“智能財務時代”高校財務報銷模式的演變與探索

黃弦和 姚小玲 汪茹 解新

【摘要】近年來，隨著我國高等教育的飛速發展，經濟業務的復雜化、經費來源的多元化和新《政府會計制度》的實施，都給高校財務管理帶來了巨大的沖擊。文章介紹了高校財務報銷模式的演變過程，并以W大學為例，分析當前高校財務報銷模式的特點與不足，提出了在“智能財務時代”，通過“大智移云物區”等新技術，實現高校“業財一體化”，構建高校財務報銷新模式的設想。

【關鍵詞】高校財務；報銷模式；智能財務時代

【中圖分類號】G647.5

★本文系浙江省教育廳課題《“智能財務時代”高校財務轉型研究》（項目編號：Y202044274）階段研究成果。

習總書記指出：“我們對高等教育的需要比以往任何時候都更加迫切，對科學知識和卓越人才的渴求比以往任何時候都更加強烈。”近年來，隨著國家不斷重視高等教育事業，我國高校進入了一個全新的發展時期。在這樣的背景下，高校事業收入和經費來源更加多元化、經濟業務更加復雜化、預算管理也更加精細化，高校財務管理面臨著更大的沖擊和挑戰。而財務報銷工作作為高校財務管理中最基礎和最核心的環節，如何順應時代的變化，轉變固有的報銷模式，適應更龐大的資金規模和更復雜的業務，也成了高校財務管理中矛盾最突出，亟待解決的問題。

一、高校財務報銷模式的演變

（一）傳統報銷模式

在很長的一段時間內，高校一直采用的是全程線下的財務報銷模式（圖1），即：對于已經發生的經濟業務，報銷人先整理并粘貼報銷單據，如發票、刷卡記錄等，填寫審批單，根據經費審批口徑由各相關級別負責人審簽，審批完成后再去高校財務部門，通過排隊或者取號的方式辦理報銷業務；而財務人員收到報銷單后，當場審核原始票據和審批記錄，初審無誤后手工錄入財務系統，再通過復核人員審核后，由出納完成支付。這種全程線下的財務報銷模式簡單直觀易操作，報銷過程中碰到的問題能夠面對面溝通解決，材料缺失或者審批不到位也可以當場退回，時效性較高，風險較小，但面臨的最大問題就是“排隊難”，特別是臨近期末，財務部門往往一號難求，報銷人員拿著一堆的發票無法排上號，而財務人員每天面對擁擠的人群和嘈雜的環境，加之繁雜的報銷單據，也是焦頭爛額，分身乏術，這種報銷模式既降低了雙方的工作效率，耗費了大量的時間成本，也激化了財務人員和報銷人員之間的矛盾。隨著高校資金量和業務規模的不斷擴大，這種全程線下的財務報銷模式已經逐步退出歷史舞臺。

隨著互聯網技術的發展和網上辦公系統（OA）的普及，高校將線下排隊改為線上約號（圖1），即：整理發票和經費審批還是通過線下完成，但在前往財務部門報銷之前，報銷人需要先在財務系統預約相應的報銷時間段，初步填寫需要報銷的內容和金額，并按預約時間前往財務部門報銷；財務人員根據報銷人的預約信息，對照原始票據和審批記錄完成審核和支付。這也是后來無等候報銷模式的雛形，報銷人員從線下排隊取號變成了線上搶號，實際上仍未能解決高校師生“排隊難”的困境。

（二）網上預約無等候報銷模式

網上預約無等候報銷模式是以互聯網技術發展為基礎的一種新型財務報銷模式。在該模式下（圖2），報銷人根據經濟內容分類整理并粘貼報銷單據，登陸網上預約系統填寫并打印預約報銷單，根據經費的審批口徑交由審批人簽字審批，將預約單和發票等報銷單據遞交至財務部門人工接單窗口（或直接投遞至接單柜），經接單窗口工作人員初審后即可離開。財務人員將初審后的預約單掃描進入物流系統，審核人員根據預約單號從預約系統中提取信息后審核生成憑證入賬，經復核確認后，通過無現金系統或者國庫網銀系統完成支付。整個過程報銷人可以通過預約系統查看該筆業務的流轉和處理情況。網上預約無等候報銷，可以讓報銷人隨時隨地進行網上預約，突破了時間空間的限制，交單后又無需等候，真正意義上解決了“排隊難”困境，同時，財務部門也一改往日喧雜的辦公環境，投單接單井然有序，財務人員可以在一定程度上自主安排工作任務，工作效率和工作氛圍得以提升。

二、W大學財務報銷模式分析

W大學是一所“省市共建”省重點綜合性大學，涵蓋十大學科門類，設有20個學院，教職工人數2000余人，本碩學生數20000余人，近兩年各類經費年收支15億左右。2016年10月，W大學財務部門開始全面推行網上預約無等候的報銷模式。該模式僅實施一年（2017年），記賬憑證數較2016年上漲近40%（圖3），并在此后的幾年中基本保持穩定上漲的趨勢，網上預約無等候報銷模式受到了全校師生的一致認可，財務部門也在近幾年的考核中連續獲得優職。

（一）W大學財務報銷模式的核心要點

1.軟件支撐：全流程網上預約財務報銷體系

W大學無等候報銷的實現是基于一套全流程的網上預約財務報銷體系，主要包括財務管理平臺、預約報銷物流式管理系統、賬務處理系統、薪酬管理系統、無現金報賬系統等。財務管理平臺是針對全校師生開放的綜合門戶網站，幾乎所有與財務相關的業務都可以在上面辦理，主要包括個人薪酬查詢、經費預算信息和執行進度、項目授權和預約報銷等。預約報銷物流式管理系統與財務管理平臺和財務處理系統實時相連，通過掃碼完成報銷單的接單、分配、查詢和統計工作，讓報賬人可以在網上實時查詢報銷單的處理進度，跟蹤報銷單處理情況。賬務處理系統是整個財務報銷體系的基礎，也是核心組件，主要完成報銷單的賬務處理，包括憑證制單與復核、項目的預算管理、資金來源管理等功能。薪酬管理系統主要是管理高校酬金的發放，而且能夠與工資系統結合進行合并計稅。無現金報賬系統與財務系統和薪酬系統實時相連，支付信息由核算系統審核自動傳遞至銀行系統，能夠實現對私、對公的日常報銷業務支付和批量的工資薪酬發放。

2.報銷方式：雙軌制

W大學目前采用的是“無等候報銷+綠色窗口”“人工接單+自動投遞”雙軌運行的報銷機制。對于日常的報銷業務，均采用網上預約的無等候報銷模式，但對于托收單據的入賬、學生退費的處理及校外人員報銷等暫時無法網上預約的業務，可到財務部門的“綠色窗口”來辦理，這種“無等候報銷+綠色窗口”并行的方式，既規范了日常業務的報銷，又能結合實際情況，全方位滿足了不同業務的報銷需要。因財務制度較多且審批復雜，為避免大規模退單，W大學目前還是保留了人工接單窗口，人工接單窗口提供初審和咨詢服務，同時在兩個校區均設立了自助投遞機，提供24小時×7天的全天候接單服務。

3.內控機制：授權與預算控制

在傳統的報銷體制下，財務的內部控制更多的是事后控制、人工控制。如項目能否開支特定的費用，項目經費的余額有無超支，只有在財務人員審核單據并入賬的那一刻才能發現，而一個項目的經辦人是否具有該項目的報銷權限，財務人員也只能跟負責人核實，這種操作不僅工作量大，也存在較大的內控風險。在網上預約無等候報銷模式下，內部控制可以通過財務制度嵌入報銷流程之中來實現。首先，負責人需要在財務管理平臺上對經辦人進行經費授權，經辦人才能獲得報銷的權限，避免了項目冒用冒簽的現象；其次，財務部門根據項目的性質事先已經在財務處理系統中對項目的預算項進行了控制，并對每個預算項進行了詳細說明，報銷人在進行預約報銷時，根據填報說明將不同的費用分類預約至特定的費用項中，對于無預算或超預算的費用項，則提示無法填列，從而做到了事前的有效控制，避免了預算與支出不相符的情況；通過財務管理平臺，報銷人可隨時查詢報銷業務流程和進展，負責人也可及時掌握預算執行和經費支出情況，確保經費的合理開支和規范使用。

4.政策落地：全方位多渠道宣傳引導

相對于傳統的財務報銷模式，網上預約無等候報銷對報銷人員提出了更高的要求。為了更好地實行網上預約無等候報銷，W大學財務部門在此后5年時間里，做了一系列的推廣和宣傳工作。首先，先后對《W大學經費審批制度》《W大學財務報銷管理規定》等十幾個財務制度進行了全面的修訂，提高審批額度，簡化報銷流程和審批程序；其次，建立“科級以上干部聯系學院”的制度，通過與學院建立結對的密切聯系，定時督促學院關注預算執行率，宣傳財經新政策，積極解決學院反饋的問題，有效提升了財務的服務質量；與此同時，財務部門還對各種財務制度進行解讀，匯編成《財務報銷指南》《預算業務指南》等，通過微信公眾號進行推送，《指南》介紹了財務報銷的基本規范、預約系統的操作流程、各種業務的報銷材料和注意事項、支出明細查詢等各方面的財務內容，師生在報銷時只要對照《指南》上的步驟操作，就能順利完成報銷；除了微信公眾號和財務部門網站外，W大學財務部門還建立了微信群、QQ群、人工咨詢窗口和電話等各種溝通渠道，第一時間解答師生的財務問題。通過幾年的努力，網上預約無等候報銷模式也越來越得到師生們的認可和肯定，報銷人員預約規范，財務人員專業耐心，報銷氛圍井然有序。

（二）W大學財務報銷模式的不足之處

1.審簽手續繁瑣

雖然網上預約無等候報銷模式在線上完成預約單的填寫，但實際上屬于“線上預約+線下審批+線下投遞”的模式，核心的審簽環節目前還是在線下完成，由于不同業務涉及的審批流程不同，導致師生一方面難以掌握所有業務的審批方式，漏簽重簽的情況經常發生，另一方面，經常會碰到審批人開會或者出差的情況，一時間難以完成所有審批流程，報銷進度受限。

2.信息孤島現象嚴重

根據財政部的要求，高校自2019年1月1日起執行新《政府會計制度》，但就目前的高校財務管理系統而言，難以滿足新《政府會計制度》的真正實施。原因是新制度執行的一系列前提，如按合同進度確認收入、對軟件等無形資產計提攤銷等，在目前各業務系統尚未與財務系統實現對接的情況下，無法真正實現。高校內部系統之間各自獨立，數據無法實時共享，在財務系統中，無法取得合同管理系統、資產系統等核心業務數據，而在資產系統中已經入賬的設備，但因尚未完成報銷流程，也會嚴重影響資產的對賬。

3.紙質資料管理效率低

目前財務報銷所附的資料和預約報銷單均為紙質資料，修改業務或退單后重新預約都需要重新打印，而電子發票的報銷，也因相關的管理辦法不夠健全完善，仍需打印成紙質發票，并附上《報銷業務承諾書》，單據的受理和歸檔工作量日益增大；而近年來，隨著高校的巡視檢查工作和科研經費審計工作的力度不斷加大，往往需要提供大量的財務資料進行審查。因未實現電子檔案管理，查閱人先申請在財務系統中查詢并記錄下相應憑證號，再到檔案室進行現場查詢，整個流程工作效率低下。

4.部門權責界定模糊

根據《W大學財務報銷管理規定》，“經費負責人及具體經辦人對財務報銷事項的真實性、合法性、相關性負責，各類報銷事項需符合校內各類業務的管理規范流程，需按相關職能部門的業務管理要求辦理事前審批，方可報銷。”因此，財務報銷以單據完整和審批到位為前提的。但實際報銷過程中，還是在一定程度上存在報銷人隨意填報和職能部門任意審批情況，導致在最后的財務審核環節，需要對前面幾個環節的報銷信息和審批信息進行重新梳理和把關，所以容易在財務部門激化矛盾，財務人員壓力大。

三、“智能財務時代”探索高校財務報銷新模式

“大智移云物區”等前沿技術的廣泛應用和“業財融合”的內在發展需求，給財務轉型提供了新的方向。在“智能財務時代”，高校財務可以順勢而為，打破原有的財務管理模式，借助新技術，優化財務流程，構建出符合高校自身業務性質和發展需要的智能財務報銷模式。

（一）智能財務報銷模式設計構想

利用“大智移云物區”等新技術，結合高校“業財一體化”的發展需求，本文構建了智能財務報銷模式（圖4）。智能財務報銷模式下的報銷業務可以簡單劃分為酬金發放業務（如工作、勞務費、獎學金等）和票據報銷業務。報銷人登陸財務一門式智能服務平臺（PC端或者手機端），可通過拍照識別、電子發票導入、各種平臺轉入等方式錄入票據，自動生成預約單，然后通過內置的財務報銷審批機制推送給相應的審批人，全部審批流程完成后（通過PC端或者手機端審批）自動進入智能審核環節。在審核過程中，系統開啟內控引擎，對比內外部的數據進行綜合分析比對，對于異常的交易或事項作出預警提示，審核結果自動保存為憑證。同時，系統自動將該筆憑證和相關的電子附件進行關聯，形成電子檔案。

（二）智能財務報銷模式要素分析

1.優化流程設計

基于業務性質，重新對流程進行梳理，優化系統設計，是改變財務模式的關鍵，也是工作量最大的環節。新模式下的系統設計應該簡潔、清晰、明了，以確保報銷人員能快速準確填選擇業務類型和明細預算項；財務內部的系統之間以及業務系統和財務系統之間的對接要穩定，以便數據的順利傳輸和轉化；將內控的關鍵點嵌入業務財務流程管理之中，對于異常交易或者不合規發票，能自動發起預警，確保發生的業務真實合理。

2.線上審批

報銷的線下審簽是全流程中最費時的一個環節，目前很多高校都有比較成熟的辦公系統（OA），可以將財務的審簽環節嵌入到高校辦公系統（OA）中，按照業務的性質設置相應的審批流程，只有所有的經費負責人及主管領導完成審簽后，報銷單才會被推送至財務管理系統中，這種方式既規避了線下冒簽的財務風險，也徹底解決了報銷人“簽字難”的問題，還能督促審批隨時隨地及時完成審批，加速報銷進展，提高報銷效率。

3.從PC端到移動端

隨著移動互聯網技術的不斷發展，高校財務也需將財務管理平臺從PC端擴大到移動端，從而提高財務工作的智能化和便捷化水平。高校可以現有的財務管理平臺為模板，構建具有同樣功能的app版本，通過財務管理平臺手機app，實現收入查詢、經費授權、網上預約、電子審簽和電子發票認證等功能，經費信息或者報銷業務的進展都能通過app的提醒第一時間給推送經辦人和負責人。

4.電子發票認證系統

電子發票目前采用“紙質化+承諾書”的報銷形式，這既與國家大力發展和推廣電子票據的初衷相違背，也存在一定的內控風險。隨著電子票據的普及，在高校的財務管理平臺上需要引入電子發票認證和識別系統，報銷人在掃描票據后，系統能自動識別發票信息，并通過與稅務系統的對接，對電子票據的真偽進行查驗，查驗無誤后將內容、金額等信息導入預約界面，自動生成預約報銷單，既減少報銷人、財務人員的工作量，提高準確性，也能規避重復報銷等財務風險。

5.科研財務助理制度

根據《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》（中辦〔2016〕50號），為了讓“科研人員潛心從事科學研究，項目承擔單位要建立健全科研財務助理制度，為科研人員在項目預算編制和調劑、經費支出、財務決算和驗收等方面提供專業化服務”。因此高校財務部門和科研部門應幫助學院、課題組配置科研財務助理人員，組建專業的科研報銷隊伍，并定期做好培訓工作，從而提高科研經費的使用效率。

四、財務人員職能轉變

就高校的基礎核算工作而言，機器取代人是必然趨勢，相應，財務的角色也已然發生改變。傳統的財務人員只是在幕后默默無聞的“賬房先生”，僅僅是對數據的簡單匯總與統計，在這種狀態下，財務人員對學校整體層面了解甚少，也沒有參與學校決策的制定，在不斷優化的無等候報銷體系之下，財務人員從傳統的大量重復性核算中解脫出來，有更多的時間和精力通過信息共享平臺上的數據資源，能夠參與學校層面的預測和分析，從而為學校制定發展戰略提供可靠的財務數據支持，實現從“財務核算”到“管理決策”的角色轉變。

五、結語

教職工理想的報銷模式是能夠手機預約和審批、操作智能簡單、流程公開透明的財務報銷模式，財務人員理想的報銷模式是信息準確完整、符合內控需要、憑證自動審核的財務報銷模式，是互聯網技術的發展讓這一切變成了可能。但是，智能財務報銷模式的推行是一個系統性的工程，它需要硬軟件設施的更換和升級，需要數據安全技術的保障，需要高校內外部各個部門打破陳舊的觀念，更需要財務人員具備全新的財務理念和專業知識。財務報銷模式的轉變不是結果是過程，向數字化、智能化的“智能財務”進階，是高校在不斷改革發展中的必然進程。

主要參考文獻：

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