淺析建設(shè)項(xiàng)目檔案跟蹤管理與電子文件歸檔有效途徑

張濤

摘要：在建設(shè)項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中，需要通過(guò)項(xiàng)目檔案來(lái)進(jìn)行定期的總結(jié)和歸納，傳統(tǒng)的建設(shè)項(xiàng)目檔案跟蹤管理，主要采用紙質(zhì)的形式。當(dāng)前，隨著科學(xué)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，項(xiàng)目紙質(zhì)檔案的數(shù)量也在逐年上升，在這種情況下，現(xiàn)代的檔案跟蹤管理方式也在發(fā)生變化。為了提高項(xiàng)目檔案管理的效率，電子文件歸檔成為了一種主流方式。本文針對(duì)當(dāng)前項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，檔案的歸納、總結(jié)、分類進(jìn)行管理，并指出電子文件歸檔過(guò)程中存在的不足，針對(duì)這些問(wèn)題提出幾點(diǎn)有效的解決途徑，以提高項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中檔案管理的效率。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目;檔案管理;電子文件歸檔;有效途徑

引言：

在項(xiàng)目建設(shè)的過(guò)程中，需要時(shí)刻記錄項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程和工作管理情況。近年來(lái)，我國(guó)建設(shè)項(xiàng)目越來(lái)越規(guī)范化，對(duì)檔案跟蹤管理工作提出了更高的要求，這些要求使得電子文件歸檔也更加規(guī)范化。隨著建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量的增多，檔案歸檔內(nèi)容也隨之增加，當(dāng)前的檔案跟蹤管理策略和制度已經(jīng)不符合項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況，如果采用原始的歸檔方法和方式，將會(huì)導(dǎo)致歸檔任務(wù)繁重，歸檔效率低下，只有采用更加高效的電子文件歸檔方法才能更加符合項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際需要。所以，對(duì)于國(guó)家和社會(huì)發(fā)展來(lái)說(shuō)，電子文件歸檔成為了一種必要的手段。

一、電子文件歸檔以及項(xiàng)目檔案的跟蹤管理

項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，需要對(duì)項(xiàng)目如實(shí)完整的記錄，一般來(lái)說(shuō)按照時(shí)間進(jìn)行記錄，這個(gè)過(guò)程被稱為建設(shè)項(xiàng)目檔案跟蹤管理。檔案跟蹤管理方法主要包括兩種，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔和當(dāng)前的電子文件歸檔。所謂電子文件歸檔，是指在項(xiàng)目建設(shè)的過(guò)程中涉及的所有文件，比如說(shuō)項(xiàng)目建設(shè)的圖紙、項(xiàng)目建設(shè)的音頻、項(xiàng)目建設(shè)的文字以及視頻等進(jìn)行收集、歸納和記錄[1]。而這些電子文件是項(xiàng)目建設(shè)的歷史見(jiàn)證，能夠?yàn)轫?xiàng)目后期的驗(yàn)收提供必要的支撐。除此之外，電子文件也體現(xiàn)了項(xiàng)目建設(shè)單位的合法權(quán)益，是對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中整個(gè)項(xiàng)目的檔案記錄。更為重要的是，電子文件檔案也是項(xiàng)目后期建設(shè)、驗(yàn)收、管理等必要的參考性文件，有利于促進(jìn)對(duì)項(xiàng)目的監(jiān)管和驗(yàn)收。一般來(lái)說(shuō)，電子文件歸檔以及電子檔案具有一定的保密性，只有專業(yè)的項(xiàng)目檔案工作人員才有資格完成電子文件歸檔以及檔案跟蹤管理。

在電子文件檔案收集過(guò)程中，對(duì)于工作人員來(lái)說(shuō)，應(yīng)該首先掌握電子檔案的基本組成，明確電子文件歸檔的范圍，在文件采集的過(guò)程中，也要保證與項(xiàng)目相互融合。除此之外，專業(yè)的工作人員一定要熟悉各種辦公軟件，以提高電子文件的收集效率。電子文件收集過(guò)程中應(yīng)該保證文件的規(guī)范性，以有利于后期電子文件的查閱、轉(zhuǎn)移和管理。另外，在電子文件檔案收集和管理的過(guò)程中，應(yīng)該保證電子文件的真實(shí)性，只有文件具有一定的真實(shí)性，才有收集的意義。一般來(lái)說(shuō)，電子檔案的保存時(shí)長(zhǎng)要高于紙質(zhì)檔案的保存時(shí)長(zhǎng)。

二、建設(shè)項(xiàng)目檔案跟蹤管理與電子文件歸檔有效途徑

我國(guó)已經(jīng)對(duì)電子文件的歸檔以及管理進(jìn)行了嚴(yán)格的規(guī)范，在電子文件歸檔的過(guò)程中，相關(guān)部門應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)規(guī)范的認(rèn)識(shí)，保證文件符合歸檔的要求，只有滿足相關(guān)歸檔要求，才能夠移交至檔案部門[2]。而在電子檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)該采用科學(xué)的保存和管理辦法。為了保證電子檔案的安全性，一般采用脫機(jī)的方式進(jìn)行管理和保存。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案?jìng)鬏敻涌旖荩瑫r(shí)，電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)更廣范圍的文件存檔。當(dāng)前，隨著建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量的增多，必須加強(qiáng)對(duì)電子文件以及檔案跟蹤管理的重視，提高電子文件歸檔的效率。

首先，組建電子檔案管理以及領(lǐng)導(dǎo)小組。在信息化時(shí)代，高速發(fā)展的信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)為檔案的管理工作提供了越來(lái)越多的便利，電子檔案管理工作主要涉及電子文件的保存、管理、分類以及利用等。在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，存在著很多不足，如檢索困難、借閱手續(xù)繁雜、紙張氧化等，導(dǎo)致了檔案跟蹤管理的效率較低，一定程度上影響了建設(shè)項(xiàng)目的順利開(kāi)展。隨著時(shí)代的發(fā)展，為了更好地開(kāi)展電子文件歸檔和管理工作，需要組建一支具有較高檔案跟蹤管理能力的領(lǐng)導(dǎo)小組，小組的工作人員除了具備扎實(shí)的檔案基本理論知識(shí)和管理技能外，還要具有一定的信息技術(shù)能力。同時(shí)，需要選擇一位兼具卓越領(lǐng)導(dǎo)力和管理能力的小組長(zhǎng)，負(fù)責(zé)整個(gè)小組工作的宏觀把控和適當(dāng)調(diào)配，將檔案工作落實(shí)到個(gè)人，保證小組內(nèi)每個(gè)成員都能夠以負(fù)責(zé)任的態(tài)度執(zhí)行檔案管理工作，完成既定目標(biāo)。

其次，建立相關(guān)的檔案跟蹤管理制度，無(wú)制度難以成方圓。檔案管理工作難度大，內(nèi)容廣，需要建立完善的檔案制度和規(guī)章，做到有章可循、有據(jù)可依，檔案工作人員在規(guī)章制度的指導(dǎo)下，結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際和特點(diǎn)，循序開(kāi)展檔案追蹤管理工作，保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性以及系統(tǒng)性。同時(shí)，需要?dú)w檔的電子文件必須要符合國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，進(jìn)行分類保管和利用。

第三，創(chuàng)新電子檔案管理辦法[3]。對(duì)于項(xiàng)目的建設(shè)單位來(lái)說(shuō)，可以定期召開(kāi)相關(guān)會(huì)議，開(kāi)展專項(xiàng)調(diào)研，通過(guò)合作交流的方式，集思廣益，收集新思路、新想法，使建設(shè)項(xiàng)目檔案跟蹤管理工作緊跟時(shí)代步伐，更加高效地為項(xiàng)目建設(shè)服務(wù)。同時(shí)，要?jiǎng)?chuàng)新檔案的管理方式，實(shí)現(xiàn)電子檔案資源與信息技術(shù)手段相結(jié)合，讓信息技術(shù)手段為電子檔案的管理服務(wù)，通過(guò)開(kāi)發(fā)或引進(jìn)適用性和實(shí)用性強(qiáng)的信息系統(tǒng)，并與電子檔案管理系統(tǒng)有效銜接，實(shí)現(xiàn)電子檔案的全過(guò)程管理，提高電子文件歸檔的效率，實(shí)現(xiàn)電子資源的有效共享和利用。除此之外，建設(shè)單位應(yīng)該定期加強(qiáng)對(duì)檔案、電子檔案管理人員的培訓(xùn)，包括檔案管理能力和信息技術(shù)能力的培訓(xùn)，使工作人員既懂檔案，又懂信息。

三、結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)與科技的不斷發(fā)展，人們的生活發(fā)生了巨大的改變，而在項(xiàng)目建設(shè)的過(guò)程中，檔案跟蹤管理與電子文件歸檔具有重要的作用。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子文件歸檔更加符合時(shí)代發(fā)展的需求。電子檔案能夠真實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的每個(gè)細(xì)節(jié)，保證項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)程，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)具有一定的監(jiān)督作用。在對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案跟蹤管理的過(guò)程中，必須使檔案更加的規(guī)范化，保證檔案的真實(shí)性和完整性，發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。

參考文獻(xiàn)：

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[3]劉春雪. 建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案跟蹤管理探究[J]. 科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，?2018，?15（36）：162+164.