關(guān)于過程管理的高校橫向項(xiàng)目管理流程優(yōu)化研究

陜西科技大學(xué) 劉瑛

橫向項(xiàng)目全程為橫向科技項(xiàng)目，為科技項(xiàng)目中的一種，主要指高校與企事業(yè)單位合作的科技開發(fā)、科技服務(wù)、科學(xué)研究等項(xiàng)目，是政府部門非常關(guān)注且為非常規(guī)申報(bào)渠道下的項(xiàng)目，這類項(xiàng)目往往“重視結(jié)果、淡化過程”，也由此使得項(xiàng)目管理現(xiàn)狀不盡如人意，暴露出了諸多問題，優(yōu)化管理流程成為高校當(dāng)下的主要任務(wù)，為科技工作邁上新臺階提供保障。

一、過程管理理念及過程管理方法

（一）過程管理理念

過程管理是ISO9001質(zhì)量管理體系的精髓，是質(zhì)量體系的基礎(chǔ)。將資源的輸入轉(zhuǎn)化為輸出的活動視為“過程”，“過程”可以指代產(chǎn)品、信息或服務(wù)，通過環(huán)境、人或其他資源，生成有形的“產(chǎn)品”或無形的“產(chǎn)品”，作為該過程的“輸出”。一個(gè)完整過程必然具備“輸入”和“輸出”兩個(gè)元素，一個(gè)過程的“輸出”也可能會成為下一個(gè)過程的“輸入”，過程與過程串聯(lián)形成過程鏈，過程鏈與過程鏈也會構(gòu)成過程網(wǎng)絡(luò)。需要了解是，沒有好的過程便不會出現(xiàn)好的結(jié)果，質(zhì)量管理關(guān)注過程活動與資源的結(jié)合情況，以確保過程高效有保障，最終產(chǎn)品質(zhì)量將通過過程管理來實(shí)現(xiàn)。ISO9001質(zhì)量體系看重“過程”，將其視為收獲好結(jié)果的前提，將產(chǎn)品最終質(zhì)量目標(biāo)分解為多個(gè)質(zhì)量目標(biāo)，然后對各個(gè)目標(biāo)完成中的過程進(jìn)行監(jiān)測和控制，以防止不合格問題出現(xiàn)，通過加強(qiáng)過程管控，達(dá)到預(yù)設(shè)目標(biāo)，以保證過程最優(yōu)、結(jié)果最優(yōu)。

（二）過程管理方法

一般采用過程管理方法對影響高等學(xué)?？蒲泄芾砹鞒讨械母鱾€(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)測，方法包括明確該過程實(shí)現(xiàn)所需的資源條件、明確該過程的輸入和輸出、明確該過程輸出的質(zhì)量評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等等。

二、高校橫向項(xiàng)目管理流程分析

（一）當(dāng)前橫向項(xiàng)目管理流程

橫向項(xiàng)目為政府部門或各企事業(yè)單位委托的科研項(xiàng)目，不同高校會對項(xiàng)目有不同管理且管理流程大同小異，一般而言，高校橫向項(xiàng)目管理流程如圖1。

圖1 當(dāng)前高校橫向項(xiàng)目管理流程示意圖

（二）過程管理視域下高校橫向項(xiàng)目管理流程存在的問題

在過程管理方法的指導(dǎo)下、實(shí)踐中，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前高校橫向項(xiàng)目管理流程存在以下問題：其一，項(xiàng)目需求發(fā)布過于輕率，直接影響橫向合作幾率。這是由于高?？蒲胁块T僅僅通過收集項(xiàng)目需求去對科研教師進(jìn)行發(fā)布，過于輕率且存在形式化問題，缺乏全方位考慮和針對性發(fā)布，難以保證信息受眾范圍和數(shù)量。此外，面對各個(gè)地區(qū)、各個(gè)專業(yè)的差異和多樣化需求，采用“一刀切”形式的信息發(fā)布，將對橫向合作幾率有直接影響。其二，項(xiàng)目缺乏科學(xué)的管理手段干預(yù)和有效監(jiān)督。高校管理橫向項(xiàng)目的手段較少，僅僅通過管理合同到款、經(jīng)費(fèi)行使管理權(quán)限，科學(xué)管理手段較為稀缺。另外，項(xiàng)目一旦推進(jìn)，科研部門將很難了解項(xiàng)目的執(zhí)行情況，很多時(shí)候會通過每個(gè)階段到款情況了解項(xiàng)目執(zhí)行情況，缺失有效監(jiān)督和動態(tài)追蹤問題較為顯著。其三，項(xiàng)目成果保護(hù)力度不強(qiáng)，忽視成果轉(zhuǎn)化。當(dāng)前高校的科研水平與研究成果、項(xiàng)目獲獎等密切掛鉤，重視論著輕視科技開發(fā)問題、重視成果輕視成果轉(zhuǎn)化問題相對來說比較嚴(yán)峻，存在這樣的意識和行徑相對不合理。值得一提的是，科研人員取得研究成果后便趨于保守，沒有抓住契機(jī)將成果進(jìn)行轉(zhuǎn)化，且對成果的保護(hù)力度不夠，在評職稱和全年科研績效考核指標(biāo)中，均沒有將成果視為重要指標(biāo)，會較大程度打壓科研人員科技成果轉(zhuǎn)化、保護(hù)主動性和積極性，所以后續(xù)出現(xiàn)這些問題便不難理解，只是得來不易的科研成果難以轉(zhuǎn)化，便喪失了創(chuàng)造社會效益的寶貴價(jià)值。其四，缺少對橫向單位及項(xiàng)目的背景了解，這也是橫向項(xiàng)目管理中常常出現(xiàn)的問題，大部分提交的書面合作申請，都由團(tuán)隊(duì)按照要求編寫，項(xiàng)目背景及橫向單位基本情況的缺失會使得申報(bào)減少支撐，會加重徒勞無功風(fēng)險(xiǎn)。其五，高校與橫向單位聯(lián)系少、關(guān)系淡，影響后續(xù)深入合作。在國家對高?？萍挤?wù)職能要求的提升背景下，高校與橫向單位建立深層次合作關(guān)系迫在眉睫，也是必然趨勢，但是反觀當(dāng)前高校與橫向單位存在聯(lián)系少、關(guān)系淡的基本問題，認(rèn)為只要在計(jì)劃預(yù)期內(nèi)完成科研任務(wù)即可，但是這類問題不容忽視，會直接影響信息反饋和交流，也將持續(xù)影響后續(xù)深入性合作，長遠(yuǎn)來看有害無益。

其六，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人達(dá)不到指定要求，給合同談判、項(xiàng)目執(zhí)行帶來影響。當(dāng)前高校承接的橫向項(xiàng)目，大多以技術(shù)合同方式體現(xiàn)雙方責(zé)任、規(guī)范雙方行為，作為參與科研人員的教師，對技術(shù)領(lǐng)域有研究經(jīng)驗(yàn)，但作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的教師往往自身素質(zhì)不達(dá)標(biāo)，存在合同法律認(rèn)知較少，對相關(guān)政策法規(guī)不甚了解的情況，不具備法律意識和法律知識儲備，會造成在合同簽署中不能較好地發(fā)現(xiàn)問題、闡述需求和保護(hù)利益，這給合同談判和后續(xù)執(zhí)行皆帶來隱患和風(fēng)險(xiǎn)，如若合同起草得過于快速，再加上法律意識的欠缺，很容易被對方鉆合同漏洞而讓高校處于被動和不利地位。

三、過程管理的高校橫向項(xiàng)目管理流程優(yōu)化策略

（一）基于過程管理的高校橫向項(xiàng)目管理流程優(yōu)化

面對以上問題，高校還需在過程管理理念的指引下有效優(yōu)化項(xiàng)目管理流程，可為此進(jìn)行多方面的調(diào)整和改變，優(yōu)化后的管理流程詳見圖2。

圖2 橫向項(xiàng)目管理流程優(yōu)化示意圖

（二）優(yōu)化后的橫向項(xiàng)目管理流程分析

改進(jìn)后的橫向項(xiàng)目管理流程相比于之前的流程有不小變化，業(yè)務(wù)流程得到了更細(xì)致化的調(diào)整和改變，顯著的變化是增加了協(xié)助承擔(dān)單位與橫向單位談判、成果管理等，這些變化都可體現(xiàn)出對于過程的重視，當(dāng)然也仍舊將結(jié)果視為重點(diǎn)，做到過程、結(jié)果兩手抓。不可否認(rèn)的是，諸多變化可以彌補(bǔ)以往管理流程的不足、解決以往管理流程的缺陷，更好地促進(jìn)高校橫向科研管理水平的提升。

（1）科研管理部門增加業(yè)務(wù)流程，填補(bǔ)原有流程漏洞。優(yōu)化后的橫向項(xiàng)目管理流程從過去“管理抓大放小”的格局中跳脫了出來，兼顧了科研流程的方方面面，增設(shè)的相關(guān)業(yè)務(wù)流程讓業(yè)務(wù)更精細(xì)化、系統(tǒng)化、完整化，對橫向項(xiàng)目管理體制升級有重要意義。

（2）強(qiáng)化雙方溝通，增加合作幾率。優(yōu)化后的橫向管理流程更加看重高校與橫向單位間的互動與交流，以增進(jìn)雙方了解及關(guān)系，尤其是對橫向單位基本情況和研究背景加強(qiáng)把握與認(rèn)知，才可更具針對性地將項(xiàng)目需求信息發(fā)布給相關(guān)科研教師，即可避免申報(bào)項(xiàng)目的盲目性、隨意性，在促進(jìn)項(xiàng)目信息暢快流通中加大了后續(xù)深入合作的幾率，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

（3）高校加強(qiáng)對橫向項(xiàng)目的過程管理。優(yōu)化后的橫向項(xiàng)目管理流程更好地體現(xiàn)了過程管理理念、實(shí)現(xiàn)了過程管理目標(biāo)，高校對橫向項(xiàng)目的管理已經(jīng)不僅僅局限在經(jīng)費(fèi)管理上，而是落實(shí)到了項(xiàng)目各階段的全過程管理，管理人員可以根據(jù)合同額大小、其他因素明確項(xiàng)目規(guī)模，對于大型橫向項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)全過程追蹤，以劃分項(xiàng)目階段為前提。與此同時(shí)，監(jiān)管部門也要介入其中，對項(xiàng)目執(zhí)行情況及時(shí)反饋和上報(bào)，對項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度了如指掌。

（4）加派科研管理部門人員協(xié)同談判、簽訂合同，保障自身利益不受損害。由于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人法律意識大多淡薄，不具備專業(yè)談判及簽合同技巧，為此需要調(diào)派更為專業(yè)的科研管理部門人員從旁協(xié)助，保障談判、合同簽訂更高效，防止自身在談判與簽合同中處于被動地位、弱勢地位，全方位保障自身利益不受損害。

（5）加強(qiáng)科研成果管理，為后續(xù)成果轉(zhuǎn)化做好準(zhǔn)備。項(xiàng)目結(jié)題后，科研管理部門要加強(qiáng)對項(xiàng)目成果的管理，將項(xiàng)目相關(guān)資料進(jìn)行收集整理，便與日后對類似技術(shù)進(jìn)行針對性發(fā)布。同時(shí)，還要認(rèn)真追蹤橫向單位對項(xiàng)目成果的轉(zhuǎn)化和產(chǎn)業(yè)化，不將論文發(fā)表、課題立項(xiàng)和成果獲獎等視為科研項(xiàng)目的全部成果內(nèi)容，重視其轉(zhuǎn)化方可與社會效益掛鉤，期間要調(diào)動和激發(fā)科研教師科研成果轉(zhuǎn)化的積極性，這項(xiàng)工作至關(guān)重要。

四、結(jié)束語

綜上所述，過去高校的橫向項(xiàng)目管理流程過于重視結(jié)果而忽視過程，這使得管理過程中出現(xiàn)諸多問題，按照過程管理思路優(yōu)化橫向項(xiàng)目管理流程迫在眉睫，為此，需要高校做出應(yīng)有的努力，實(shí)現(xiàn)應(yīng)有的改變，最終實(shí)現(xiàn)過程最優(yōu)化、結(jié)果最優(yōu)化。