物業公司如何開展全面預算管理工作

孫鶴

摘要：伴隨著房地產行業的持續壯大，物業行業經過了30年的發展，已經漸漸地走向了成熟。如今，物業行業的競爭越來越激烈，不但包括現有物業公司之間，還有新加入物業行業的公司。另外，隨著社會的不斷發展，人們的生活質量日益提升，對物業公司服務的要求也在不斷提高。實行全面預算管理也必然成為物業公司提高財務管理質量，乃至提高核心競爭力的重要手段。

關鍵詞：物業公司;全面預算管理;戰略目標

近些年來，物業公司在經歷了一段時間的突飛猛進式的大發展之后，競爭日趨激烈。企業只有實施全面預算管理，才可以把公司所有的關鍵問題融合于一個體系之中進行管理和控制。全面預算管理可以把公司的長期目標和短期目標、公司的戰略目標和年度的經營計劃很好地進行協調，使公司的整體目標和各職能部門的目標能夠通過預算的編制、下達、控制，為公司整體目標的實現創造了必要條件，從而實現公司的整體戰略目標。

一、物業公司全面預算管理概述

（一）全面預算管理的含義和構成

全面預算管理是以企業整體戰略目標為核心，通過對未來一段時期內的生產經營成果及其相應的財務狀況、以及現金收支等價值指標進行全面的預測、評估和規劃，科學、合理、有效配置企業所擁有的各項財務與非財務資源，并對執行過程進行監督和控制，對執行結果進行分析、評價與反饋，指導企業經營活動的改善和調整，進而推動實現企業一系列戰略目標的管理活動。全面預算的內容包括經營預算、專門決算預算和財務預算。財務預算包括現金預算以及預計利潤表、預計資產負債表、預計現金流量表等報表。全面預算管理可以對公司的經營活動，進行事前、事中、事后全過程監督和控制。企業整體戰略目標的制定和實施，有利于合理優化和配置企業資源，同時也可以提升公司在物業行業中的競爭力。

（二）物業公司全面預算管理的意義

1.實現企業的經營戰略目標，提高經濟效益

物業公司實施全面預算管理要與戰略目標保持一致，將戰略目標分階段融入各年度的預算中，通過完成各年度的預算來確保戰略目標的實現。

2.提高公司的財務管理水平

隨著社會的不斷發展，公司所面臨的外部環境也不斷地發生著變化，這就需要公司按照環境的變化來調整公司的內部結構。由于全面預算管理從編制到實施，涉及各部門管理人員及基層的工作人員，能發現各種財務與非財務信息，通過對這些信息的分析，可以發現問題并分析其形成原因，可以幫助公司改進并提高管理水平。

3.合理配置資源，提高公司的競爭能力

物業公司的項目資源是有限的，收入是比較穩定的，而如何提高收入，就需要通過盤點項目的現有資源，可以尋找提高收入的途徑或是降低成本的方法，尋找新的利潤增長點，從而可以提高公司的經濟效益。

二、物業公司全面預算管理存在的問題

（一）對全面預算認識不夠，沒有做到全員參與

全面預算管理要求全員都要樹立起全面預算的大局意識和理念，上到公司的高管，下至公司的每一位基層員工，都要參與到預算的制定和執行之中;業務范圍全面覆蓋，各項業務都要納入預算中，不能有任何遺漏。

物業公司的管理人員在全面預算管理認識存在誤區。全面預算不僅僅是財務、會計或某個職能部門的管理，而是企業綜合的、全面的管理，是具有全面控制約束力的一種管理機制。對物業公司來說，公司的理念及管理的措施對企業的經營情況，及效果會產生決定性的影響。然而在公司內部，大多數部門和人員認為全面預算只是財務部門的事情，這樣制定出來的預算與實際執行結果必然產生偏離，無法體現全面預算管理的實際意義。

（二）預算制定不夠準確，缺乏較強的預算決策能力

雖然我國的物業行業的發展速度很快，但是由于我國物業行業的進入門檻較低，導致各物業公司的發展狀況良莠不齊。物業公司要么不制定預算沒有規劃，要么預算流于形式形同虛設，要么預算的基礎數據不準確。比如，小區電梯等設備的維護保養，小區公共路面的修復都需要提前做出維修、維護計劃，以保證小區業主的正常生活。同時，物業公司各個部門也普遍缺乏相互間的有效溝通，從而使信息傳遞產生脫節或出現信息不對稱等，導致編制預算的基礎信息不準確、不全面。比如，一個新交房的小區，入住率比較低，水電費的使用量就會較低，隨著入住率的提高，水電費的使用量也會慢慢增加，同樣，隨著入住率的提高，對于保潔、保安人員的配置也會隨之增加。這些情況就需要小區的項目經理與公司的各個職能部門進行有效、及時的溝通與協調。

（三）預算數據與實際結果存在偏差

在實施預算管理的過程中，預算數據與實際情況存在偏差。一般情況下，預算數據確定以后，還需要將預算數據進行層層分解、下達指標，如果沒有層層分解而下達指標，或者雖然下達了指標但是分解不到位，都會導致差錯。忽略了過程控制，即沒有定期比較實際執行情況與預算目標的差異，各部門之間沒有及時進行溝通，財務部門沒有定期對各部門、項目的指標完成情況進行通報、告知，無法建立完善的績效考核評價體系。

（四）預算執行過程中隨意調整

物業公司的預算一旦確定，在執行過程中一般是不進行調整的，否則就使預算失去了剛性。在工作過程中經常會發現由于以下情況需要對預算進行調整：一是在制定預算的時候，有部分預算的執行人員對預算的重視度不夠，考慮問題不夠全面，抱怨較多，認為制定預算是沒有用的而且還增加了他們的工作量，導致預算數據不夠準確。二是業務與財務的融合度不夠。預算是根據公司的實際情況來編制的，如果脫離實際就會導致支出嚴重超額，出現需要調整預算的情形，使預算缺乏剛性。

（五）預算缺乏績效考評機制

預算制定只是完成了全面預算管理工作中的一部分內容，為了保證預算得以有效地實施，還需要制定一系列的考評制度，以提高公司員工參與全面預算管理的積極性，以及工作的主動性，促使公司提高經濟效益。如果缺少了績效考核，完成預算與未完成預算都一樣，就會導致員工產生多一事不如少一事的想法，工作中缺少主動性。

三、物業公司加強全面預算管理的對策建議

（一）建立全員預算模式

全面預算管理具有規劃與計劃，溝通與協調、控制與監督、考核與評價這四個功能。全面預算要求公司全體員工都要參加，使大家認識到全面預算的重要性和必要性。物業公司的管理層，要對全面預算管理的功能形成正確的認知，并經過培訓、宣傳等手段，讓公司所有員工對全面預算管理有正確的思想認知。加強項目的全體員工和公司職能部門的充分溝通。實現業財相互融合，保證信息的可靠性與準確性。全員參與預算的制定過程中，各部門管理人員、基層工作人員可以通過自身工作經驗獻計獻策，以解決經營過程中遇見的“瓶頸”問題。

（二）加強全面預算的準確性及提高預算的決策能力

1.預算收入的確定

物業公司的收入包括前期開辦費（新項目涉及）、物業費收入、停車費收入、代收代付款項以及其他業務收入等。物業費收入中物業費的單價是在當地物價局的備案價格，一般情況下是固定的，而容易發生錯誤的是收費面積，收費面積應該根據小區的實測報告中的數據匯總，這樣就可以根據單價計算物業費的全部收入。但是一般小區的收費率不可能達不到100%，所以預測的物業費總收入，還要按預估的收費率計算出預算中要求的物業費收入，在此過程中，收費率期望至關重要，如果設定太高了就可能完成不了預算收入，設定太低了就失去了制定預算收入的意義。停車費收入根據已售車位的數量就可以確定;代收代付款項及其他業務收入，可以根據前一年的實際情況來確定。

2.預算成本的確定

物業公司的成本包括人力成本、保潔費用、綠化費用、維保費用日常辦公費用以及經營用的水電費開支。人力成本占總成本比重相對較大，可以根據各部門、項目的編制的人數、薪酬標準、福利政策等來確定;保潔費、綠化費可以根據往年的實際發生情況來確定;維保費包括維修及保養費，保養費一般都和相應的維保單位簽有維保協議，金額基本上都是固定的;對于維修費，工程部門應該提前做好來年的維修計劃，也可根據維修的計劃來確定維修費用。

3.加強全面預算的決策能力

物業公司一旦制定了全面預算，不能讓預算流于形式。一定要把年度預算數分解成月度數，然后要按月度的實際發生數與預算數進行對比、分析，找出差異所在，對于差異較大的，不管是有利的還是不利的，都要對差異指數進行分析，不同的原因應采取不同的處理辦法：如果是因為公司人員在執行過程中的失誤造成了與預算產生的差異，要分清相關責任人員，并與績效考核掛鉤;如果責任人能夠提出相應的補救措施，也應納入考核范圍內，總結經驗，更好地完成以后的工作。如果是因外部環境的變化導致實際情況與預算產生差異，應對此變化進行分析，比如該變化是長期的還是臨時偶發的，如果是長期的話還會影響以后年度的預算編制工作。

（三）加強全面預算的過程控制

物業公司的預算一旦制定完畢，應及時下達到各職能部門及各個項目，將指標進行層層分解，指標分解時要詳細具體，上到領導下到基層員工都要了解到各自的職責范圍，防止出現個別崗位和環節缺少預算執行及控制的依據。預算的分解、執行要與考核的內容相匹配。全面預算控制的方式有：當期預算控制與累進預算控制;總額控制與單項控制;絕對數控制與相對數控制;剛性控制與柔性控制;預算內審批控制、超預算審批控制和預算外審批控制;系統在線控制與手工控制這六種控制方式。公司可以根據自身的實際情況選擇適合的控制手段。

物業公司應將年度預算細分為月度預算和季度預算，按月和季度進行考核、控制，以保證年度預算的實現;對于重要的指標，按周甚至是按天實時跟蹤監測，并對其發展變化做出合理的估計，提前準備好應變方案，確保預算目標的實現;對于重大項目的支出，應嚴格審核其支出是否合理，是否符合合同的要求，審批流程是否規范。日常的采購、經營支出可以實行總額控制，總額控制就是說該項費用雖然超出了月度或季度的預算額度，但是只要不會超出年度預算數額也是可以的，比如管理費用中的辦公用品的采購，采購的量與單價是成反比的，采購的量大，單價就會降低。如果一次性采購了幾個月的量，雖然看起來這個月支出的金額比較多，超出了月度或是季度的預算，但從整個年度來看還是沒有超出預算的。

（四）預算的調整要剛柔結合

全面預算管理是一項長期的、連續性的工作，隨著外部環境的變化，為適應公司內、外部客觀環境的變化，對預算進行調整是完全可以的，但是不應該隨意調整。如果由于公司的管理過程中出現了問題，導致實際數與預算數出現了差異，應該分析原因，如果是由于相關責任人的疏忽，就要追究其責任;如果是由于制度上的缺陷，就要對制度進行完善，并要從經濟性方面考慮預算是否可行，而不是只要出現差異，就對預算做出調整，這樣只會掩蓋問題，起不到全面管理的作用。預算確需調整的，還應當執行嚴格的審批程序，先申請再調整。如果發生了在制定預算時所沒有預計到的意外情況，也同樣應該先申請，批準后再進行預算調整。

（五）建立完善的績效考評機制

預算確定后，為保證預算的有效實施，保證戰略目標的實現，應建立一套完善的考核制度。全面預算考核應堅持以下原則：一是目標性原則。這里的目標是公司的整體目標而不是部門的目標，各部門必須以公司整體目標為出發點，在不影響公司利益的情況下完成各自的部門目標;二是可控性原則。對責任人進行考核應在其可控的范圍內進行，不應該超出其能力范圍;三是動態性原則。在預算執行的過程中實時進行監督控制，及時發現問題并予以糾正;四是例外性原則。在預算的執行過程中，外界環境總是處于不斷變化中，就像這兩年出現的疫情就是特殊情況，是難以預料的，考核時應針對這種意外情況應特殊處理;五是公平公開公正原則。考核的標準應該是公開的，這樣才能在公平公開的基礎上，提高員工的積極性與工作熱情;六是總體優化原則。當個人利益與整體利益產生矛盾時，個人利益應服從于公司的整體利益。首先，從預算的完成情況方面進行考核，預算制定后，經過層層分解，將績效考核落實到各個責任人，并簽訂目標責任書，定期對執行人的完成情況與預算指標進行對比，對于完成目標或者超額完成目標的責任人，應按照考核的結果給予獎勵;同樣，對于沒有完成目標的責任人，應給予相應的處罰，獎罰分明可提高公司員工的工作主動性和工作熱情。其次，還要對制定全面預算的管理部門進行考核。根據預算責任人的執行結果，也可以反過來考核預算管理部門的工作情況，比如說預算制定的及時性，準確性，預算執行過程中有沒有及時發現問題、正確分析問題，以及建議是否可行等。通過這種全面的考評機制，可為公司的發展打下穩固的基礎。

四、結束語

隨著我國市場經濟體制的不斷發展和完善，物業行業也在穩定、健康地發展，在競爭非常激烈的環境中，物業公司就必須重視全面預算管理。只有實行全面預算管理，才能保證企業在競爭中持續發展，才能保證企業實現戰略目標。雖然在實行全面預算管理的過程中，會遇到各種各樣的新問題，但只要企業靈活運用科學的管理方法，就必定會在行業競爭和發展中占有一席之地。

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