保企業商業秘密不流入市場，保證企業商業安全的關鍵所在，因此，對企業商業秘密檔案的有效管理進行研究，是非常有必要的。

一、企業商業秘密檔案及其管理價值概述

（一）企業商業秘密檔案

顧名思義，企業商業秘密檔案指的是與企業發展經營過程中涉及到商業秘密信息的檔案，是企業發展的核心機密所在，盡管當前國際市場環境下，各國法律對商業秘密的規定不同，但是在定義上大同小異，具備一定的趨同性。在我國的法律體系當中，商業秘密主要是指企業或者當事人所不愿意公開的技術、情報、信息等內容，據此我們可以將商業秘密分為以下幾個類型，如表1所示：

而企業商業秘密文件的管理通常涉及如圖1所示的幾個流程：

（二）企業商業秘密檔案的管理價值

企業商業秘密檔案對企業發展經營來說有著非常重要的作用，若是商業秘密檔案管理不當流入到社會環境或者競爭對手當中，往往會對企業未來的發展形成極為嚴重的影響，甚至會直接導致企業由此走向衰退。在當前的市場環境下，惡意競爭的現象時有發生，像重大招投標項目的標的價格，關鍵生產工藝、重要客戶情報等商業秘密信息，企業做好對這些信息檔案的管理，就意味著企業的核心利益得到了保護，在未來的發展經營中，企業就可以通過這些商業秘密檔案來獲取高額的經濟利益，從而確保企業在市場環境中占據著核心地位，為未來的發展提供切實的保障。因此，企業商業秘密的管理是企業獲取合法收益，保持市場競爭力和旺盛生命力的關鍵所在，是企業發展過程的硬性需求。

此外，企業商業秘密檔案中有相當一部分屬于技術創新型資料，對這些資料進行保護意味著對創新型技術工藝的支持，這對企業新產品的研發來說，有著非常重要的鼓勵作用。反之，若是企業商業秘密檔案得不到有效管理，那么意味著企業毫無秘密可言，知識產權被肆意踐踏，經濟秩序被破壞，市場環境也會逐漸趨于崩潰，其作用也將不復存在，市場競爭環境要求企業必須要做好對商業秘密檔案的管理，這是維持良好市場經濟秩序的關鍵所在。

二、當前企業商業秘密檔案管理所存在的問題分析

（一）定密過程缺乏科學性

定密指的是對檔案進行分析，確定其是否屬于企業商業秘密、秘密等級如何、保密期限到什么時候等相關信息，定密工作是企業商業秘密檔案管理的基礎工作，在實際的企業商業秘密檔案管理過程當中，定密工作通常面臨著缺乏科學性的難題，這主要是因為定密過程主要是通過工作人員的主觀判斷來確定的，那么工作人員對涉密事項的了解程度、對國家政策和企業規定的掌握程度都會間接影響到定密的科學性，對于界定清晰的檔案可以很好進行定密，而對于一些模棱兩可的檔案如何確定其保密等級和保密期限就成了一個大問題。同時人在主觀判斷方面會有較大的差別，同一事件不同人會有不同的判斷，這就給定密過程增添了不少難度。

（二）商秘檔案標識不規范

按照秘密檔案管理相關規定，企業商業秘密檔案應當有規范清晰的秘密標識，也就是檔案的權屬、保密等級、保密期限三個重要標識，而在實際的企業商業秘密檔案管理工作中，標識不規范的情況非常普遍，除了政府機關單位和部分國有企業外，大多數企業并未按照秘密檔案管理相關規定對秘密檔案進行規范的標識，只填寫保密等級而不標注保密期限的情況十分普遍，更有甚至只在檔案上注明“企業秘密檔案”，這樣不規范的檔案標識給企業商業秘密檔案的管理工作帶來了極大的難度。

（三）商秘檔案歸檔不準確

企業商業秘密檔案的歸檔工作是非常重要的工作，直接關系到檔案管理的有效性，而就目前企業商業秘密檔案歸檔情況來看，歸檔不準確的情況比較常見，在實際的商秘檔案歸檔操作當中，經常忽略檔案的“密級”及“保密期限”字段的標引，進而影響到對企業商秘檔案文件的有效認定，特別是在當下檔案數字化管理的情況下，這種操作極大的影響到檔案歸檔的準確性和完整性，直接影響到企業商業秘密檔案管理工作的有效進行。

三、企業商業秘密檔案有效管理研究

對現代企業而言，影響企業商業秘密檔案管理的因素有很多，比如說內部管理因素、人員流動因素等都會對企業商業秘密檔案的管理形成影響，再加上企業商業秘密檔案管理過程中依舊存在一定的問題，要實現企業商業秘密檔案的有效管理，必須全方位入手對這些問題和因素進行解決。

（一）檔案自身的管理

對企業商業秘密檔案而言，要想實現有效的管理就必須要有完善的檔案管理制度支持，針對目前檔案管理中所存的問題，企業應當從以下幾個方面入手強化對檔案自身的管理。首先，在商業秘密的確定方面，按照誰產生、誰定密的原則，相關部門或單位產生商業秘密信息后，應當交由企業保密工作小組審核，確定保密等級和保密期限后，由專人對商業秘密檔案進行接收和管理;其次，檔案應當有規范清晰的保密標識，根據相關規定的要求，注明檔案權屬、密級、保密期限等信息;最后，檔案應當進行科學的歸檔和管理，歸檔時要對檔案相關信息進行核查，要基于保證企業經營管理連續性的層面出發，確保檔案的完整性和準確性，尤其是牽涉到企業改組、聯合、兼并、租賃以及出售等方面的變動，均屬于十分重要的商業信息，若是對相應的檔案處置不當，便可能造成檔案的流失，不利于企業今后的發展，在管理方面，涉密檔案原則上不允許外借、復制、拍照等操作，相關人員在進行調閱時，應當有完善的調閱手續。檔案在管理期間，應當根據保密要求進行升密、降密和解密操作。

（二）檔案載體設備的管理

企業商業秘密檔案表現形式多樣，其存儲載體也呈現出多樣化的趨勢，目前來看，紙質檔案、光盤、硬盤、云盤等存儲方式較為常見，在實際的檔案管理當中，應當做好檔案載體設備的管理，這是對商業秘密檔案進行有效管理的重要途徑。對于紙質檔案的管理，可以通過專業的保密柜來對紙質檔案進行有效的管理，而云盤、硬盤等信息化存儲介質，可以在技術層面上強化網絡安全建設來防止商業機密信息的泄漏，比如說，加強用戶身份的識別和訪問權限的授予管理，防止私人進行商業秘密檔案的復制和傳遞;涉密計算機不得同公共互聯網進行連接，防止黑客利用漏洞竊取商業機密。

（三）檔案人員的管理

商業秘密檔案管理工作的主體是管理人員，其在實際管理過程中接觸商業秘密檔案是不可避免的，因此企業要實現對商業秘密檔案的有效管理，就必須要從人員管理入手，采取一定的措施避免商業秘密檔案在此環節發生泄漏。提高檔案管理人員的職業素養是最為行之有效的方法，通過相關法律知識和商業秘密檔案管理知識的培訓和學習，使得管理人員的道德素養、政治素養、保密技能等得到全面的提升，促使管理人員在檔案管理工作中自覺遵守相關保密協定，自覺對企業的秘密檔案進行管理和保護。

四、結束語

綜上所述，商業秘密檔案對企業而言，有著非常重要的價值，特別是在當前經濟全球化的背景下，順應發展需求，對企業商業秘密的管理中的問題及影響因素進行解決，做好企業商業秘密檔案的管理工作，提高商業秘密檔案的安全性，對維護企業的核心利益，提升企業的核心競爭力而言有著非常重要的作用。

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