紙質檔案數字化前的工作

隨著社會信息化程度的深入，特別是機關辦公自動化的普及，檔案的生成方式發生了很大變化，文件的起草、簽發、催辦、歸檔等過程都已納入了計算機管理，各種文字、表格、圖片、影像等都能以數字化的形式存在。因此也可以利用計算機對檔案信息進行收集、篩選和不同層次的加工，這就使檔案信息呈現數字化趨勢，直至供人們利用。[1]

一、概念和意義

紙質檔案數字化是指采用掃描儀等設備對紙質檔案進行數字化加工，使其轉化為存儲在光盤等載體上的數字圖像，并按照紙質檔案的內在聯系，建立起目錄數據與數字圖像相關聯的處理過程。[2]

紙質檔案數字化的目的是更好地保護檔案原件，提高檔案服務效率。與傳統的檔案服務模式相比，檢索、利用、保護原件方面，數字化檔案都有著得天獨厚的優勢。[2]

二、檔案數字化過程中存在的問題

我國檔案數字化起始于1996年4月。電子文件研究項目被國家檔案局列入科技計劃。數字化建設在國家檔案局的高度重視下步入了快速通道。同時在發展中出現了兩大誤區，一是只注重數字化硬件、軟件系統的建設，忽視對數字內容的積累，忽視傳統載體檔案的數字化，以至于在先進的系統中缺少內容。二是過度追求“內容為王”，不對檔案進行鑒定區分、整理與修復，只是簡單將大量檔案進行掃描，造成“垃圾信息”現象嚴重，使數字化成果不好用。因此，檔案數字化前的處理工作是數字化工作中必不可少的重要環節，是檔案數字化內容建設的基礎，決定了數字化工作的效用和成敗。[3]

三、做好檔案數字化前的處理工作，保障紙質檔案數字化的質量

全面數字化，并不是毫無選擇地將檔案材料全部數字化。

應前先做好檔案出庫前的準備工作，需將檔案從原存放處遷移到數字化加工場所，檔案保管機構與數字化加工的承擔者需要辦理檔案交接手續。對需要進行數字化加工的檔案的數量、質量雙方進行確認，逐一清點檔案，實時登記，簽訂相應的交接單，辦理交接手續。[2]其次，按照檔案信息化建設的要求，對檔案信息普遍、全面地進行一次鑒定和加工整理。

（一）基礎鑒定[3]

包括鑒定保管期限、鑒定庫存檔案的目錄與內容的一致性、鑒定掃描與不掃描的檔案內容。數字化檔案的本質作用是解決信息共享，而不是取代檔案的憑證作用。因而應努力避免數字化信息冗余。紙質檔案中事實上存在大量重復性信息，造成不必要的數據冗余，降低了檔案信息的存儲和檢索效率。因此，有必要按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件分開。[3]對確定數字化的檔案進行逐卷、逐頁的檢查，結合相關標準檢查原始檔案組卷方式方法的合理性;卷內目錄與卷內文件內容對應關系的正確性和完整性;卷內文件題名的準確性和已經建立的機讀目錄的一致性等。[3]

（二）案卷整編及梳理[3]

工作要點是：規范案卷的相關信息，編制卷內原有的目錄。

（1）案卷中的重份文件應取出，并重新編目;

（2）標注領導審批的文件。對于領導批示和審改內容，在備考表中加以說明需要掃描的定稿文件名稱。

（3）結合國家標準文件整理理順卷內文件排列順序。

（4）對案卷頁碼的檢查。

（5）重新編制卷內文件目錄。

（6）對完全不能體現案卷內容的案卷題名應重新擬制，以檔案內容為依據進行統一規范處理。

（7）檔案編目信息的完善工作。檔案數字化前的處理工作中，難點問題是完善編目工作，此項工作也是檔案數字化前處理工作中案卷整編的核心。其工作水平直接決定了檔案數據庫的數據質量和后期檔案利用工作的查準率與查全率。編目工作的一般方法應按國家相關技術標準和業務規范執行。“組合條目”編制是將一組內容密切相關的文件組合成一件文件，構成組合條目的文件組應當是在同一個案卷中，內容密切相并被排列在一起的文件。無題名或題名不確切的文件，必須根據文件內容，在數字化加工前重新擬寫出確切反映文件內容的題名。否則將給檢索和管理造成困難。[2]

（三）技術修復[3]

（1）修復部分被頻繁利用導致檔案卷面及紙張出現破損的卷（頁）面，對部分檔案進行裱糊或托裱處理，對檔案進行一次集中梳理;

（2）檔案卷面整理不達標

修復在原始歸檔時因標準的不完善和檔案管理人員因業務不熟練或對檔案的管理不夠重視等因素導致的不達標卷面;

（3）對紙張需要進行統一規范化處理。會有不符合檔案裝訂幅面的紙張進行了夾頁存放的情況。

（4）原始檔案存檔裝訂時不夠規范，部分檔案數字化前需要進行裝訂邊的裱糊處理。最好使用原有的空白頁，也需考慮原始裝訂孔的補全和對損壞文字的補救問題。

遵循實事求是的原則，在充分尊重和利用單位檔案管理員勞動成果的基礎上達到檔案整理、檔案著錄、檔案數字化等標準和規范的要求。[3]

（四）對密級文件進行標注[2]

檔案安全，始終是檔案工作的生命線和底線，是檔案部門的基本任務和第一要務，在數字化工作一開始就應當強調 重視檔案實體安全與檔案數字化信息的安全。為落實這一要務，應做到：數字化之前對檔案全宗進行摸底，抽出涉密檔案單獨處理;對涉密檔案填寫《檔案文件密級登記表》，對該份檔案的全宗號、案卷號、文件標題等詳細內容進行登記，需經相關部門組織鑒定后再決定是否進行數字化。

（五）對數字化的檔案進行清點登記[2]

在上述的基礎上，清點進行數字化的紙質檔案的卷（件）數，核對檔號。

（六）對待數字化的檔案進行審批

在對待數字化的檔案進行清點登記的基礎上制訂紙質檔案數字化方案，簽訂《紙質檔案數字化審批書》。

檔案數字化工作的過程是一項嚴密、細致、規范性很強的工作。需要對工作人員做好數字化前期的學習培訓，加強保密教育，提高責任意識。數字化后，檔案全部管理活動都必須借助于電子計算機系統才能實現，需要建立完善檔案信息資源管理標準體系。同時，檔案管理的主體也將由紙質檔案逐漸遷移至電子檔案。電子檔案會產生大量的數據。對這些數據進行有效的管理利用將成為檔案研究的方向。

參考文獻

[1]夢菊明 以公眾利用服務為中心的我國公務檔案工作改革 2014：129 源自：新形勢下檔案工作轉型發展研究 上海市第七屆“3+1”檔案論壇論文集

[2]國家檔案局組織編寫 ?紙質檔案數字化的流程與方法 ?2018：S.1;S.3;S.4;S.5;第二章S.33-35。

[3]龐海清、馬振犢：檔案數字化前處理工作概論，中國文史出版社，2018年3月版，緒論，S：5;第一章第11頁;第一章第12頁;第一章S：13-15

作者簡介：劉萍（1968-12-13）女，漢，籍貫：河北省束鹿縣，當前職務：人力資源部副主管，當前職稱：助理館員，學歷：碩士研究生，研究方向：語言學與職業教育學。