財務共享模式基層項目側實踐優化展望

王大中

【摘要】中國中鐵財務共享服務中心已初步形成了從基層項目部到股份公司總部一套完整的會計核算和財務監管體系。該系統與成本、物資、稅務、銀行、OA等其他系統建立了數據接口，各種類型的業務數據在各信息系統間共生共享，促進系統一體化、自動化能力的大幅提升，也進一步提高了公司協同管控能力，為“大數據”資產的開發利用奠定了堅實基礎。文章通過對中國中鐵財務共享模式在基層項目部的實踐進行研究，選取基層項目部管理者和業務人員的角度，剖析了其中的不足，并對財務共享模式基層項目側的前景提出建議。

【關鍵詞】業財融合；共享中心；展望

【中圖分類號】F275；F540.33

一、中國中鐵財務共享模式基層項目側實踐現狀

中國中鐵財務共享服務中心自2016年啟動建設以來，綜合考慮業務特征、信息化水平、財務人員現狀等多方面因素，以國內外財務共享服務領先企業為標桿、不斷吸取先進實踐經驗，以期建設具有前瞻性、拓展性的中國中鐵特色的財務共享服務平臺。建設目標核心體現在四個方面：規模效應下的成本降低，集中效應下的財務管理水平及效率的提高，擴展效應下的集團管控水平提高，聚焦效應下的企業核心競爭力上升。在共享平臺的背景下，基層項目部實踐的基本業務流程是基層項目部或法人層級的業務人員填寫業務單據，審批后通過共享平臺自動傳遞到共享數據中心，通過平臺的任務分發機制，將需要制證的數據自動進行專業化的分工，完成制證審批、預記賬；對需要支付的業務將支付指令傳遞到資金系統進行審核支付，支付成功后生成正式會計憑證，完成歸檔和打印。

從基層項目管理者的維度：一是統一會計核算，加速標準化進程。財務共享中心針對各項業務設立了相應的流程，規范了集團會計業務核算，有利于各項費用的歸集，保證數據的一致性、準確性，避免了核算錯誤導致的財務風險；二是降低項目運行成本，提高工作效率。降低成本的普遍方式是在保證業務總量不變的情況下，員工總數量有一定幅度減少，設立財務共享服務中心后，各級企業將部分財務和全部業務集中起來處理，減少了項目財務人員配置，工作效率隨之提升，人員成本費用也大幅下降；三是提高了項目成本管理水平。財務共享系統實現了成本系統與共享系統的對接，成本系統各項表單可以及時自動推送到共享平臺，避免了業務的重復操作，實現了成本系統和共享系統數據同步，成本系統可付款額度的推送確保項目資金收支的合理，有利于項目開展成本分析，實現資金收支平衡，提高項目整體管理水平；四是強化對項目部內控管理。共享賬務查詢較以往的財務軟件有了較大提升，界面可視化程度更高，影像系統的建立方便查賬時直接查看憑證附件，提高查賬效率；五是提高了數據分析的精確性和數據傳遞的及時性。財務共享服務中心的成立提高了企業數據分析整合能力，保證了數據的準確性，財務共享平臺全面、高效的賬務查詢功能使得財務人員能夠比以往更快速地完成數據匯總分析，并將整理好的數據及時反饋給項目領導及其他業務部門，以便其他業務部門對數據做進一步的分析，更有利于基層項目領導層做出正確的決策。

從基層項目業務人員的維度：一是實現了遠程辦公，提升業務處理效率。財務共享系統上線前財務人員只有收到項目紙質資料后才能做賬務處理，業務處理時間較長；財務共享中心建立后，業務人員只需要發起表單，將手續齊全的資料掃描件上傳，流程審批完畢即可生成憑證，提升了業務處理效率；二是將一系列管理制度用系統方式固化，提升管理剛性約束。在共享系統上線前，存在入賬附件和簽字不齊全，資料、手續后補的情況，共享上線后從審批制度上要求憑證附件及各項手續務必齊全才能入賬，通過層層審批，杜絕了先入賬后補資料的現象，降低了財務風險；三是有利于基層財務人員業務和職業轉型。財務共享中心的設立，把財務人員從繁瑣的日常業務中解脫出來，能夠有更多的精力參與項目管理，促進財務人員由財務業務到財務管理的轉型。

二、中國中鐵財務共享模式基層項目側運行存在問題

（一）業財融合問題

財務共享中心架構容易被誤解為一種集權，產生一定對抗性，共享審批制度的標準化，造成財務系統外的其他業務部門認為財務共享對基層實際業務過度干預，在扁平化管理模式流行的今天，高度垂直化的管理容易引發下級單位的抵觸情緒，部分人員認為，財務共享服務的實施將給業務部門在一定程度上帶來約束，使業務部門在發現市場機遇時無法像以往那樣能夠及時、自主作出相應的決策，降低了市場應對能力。財務共享中心工作也容易被誤解為單一的財務一體化，而實際上財務共享中心旨在著力打造“業財資稅一體化”，用以提升企業管理水平，其由財務部門牽頭，其他業務部門相互配合，共同推進各項業務的開展。在財務共享中心運行過程中，一方面存在財務人員不了解業務發生的實際情況，另一方面存在業務人員難以理解財務人員對于成本效益的顧慮，造成業務部門與財務部門之間難以協同的問題，無法達到預期的運作效果，導致企業實際收益受到一定程度的影響，真正實現“業財資稅一體化”任重道遠。

（二）平臺管理問題

共享人員配備嚴重不足不能完全滿足業務需要，現有人員與定員差距較大，人均工作量較大。目前基層項目部平均每人日審單量約150單，勢必存在審核質量和審核時效問題；共享系統管理員一般由財務人員擔任，缺乏既有財務知識同時具有計算機相關知識的專業人才；各二級單位根據自身需求單獨開發的個性化系統功能模塊，單位之間缺少溝通交流，目前還無法實現資源共享；共享系統運維能力有待加強，問題解決方案反饋不及時；內部配套規范制度亟待完善，不利于共享平臺的日常管理。

（三）功能拓展問題

系統功能不夠完善，共享平臺會計核算主系統已順暢運行，但管理模塊功能尚不健全，風險管控仍需加強；共享平臺價值創造能力有待提升，數據資產的挖掘利用、支撐前端業務發展及輔助管理決策等方面尚未發揮出最大效用；共享平臺和其他系統貫通還不夠充分，如人力資源系統、法律合規系統等，各層級企業共享服務平臺之間互聯互通還需要一定時間。

三、中國中鐵財務共享模式基層項目側實踐優化舉措

（一）逐步優化現有共享平臺模塊功能

業務流程是財務共享過程的核心和靈魂環節，流程是否合理和科學決定了財務共享中心的工作效率和質量。要進一步實現流程標準化、精細化，減少人為因素在業務處理過程中產生的影響，實現信息技術對流程進行管控，緊扣基層項目部日常管理需要；進一步提升基層項目部財務共享服務的工作質量；進一步強化后臺輔助信息管理。如，開發合同登記等模塊，合同相關信息目前由各業務部門分散管理，業務流程無法對合同中預付款情況、進度款支付比例等重要數據做到風險卡控和隔離，存在一定合同管理風險。

（二）逐步提升共享中心機構的工作質量

一是完善制度建設，做好整章建制工作，為共享中心健康發展提供制度安排；二是加強隊伍建設，對新知識、新業務開展定期或者不定期的培訓，培養綜合型專業人才；三是適量增加審單人員，實現定期共享輪崗，提升共享人員綜合審單能力和職業操守；四是定期開展財務共享中心與基層項目部的交流活動，采納基層財務人員的基本訴求和合理建議，釋放一定靈活性，在強調財務共享的規制性同時夯實財務共享的服務性，對存在分歧的業務及時提供合理、可行的解決方案，從而提高財務共享中心認可度，打造“業財資稅一體化”；五是大力推進智能化建設，推廣OCR、稅務系統推送，實現智能審單，積極開發雙方表單和多方表單、增加機制自動表單類型，減少審核單量。

（三）逐步健全信息系統和業務平臺職能

一方面要對現有共享平臺功能持續優化，另一方面要進一步提升共享中心的增值服務職能。一是提供可視化的基層項目全方位全過程信息，更好發揮財務共享平臺的作用，給基層項目負責人提供一個微觀項目全局信息可視化窗口，該可視化窗口可在電腦端、IPAD、手機端等同時查看，以便基層項目負責人對基層項目施工進度、成本構成及資金動態的全方面掌握；二是充分挖掘共享平臺的數據資產，將分散的數據匯總和統一，增加各類管理報表開發，為基層項目領導提供精準的決策依據；三是加強風險防控，完善工作制度體系和流程設計，增加風險預警提示等功能，實現自動識別風險功能；四是實現信息貫通，積極拓展一體化工作平臺的入駐和財務數據入倉，將相關系統和財務共享平臺互聯互通。

四、中國中鐵財務共享模式（基層項目側）優化展望

持續將業務流程、財務流程、管理流程進一步分梯度網格化融合，保障業務合法、合理和合規，實時控制業務風險；通過多維度、多層次、多角度對業務大數據和財務大數據專業化分析，支撐基層項目經濟運行分析和精準決策支持管理。

堅持“業財融合”目標。共享平臺作為信息貫通工程的重要組成部分和有效實施載體，要按照股份公司信息化的統籌規劃要求，繼續推進財務與前端業務活動的有效結合，在推動業務信息系統發展的同時，實現財務信息系統與業務信息系統的互通互聯。

遵循“智能、易用”的原則。重點做好財務共享平臺現有功能的優化升級，穩步開發新功能，并以個性化需求為導向，以增強基層項目用戶體驗為目標，引入智能化信息技術，提升共享平臺智能化水平和易用性。如，開發智能審單、移動報銷、資金預警等模塊，實現機器人在各業務模塊的運用。

讓基層項目數據資產創造價值。隨著財務共享服務中心在國內和海外所有基層項目的全面上線，形成真實有效的底層元數據資源，合并成大數據資產池，伴隨賬轉表等信息系統的落地和有機加工，智能化數據資產資源分析系統也呼之欲出。

持續加大境內外基層項目財務共享人才的儲備和建設。組織開展層次清晰、形式多樣、內容豐富的管理培訓與宣傳，適時改革用人體制，改革市場化用工機制，建立中國中鐵本土特色的財務共享專家庫和人才庫。

主要參考文獻：

[1]陳虎，孫彥叢.財務共享服務[M].中國財政經濟出版社，2018.

[2]陳虎，陳東升.財務共享服務案例集[M].中國財政經濟出版社，2014.

[3]任振清.財務數字化轉型——大型企業財務共享服務中心建設實踐[M].清華大學出版社，2020.