探析不動產登記檔案管理常見問題

李迪

摘要：不動產登記指的是存儲記錄對社會發展來講有價值的信息，能體現出不動產物權的狀態。新時代房產市場蓬勃發展，不動產登記數量持續累加，雖然信息化登記能減輕工作負擔，但在檔案管理中仍存在思想陳舊、方式欠佳、制度低效的問題，影響不動產登記綜合管理成效。本文通過探析不動產登記檔案管理常見問題，以期為提升不動產登記檔案管理水平提供參考。

關鍵詞：不動產登記;檔案管理;管理成效

不動產登記檔案管理價值如下：其一，為物權法、不動產登記管理細則等規章制度的推行奠定基礎，在此基礎上保障民眾的財產安全;其二，通過檔案管理提高工作效率，分類壓縮登記辦理及其他服務時限，加之檔案信息共享，提升不動產登記綜合服務水平;其三，在信息化登記的背景下探索新技術應用推廣出路，使IT技術能為檔案管理賦能。基于此，為提高不動產登記工作質量探析其檔案管理常見問題及解決對策顯得尤為重要。

一、不動產登記檔案管理常見問題

1.管理思想陳舊

思想是行動的基石，只有思想科學才能有效指導行動，否則將成為行動的“絆腳石”，不動產登記檔案管理亦是如此。當前不動產登記檔案管理存在重視靜態、忽視動態及注重單一登記、忽視檔案關聯的問題，不利于增強檔案管理的綜合質量，使檔案管理變得片面，有礙檔案信息共享與深入利用。

2.管理方式欠佳

當前不動產登記檔案管理轉移到線上，如何利用IT技術解決管理問題成為檔案管理研究的重點，為的是充分運用數據資源，挖掘檔案管理服務于不動產登記綜合服務的潛力。然而，不動產登記檔案管理存在數字化技術應用欠佳的問題，這與“網絡+”管理經驗有限、管理思想陳舊等因素有關，有礙不動產登記檔案管理與時俱進。

3.管理制度低效

為使不動產登記檔案管理更具規范性及實效性推行配套制度，為的是對管理行為進行監督、指導、約束，使管理目標得以落地，在此基礎上提高管理質量。因為制度發展有滯后性的特點，需要大量管理活動作為支撐，所以在新時代不動產登記檔案管理思想及方法持續變革的背景下制度存在不適性，對不動產登記檔案管理帶來負面影響[1]。

二、解決不動產登記檔案管理常見問題的對策

1.改進管理思想

第一，樹立“網絡+”檔案管理意識，保障紙質檔案、電子檔案能互為印證，二者可以互相轉化，考慮檔案庫房存量無需將全部的電子登記簿轉為紙質性內容，充分發揮線上檔案存儲容量大的優勢;第二，確保檔案管理具有現勢性，能如實反映不動產的實際狀況，檔案內容需根據現有不動產的變化情況做出調整，雖然要將不動產的自然狀況視為管理登記的依據，但因為不動產登記多與申請有關，所以若權利人不申請且出現權利狀況不符合現實情況的現象亦不能自行修改檔案內容;第三，增強檔案管理的動態性，登記行為的發生與不動產交易而引起的擴建或消失、權利人名稱改變等現象有關，不動產登記檔案增量與不動產物權活躍程度有關，需要管理人員用動態思想展開日常工作，以免出現檔案信息遺漏及未能合理更新的現象;第四，用關聯思想解決檔案管理問題，除把紙質檔案、電子檔案關聯在一起外，不動產登記檔案管理還需在不同部門的檔案之間建立關聯，為的是推行一體化檔案管理理念，在登記統一的基礎上保障檔案管理信息完整，登記信息分別歸集并將房、地檔案關聯起來，消除檔案管理信息孤島，加大登記信息流通共享力度，繼而提升不動產登記檔案管理水平。

2.優化管理方法

新時代數字技術在不動產登記檔案管理中應用力度持續加大。電子檔案包括圖像、信息兩類數據，要用到相匹配的IT技術進行處理，使之可便于線上存儲、流動、調取。不動產登記可線上申請，并在申請的同時生成電子信息數據，此數據來源有登記各環節錄入的信息、申請人錄入的信息、數據庫獲取的共享信息，登記簿生成后電子檔案部分數據信息自動集聚并接受管理。申請人負責上傳圖像數據，通過拍照或掃描等方式能獲取圖像數據，因為圖像數據通常與檔案管理要求不符，所以要對電子信息加強整理，確保紙質檔案與電子檔案成對應關系，要編輯好庫位號，進而得到完整的圖像檔案。在信息化檔案管理中電子檔案要先于紙質檔案產生，電子檔案依托自動化登記系統自然生成，在不動產登記系統中完成檔案歸集任務。為使數字化管理更為高效需建立一體化的不動產登記信息綜合服務平臺，使登記時產生的數據能自動流入電子檔案管理端口，以免人工輸入造成數據失準、丟失、遺漏的后果，繼而提高不動產登記檔案管理質量。

3.完善管理制度

管理制度需在管理意識、方法、水平、目標、要求等方面不斷改變的過程中動態優化，為的是發揮管理作用并提升管理水平。例如，在推行“誰受理申請誰存放保管檔案”原則支持下，不動產登記可依托行政區域安排若干多級服務網點，檔案管理主要集中于一級網點，同時利用庫位號、單元號可跨區域調取紙質檔案，保障紙質檔案、電子檔案相互關聯，便于查詢不動產物權系列變動情況。在此基礎上要根據不動產登記檔案管理形式完善配套制度，如《多級不動產登記服務網點管理制度》、《跨區域不動產登記檔案管理制度》等，繼而為不動產登記檔案管理形式的應用推廣給予支持[2]。

三、結束語

綜上所述，為使不動產登記檔案管理質量更高，專職機構需端正管理態度，增強檔案管理的關聯性、現勢性、信息化及動態性，還需在電子檔案管理過程中投入更多精力，充分運用數字技術及數據資源，在此基礎上完善管理制度，繼而提高不動產登記檔案管理質量。

參考文獻：

[1]張燕. 淺談不動產統一登記檔案管理的發展思路[J]. 卷宗，2021（6）：9.

[2]吳垠. 信息化視域下不動產登記檔案管理分析[J]. 城建檔案，2021（1）：91-92.