事業單位檔案歸檔文件整理方法的探討

劉磊

摘要：事業單位的檔案歸檔文件整理是文件整理工作的重中之重，是單位內一些工作資料的整理、分類和保存的一種方法，對事業單位的管理工作有著重要的影響。本文對事業單位檔案文件整理的要求進行探討，給出了詳細有效的事業單位檔案歸檔文件中整理方法，以此提升事業單位工作效率。

關鍵詞：事業單位;檔案歸檔;文件整理

當事業單位進行資料采集和歸檔時，有關文件整理人員需要將所收集的資料進行科學整理和歸檔，并做好記錄，在科學歸檔手法下的資料整理形成檔案。檔案的歸檔和整理對事業單位工作有很重要的影響，基于此，在事業單位中的檔案歸檔文件整理工作應按照科學的方法進行，確保檔案文件的價值性。

一、事業單位檔案歸檔文件整理要求

（一）嚴格遵守檔案歸檔文件整理規則

事業單位進行檔案整理工作時，應在有關規定和要求的基礎下，以科學有效的方式進行檔案整理工作，這樣才能保障檔案整理工作的科學性，并確保檔案文件整體工作的質量和效率。首先，在進行檔案歸檔文件整理時，單位應加強對歸檔工作人員的思想教育工作和普法工作，保證工作進行時不會出現工作人員消極怠工的情況。在對員工思想教育工作和普法工作時應參考《歸檔文件整理規則》和有關檔案文件的法律等條文，加強規范員工的工作行為以及提高檔案文件歸檔整理工作人員的工作積極性，保證檔案的科學性。其次，在檔案歸檔文件整理工作進行時應嚴格遵循《檔案文件整理規則》并根據其中內容要求進行工作，保證工作的科學嚴謹性和效率，將檔案歸檔文件整理作為文件整理工作的重中之重，提高工作效率保證資料的科學與安全。最后，將已經廢棄的檔案文件進行集中銷毀，并指派相應的管理人員進行監督，確保檔案文件沒有備份或者被員工私藏，這樣做的目的是為了保護文件資料的隱私和確保檔案整理工作的順利進行，對事業單位的整體工作質量有保障[1]。

（二）遵守檔案保存整理的基礎原則

我國的事業單位文件檔案都是由專門的檔案部門進行派發，并由相關文件職員進行檔案文件分類保存，這些檔案文件中的內容和事業單位中職員資料信息、工作內容等息息相關，對事業單位的整體工作進行意義重大。所以，在進行檔案文件整理時，應嚴格遵守檔案文件整理原則，按照規定進行檔案整理，確保文件資料的安全和隱秘性。在事業單位進行檔案歸檔文件整理工作時，應該將各類資料信息進行整合分析，把上級所發文件和自身保存文件有機結合，將其作為一個整體進行文件檔案整理工作。事業單位自身所收集的檔案文件與上級指派的文件可能會有內容上的偏差，在進行保存整理時，應嚴格按照檔案保存整理的原則進行，將自身保存文件檔案與上級指派分發的文件檔案進行對比，并嚴格審視兩者之中的內容，確保內容的準確性，堅決遵守檔案保存整理規則。如果在檔案保存整理工作時發現文件內容的缺失和錯誤，一定要及時上報領導和上級有關單位，立刻做出調整，防止內容錯誤的文件進入到檔案保存整理工作當中[2]。

二、事業單位檔案歸檔文件整理的方法

（一）檔案文件整理的方法

檔案文件的清算整理方式共分為五種，分別為文件性質辨別整理、文件分卷整理、文件年份整理、加密文件與普通文件整理和對特殊載體文件進行整理等。文件性質區分是指針對事業單位中檔案文件的性質內容進行區分，將單位內政務檔案文件和黨務文件進行區別，將其納入到不同的文件整理體系當中，避免二者的混淆，確保檔案文件性質準確無誤。文件的分卷整理方式則是將單位中文件內容進行區分整理，將內容重要或者次要的文件進行分類處理，并且按照有關檔案文件整理的方式進行時間內容的結合整理，將檔案留存時間較長的檔案和內容重要的檔案進行分類整理，而存留時間短的檔案以及檔案內容較為次要的檔案應分別立卷整理，以此保證檔案文件的安全。按年份區分整理文件的方法是事業單位中較為普遍的一種檔案文件整理方法，主要將年份相同的文件進行歸檔整理，并實時更新，確保資料的時效性。加密文件與普通文件主要區別是內容的安全隱秘性，加密檔案文件內容需要增加隱秘內容，而且加密的檔案文件等內容應分散管理和保存，確保其安全性，并且與普通檔案文件內容進行區別，保障加密檔案文件的安全。進行特殊載體檔案文件整理時，檔案職員應嚴格把關載體的安全和檔案文件內容和可靠，確保檔案文件的安全。

（二）檔案歸檔的方法

事業單位的檔案職員在檔案文件整理工作中，應嚴格遵守有關的檔案的整理歸定和法律法規，將檔案的信息內容、信息來源、采集時間等進行分類處理，檔案職員需將文件整理分類，并按照有關部門要求進行檔案文件歸檔整理。檔案文件留存的順序和留存時間要嚴格按照檔案整理規則存放，留存時間較短的檔案文件應存放在留存時間較長的檔案文件之前。首先，將檔案內容進行實體分類，主要分為三類，分別是國家級檔案文件、檔案室內檔案文件、全宗內檔案文件，在對其進行整理時應嚴格按照整理體系去進行整理工作。其次，檔案文件的歸檔工作需要按時完成，杜絕拖延歸檔時間，保障檔案歸檔整理工作的時效性。最后，將檔案文件歸檔整理之后對檔案進行編目，對應的時間、頁碼、編號等內容應確保準確無誤，按照科學的方法就需檔案歸檔，不僅能提高工作效率，而且還可以保證檔案文件的安全。

（三）信息化的檔案文件整理方法

在科學技術迅速發展的時代，檔案文件的整理方法也得到了更新，目前許多事業單位已經更新了檔案文件歸檔整理工作方式，將原有傳統的檔案文件歸檔整方式轉變為信息化的檔案文件整理方式。信息化的檔案文件整理方法不僅可以提高檔案整理工作的效率還可以保證檔案文件的安全性，而且還避免了檔案文件的內容出現錯誤等問題的出現。因為信息化的檔案文件整理是依托于計算機系統所進行，在計算機的基礎之下，將文件錄入電腦之內，電腦根據關鍵詞和時間等內容對文件檔案進行智能分類進行歸檔保存。信息化檔案文件整理方法的準確性和安全性相對傳統人工整理方法更加科學有效，同時信息化的檔案文件整理方法也減少了相關工作人員的工作壓力，有利于事業單位的人力資源合理利用，促進工作分工的合理性。

結論

在事業單位的檔案歸檔文件整理工作當中，科學有效的檔案歸檔文件整理方法必不可少，但是在進行該項工作時，應嚴格遵循有關文件的要求，確保檔案文件的安全性和科學性。事業單位的檔案歸檔文件整理工作應趨于合理性和科學性，建立相應的管理體系，對事業單位的未來發展意義重大。

參考文獻

[1]黃瑩.當前事業單位電子檔案歸檔工作研究淺談[J].中外企業家，2019（01）：102.

[2]梁翠云.中學黨建檔案歸檔現狀及對策[J].蘭臺內外，2021（18）：55-56.