優化報銷流程 提高工作效率

摘要：由于財務報銷流程過于繁雜，影響工作效率，企業應新形勢下的新要求，優化報銷流程，省時省力，本文對此做了逐一介紹。

關鍵詞：優化;報銷流程

一、創新背景

（一）企業財務管理中出現的問題

1、財務報銷流程過于復雜，業務流程繁多。

業務部門進入財務科開始，從原始憑證審核，部門報銷系統單據錄入，部門負責人簽字，歸口部門簽字、登記，分管領導簽字，財務負責人簽字，財務總監簽字，財務銀行會計付款，至少要找六個人、三個部門。

2、業務人員等待時間過長，問詢多，影響財務工作質量。

找六個人、三個部門，來回走動至少7趟，手續不完備時，來回走動8-10趟的都有;一些業務部門對報銷流程不是很了解，不知道下一道手續是什么，往往要詢問很多次才能辦完付款業務。

3、附件太多，業務人員粘貼時間太長，影響工作效率。

每次報帳附件從預付款、發票開具、后期支付質保金、履約保證金等，都要附大量單據，如合同審批表、合同、驗收報告、立項報告、招標文件等等，有時一張原始單據要粘貼70多張，費時費力，同時也造成紙張浪費。

（二）、企業新形勢下的新要求。

1、我廠報銷費用類別多樣，如維修費、差旅費、會議費、試驗費、保潔費、裝卸費、租賃費等，不同的費用類別報帳附件、流程也不盡相同。

2、因經濟業務事項不同報賬附件也會有所不同。不同的費用類別因經濟業務事項不同，附件也會有所區別。同樣一種費用又分不同幾類情況處理，如維修費從會計科目來講細化分為房屋修理費、微機修理費、車輛修理費及其它修理費。

3、從預算角度細化分為設備大修理費用、房屋及其它修理，房屋及其它修理又進一步細化分為管理性房屋修理費、其他辦公設備維修、非生產器具監測費和生產性房屋修理費等，就維修項目的大小又可分為項目維修和零星維修等。再如差旅費，就業務種類可分為日常出差、參加會議、原料人員、研發人員、營銷人員、交流干部、司機等。

這些內容分類繁雜，要求越來越嚴，越來越高，急需優化報銷流程，解決現階段財務管理工作中存在的問題，針對報賬過程中存在的不同情況和目前各部門常辦理的一些業務，結合制度規定，改善我們日常的財務工作方法，以此推動財務精益管理向著規范化、科學化的道路發展。

二、基本內涵

對報銷流程優化、簡化，規范報銷附件，降低勞動強度，提高財務管理工作質量和效率。

1、付款管理工作流程減少。

2、費用報銷流程簡化。

3、實現標準附件管控，降低管理成本。

三、主要做法

1、按費用類別整理主要報銷業務內容。

作為公司的一個生產廠，主要經濟業務涉及與生產經營有關的維修費、水電費、材料費、人工成本費、社保費、差旅費、職工教育經費、資本性支出、企業文化建設費等，按照企業發生費用情況，費用類別有近二十余種。

2、按部門整理主要報銷業務內容。

我廠比較集中報帳付款部門有技改辦、辦公室、行政科、設備科，不同的部門，報帳的內容不一樣，如技改辦主要集中辦理工程項目類付款業務，辦公室主要集中辦理辦公費、招待費、通訊費等付款業務，行政科主要辦理行政維修、房屋維修、工作餐、保潔衛生等費用，設備科主要負責設備的大中項修和改造項目。按照部門發生費用情況，部門費用有近百種。

3、進行部門走訪活動，征詢部門意見，按業務報銷內容，根據業務報銷內容整理標準附件。

不同的業務報銷內容，其報銷附件也不相同，如工程預付款，過去我們要求附合同審批表、招標資料、立項資料、合同、轉帳申請等等，全套附件粘貼下來，需要幾十頁。通過部門走訪，與部門項目人員進行充分溝通，達成一致意見，如在規范的前提下，減少附件的粘貼數量，一些招標資料，可以保留在業務具辦部門，立項資料可附主要內容等等;通過整理，減少了許多無關附件的粘貼。

4、優化費用流程，實現費用管控，降低管理成本。

流程的優化，更多的體現的管控和效率的問題上，既能實現費用的管控目的，又能實現流程的優化，是企業財務管理工作的一個方向，如實現差旅費簽批流程的優化，就是減少流程的一個明顯例子，報銷幾十元的差旅費流程，從原來6個人審核，減少只需3個人審核簽字就可報銷，既實現了管控，又減少了流程。

5、進行培訓和部門現場指導、交流，減少問詢次數。

通過對財務制度流程的宣貫、培訓和部門現場交流，使業務人員熟悉財務報銷流程，少走彎路，既達到溝通的目的，又起到了較好的效果。

四、創新成果

1、形成費用報銷，標準附件。

結合相關制度和財務規定，采取調研、座談、電話咨詢、OA傳遞資料反饋等方式與各部門報賬人員進交流溝通。在會計科目和業務類型進一步細化的基礎上，統一了相同業務類型的報賬附件、表格，按部門形成新的標準化附件，在規范的前提下降低了附件數量。現在報賬流程中已使用了標準化附件，減少了報賬人員的業務量。

2、加強了溝通的窗口，政策變化即時分享，增加了大家了解財稅法規的渠道。

增加報帳須知服務窗口，一目了然，降低了業務人員問詢、等待時間。在了解到國家政策的變更或稅制改革的新政策后，利用辦公軟件及時把信息傳遞給各部門，使大家盡早掌握了解國家法規的變化。

3、減少了財務內部付款流程，提高了財務人員的服務意識和報帳效率。

采取稽核統一送單據的靈活方式，為報賬人減少了找領導簽字的時間。報賬人在報銷系統中提報打印單據后，只需找本部門的負責人和分管廠領導簽字，然后把單據交到財務稽核人員處，單據稽核合規后由稽核統一送到財務負責人和分管財務領導等處審核簽字。

五、總結與展望

在創新過程中，我們財務人員認真學習各項制度，運用標準化管理工具，認真做好創新工作。目前財務報賬流程優化過程中，報賬業務運行良好。

通過半年的努力工作，財務科做了業務附件細化、稽核統一送單據、政策信息及時溝通、紙質附件與電子附件同步等方式為報賬人頭疼的報賬業務盡可能的減少了麻煩，也為財務稽核人員提高了工作效率。

今后，我們將繼續探索財務工作優化流程的具體內容，并將優化內容在具體工作中得到充分應用，使企業的各項財務管理工作更加精簡、順暢、規范、科學。

參考文獻

[1] 崔南方、陳榮秋，企業業務流程的時間模型，管理工程學報.

[2]王玉榮，業務流程重組與企業現代化管理，北京，經濟管理出版社.

作者簡介：張艷（1975.2—），女，漢族，安徽省阜陽市人，本科，安徽中煙工業有限責任公司阜陽卷煙廠，財務科副科長。