淺談事業單位財務會計檔案如何融入檔案管理體系

蘇立娜

摘要：近些年來，伴隨著我國城市化建設的步伐逐步加快，使得各個領域的發展發生了翻天覆地的提高，尤其是在現代化體系發展下，事業單位檔案工作正逐步向多元化方向發展。而財務會計檔案管理作為單位檔案工作的一部分內容，往往因部分單位領導思想觀念、人員編制體制、職工個人素質等方面因素影響，存在一些問題。財務會計檔案管理工作如何走向規范化、現代化，納入單位整體檔案管理體系中，是一門需要研究的新課題。

關鍵詞：事業單位;財務會計檔案;檔案管理體系

引言

財務會計檔案管理是事業單位管理的重要內容，也是降低事業單位內部經營風險，提高財政經費使用效率，推動事業單位穩定發展的重要保障。當前，事業單位財務會計檔案管理工作水平雖然不斷提升，但仍然存在一些問題，需要融入檔案管理體系，從而確保會計檔案管理全面發揮應有的作用。

1事業單位財務會計檔案的組成

財務會計檔案管理工作是單位對各時期形成的會計賬簿、會計憑證和財務報告等能記錄和分析單位財務活動的重要資料進行歸類整理，是單位檔案管理中一項重要工作內容。財務會計檔案管理劃分為會計核算、收費管理及財務資料等多個內容，其中：“會計核算”分為憑證、賬簿、報表、合同、物資管理和預算;“收費管理”分為收費報表、收費資料、租賃合同等;“財務資料”分為各部門下達的財務指導性業務文件。

2事業單位財務會計檔案存在的不足

2.1會計檔案管理意識有待提高

事業單位財務會計檔案管理人員甚至是單位領導沒有認清會計檔案的重要性，不夠重視會計檔案管理工作，沒有按照《會計檔案管理辦法》的要求，執行新的管理模式和管理辦法，致使會計檔案不完整、不真實，會計電算化檔案管理不成熟，嚴重影響了事業單位會計預決算的開展，進而影響了事業單位會計工作的有效開展。

2.2會計檔案管理人員專業水平不足

當前，很多事業單位財務會計檔案管理人員是由會計人員或辦公室人員兼任。這些工作人員并不具備專業的檔案管理知識，也沒有對《會計檔案管理辦法》的管理規范深入了解，在面對紙質檔案、電子檔案管理工作的新要求時，缺乏與檔案管理相關的技術、軟件、網絡、電算化等專業技能，尤其是辦公室人員兼任檔案管理員時更缺乏會計電算化技能，無法有效完成會計檔案信息的審核與核實，造成會計檔案信息失真、缺漏。會計檔案管理人員專業水平不足，導致的后果就是會計檔案管理簡單粗暴，不能按照制度規范有效完成工作，事業單位會計檔案也無法反映真實的經濟活動。

2.3會計檔案的利用率較低

事業單位財務會計檔案不僅是單位經濟活動、管理水平的真實反映，還承擔著為上級部門提供經濟社會發展基礎數據和決策參考的重要作用。因此，事業單位財務會計檔案需要按照管理制度在一定范圍內進行共享。但由于部分事業單位會計檔案管理水平不高，不僅會影響單位內部其他部門的借閱，還會影響基礎數據的真實和全面性，無法適應事業單位管理精細化、現代化的要求。

3事業單位財務會計檔案融入檔案管理體系的有效措施

3.1積極爭取單位領導對財務會計檔案管理工作的重視

會計檔案資料明確記載著單位經濟業務各方面的內容，對單位事業發展、項目工作進度、年度績效考核等都能提供重要的參考數據，特別是近年來財政部門對會計基礎工作的考核量化，被列為年度單位考評評分項目之一，分值占比高，甚至有的還有相關的加分項目，得分依據就是單位的各種會計檔案資料。財務人員要積極爭取單位負責人對財務會計檔案管理工作的支持，加大對財務會計檔案管理工作中人力、財力、物力和技術支持投入，保證財務會計檔案管理工作順利開展、按期完成，充分發揮重要作用。

3.2健全財務會計檔案管理制度并正確處理會計檔案的保密與利用的關系

財務會計檔案材料內容涉及單位重要事項，是需要保密的，但也有些是可以公開的，比如單位部門預決算批復、單位“三公”經費支出等等內容，這就要求財務人員認真學習有關規定，并充分考慮單位財務會計檔案管理的實際情況，從思想上高度重視，在制定財務會計檔案管理相關規定時，要多與財政、審計、紀檢監察部門匯報溝通，確保財務會計檔案管理制度的合規性。在財務工作中涉及會計檔案資料的內容、歸檔、查詢等工作中要嚴格遵守相關規定，提高財務會計檔案管理的質量。

3.3會計檔案管理實現專人專管

事業單位財務會計檔案管理的專業性比較強，因此，應該由專門的人員來進行專業管理。事業單位要對會計檔案管理實施專人專管的制度。在實際工作中，可以由業務科室的工作人員來做好會計檔案的收集和整理工作，然后由專業的會計檔案管理人員來審核業務科室提交的原始數據，將符合要求的會計檔案入冊并進行裝訂。裝訂之后進行歸檔，歸檔也應該由專業的人員來進行專管，各個環節的專業管理人員要做好交接工作，交接完之后才能進行下一個流程。在會計檔案的專人專管過程中，一定要充分結合會計檔案的管理制度來完成對應的工作，對于會計檔案的管理要制定崗位責任制，對于每一個環節的檔案管理人員的工作職責和工作要求都做出明確的規定。為了取得更好的效果，可以建立考核機制，通過獎懲制度來調動會計檔案人員的工作積極性和崗位責任意識，從而高質完成對應的工作。

3.4提高會計檔案的利用率

一方面，事業單位要制定嚴密的財務會計檔案查閱和復制管理制度，在保證會計檔案安全的前提下，做好單位各部門間的檔案利用工作，使會計檔案為單位發展提供有效參考。另一方面，事業單位還應加強電子檔案共享平臺建設，使財務會計檔案信息的查閱與共享更加便利、更加安全，切實發揮會計檔案的參考價值。

結語

總之，事業單位財務會計檔案管理工作必須要有責任心、懂會計知識又懂檔案管理的專業管理人員擔任，對入賬的會計憑證附件審核都能做到手續齊全、內容清楚，對歸檔的財務文件都能做到按序裝訂及時封冊，對需拷備的電子會計數據都能做到專門保存，從會計檔案收集開始的源頭一直保證相關資料的完整與安全，這是財務會計檔案保管工作的基本任務，也是財務會計檔案保管工作的重要目的，同時為事業單位整體檔案工作提供財務數據基礎。

參考文獻

[1]財政部，國家檔案局第79號令.會計檔案管理辦法[Z].2016.1.1.

[2]行政事業單位財務會計檔案管理實務[M].中國經濟出版社.