探析不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理常見問題

李迪

摘要：不動(dòng)產(chǎn)登記指的是存儲(chǔ)記錄對社會(huì)發(fā)展來講有價(jià)值的信息，能體現(xiàn)出不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)的狀態(tài)。新時(shí)代房產(chǎn)市場蓬勃發(fā)展，不動(dòng)產(chǎn)登記數(shù)量持續(xù)累加，雖然信息化登記能減輕工作負(fù)擔(dān)，但在檔案管理中仍存在思想陳舊、方式欠佳、制度低效的問題，影響不動(dòng)產(chǎn)登記綜合管理成效。本文通過探析不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理常見問題，以期為提升不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理水平提供參考。

關(guān)鍵詞：不動(dòng)產(chǎn)登記;檔案管理;管理成效

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理價(jià)值如下：其一，為物權(quán)法、不動(dòng)產(chǎn)登記管理細(xì)則等規(guī)章制度的推行奠定基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上保障民眾的財(cái)產(chǎn)安全;其二，通過檔案管理提高工作效率，分類壓縮登記辦理及其他服務(wù)時(shí)限，加之檔案信息共享，提升不動(dòng)產(chǎn)登記綜合服務(wù)水平;其三，在信息化登記的背景下探索新技術(shù)應(yīng)用推廣出路，使IT技術(shù)能為檔案管理賦能。基于此，為提高不動(dòng)產(chǎn)登記工作質(zhì)量探析其檔案管理常見問題及解決對策顯得尤為重要。

一、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理常見問題

1.管理思想陳舊

思想是行動(dòng)的基石，只有思想科學(xué)才能有效指導(dǎo)行動(dòng)，否則將成為行動(dòng)的“絆腳石”，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理亦是如此。當(dāng)前不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理存在重視靜態(tài)、忽視動(dòng)態(tài)及注重單一登記、忽視檔案關(guān)聯(lián)的問題，不利于增強(qiáng)檔案管理的綜合質(zhì)量，使檔案管理變得片面，有礙檔案信息共享與深入利用。

2.管理方式欠佳

當(dāng)前不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理轉(zhuǎn)移到線上，如何利用IT技術(shù)解決管理問題成為檔案管理研究的重點(diǎn)，為的是充分運(yùn)用數(shù)據(jù)資源，挖掘檔案管理服務(wù)于不動(dòng)產(chǎn)登記綜合服務(wù)的潛力。然而，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理存在數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用欠佳的問題，這與“網(wǎng)絡(luò)+”管理經(jīng)驗(yàn)有限、管理思想陳舊等因素有關(guān)，有礙不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理與時(shí)俱進(jìn)。

3.管理制度低效

為使不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理更具規(guī)范性及實(shí)效性推行配套制度，為的是對管理行為進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、約束，使管理目標(biāo)得以落地，在此基礎(chǔ)上提高管理質(zhì)量。因?yàn)橹贫劝l(fā)展有滯后性的特點(diǎn)，需要大量管理活動(dòng)作為支撐，所以在新時(shí)代不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理思想及方法持續(xù)變革的背景下制度存在不適性，對不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理帶來負(fù)面影響[1]。

二、解決不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理常見問題的對策

1.改進(jìn)管理思想

第一，樹立“網(wǎng)絡(luò)+”檔案管理意識(shí)，保障紙質(zhì)檔案、電子檔案能互為印證，二者可以互相轉(zhuǎn)化，考慮檔案庫房存量無需將全部的電子登記簿轉(zhuǎn)為紙質(zhì)性內(nèi)容，充分發(fā)揮線上檔案存儲(chǔ)容量大的優(yōu)勢;第二，確保檔案管理具有現(xiàn)勢性，能如實(shí)反映不動(dòng)產(chǎn)的實(shí)際狀況，檔案內(nèi)容需根據(jù)現(xiàn)有不動(dòng)產(chǎn)的變化情況做出調(diào)整，雖然要將不動(dòng)產(chǎn)的自然狀況視為管理登記的依據(jù)，但因?yàn)椴粍?dòng)產(chǎn)登記多與申請有關(guān)，所以若權(quán)利人不申請且出現(xiàn)權(quán)利狀況不符合現(xiàn)實(shí)情況的現(xiàn)象亦不能自行修改檔案內(nèi)容;第三，增強(qiáng)檔案管理的動(dòng)態(tài)性，登記行為的發(fā)生與不動(dòng)產(chǎn)交易而引起的擴(kuò)建或消失、權(quán)利人名稱改變等現(xiàn)象有關(guān)，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案增量與不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)活躍程度有關(guān)，需要管理人員用動(dòng)態(tài)思想展開日常工作，以免出現(xiàn)檔案信息遺漏及未能合理更新的現(xiàn)象;第四，用關(guān)聯(lián)思想解決檔案管理問題，除把紙質(zhì)檔案、電子檔案關(guān)聯(lián)在一起外，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理還需在不同部門的檔案之間建立關(guān)聯(lián)，為的是推行一體化檔案管理理念，在登記統(tǒng)一的基礎(chǔ)上保障檔案管理信息完整，登記信息分別歸集并將房、地檔案關(guān)聯(lián)起來，消除檔案管理信息孤島，加大登記信息流通共享力度，繼而提升不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理水平。

2.優(yōu)化管理方法

新時(shí)代數(shù)字技術(shù)在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理中應(yīng)用力度持續(xù)加大。電子檔案包括圖像、信息兩類數(shù)據(jù)，要用到相匹配的IT技術(shù)進(jìn)行處理，使之可便于線上存儲(chǔ)、流動(dòng)、調(diào)取。不動(dòng)產(chǎn)登記可線上申請，并在申請的同時(shí)生成電子信息數(shù)據(jù)，此數(shù)據(jù)來源有登記各環(huán)節(jié)錄入的信息、申請人錄入的信息、數(shù)據(jù)庫獲取的共享信息，登記簿生成后電子檔案部分?jǐn)?shù)據(jù)信息自動(dòng)集聚并接受管理。申請人負(fù)責(zé)上傳圖像數(shù)據(jù)，通過拍照或掃描等方式能獲取圖像數(shù)據(jù)，因?yàn)閳D像數(shù)據(jù)通常與檔案管理要求不符，所以要對電子信息加強(qiáng)整理，確保紙質(zhì)檔案與電子檔案成對應(yīng)關(guān)系，要編輯好庫位號，進(jìn)而得到完整的圖像檔案。在信息化檔案管理中電子檔案要先于紙質(zhì)檔案產(chǎn)生，電子檔案依托自動(dòng)化登記系統(tǒng)自然生成，在不動(dòng)產(chǎn)登記系統(tǒng)中完成檔案歸集任務(wù)。為使數(shù)字化管理更為高效需建立一體化的不動(dòng)產(chǎn)登記信息綜合服務(wù)平臺(tái)，使登記時(shí)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)能自動(dòng)流入電子檔案管理端口，以免人工輸入造成數(shù)據(jù)失準(zhǔn)、丟失、遺漏的后果，繼而提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理質(zhì)量。

3.完善管理制度

管理制度需在管理意識(shí)、方法、水平、目標(biāo)、要求等方面不斷改變的過程中動(dòng)態(tài)優(yōu)化，為的是發(fā)揮管理作用并提升管理水平。例如，在推行“誰受理申請誰存放保管檔案”原則支持下，不動(dòng)產(chǎn)登記可依托行政區(qū)域安排若干多級服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)，檔案管理主要集中于一級網(wǎng)點(diǎn)，同時(shí)利用庫位號、單元號可跨區(qū)域調(diào)取紙質(zhì)檔案，保障紙質(zhì)檔案、電子檔案相互關(guān)聯(lián)，便于查詢不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)系列變動(dòng)情況。在此基礎(chǔ)上要根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理形式完善配套制度，如《多級不動(dòng)產(chǎn)登記服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)管理制度》、《跨區(qū)域不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理制度》等，繼而為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理形式的應(yīng)用推廣給予支持[2]。

三、結(jié)束語

綜上所述，為使不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理質(zhì)量更高，專職機(jī)構(gòu)需端正管理態(tài)度，增強(qiáng)檔案管理的關(guān)聯(lián)性、現(xiàn)勢性、信息化及動(dòng)態(tài)性，還需在電子檔案管理過程中投入更多精力，充分運(yùn)用數(shù)字技術(shù)及數(shù)據(jù)資源，在此基礎(chǔ)上完善管理制度，繼而提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]張燕. 淺談不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案管理的發(fā)展思路[J]. 卷宗，2021（6）：9.

[2]吳垠. 信息化視域下不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理分析[J]. 城建檔案，2021（1）：91-92.