大數據視域下事業單位檔案管理的優化路徑研究

康樂

摘要：檔案管理是我國事業單位最基礎、最重要的工作任務之一，貫穿于事業單位業務體系之中。隨著大數據時代的到來，傳統檔案管理模式已不適應社會發展的需求，對事業單位檔案管理進行優化是信息技術發展的題中之義和必然要求。同時大數據對于事業單位檔案管理的作用不言而喻。基于對事業單位檔案管理的SWOT分析有利于深入了解事業單位檔案管理并得出有針對性的優化路徑。大數據視域下，優化事業單位檔案管理的路徑必須加強對檔案管理的重視、建立健全檔案管理機制、提高檔案管理人員的專業素質。

關鍵詞：大數據;事業單位;檔案管理;路徑

檔案管理是國家檔案事業最基本的組成部分，亦是我國事業單位最基礎的管理工作之一，其水平直接關乎事業單位發展的持續性與穩定性。隨著互聯網的迅猛發展，包括大數據、云計算、區塊鏈在內的各類信息技術都取得了翻天覆地的進步，各行各業均與大數據等信息技術產生了一定程度的結合，事業單位的檔案管理工作亦不例外。這恰好為破解事業單位檔案管理面臨的困境，以及優化路徑提供了思路。新時期，高度重視事業單位檔案管理，以全新的視角創新事業單位檔案管理路徑，本質上是我國社會發展的根本需求，是推動國家發展、社會進步的關鍵舉措。

一、大數據視域與事業單位檔案管理概述

（一）大數據與事業單位檔案管理

1.大數據

數據已經滲透到當今每一個行業和業務職能領域，成為重要的生產因素。最早提出“大數據”時代到來的是全球知名咨詢公司麥肯錫。對于“大數據”，麥肯錫全球研究所給出的定義是：“一種規模大到在獲取、儲存、管理、管理、分析方面大大超出了傳統數據庫軟件工具能力范圍的數據集合，具有海量的數據規模、快速的數據流轉、多樣的數據類型和價值密度低四大特征。”[1]隨著云時代的來臨，作為高科技時代產物的大數據吸引了越來越多的關注，應用到社會各個領域并越來越彰顯其優勢。

2.事業單位檔案管理

我國事業單位的檔案管理始于上世紀70年代，在數十年的發展實踐中形成了相對完善的管理機制，積累了豐富的實踐經驗。

事業單位是我國經濟社會發展中非常重要的組成部分，是推動社會發展的重要力量，而檔案管理則是事業單位高質量發展的基礎支撐。作為事業單位最基礎、最重要的工作任務之一，檔案管理工作貫穿于整個事業單位業務體系當中。“事業單位中檔案管理工作能否有序地開展，對于事業單位發展、社會經濟穩定，都有著非常重要的作用。只有不斷地提升檔案 管理水平，才能夠確保事業單位實現順利、穩定的發展。”[2]

（二）大數據建之于事業單位檔案管理的重要意義

1.降低事業單位檔案管理成本

傳統的檔案管理需要使用紙張保管，盡管每張紙的成本很小，但大量使用紙質檔案仍然帶來兩大問題，首先是因為紙張用量巨大而導致成本上升，其次是因為紙質檔案的保存占據存儲空間巨大也會增加成本。然而在大數據時代，數據存儲借助各種移動介質以及網絡空間，不僅使檔案管理成本就顯著下降，而且因占用空間小帶來消耗的空間成本大幅降低。尤其是在當前一些移動介質已經能夠進行批量化生產和一臺服務器的儲存空間也非常大的前提下，前期不需要進行大量投資，過程中很少使用甚至不使用紙張，在紙張方面的成本也大大下降。因此，在大數據的支持下，建立數字檔案能夠為事業單位降低檔案管理成本。

2.保證事業單位檔案保存質量

在大數據時代之前，我國事業單位的檔案以紙質保存方法為主，部分采用數字檔案。這種保存方法的安全風險系數較高，特別是紙質的檔案容易受風化破損等影響而出現紙張老化，這種情況很難對紙張進行修復。另外，檔案的特殊性質決定其不可以任意復制更改。數字檔案盡管存儲在硬盤、U盤等空間，但依舊不可避免如移動存儲介質空間較小的問題，有時也容易因為格式化等問題導致數據損壞、丟失等情況。不過在大數據時代，云儲存很好地解決了這個問題，云存儲使用安全性能很高的專用服務器，檔案的保存時間無限延長，充分保證了檔案的保存質量。

3.提高事業單位檔案利用效率

在過去很長一段時間里，我國檔案的主要管理方式采用紙質檔案管理方法。盡管紙質檔案是對信息的原始的精準記錄，但是隨著事業單位的發展，檔案數量激增，這種方法使檔案的整理和檔案的查詢難度加大，不僅浪費大量的時間，不利于工作的開展，還會影響生產力的提升。而在大數據時代，利用大數據分析等技術手段，檔案信息的錄入、管理、分類、整理查詢都變得方便快捷，流程大部分都是自動化，準確率很高。信息資源的縱向及橫向連接，進一步增強了檔案信息分析的深度及廣度，大大提高了檔案資源的管理與利用效率。

二、事業單位檔案管理SWOT分析

SWOT分析應用廣泛，是人們最熟悉的戰略分析工具。它通過運用系統分析思維，使研究特定對象的資源、能力與外部環境達成戰略性匹配。SWOT分析能讓研究對象聚焦內部優勢、利用外部機會，規避內部劣勢、抵消外部威脅，在自身“能夠做的”和“可能做的”之間進行矩陣分析，以制定適宜自身的發展戰略和對策。[3]運用SWOT分析事業單位檔案管理，有利于聚焦當前事業單位檔案管理中的問題，提出有針對性的優化路徑。

（一）事業單位檔案管理的優勢分析（strengths）

首先，我國事業單位的檔案管理經過數十年的歷史發展過程，在此實踐過程中積累了豐富的經驗，為將來的檔案管理提供了經驗積淀。其次，從客觀的角度出發，我國事業單位檔案資源是文化、教育等事業發展的基礎，各類檔案不僅記載著人事信息、科研信息等，更記錄著我國社會發展中產生的各種信息資源，是社會發展的重要信息載體。檔案資源的應用與事業單位檔案管理工作的開展關乎我國社會主義事業的健康、穩定、長遠發展。

（二）事業單位檔案管理的劣勢分析（weaknesses）

事業單位在過去很長一段時間內主要采用傳統的紙質檔案管理方法。然而，隨著社會發展發展，我國事業單位內各項事務日益增多，事業單位發展過程中產生出大量的重要信息資源需要被歸檔管理。這種情況下，傳統檔案管理方法的弊端逐漸突顯，無法滿足社會及事業單位自身發展的需要。

（三）事業單位檔案管理的機遇分析（opportunities）

1.大數據技術的發展為檔案管理提供技術支撐

大數據技術自產生之日起，就迅速滲透到社會的各個領域。現在無論是事業層面還是企業或者個人都離不開大數據技術的支持。大數據技術的應用普遍以后，檔案管理工作也在大數據技術的支持下實現了云計算、跨界存儲，并能夠進行深入數據挖掘等工作，以大數據為基礎的云計算，為檔案管理工作的效率提升提供了技術支撐。特別是近幾年，大數據、云計算、區塊鏈等技術的創新發展，使政府部門積極推進網上政務服務，大量的政務活動記錄保存在云端的各類政務信息系統當中，更加方便利用和數據共享。這些活動記錄的形式多樣，早已不是傳統的僅以數據的形式存在。可以說，信息技術的飛速發展已完全顛覆了傳統的檔案形成形式與管理理念。

2.事業單位的發展為檔案管理提供內在需要

從微觀的角度出發，事業單位的高質量發展為檔案管理提供了內在需要，“進一步加強事業單位檔案管理工作，是實現一個組織或機構各項事業長效運營的基礎。”[4]一方面，事業單位是我國國家機構的重要組成，因此，事業單位各項工作事務的開展與國家利益、人民群眾的利益息息相關。做好事業單位檔案管理尤其是對于事業單位的人事檔案管理、科研檔案管理等等，是確保事業單位發展的基礎保障。另一方面，事業單位發展需要檔案資源提供信息支撐，各個單位之間的人員流動、事務對接、資源互換等都需要檔案管理。因此，做好事業單位檔案管理工作，是保證事業單位各項事務開展的基石。

（四）事業單位檔案管理面臨的威脅（threats）

1.對檔案管理工作重視不足

事業單位中普遍存在不重視檔案管理工作的情況，并且這種意識上的欠缺，在檔案管理工作中具備相對比較明顯的針對性。在這種情況下，很容易導致相關工作人員的工作態度消極、工作質量和效率低下。從當前事業單位中開展的檔案管理工作情況來看，雖然在事業單位從業的人員專業知識、文化水平等方面都相對較強，但是大部分人員在管理能力上都存在一定的不足。[5]當前我國事業單位正處于比較關鍵的轉型期，而檔案管理工作的薪資情況并不具有一定的誘惑力，在事業單位中也不是重要的崗位。因此很多從事檔案管理的人員工作意識比較薄弱，嚴重影響了檔案管理工作的有效開展。

2.檔案管理機制不完善

檔案管理是一項系統化、復雜化的工作，必須要嚴格執行相應的工作程序，遵守相應的規章制度，然而從事業單位檔案管理現狀來看，部分事業單位缺乏完善的檔案管理機制以及規范的工作程序，導致檔案管理人員在實際工作中缺乏相應的參考依據，隨意性較強。[6]部分事業單位雖然檔案管理相關機制建設比較完善，但執行力度不足，在實際工作過程中缺乏有效的監管，違規操作，未能按照規章制度辦事，出現問題相互推諉，嚴重降低了事業單位檔案管理效率。

3.檔案管理人員專業素養不足

由于歷史原因，檔案部門和檔案工作受重視程度相對于中心工作獲得的關注度和重視程度不高，對檔案工作人員準入標準不高，檔案人員缺少專業技術理論，對檔案工作重要意義認識不足、對檔案管理的相關業務標準和業務技能掌握不牢、業務能力不強。特別是在檔案信息化工作方面，缺乏既精通信息技術又熟悉檔案業務的專業人才，造成現有檔案管理人員對于現代新技術的適應與接受能力較弱，使得現代化檔案開發、收集、管理等工作推進缺乏必要的人力與人才支撐。

三、大數據視域下事業單位檔案管理的優化路徑

（一）加強對檔案管理的重視

第一，要轉變事業單位領導對于檔案管理工作的觀念。正確認識檔案管理工作的必要性與重要性，提高檔案管理的效率和水平，充分挖掘利用檔案資料，為事業單位各項業務的開展、人員調動、崗位調整以及其他決策提供重要參考，對強化事業單位的公共服務能力具有重要作用。只有事業單位領導高度重視檔案管理工作，才能帶動事業單位內部自上而下對檔案管理工作給予足夠的重視。第二，要提高檔案管理工作人員的思想認識水平。正確認識檔案管理的重要性，積極學習先進的檔案管理理念并落實到實際工作中，全面提升檔案管理水平。嚴格重視本職工作，摒棄得過且過、敷衍了事的心態，保持積極的工作態度。

（二）建立健全檔案管理機制

新時期事業單位檔案管理工作的開展需要建立建全檔案管理機制，構建促進事業單位檔案管理標準化與規范化的管理機制，健全檔案管理辦法，進而促進檔案管理工作的規范化、科學化、標準化、現代化。第一，事業單位檔案管理要建立統一的工作標準，把檔案管理工作落實到每一位管理成員身上，使單位內部的檔案管理工作實現人人參與、人人維護。對于已經建立起的檔案數字化平臺，要進一步加快檔案數字化安全系統的建設。在檔案數字化系統上增設密碼保護機制、信息防盜系統、系統登錄驗證功能等，保證檔案管理的系統平臺安全、可靠。第二，事業單位檔案管理要加大監管力度，完善的制度只有落實在實際工作中才能充分發揮作用，否則只能浮于表面，流于形式，難以起到實質性的作用。[7]對此，事業單位內部要加強監管力度，監管與審核檔案管理工作的各個環節，確保檔案管理人員嚴格遵守相關規章制度。

（三）提高檔案管理人員的專業素質

事業單位要重視檔案管理人員專業素質的培養，打造一支素質過硬的管理隊伍。第一，要在內部建立完善的培訓體系，為檔案管理工作人員提供必要的培訓平臺和機會，使其接受專業化的培訓，從而提升專業知識技能。同時事業單位要建立相應的激勵機制，鼓勵檔案管理人員自主學習深造和提高自身業務能力，對取得相應資質的人員給予一定的獎勵。第二，事業單位要重視檔案管理團隊建設，積極從外部吸納新鮮血液，通過引進高校檔案管理專業的畢業生來擴充檔案管理人才隊伍，為實現檔案管理現代化創造條件。

參考文獻

[1]中國大數據：http：//www.thebigdata.cn/html/c3/14416.html.

[2]李英.新時期事業單位檔案管理工作的策略[J].科技經濟導刊，2021，29（16）：247.

[3]周巧生.重慶抗戰文化資源在對臺工作中發揮優勢作用的對策---基于SWOT的分析[J].重慶社會主義學院學報，2016（03）：83-88.

[4]谷莉.事業單位檔案管理的現狀及有效措施.黑龍江檔案[J].2021（03）：218.

[5]孫佳.新時期事業單位檔案管理工作的創新及優化研究[J].現代經濟信息，2020（07）：26+28.

[6]張亞玲.關于事業單位檔案管理中存在的問題分析及對策探討[J].數字化用戶，2017（32）：175.

[7]劉美蓮.淺談事業單位檔案管理工作中存在的問題及解決對策[J].科教導刊：電子版，2014（05）：20.

[8]鄢明芳.“互聯網+”時代事業單位檔案管理優化策略[J].科技風，2021（10）：68-69.

[9]李莉.大數據背景下檔案管理信息安全問題及對策[J].科技經濟導刊，2021，29（22）：196-197.

[10]張麗娜.事業單位檔案管理存在的問題與解決對策[J].檔案管理，2021（05）：96-97.

[11]柳江.如何加強基層單位的檔案管理[J].現代農村科技，2021（09）：103.

[12]宋紅艷.事業單位檔案管理信息化建設探討[J].新聞傳播，2021（07）：175-176.