全程電子化登記背景下市場監(jiān)管部門企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展路徑探析

趙中林

摘? 要：本文通過對企業(yè)登記全程電子化實施后，市場監(jiān)管部門檔案管理的背景、現(xiàn)狀的分析，指出了企業(yè)登記檔案管理面臨的困難和問題，并針對問題探討了全程電子化登記背景下市場監(jiān)管部門企業(yè)檔案管理發(fā)展途徑。

關(guān)鍵詞：企業(yè)登記全程電子化;市場監(jiān)管部門;企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀發(fā)展路徑;互聯(lián)網(wǎng)查詢

Abstract： Based on the analysis of the background and current situation of the file management of the market supervision department after the implementation of the whole process of electronic enterprise registration， this paper points out the difficulties and problems faced by the file management of enterprise registration， in the light of the problems， this paper probes into the ways for the development of enterprise file management of the market supervision department under the background of the whole process electronic registration.

Keywords： The whole process of enterprise registration is electronic; Market regulator; Enterprise file management; Status quo; Path of development

企業(yè)登記全程電子化是指企業(yè)登記申請、受理、核準(zhǔn)、發(fā)照、公示等各環(huán)節(jié)均通過網(wǎng)上傳輸電子數(shù)據(jù)進(jìn)行無紙全程電子化登記。全程電子化登記形成的原始電子申請材料、市場監(jiān)管部門（登記機(jī)關(guān)）電子審核表單及相關(guān)數(shù)據(jù)庫文件、圖像等符合法律規(guī)定的數(shù)據(jù)電文即為電子檔案，與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。

近年來，我國基于互聯(lián)網(wǎng)的新業(yè)態(tài)、新模式蓬勃發(fā)展，電子檔案在各種實踐活動中的管理控制價值更加凸顯。[1]全程電子化登記背景下，市場監(jiān)管部門原有的企業(yè)登記紙質(zhì)檔案全部完成了數(shù)字化加工，電子檔案在企業(yè)登記檔案中，占比越來越大。隨著市場監(jiān)管機(jī)關(guān)“智慧監(jiān)管”的不斷深入推進(jìn)，企業(yè)登記檔案管理面臨諸多困難和挑戰(zhàn)，對企業(yè)檔案利用服務(wù)、管理方式提出更高要求。

1 背景及緣起

2014年2月，國務(wù)院《關(guān)于印發(fā)注冊資本登記制度改革方案的通知》（國發(fā)〔2014〕7號）要求“推行電子營業(yè)執(zhí)照和全程電子化登記管理”，并明確提出“大力推進(jìn)以電子營業(yè)執(zhí)照為支撐的網(wǎng)上申請、網(wǎng)上受理、網(wǎng)上審核、網(wǎng)上公示、網(wǎng)上發(fā)照等全程電子化登記管理方式”。

2014年8月，中共中央辦公廳《關(guān)于印發(fā)〈黨的十八屆三中全會重要改革舉措實施規(guī)劃（2014—2020年）〉的通知》，要求2017年底之前在全國范圍內(nèi)完成企業(yè)登記全程電子化工作。

2015年12月，工商總局《關(guān)于推進(jìn)企業(yè)登記全程電子化試點工作的指導(dǎo)意見》（工商企注字〔2015〕231號），提出“企業(yè)登記無紙化、無介質(zhì)全程網(wǎng)上辦理”的工作方向，各省（區(qū)、市）采取“外網(wǎng)受理、內(nèi)網(wǎng)登記、外網(wǎng)反饋”的模式，初步實現(xiàn)企業(yè)登記從名稱預(yù)查、登記申請、受理審核到發(fā)照公示等環(huán)節(jié)電子化。

2017年4月，工商總局《關(guān)于推行企業(yè)登記全程電子化工作的意見》（工商企注字〔2017〕43號），提出以企業(yè)登記全程便捷、高效、利民為目標(biāo)，在保留窗口登記的同時，2017年10月底前開通涵蓋所有業(yè)務(wù)、適用所有企業(yè)類型的網(wǎng)上登記系統(tǒng)，實現(xiàn)各類型企業(yè)的設(shè)立、變更、備案、注銷等各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)均可通過互聯(lián)網(wǎng)辦理，有條件的地方逐步實施無紙全程電子化登記。

2 企業(yè)登記檔案管理現(xiàn)狀

2.1 電子檔案成主體。企業(yè)登記全程電子化打破以往工商登記的時空限制，實現(xiàn)從“面對面”線下辦理到“鍵對鍵”線上辦理模式的里程碑轉(zhuǎn)變。以河南省市場監(jiān)管系統(tǒng)為例，2018年7月，在實現(xiàn)無紙化的同時，全省企業(yè)登記全程電子化實現(xiàn)“三個全覆蓋”：一是區(qū)域范圍全覆蓋：不但全省省、市、縣、所四級的業(yè)務(wù)系統(tǒng)全部聯(lián)通，而且實現(xiàn)全國唯一能對接國家人口庫驗證身份，可以全國范圍內(nèi)遠(yuǎn)程跨省辦理業(yè)務(wù)。二是主體類型全覆蓋：全程電子化的適用對象覆蓋所有市場主體類型，既包括公司制企業(yè)、個人獨資企業(yè)、合伙企業(yè)等各類型企業(yè)，還包括個體工商戶、農(nóng)民專業(yè)合作社。三是業(yè)務(wù)范圍全覆蓋：無論是名稱核準(zhǔn)、設(shè)立、變更、備案、注銷等各項登記業(yè)務(wù)，還是股權(quán)出質(zhì)等其他類型業(yè)務(wù)，均可通過全程電子化方式辦理完成。

疫情防控期間，全省登記注冊全程電子化辦理率達(dá)93%，近半數(shù)省轄市局實現(xiàn)了單月100%全程電子化辦理（見表1）。

企業(yè)無紙全程電子化登記申請，經(jīng)市場監(jiān)管機(jī)關(guān)核準(zhǔn)后，登記的電子文件依托數(shù)字檔案管理系統(tǒng)在線接收，自動完成電子文件的在線歸檔處理，生成符合規(guī)范的數(shù)字檔案。電子檔案成為市場監(jiān)管系統(tǒng)企業(yè)登記檔案資源的主體。

2.2 紙質(zhì)檔案全部數(shù)字化。實行全程電子化登記之前，市場監(jiān)管部門企業(yè)登記檔案資源的保管對象，都是以傳統(tǒng)實體檔案為主，包括文字、圖表、電子影像、數(shù)據(jù)等資料，其中又以紙質(zhì)（書式）檔案占比最重。全程電子化登記試點推行期間，各級市場監(jiān)管部門按照國家總局的統(tǒng)一要求，完成了紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工，實現(xiàn)了“存量全部數(shù)字化”。

2.3 紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理。全程電子化登記實施后，市場監(jiān)管部門對企業(yè)登記檔案的紙質(zhì)檔案和電子檔案的檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案的歸檔存儲、查詢利用等管理過程，實行并行管理。

3 企業(yè)登記檔案管理面臨的困難

3.1 檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足。市場監(jiān)管系統(tǒng)企業(yè)登記檔案管理，由注冊登記部門負(fù)責(zé)，檔案資源的管理，諸如紙質(zhì)檔案的接收、整理、保管、查詢，一般由事業(yè)編制人員承擔(dān)，所以大多數(shù)檔案管理崗位的員工，以往從其他崗位調(diào)整過來的較多，受過專業(yè)的、系統(tǒng)的檔案學(xué)理論知識教育培訓(xùn)的相對較少，電子檔案逐步成為市場監(jiān)管系統(tǒng)檔案資源的主體，打破了傳統(tǒng)案卷管理模式，習(xí)慣于傳統(tǒng)管理方式的檔案管理人員，相應(yīng)計算機(jī)應(yīng)用技能大多較為缺失。

3.2 現(xiàn)場查詢數(shù)量持續(xù)攀升增加人力和行政成本。作為企業(yè)的“出生證明”和“身份證明”，企業(yè)登記檔案材料廣泛應(yīng)用于企業(yè)日常經(jīng)營、政府行政審批及備案、銀行開戶信貸以及司法部門辦案等領(lǐng)域，在防范交易風(fēng)險、投資風(fēng)險、融資征信、調(diào)查取證、訴訟審判等方面發(fā)揮重要作用，是企業(yè)資信證明體系的重要組成部分。

檔案載錄的企業(yè)工商注冊登記、經(jīng)營范圍、投資規(guī)模、經(jīng)營狀況等綜合情況的各種原始信息，如實地反映企業(yè)信息的真實狀況，是企業(yè)信息資源中最原始、最核心的構(gòu)成部分，具有較強(qiáng)的法律證明效力。

企業(yè)登記檔案形成以后，在市場監(jiān)管系統(tǒng)歷來是“藏用并重”“藏重于用”，除市場監(jiān)管機(jī)關(guān)內(nèi)部使用外，大量應(yīng)用于滿足社會各界查詢需要。商事制度改革以及市場監(jiān)管機(jī)關(guān)取消打印檔案收費后，企業(yè)登記檔案查詢打印量大幅度增長，到市場監(jiān)管機(jī)關(guān)辦事大廳現(xiàn)場查詢的人數(shù)和打印檔案的數(shù)量持續(xù)增長。企業(yè)辦事的人力成本、交通成本及時間成本都較高。同時各登記機(jī)關(guān)檔案查詢部門損耗的紙張及打印耗材持續(xù)攀升，行政成本及人力成本的壓力增大。

4 全程電子化登記背景下企業(yè)檔案管理發(fā)展途徑

4.1 加緊提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。對檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，除了文化知識的學(xué)習(xí)外，尤其是要加強(qiáng)檔案理論、計算機(jī)信息技術(shù)的使用能力的培養(yǎng)，通過“送出去”“請進(jìn)來”的方式，分批分次組織員工到大專院校檔案專業(yè)、計算機(jī)專業(yè)學(xué)習(xí)，邀請專家開辦講座、資深檔案工作者專業(yè)指導(dǎo)，提高檔案人員專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力，調(diào)整傳統(tǒng)檔案工作者對電子文件歸檔的恐懼心理，真學(xué)、真懂、真干、真用，是檔案信息化對檔案從業(yè)人員的基本要求。[2]

4.2 嚴(yán)格遵循電子檔案歸集規(guī)范性要求。企業(yè)登記檔案按一戶一檔，一檔多卷的原則立卷管理，一戶企業(yè)的電子檔案具備“一檔”的數(shù)據(jù)完整性和“多卷”的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)一致性。

無論采取哪種技術(shù)手段采集的數(shù)據(jù)，對于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，符合《企業(yè)檔案電子化管理標(biāo)準(zhǔn)》（GS/T3302-2002）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GS/T18894-2016），包括企業(yè)基本信息、案卷基本信息、卷內(nèi)文件目錄、頁級別信息、各項編碼等，按照工商總局公布的企業(yè)登記《提交材料規(guī)范》《申請文書規(guī)范》等文件要求統(tǒng)一生成電子檔案;對于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，以符合國家電子檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的影像文件形式掛接。歸檔數(shù)據(jù)按照這些規(guī)則，將文件目錄、說明文件、元數(shù)據(jù)、電子文件進(jìn)行組織、打包、固化、加蓋電子簽章，并對歸檔信息包的真實性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢測，才能提交歸檔。[3]

4.3 加快推進(jìn)檔案互聯(lián)網(wǎng)查詢的普及。一是強(qiáng)化信息共享機(jī)制。加強(qiáng)政府部門之間內(nèi)部核查信息工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和推進(jìn)力度，利用已有的信息資源通過政府內(nèi)部系統(tǒng)進(jìn)行信息核查，不讓辦事人跑路開證明。二是改進(jìn)應(yīng)用系統(tǒng)。完善改進(jìn)遠(yuǎn)程查詢平臺的使用體驗，實現(xiàn)查詢功能的多樣化、個性化，為政府部門和社會公眾提供更加精準(zhǔn)的檔案信息查詢服務(wù)，讓系統(tǒng)更好用，化解改革遇到的阻力。三是取消查詢專用章。逐步取消現(xiàn)場查詢加蓋檔案查詢專用章的做法，推動社會公眾及政府部門改變“檔案必須是紙質(zhì)的，檔案必須加蓋公章”的傳統(tǒng)觀念，提高通過遠(yuǎn)程查詢平臺進(jìn)行線上查詢的積極性。四是加大宣傳力度。繼續(xù)加大對遠(yuǎn)程查詢服務(wù)平臺系統(tǒng)的推廣力度，對平臺的功能、使用須知、操作流程、注意事項等進(jìn)行廣泛宣傳，提高辦事群眾和政府機(jī)關(guān)的知曉度，鼓勵使用網(wǎng)上查詢系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理。

參考文獻(xiàn)：

[1]李穎.數(shù)據(jù)時代面向知識共享的企業(yè)文件與檔案管理研究[M].北京：人民出版社，2019：45-49.

[2]薛四新.檔案館現(xiàn)代化管理從數(shù)字檔案館到智慧檔案館[M].北京：電子工業(yè)出版社，2019：8-10，63-65.

[3]李寶玲.解讀《河南省電子文件歸檔與電子檔案管理辦法實施細(xì)則》[J].檔案管理，2019（04）：30-31.

（作者單位：河南省市場監(jiān)督管理局企業(yè)檔案管理服務(wù)中心? 來稿日期：2021-06-06）