基于RPA和業財共享平臺資金支付業務集中管理研究

范站軍

【摘要】大型建筑施工集團企業根據企業內部控制規范和要求，制定和明確了出納人員的配置要求及崗位職責。受傳統財務管理模式下會計機構和出納人員分散、人員配置不到位等因素的影響，導致相關內控制度無法有效落地。近年來部分企業出現職務侵占、卷款潛逃、挪用公款等違法行為，給企業帶來極大的經濟損失和惡劣的社會影響。文章就如何利用RPA和業財一體化共享平臺的優勢，創新管理思路，變革管理模式，降低企業資金支付風險，防范個人舞弊行為，提高集團企業整體資金安全進行研究。

【關鍵詞】流程自動化；資金支付；集中管理；業財融合

【中圖分類號】F275

一、實施集中管理的必要性和可行性

（一）實施集中管理的必要性

1.企業資金支付業務案件頻發的現狀

近年來，部分大型集團企業財務人員舞弊、貪污、挪用公款等案件頻發、高發，涉案金額有的高達數億元，經濟損失巨大，社會影響極壞。仔細梳理和分析這些案件發生的原因，無不存在資金支付業務管理不嚴格，內控制度落實執行不到位的問題。

2.企業自身加強內控制度建設的需要

資金安全管理是企業資金管理的重要內容，更是企業風險管理的重點工作。面對大型建筑施工集團企業管理層級多、管理機構散、人員數量與質量矛盾突出等特點，如何確保企業資金管理內控制度的有效落地，確保資金支付業務合規，防范和杜絕因管理不善、執行不力等形成管理漏洞，給企業造成巨大的經濟損失和不良的社會影響，是企業資金管理需要著重解決的問題。

（二）實施集中管理的可行性

1.業財資稅一體化平臺，發揮互聯互通優勢。業財共享平臺實現業務、財務、資金、稅務等管理環節全流程管控，通過打通財務與業務、財務與管理、財務與外部利益相關者等的壁壘，將企業與分供方、業主、客戶、金融機構等內外部組織進行智能融合。

2.RPA等技術日益成熟，助力業務效率提升。RPA（流程自動化）技術的發展與日趨成熟，在財務共享建設過程中發揮越來越重要的作用，基于“大智移云物”等互聯網技術的快速發展，越來越多的自動化、智能化技術也正在加速改變著傳統業務模式，大大提高業務處理效率。因此，集中管理后的效率問題可以通過技術手段得以解決。

（三）實施集中管理的難點

1.人員及機構點多面廣。大型建筑施工企業多以項目經理部為獨立核算主體，配置相應財務人員。受項目分布廣、管理機構散、人員素質和能力參差不齊的影響，實施集中統一管理會對現有管理模式造成較大沖擊。

2.非直聯銀行賬戶占比大。建筑施工企業受業主監管等因素影響，非直聯賬戶占企業賬戶數量比重較大，無法實現銀企直連的非銀行賬戶，仍然需要人工制單。實施集中管理，如何確保不增加人員的前提下，借助RPA技術，提高自動制單水平，暢通支付流程，保證支付效率，提出了新的要求。

二、實施資金支付業務集中管理的內容

（一）梳理資金支付業務風險

1.銀行賬戶管理風險。銀行賬戶開立、審批、展期、注銷等環節不到位，財務印鑒章不能嚴格分管，被個別人員惡意獲取開戶資料、私自開立銀行賬戶、違規辦理擔保及票據等業務，將本應由企業管理的資金游離于企業監管之外，被挪用、侵占，給企業造成巨大的經濟損失和嚴重的不良社會影響。

2.出納人員配置及管理風險。大型建筑施工集團企業多存在點多、面廣，核算層級多、核算機構多，且在建與完工收尾項目長期并存，財務人員緊缺的狀況。傳統的管理模式下，一是無法配備足夠的財務人員，二是無法確保企業制定的不相容崗位的嚴格剛性分離。讓一些不法分子有機可乘，從而給企業資金管理安全帶來極大的風險與隱患。

3.網銀鑰匙及銀行印鑒章管理風險。《內部會計控制規范——貨幣資金》，明確規定貨幣資金的收付和控制貨幣資金收支的專用印章不得由一個人兼管。造成資金被挪用、侵占等資金安全案件的直接原因，多是因為印鑒章未按規定分管、網銀鑰匙的制單和復核權限被同一人掌握，造成一人可以獨立完成資金收支的全部指令，從而失去控制，形成管理漏洞。

（二）實施支付業務全面集中

資金支付業務集中管理是基于RPA技術，充分運用業財一體化共享平臺優勢，改變傳統財務管理模式下出納人員配置分散、水平參差不齊、內控執行不到位的弊端，變分散管理為集中管理，從人員配置、流程優化、技術提升等方面對現有模式進行改造升級。

1.強化銀行賬戶集中審批。提高銀行賬戶審批級次，將集團所有內外部銀行賬戶的開立、授權、年檢、展期、信息變更、銷戶等審批權限集中至集團層面統一管理。審批流程完成前，任何單位和個人不得辦理銀行賬戶相關業務，實現銀行賬戶的高度集中管控，從源頭上降低崗位風險發生的可能。

2.出納人員及崗位集中管理。出納崗位：中鐵隧道局將下屬所有單位的資金支付業務進行集中，所屬各單位原則上不單獨設置出納崗位，原出納人員負責辦理的資金收支業務統一由共享中心負責辦理，相應單位不得保留紙質票據及現金業務。

3.規范紙質票據及現金管理。因保留紙質票據、現金業務及其他原因確需配備專職出納人員的單位，由所在公司書面上報申請，經所在公司財務部長、總會計師審核，黨政領導會簽審批后上報集團公司備案，并著重對現金業務進行強化管理。

4.網銀鑰匙集中管理強化物理隔離。各單位將所有管理使用的銀行賬戶網銀制單權限鑰匙交共享中心，銀行賬戶如有網銀管理員權限，必須綁定獨立鑰匙，一并交集團公司共享中心，實現出納收支業務及人員的集中管理。因業主資金監管等其他特殊原因，需使用紙質票據、現金等業務時，原則上必須辦理支付密碼器或密碼紙，保留紙質票據的單位如無法辦理支付密碼器或密碼紙，應將所在單位預留印鑒章中的個人名章交由集團公司共享中心管理。

（三）開發制單機器人提效率

由于大量非銀企直連賬戶的存在，如果要實現制單業務的集中管理，傳統模式下人工制單的工作量大、時間長，付款的時效性矛盾凸顯，基于RPA技術，開發制單機器人成為解決這一矛盾的重要抓手。

1.自主開發并逐步擴大制單機器人覆蓋面。制單機器人的開發，采取“突出重點，循序漸進”的原則，首先以占賬戶總量超過70%的中國中鐵明確的八大合作銀行（中、農、工、交、建、民生、招商、中信）為重點攻克對象，解決因業主資金監管等原因無法實現銀企直連的外部賬戶自動制單問題。然后按照銀行賬戶數量排序逐步覆蓋到其他銀行，最終實現超過90%的非直連賬戶制單業務的自動化。

2.打通制單機器人與共享平臺接口。制單機器人與業財共享平臺是相對獨立的兩個平臺，制單機器人開發測試完成后，必須與業財共享平臺的付款指令實現無縫對接，由共享平臺審核完成的付款指令直接觸發制單機器人自動制單，而非必須人工干預再啟動制單程序，從而真正提高支付效率。中鐵隧道局在制單機器人開發的同時，同步進行機器人平臺系統接口開發，實現了從業務發起、制證、審核、制單、復核全鏈條的打通，為出納制單業務的全面集中奠定了技術基礎。

3.實現待復核信息自動推送實時提醒。按照資金支付流程設計，所有資金支付業務最終復核權限歸賬戶管理單位，業財共享平臺資金支付業務流程經共享審核、制單機器人制單后，由流程自動化平臺通過企業微信平臺即時向賬戶管理單位財務負責人發送指令待復核提醒信息，改變了傳統管理模式下賬戶管理單位負責人無法準確獲悉資金支付業務流程在共享完成審核的時間，提高了業務信息傳遞的及時性。

（四）創新銀行賬戶短信收發模式

1.辦理、分配和綁定手機卡。由共享中心以集團公司名義辦理多張手機通訊卡，在辦卡時盡量選擇網絡覆蓋范圍廣、通訊信號強的通訊公司，便于銀行賬戶變動短信的實時接收。

將集團各單位外部銀行賬戶按照一定的管理關系，明確對應的手機卡綁定號碼，由各單位財務人員到賬戶開立行進行綁定手機號變更，同時取消原已綁定的多個手機號碼，實現銀行賬戶定向綁定手機號。

2.研發短信解析與轉發功能。為解決傳統管理模式下銀行賬戶綁定手機號碼多，人員更換手續繁瑣的弊端，研發了銀行賬戶短信解析與自動轉發平臺。通過購置多功能集卡器，開發短信解析、識別與自動轉發程序，實現企業外部銀行賬戶變動短信的實時接收、識別、解析、轉發。

3.有效利用解析成果。通過銀行賬戶收支短信智能化分析平臺，實時解析資金動態流水，實現所有外部銀行賬戶余額的實時計算，并通過企業微信向單位黨政負責人及資金管理人員實時推送交易信息。統一收集處理外部銀行收支信息，為集團各層級及時掌握各賬戶收支動態、提高資金管理精細度提供了支撐。

（五）完善配套管理制度

為固化相關管理要求，需要對銀行賬戶、資金支付、資金支付業務、網銀U盾、財務監察等方面進行規范，強化不相容崗位分離，明確資金支付依據，規范資金支付流程，大力開展財務監察，從制度上確保管理創新成果應用落地，堵塞管理漏洞，防范崗位風險，確保集團整體資金支付的安全。

三、取得的主要成果和效益

（一）極大降低集團企業資金安全風險

借助業財一體化共享平臺，通過將與資金支付業務中的制單、支付密碼器管理、印鑒章等由原來的分散管理變為集中專人管理，通過物理隔離，實現不相容崗位的空間分離。同時完善共享中心資金支付業務管理實施細則，真正實現無法由一人完成支付業務的內控管理要求，從管理模式和管理流程設計上杜絕了傳統模式下資金支付管理漏洞和崗位舞弊風險，提高了集團企業整體資金安全。

（二）有利于基層財務人員轉型升級

由于出納制單等業務全部集中到集團公司財務共享服務中心辦理，在一定程度上減少了出納人員的工作量。一方面，可以在確保資金支付安全的情況下，確保企業財務人員總量不足時的人員配置壓力；另一方面，基層財務人員可以利用節省的時間從事其他財務管理工作，深入到本單位經濟業務前端，了解和學習業務部門和業務系統相關知識，為提高基層財務人員的綜合業務能力提供了支持，有利于促進基層財務人員的轉型升級，

（三）降低企業用工成本和短信通知費用

通過實施資金支付業務集中管理，在壓降財務人員數量和降低銀行賬戶短信通知費用方面產生了明顯的經濟效益。一是通過開發資金短信智能解析與轉發系統，較傳統管理模式一個賬戶綁定多人手機號碼，可節省大量的短信通知費用。二是資金支付業務集中到共享中心統一管理后，為基層財務人員釋放出大量的工作時間可以從事其他財務工作，也為集團實施財務人員總量控制與結構調整提供了基礎。

（四）提高集團企業資金管理效率與效益

將集團企業外部賬戶變動短信統一收集至集團財務共享服務中心，并推行全賬戶管理，為共享中心全面掌握外部銀行賬戶變動與余額提供了有效的工具和手段。通過對集團各單位銀行賬戶余額的構成、分布等進行匯總、分析，可以為集團企業全面、及時、準確掌握資金狀況提供可能。各級管理人員也可以據以強化資金集中與調度管理，提高資金管理的效率和效益。

四、結語

基于RPA和業財共享平臺資金支付業務集中管理，對于防范傳統財務管理模式下資金支付與管控風險起到了積極而有效的作用，有助于集團企業堵塞管理漏洞，減少違規行為給企業造成重大經濟損失和不良社會影響。但受技術能力、人員素養、外部環境等因素的影響，集團企業實行資金支付業務業集中管理后，仍需要探索、研究如何提高效率、開展人員輪崗、加強境外資金風險管控、重新界定崗位職責、促進財務人員轉型升級等以順應時代發展潮流和數字化企業轉型要求，不斷優化企業財務管理，持續挖掘和發揮財務共享平臺作用與價值，促進管理提升，助推企業高質量發展。