探析事業(yè)單位文書檔案管理效率的提高

劉金英

摘 要：事業(yè)單位是我國(guó)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步的一個(gè)重要組成部分，文書檔案又是事業(yè)單位的“重頭戲”，它是事業(yè)單位對(duì)各方面工作的記錄，對(duì)一個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展來說，是十分重要的。但是，反觀當(dāng)下事業(yè)單位的文書檔案管理工作，我們不難發(fā)現(xiàn)，存在的問題還是不少。本文首先闡述文書檔案的定義以及實(shí)施管理的重要性，然后分析當(dāng)下各事業(yè)單位在文書檔案管理工作中存在的問題，最后針對(duì)這些問題，尋其根源并提出針對(duì)性強(qiáng)的策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;文書檔案;管理效率;提高

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-5079 （2020） 12-0-02

文書檔案管理工作對(duì)各類事業(yè)單位來說，是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，這項(xiàng)工作若是不能夠做好，會(huì)使得事業(yè)單位的其他工作無法有序地開展，可見文書檔案管理工作深深影響著事業(yè)單位的工作效率。然而，即便文書檔案管理工作的重要性這么明顯，如今在文書檔案管理方面還是存在許多的問題。這些問題若是得不到解決，就會(huì)拖事業(yè)單位的“后腿”。

一、文書檔案管理的相關(guān)概述

（1） 文書檔案管理的定義。文書檔案管理就是指在一個(gè)事業(yè)單位發(fā)展伊始以及發(fā)展過程中形成的一個(gè)龐大的資料庫，它包含著事業(yè)單位各方面的發(fā)展數(shù)據(jù)，而且它的類型也是多種多樣：通知、告示、請(qǐng)示、通告、會(huì)議記錄、總結(jié)、信函等等。對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，就是將文書進(jìn)行分類整理，要用科學(xué)的方法和嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)各類各樣的文書檔案進(jìn)行一個(gè)系統(tǒng)的劃分，最后將歸類后的文書檔案進(jìn)行合理妥善的保管。所以越是歷史悠久的事業(yè)單位，它們文書檔案就越是多且復(fù)雜，管理起來也比較地費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。

（2） 對(duì)文書檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理的重要性。文書檔案關(guān)系到的是一個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展，它要求要規(guī)范系統(tǒng)且有十分強(qiáng)的保密性，不然會(huì)對(duì)單位的一系列政策的實(shí)施造成惡劣的影響。首先，許多的事業(yè)單位在處理一些問題時(shí)，需要以文書檔案為憑證，有許多的文書檔案是具有法律效力的，在處理問題時(shí)有很強(qiáng)的說服性。[1]其次，文書檔案具有很強(qiáng)的參考性，不管是處理什么事務(wù)，單位參考文書檔案中過往的事例去處理當(dāng)下的事務(wù)，是一種十分有效的解決方法。最后，文書檔案記錄的數(shù)據(jù)其真實(shí)性都是有保證的，具有很強(qiáng)的客觀性，全部數(shù)據(jù)都是以事實(shí)為基礎(chǔ)，不容許任何人更改。

二、當(dāng)下事業(yè)單位文書檔案管理工作中存在的問題

（1） 缺乏對(duì)文書檔案管理工作正確的認(rèn)識(shí)。現(xiàn)在許多單位的工作人員對(duì)文書檔案管理工作不夠重視，主要是管理的理念比較落后，跟不上時(shí)代的步伐。主要表現(xiàn)在，工作人員認(rèn)為文書檔案管理工作就是將各類的文書檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的分類整理，然后進(jìn)行保管。當(dāng)然，并不是說這種想法是錯(cuò)誤的，只是這部分工作人員將文書檔案管理工作看得過于簡(jiǎn)單了。文書檔案的意義在于為日后事業(yè)單位的各項(xiàng)事務(wù)服務(wù)，所以在整理的過程中遵循一定的原則和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)分類的文書檔案進(jìn)行編碼是一項(xiàng)十分必要的工作。然而很多工作人員都缺乏這點(diǎn)意識(shí)，使得文書檔案管理工作耗時(shí)耗力，達(dá)不到想要的工作效果。

（2） 處理技術(shù)落后。現(xiàn)在我們身處信息技術(shù)時(shí)代，信息技術(shù)確實(shí)給各類工作、各項(xiàng)事業(yè)帶來了很大的便利。但是根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在許多事業(yè)單位在管理文書檔案時(shí)運(yùn)用到的相關(guān)信息技術(shù)還是比較落后的，甚至有的事業(yè)單位在如今這個(gè)電子化時(shí)代還讓工作人員采取手工化處理的方法。這讓文書檔案的收集、整理、分析以及儲(chǔ)存工作效率都十分低下，給文書檔案整理工作帶來了很大的阻力。

（3） 文書檔案的檢索效率不夠高。文書檔案庫是龐大且復(fù)雜的，想要用到某一類文書檔案，必然要對(duì)文書檔案進(jìn)行檢索。對(duì)文書檔案進(jìn)行檢索的效率高不高，深深地影響著其他各類工作的工作效率。[2]現(xiàn)在發(fā)展比較落后的事業(yè)單位不能夠普遍使用計(jì)算機(jī)檢索，用到的檢索方法還是傳統(tǒng)的手工檢索的方法，雖然他們開發(fā)了許多類型的檢索工具，但檢索效率還是不能夠與計(jì)算機(jī)相比。

三、提高事業(yè)單位文書檔案管理效率的途徑

（1） 提高文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)是否符合標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)整個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展都起著十分關(guān)鍵的作用。所以說，想要提高事業(yè)單位文書檔案管理的效率，最首要的環(huán)節(jié)就是提高其相關(guān)工作人員的素質(zhì)能力。首先，相關(guān)的管理者受到的思想教育要確保到位，這是至關(guān)重要的一點(diǎn)，因?yàn)樗枷雽?duì)于具體行動(dòng)的作用非常大。文書檔案管理的工作者要有先進(jìn)的管理理念，要能夠正確認(rèn)識(shí)到文書檔案管理效率的重要性。當(dāng)然，想要提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，也是有具體的措施：第一點(diǎn)，要對(duì)文書檔案的管理工作進(jìn)行大力的宣傳，讓工作人員能夠真正明白文書檔案的使用價(jià)值和重要性;第二點(diǎn)，要激發(fā)文書檔案管理工作人員的熱情，具體的辦法是將這項(xiàng)工作納入到他們的考核項(xiàng)目中，讓他們能夠主動(dòng)地對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作上心。其次，除了思想上重視，行動(dòng)上也不能夠落后。要對(duì)管理工作人員的工作進(jìn)行監(jiān)督，實(shí)施相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度也不失為一種好的辦法。除此之外，適當(dāng)提高工作人員的工作地位，讓他們能夠?qū)ぷ饔懈鼜?qiáng)的責(zé)任心。最后，對(duì)單位內(nèi)的相關(guān)工作人員組織統(tǒng)一的進(jìn)修培訓(xùn)，這是一條對(duì)提高工作人員工作能力十分快速的途徑。

（2） 優(yōu)化整合檔案管理的具體流程。首先，在一個(gè)事業(yè)單位的內(nèi)部，每個(gè)部門都不是孤立地進(jìn)行工作的，文書檔案管理的工作人員如果想要提高自己的工作效率，就要與其他的部門做好溝通交流。其次，如果有能夠合并的工作流程，工作人員要及時(shí)加以合并，這樣對(duì)于減小工作壓力也是十分有幫助。最后，要及時(shí)地汲取其他部門，乃至其他檔案工作做得好的單位的工作經(jīng)驗(yàn)，有可以借鑒的資源就要及時(shí)地借鑒，這樣不僅可以幫助工作人員在整理文書檔案的過程中少走彎路，還能夠有效地實(shí)現(xiàn)資源的整合利用。

（3） 對(duì)文書檔案進(jìn)行集中管理。指定專人管理文書檔案是十分有必要的，這樣對(duì)文書檔案進(jìn)行集中管理，可以有效避免文書檔案的混亂和丟失問題的發(fā)生，還可以防止文書檔案內(nèi)容的外泄。在實(shí)施這一條舉措時(shí)，要注意該部門內(nèi)的每個(gè)工作人員都有明確的任務(wù)分工，要避免將文書檔案都留在一個(gè)人的手里。還有對(duì)于音頻、視頻、圖像等類的電子文件檔案，也要有針對(duì)性強(qiáng)的管理和保存措施，防止該類文件被盜取，做好保護(hù)工作也是一個(gè)不容忽視的重要方面。

（4） 加強(qiáng)文書檔案管理的信息化建設(shè)。在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，沒有任何一個(gè)事業(yè)單位可以完全避免對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的依賴性，將信息化建設(shè)引進(jìn)到文書檔案管理工作中，對(duì)于改進(jìn)管理工作是十分有益的。對(duì)于當(dāng)下許多事業(yè)單位信息化建設(shè)落后，不能夠充分利用信息化資源的現(xiàn)狀，相關(guān)單位和部門必須給予高度的重視。[3]當(dāng)然，并不是不假思索地在所有的管理環(huán)節(jié)都引進(jìn)信息化，在引進(jìn)信息化建設(shè)之前，要先分析各個(gè)管理環(huán)節(jié)的特點(diǎn)，對(duì)能夠引進(jìn)信息化的環(huán)節(jié)才要有效地引進(jìn)，確保信息化能夠最大效度地發(fā)揮它該有的作用。

四、結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位對(duì)文書檔案都具有依賴性，文書檔案在事業(yè)單位中所起到的作用是不可替代的，其中的基本數(shù)據(jù)可以說是囊括了一個(gè)事業(yè)單位各個(gè)發(fā)展階段的所有內(nèi)容。文書檔案不僅對(duì)一個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，它的內(nèi)容復(fù)雜、形式多樣，管理起來十分繁瑣。也是因?yàn)檫@個(gè)原因，當(dāng)下許多事業(yè)單位在管理文書檔案的過程中產(chǎn)生了許多的問題，這些問題不僅對(duì)文書檔案管理的效率有著重大影響，它還深深影響著事業(yè)單位的發(fā)展。所以說，了解這些問題產(chǎn)生的根源，制定正確的措施去解決這些問題，是當(dāng)下大部分事業(yè)單位都要做的事情。而在制定措施時(shí)，事業(yè)單位要以問題的癥結(jié)為根據(jù)。若是認(rèn)識(shí)不到位，就要提高工作人員的認(rèn)識(shí);若是技術(shù)不過關(guān)，就要大力發(fā)展相關(guān)的技術(shù);若是效率上存在明顯問題，就在工作流程和模式上面下功夫。總之，文書檔案的管理對(duì)一個(gè)事業(yè)單位來說，既是機(jī)遇又是挑戰(zhàn)，關(guān)鍵要看單位怎么對(duì)待文書檔案，能否利用文書檔案為自己的發(fā)展提供機(jī)會(huì)。

參考文獻(xiàn)：

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