人才高度流動背景下企業(yè)人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與應(yīng)對

殷鋮

摘? 要：人才流動作為一種人力資源的優(yōu)化整合與配置方式，在激發(fā)市場經(jīng)濟活力的同時也為企業(yè)人事檔案管理工作帶來了諸多挑戰(zhàn)。由于人事檔案是企業(yè)實施人力資源管理計劃的重要載體，所以應(yīng)通過不斷推進人事檔案管理工作實現(xiàn)“四化”，即“信息化、社會化、誠信化、目標化”，來促進我國人才市場的有序流動，保障人才戰(zhàn)略的順利實施。

關(guān)鍵詞：人才流動;企業(yè);人事檔案;檔案管理;真實性

Abstract： As a way of optimizing， integrating and distributing human resources， the flow of talents not only stimulates the vitality of the market economy， but also brings many challenges to the management of corporate personnel files. Since personnel files are an important carrier for enterprises to implement human resource management plans， the 'Four modernizations'， that is， 'informatization， socialization， credibility， and targetization'， should be realized through continuous promotion of personnel file management to promote the development of my country's talent market. Orderly flow to ensure the smooth implementation of the talent strategy.

Keywords： Talent flow; Enterprise; Personnel archive; Archive management; Authenticity

社會主義市場經(jīng)濟體制下，人才的高度流動已成為一種整體態(tài)勢。中央近年來強調(diào)要構(gòu)建“國內(nèi)國際雙循環(huán)”相互促進的新發(fā)展格局，而人才的循環(huán)則是推動國內(nèi)市場大循環(huán)的關(guān)鍵。[1]因此，我國通過不斷完善人才流動市場機制來促使人力資源要素的順暢流動。然而，人才高度流動對于企業(yè)的人事檔案管理工作提出了諸多挑戰(zhàn)，進而影響著企業(yè)人力資源管理的效率。

1 人才高度流動給企業(yè)人事檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

1.1 人員高度流動導致檔案移交頻繁。人事檔案是記錄個人主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風等相關(guān)情況的綜合性文件材料，在各項工作中往往起著憑證、依據(jù)和參考的作用。由于人事檔案相對于個人具有“身份證”的象征，“檔隨人走”也就成為人事關(guān)系變動應(yīng)該遵循的重要原則。因此，人才的高度流動伴隨的將是檔案管理中頻繁復雜的移交轉(zhuǎn)接工作，這給傾向于追求安全穩(wěn)定的檔案管理工作者無疑增加了工作量與工作難度。在我國，一部分符合條件的國有企業(yè)具有人事檔案管理的權(quán)限，往往由具體的人事部門來負責，但是在國有企業(yè)內(nèi)部、國有企業(yè)與外部組織之間尚未形成比較統(tǒng)一的檔案移交制度與規(guī)范，這就增加了檔案轉(zhuǎn)接過程的無序和混亂現(xiàn)象。在大多數(shù)沒有人事檔案管理權(quán)限的普通企業(yè)，它們則會委托第三方代理機構(gòu)如人才市場來代為保管，因此人才流動中的檔案移交工作就涉及原企業(yè)、原檔案管理機構(gòu)、現(xiàn)企業(yè)、現(xiàn)檔案管理機構(gòu)等多個主體，如若沒有嚴密規(guī)范的檔案移交制度，則會在很大程度上增加人事檔案管理工作的難度，頻繁的檔案移交手續(xù)和環(huán)節(jié)也在一定程度上增加了檔案管理工作的易錯率，這對企業(yè)人事檔案管理制度、人事檔案管理工作者的職業(yè)素養(yǎng)以及人事檔案管理信息化水平都提出了挑戰(zhàn)。

1.2 柔性用人機制助長“人檔分離”現(xiàn)象。根據(jù)一般情況而言，“檔隨人走”應(yīng)該是用人單位和個人普遍遵守的原則，但是由于21世紀人才資源的重要性，以人才要素為目標的“搶人大戰(zhàn)”也正在激烈上演。與此同時，企業(yè)在招聘時則會更加注重應(yīng)聘者現(xiàn)期的工作技能和資質(zhì)，而對于其“人事檔案”的移交與審核則成為“可選項”。在一些新生的民營與外資企業(yè)當中，往往欠缺必要的人事檔案管理意識，在招攬人才時自然就易降低這一方面的要求。另外，個別省市在大力推進人才流動市場機制改革時，也會通過為一些特殊情況人員開啟“綠色通道”，[2]即在檔案未能正常移交的情況下可辦理入職等手續(xù)，來進一步減少人才流動的梗阻。但是從法理上講，這種操作并不十分符合國家相關(guān)法律法規(guī)。上述這些都體現(xiàn)出市場中柔性化的用人機制，它在方便人才流動的過程中也助長了“人檔分離”現(xiàn)象的發(fā)生。對于個人來講，這種柔性用人機制為其避免檔案轉(zhuǎn)接麻煩和“棄檔跳槽”也提供了機會，加之，部分人的人事檔案管理意識比較淡薄，也就會支持這種“只求其人但不求其檔”的用人機制。于是，“人檔分離”現(xiàn)象就變得愈加突出，成為人事檔案管理中面臨的普遍難題。

1.3 檔案重建滋生檔案誠信缺失問題。當個人因各方面原因如檔案遺失、檔案存有不良記錄、原企業(yè)卡檔等無法進行檔案移交時，現(xiàn)人事檔案管理部門則會選擇為其重建檔案來便于后續(xù)管理。檔案重建的初衷應(yīng)該是主要針對檔案遺失的情形，而且也僅是就部分允許重新建檔的材料而言的。但實際當中，一些企業(yè)會擅自承諾可為員工重建人事檔案，這顯然與我國人事制度中“一人一檔”的規(guī)定并不相符，“一人多檔”對整體的人事檔案管理工作造成混亂局面。更為重要的是，檔案重建背后易滋生檔案誠信問題。一方面，材料補辦過程中很大程度上受到個人主觀因素的影響，因此難免存有選擇性提供有利信息而隱瞞負面信息的自利心理，甚至存有扭曲事實提供虛假信息的僥幸做法，近年來網(wǎng)絡(luò)所曝光的學歷造假、冒名頂替等現(xiàn)象值得我們關(guān)注。另一方面，由于人事檔案涉及不同時期不同主體對個人的特定評價，所以企業(yè)在為員工重建檔案時缺乏嚴格審核的意識與仔細考究其真實性的標準。

1.4 檔案不完善阻礙人才發(fā)展戰(zhàn)略實施。人事檔案是企業(yè)實施人才發(fā)展戰(zhàn)略的重要依據(jù)，然而由于各種原因卻難以保證檔案的完整無缺。首先，在人才高度流動中易出現(xiàn)“人檔分離”和檔案缺失現(xiàn)象，這就使現(xiàn)企業(yè)并不具備關(guān)于員工完善的人事檔案材料，人與檔案的管理并沒有達到統(tǒng)一。其次，由于部分企業(yè)缺乏人事檔案管理工作的大局意識，對于員工人事檔案材料并未進行及時查漏、更新與完善，與企業(yè)整體的人力資源管理工作相脫節(jié)。人事檔案的不完整容易影響到企業(yè)人才發(fā)展戰(zhàn)略的實施，這不僅使員工個人失去寶貴的人才培養(yǎng)與發(fā)展機會，也將對企業(yè)整體的人才發(fā)展戰(zhàn)略實施造成阻礙。

2 未來企業(yè)人事檔案管理工作的優(yōu)化向度

2.1 建立規(guī)范的檔案移交制度，引入檔案“信息化”管理。為有效應(yīng)對人才高度流動帶來的檔案移交工作，企業(yè)首先需要完善人事檔案管理制度，逐步建立起統(tǒng)一規(guī)范的檔案移交制度，從移交前的檔案整理到移交中的檔案清單確認，再到移交后的完成確認，將檔案移交的流程清晰化，形成嚴密的檔案移交閉合環(huán)，每一環(huán)節(jié)的進行都必須依據(jù)相關(guān)標準。其次，提高企業(yè)人事檔案管理工作的信息化水平，建立起與紙質(zhì)檔案相互補充的“電子檔案”，通過將人事檔案材料信息按照統(tǒng)一格式錄入電子信息數(shù)據(jù)庫，以提高信息錄檔的效率與檔案保管的質(zhì)量，同時也便于員工檔案移交時與其他企業(yè)之間的檔案信息共享。再次，企業(yè)應(yīng)該逐步加大對人事檔案管理工作中的資金投入與技術(shù)支持，不斷提升檔案管理工作的信息化水平，同時注重對信息數(shù)據(jù)庫的隱私安全保護，防止個人重要信息被不法分子所盜取。[3]最后，企業(yè)應(yīng)注重對人事檔案管理工作者進行定期培訓，提升其信息化工作技能，強化其職業(yè)素養(yǎng)，當涉及違背人事檔案管理制度的事項時，能夠堅守底線，以保障人事檔案管理工作的嚴肅性和準確性。

2.2 切實樹立檔案管理的意識，促進檔案“社會化”管理。為促進人才市場的良性流動，各企業(yè)都應(yīng)該樹立起正確的“用人觀”和“留人觀”。企業(yè)采用柔性化的用人機制有利于減少人才流動梗阻，但是在這一過程中也應(yīng)該樹立必要的人事檔案管理意識，企業(yè)可以適當放寬檔案移交的時限，但必須保證檔案的最終移交，以實現(xiàn)“人檔合一”，便于后續(xù)工作中的人事管理。關(guān)于留人，企業(yè)也不應(yīng)該靠不符合規(guī)范的“卡檔”操作來實現(xiàn)，而應(yīng)在依法解除人事關(guān)系的基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案的正常移交。另外，我國尚未形成統(tǒng)一的人事檔案管理機構(gòu)，不同性質(zhì)、類別企業(yè)負責檔案管理的機構(gòu)有所差別，這不利于暢通人才流動的渠道，也不利于實現(xiàn)檔案的標準化管理。因此，在以后可通過建立社會化的人事檔案管理機構(gòu)，實行統(tǒng)一人事代理和專業(yè)化標準管理，促進“單位人”向“社會人”的轉(zhuǎn)變，由“要我建檔”到“我要建檔”，使檔案管理成為具有普遍社會意義的重要事項。2.3 嚴格把關(guān)檔案材料真實性，保證檔案“誠信化”管理。真實性是人事檔案管理制度所體現(xiàn)的首要原則，也是人事檔案在人力資源管理中得以利用的重要前提，因此必須通過各方面的制度安排和工作來保障其材料的真實性。從制度方面來講，國家、企業(yè)及人事檔案管理部門應(yīng)該針對檔案造假問題建立起嚴密的防范制度，堅決杜絕并嚴厲打擊各類檔案造假問題，通過各種懲罰措施來提高檔案造假的成本。從工作方面來講，各人事檔案管理主體如企業(yè)、人才市場等應(yīng)該切實遵守關(guān)于檔案造假的防范規(guī)定，尤其在為流動人才辦理檔案重建手續(xù)的過程中要嚴格審核其是否滿足重新建檔的條件，并嚴格把關(guān)材料的真實性。最為關(guān)鍵的是，人事檔案管理人員應(yīng)該恪守職業(yè)道德，對于任何人提出的關(guān)于檔案造假的要求明確表示反對，同時不以非法形式與其他企業(yè)共享人才檔案材料信息。大部分檔案造假行為都源于個人自身的法律意識不強，因此對于個人應(yīng)該從各方面向其普及檔案造假的相關(guān)法律規(guī)定和造假成本，使其意識到檔案造假的嚴重性并從根本上減少此類行為。

2.4 及時更新與完善人事檔案，實現(xiàn)檔案“目標化”管理。企業(yè)人事檔案管理工作要堅持目標導向，與企業(yè)整體的人才發(fā)展戰(zhàn)略保持一致，并服務(wù)于其順利實施。尤其針對不同時期企業(yè)引進的流動人才，人事檔案管理部門應(yīng)該建立起完善的檔案數(shù)據(jù)庫，并按要求接收其所有的檔案材料，實現(xiàn)人與檔案的統(tǒng)一管理。檔案正常接收以后要注重對其進行及時的更新與完善，將工作過程中形成的各類相關(guān)材料如工作表現(xiàn)、績效考核、紀律遵守等都完整補充到人事檔案信息數(shù)據(jù)庫中，以便于在企業(yè)人才晉升和提拔當中提供充足的參考依據(jù)。由于人事檔案的完善與否關(guān)乎到企業(yè)人力資源管理的水平與個人未來發(fā)展目標的實現(xiàn)，所以企業(yè)和個人也應(yīng)該發(fā)揮對人事檔案管理工作的監(jiān)督作用，針對檔案材料記錄錯誤、記錄不完善、更新滯后等問題應(yīng)該高度重視，并督促人事檔案管理部門高質(zhì)量工作。

參考文獻：

[1]林盼.“國內(nèi)大循環(huán)”的關(guān)鍵是人才的循環(huán)[N].社會科學報，2020-10-01（004）.

[2]王海云.人才流動給人事檔案管理帶來的新問題與對策研究[J].科技創(chuàng)新導報，2020，17（20）：182-183+186.

[3]趙林夕，常飛，賈勁頌，崔潔，谷一凡，陸炫宇.數(shù)字經(jīng)濟時代企業(yè)檔案信息化轉(zhuǎn)型的目標與策略[J].檔案與建設(shè)，2020（09）：44-46.

（作者單位：中國石化銷售股份有限公司山東石油分公司 來稿日期：2021-06-18）