檔案行政管理部門研究現(xiàn)狀可視化分析

陳碩

（國家廣播電視總局2024 臺，黑龍江 佳木斯 154025）

引言

檔案行政管理部門的職責(zé)是履行政府行政管理職能，是對檔案事業(yè)進行管理的專項機構(gòu)，主要負責(zé)全國范圍內(nèi)的各級行政區(qū)檔案事業(yè)，同時對行政區(qū)域內(nèi)部的機關(guān)、團體以及事業(yè)單位等進行檔案工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。檔案行政管理部門工作人員主要從事的是機關(guān)檔案的管理工作，并且在日積月累的管理工作中相關(guān)工作人員會積累豐富的實踐經(jīng)驗并形成專業(yè)的知識構(gòu)架。

一、檔案行政管理現(xiàn)狀

（一）文檔存儲對于文檔的載體要求較高

隨著檔案數(shù)字化的高速發(fā)展，對其存儲載體也提出了更高的要求。檔案數(shù)量較比原來大大增加，存儲的媒介還是原來的光盤庫，磁帶庫等，這就使得介質(zhì)的更新迭代進度并不能滿足大量增漲的檔案信息數(shù)量的需要。并且存儲形式的更新也較慢，受到以往成熟技術(shù)的影響，存儲形式依舊維持著原來的方式，讓存儲的檔案在讀取和查閱時產(chǎn)生困難。因此電子檔案要想長期永久保存仍然任重道遠。

（二）網(wǎng)絡(luò)安全

信息技術(shù)的普及意味著信息化時代的到來，隨著新時代的到來，時代所產(chǎn)生的弊端也滲透到了檔案管理行業(yè)中。大量的數(shù)據(jù)傳輸使得網(wǎng)絡(luò)黑客以及其它不法分子有機可乘，在檔案傳輸?shù)倪^程中實施非法入侵或者種植電腦病毒，會極大的造成檔案信息的損失甚至是損毀。目前在對數(shù)字化檔案傳輸和保存是的加密手段仍存在不足。例如電子編碼技術(shù)是非數(shù)字化轉(zhuǎn)為數(shù)字化檔案的一種技術(shù)，由于檔案在聯(lián)網(wǎng)傳輸過程中可以被修改，而檔案本身并不能修改，這就會產(chǎn)生一定的問題，給檔案數(shù)字化管理增加了難度。

二、檔案行政管理的意義

（一）能夠推動檔案管理水平的提升

數(shù)字化檔案管理在新時代是大勢所趨，相較于傳統(tǒng)的檔案管理制度這種新的管理手段在對檔案信息的整理歸納和查詢使用中都得到了極大的提升。對于傳統(tǒng)檔案保存的方法十分復(fù)雜，而且保存時間不長，因為原本的保存媒介大多是紙，紙在保存過程中容易受潮，容易起火，而且在長時間的保存下容易使保存信息模糊，甚至在傳輸過程中容易導(dǎo)致信息泄露等問題。就如比爾蓋茨的一張非常著名的照片中所顯現(xiàn)的那樣，一噸重的紙質(zhì)文件或許在一張輕薄的軟盤中就可以保存，原本的檔案資料所需要占據(jù)的空間巨大，而且保存和轉(zhuǎn)換介質(zhì)和信息傳輸中都需要大量的人工來完成，而數(shù)字化的檔案管理就不需要這么多的人力，但是因為需要轉(zhuǎn)換介質(zhì)等原因，對檔案管理人員的專業(yè)性提出了新的要求。

（二）符合時代潮流

先進的檔案管理設(shè)備和先進的技術(shù)使用都順應(yīng)了時代的發(fā)展潮流。時代要求信息電子化，而數(shù)字化的檔案管理正符合這一要求，并且當(dāng)代人們對于信息技術(shù)的掌握度比較高，這種管理模式恰恰能滿足民眾的需要。因此這種新的管理模式必須被大范圍應(yīng)用。對于客戶服務(wù)以及舊檔案介質(zhì)轉(zhuǎn)化等一系列的問題和挑戰(zhàn)，相關(guān)技術(shù)人員也應(yīng)符合新時代的要求加以解決。

（三）提升工作服務(wù)質(zhì)量

檔案的作用就是被查詢，因此數(shù)字化檔案管理應(yīng)該方便用戶進行搜索和查詢。提升服務(wù)的手段可以使對檔案標(biāo)記關(guān)鍵詞，讓用戶能夠通過關(guān)鍵詞進行檢索，或者提升搜索界面的便捷性使用戶更容易操作等。這就對檔案的工作服務(wù)質(zhì)量提出了更高的要求，因此在檔案信息資源庫的使用上相關(guān)的管理人員應(yīng)該注重數(shù)字存儲設(shè)備的保養(yǎng)以及網(wǎng)絡(luò)的流暢性等。使檔案管理和服務(wù)質(zhì)量都能夠得到提升，這對檔案管理人員的能力和素質(zhì)都是一項巨大挑戰(zhàn)。

（四）促進檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展

在新時代的社會建設(shè)中，科學(xué)技術(shù)水平已經(jīng)得到了很大的提升，信息化數(shù)字化的建設(shè)水平更是突飛猛進，受到這方面的影響，檔案信息的數(shù)量有了極大的增加，并且對于信息的收集，分析和處理查詢過程中的難度也在飛速上升，但是這種難度的提升正是檔案管理向著現(xiàn)代化邁進的標(biāo)志，提升檔案管理的科學(xué)化水平就是推擠年我國檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)途徑。

三、可視化分析數(shù)據(jù)選取的研究方法

（一）數(shù)據(jù)來源

檔案行政管理部門研究現(xiàn)狀的可視化分析需要參考的數(shù)據(jù)為《中國檔案》期刊中的檔案數(shù)據(jù)。在《中國檔案》期刊中，我國檔案界的各項數(shù)據(jù)都在其內(nèi)容中有所體現(xiàn)，同時這部期刊中研究的內(nèi)容和行政管理部門檔案工作息息相關(guān)，因此將《中國檔案》中刊登的文獻作為數(shù)據(jù)基礎(chǔ)對于我國的檔案行政管理部門檔案研究現(xiàn)狀分析具有現(xiàn)實意義，具備極高的可行性和可操作性。

本文主要以《中國檔案》中近些年刊載的文獻作為研究對象，并通過相關(guān)數(shù)據(jù)軟件來選取數(shù)據(jù)源。將時間設(shè)定為2001 年到2021 年，使得文獻的來源與《中國檔案》的刊載精確匹配，檢索后共獲得刊物5688 篇，這些刊物經(jīng)過篩選，因此具備一定的代表性，選擇的刊物格式為普通文本格式，并導(dǎo)出題目和內(nèi)容的信息。

（二）分析工具

本文主要采用的文獻題目系統(tǒng)為信息統(tǒng)計分析工具系統(tǒng)，結(jié)合文獻的計量學(xué)來處理并分析所搜集到的數(shù)據(jù)。例如有一篇刊物的作者名為劉培元，最初的設(shè)計開發(fā)開始于2010 年，創(chuàng)作的作品于2015 年發(fā)表于《中國檔案》中。這樣分析的目的在于對期刊的全文數(shù)據(jù)庫題目信息進行處理，然后利用多種分析方式來確定數(shù)據(jù)的分析方法，挖掘并呈現(xiàn)出可視化數(shù)據(jù)的結(jié)論。

近年來一個新的Web 版Sati 被作者設(shè)計并開發(fā)，并被作者放置于網(wǎng)絡(luò)共享平臺以供研究學(xué)者們免費試用，這個新版的sati 不僅保留了舊版SATI 的全部功能，同時還加入了時代化的功能，將跨平臺使用加入到了設(shè)計中，并且這個網(wǎng)頁還能在多種操作系統(tǒng)運行，幾乎支持所有的瀏覽器使用，同時對異步數(shù)據(jù)處理進行了優(yōu)化，使得服務(wù)器資源得到了重新配比，并將大數(shù)據(jù)處理加入到了網(wǎng)頁功能中，使得軟件的登錄界面更為清晰，更具有條理性和可操作性。利用云服務(wù)就可以進行操作，這就免去了下載安裝軟件的繁瑣步驟，使得這種專業(yè)的工具可以輕松使用。

四、關(guān)鍵詞分析

關(guān)鍵詞是反應(yīng)論文主題概念的詞或者詞組，良好的關(guān)鍵詞運用能夠?qū)φ撐牡难芯恐黝}予以指引，如果在多篇文章同一個關(guān)鍵詞出現(xiàn)多次，那么在一定程度上就可以斷言這個主題就是當(dāng)下較為熱門的學(xué)科領(lǐng)域研究要點。關(guān)鍵詞的共現(xiàn)分析主要是指兩個或者多個關(guān)鍵詞在同一篇文章中出現(xiàn)，并且出現(xiàn)的頻率越高說明兩個關(guān)鍵詞之間的關(guān)聯(lián)越密切，主題概念的關(guān)聯(lián)性就越高。

在針對《中國檔案》最近20 年的刊物文獻統(tǒng)計中，出現(xiàn)頻率超過100 次以上的關(guān)鍵詞有30 個。通過排除法可以排除頻次最高的檔案關(guān)鍵詞，然后經(jīng)過篩查和檢索得到文獻中存在排名前三的關(guān)鍵詞分別為“檔案局”、“國家檔案局”、“檔案館”這三個詞匯。

這就說明來自于《中國檔案》的文獻近些年來主要研究的目標(biāo)主體為行政管理部門，因此以《中國檔案》刊載的文獻為參考對象對檔案行政管理部門的研究學(xué)者具有現(xiàn)實意義，并且研究的方向是具有針對性的。在檢索中值得注意的一點是排名第三的關(guān)鍵詞“國家檔案局”，其發(fā)文的作者基本都是來自于國家檔案局，因此作為國家檔案局的主辦刊物，《中國檔案》中發(fā)表的一些論文在研究學(xué)者中具備一定的權(quán)威性和優(yōu)勢。

檔案的行政管理部門的研究學(xué)者關(guān)注重點為檔案局、檔案工作和檔案管理。在近些年的研究中可以看出，地區(qū)各級檔案局建立起綜合檔案館、數(shù)字檔案館，如何實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化、檔案管理的信息化建設(shè)方向的研究是當(dāng)下探究的熱點之一。從關(guān)鍵詞共現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)圖譜中可以看出，高頻出現(xiàn)的關(guān)鍵詞互相之間緊密的聯(lián)系在一起，并且每兩個之間都有在線連接，這就說明這些高頻關(guān)鍵詞出現(xiàn)的頻率是差別不大的，并且沒有形成明顯的不同聚類，說明檔案行政管理部門研究學(xué)者的研究熱點較為一致，研究方向也大致相同。

五、高產(chǎn)作者及合作網(wǎng)絡(luò)分析

對檢索范圍內(nèi)的5688 篇文獻進行統(tǒng)計，涉及到的作者有6899 位，其中獨立作者為3568 位，由此可以推算出平均每篇文獻的作者有1.2 位。

針對發(fā)布量前十的高產(chǎn)作者進行分析，排名前十的高產(chǎn)作者中有6 位是高頻合作的作者，占比高達60%。高產(chǎn)作者在一定程度上可以理解為高頻合作作者，這就說明高產(chǎn)作者在學(xué)術(shù)研究和學(xué)術(shù)交流上擁有較大的權(quán)威性，并且他們也掌握了更多的學(xué)術(shù)資源。這些高產(chǎn)作者對檔案的發(fā)展起到一定的推進作用，并形成了作者核心區(qū)。從總體上來看，作者之間的合作網(wǎng)中合作作者占到總體人數(shù)中較小的比例，并且網(wǎng)絡(luò)密度較低，說明作者之間的交流合作并不多，因此《中國檔案》中獨立發(fā)表文章為主要的發(fā)表形式，這樣就形成了對知識傳播的不利局面，同時過多的獨立研究和發(fā)表也不利于檔案工作的發(fā)展和優(yōu)化。

六、高產(chǎn)機構(gòu)及其共現(xiàn)分析

對于發(fā)表于《中國檔案》中的相關(guān)研究機構(gòu)分布情況進行分析統(tǒng)計過程中，發(fā)現(xiàn)發(fā)文量排名前二十的高產(chǎn)研究機構(gòu)發(fā)文占比都在總發(fā)文量的1%以上，并且這些機構(gòu)大多集中在北京和上海這些發(fā)達城市，這就形成了研究機構(gòu)的核心區(qū)域，同時也體現(xiàn)了我國檔案機關(guān)管理部門對于研究能力的排布情況，總體趨勢為從發(fā)達地區(qū)向著相對落后地區(qū)逐級遞減。

利用SATI 網(wǎng)絡(luò)版可以導(dǎo)入并檢索出題錄信息，然后生成作者機構(gòu)合作網(wǎng)絡(luò)信息。從作者機構(gòu)合作網(wǎng)絡(luò)圖譜的分析中我們可以看出有合作關(guān)系的機構(gòu)主要聚合為三類，通過文獻的分析，然后匯總各個省級檔案局的資訊信息，這些機構(gòu)的發(fā)文不看作者之間的合作發(fā)文，從而正確的修正合作作者機構(gòu)數(shù)據(jù)。一般情況下，國家檔案局是合作最為高頻的機構(gòu)，其中國家檔案局技術(shù)部和評議委員會相關(guān)工作人員是主要的合作主體，這些部門的工作人員和國家博物館、中國人民大學(xué)等機構(gòu)合作關(guān)系密切，并且共同發(fā)表了多篇文章。

從整個合作作者機構(gòu)圖和高頻合作機構(gòu)圖中可以得出結(jié)論，在近20 年中，作者跨區(qū)域、跨機構(gòu)合作的相對較少，并且信息溝通和知識交流相對來說較為匱乏，合作的主體主要在單位內(nèi)部，再擴大一些也僅僅涉及到省一級的檔案管理結(jié)構(gòu)，因此跨省合作可以看作是當(dāng)下檔案行政管理部門合作關(guān)系的主要壁壘。

七、結(jié)論

基于計量學(xué)的方法，本文對《中國檔案》中近20 年的文獻進行了數(shù)據(jù)分析，并使用SATI 網(wǎng)絡(luò)版作為處理軟件進行數(shù)據(jù)處理，進行可視化分析，得出如下結(jié)論：

首先高頻關(guān)鍵詞以及共視分析，以“檔案局”、“檔案事業(yè)”、“檔案工作”為首的關(guān)鍵詞體現(xiàn)了我國當(dāng)下檔案行政管理部門檔案研究工作熱點主要集中在檔案管理部門的自身發(fā)展上，同時近些年乃至于日后的研究熱點還是在于如何利用信息化的手段來建立起完善的行政管理部門綜合檔案館，同時將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于檔案館的業(yè)務(wù)辦理上。

然后通過高產(chǎn)作者和合作網(wǎng)絡(luò)分析得出，高產(chǎn)作者主要來自于我國的國家隸屬檔案管理社和檔案雜志社。這些國屬單位的發(fā)文量最大，并且對本領(lǐng)域的貢獻較大，形成了作者核心區(qū)。但是從整體的合作上來看，作者之間的合作網(wǎng)絡(luò)密度普遍偏低，對學(xué)術(shù)的研究相對較為獨立，并且高校從事檔案管理專業(yè)教學(xué)的研究學(xué)者在學(xué)科的交流探討和學(xué)術(shù)的創(chuàng)新能力上還存在著欠缺，這樣不利于檔案行政管理部門檔案研究工作的交流和發(fā)展。

然后通過高產(chǎn)機構(gòu)的共視分析得出我國檔案行政管理部門目前已經(jīng)形成了核心研究機構(gòu)，并且研究能力從發(fā)達地區(qū)到貧困地區(qū)逐級遞減。跨機構(gòu)和跨地區(qū)的合作交流較少，這樣不利于檔案工作的優(yōu)化和創(chuàng)新。

最后，本文僅僅是針對關(guān)鍵詞的檢索對作者、機構(gòu)形成的網(wǎng)絡(luò)進行了可視化分析，但是分析的結(jié)果存在一定的片面性，從計量統(tǒng)計學(xué)分析中可以看出，引文的分析也是研究的重點之一。因此引文的網(wǎng)絡(luò)化分析是后續(xù)研究的主要內(nèi)容。