辦公自動化中的計算機技術應用研究

陳瑩

摘要：隨著經濟和社會的發展，單位辦公室的工作越來越復雜，需要處理的信息也越來越多。辦公自動化中的計算機技術的出現幫助人們解決了這一問題。多媒體技術和各類辦公軟件的有效開發，對員工的工作效率及工作質量產生了極大的效益，提高了部門的經濟效益，并在市場競爭中處于領先地位。

關鍵詞：辦公自動化;計算機技術;應用

中圖分類號：TP393? ? ? 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2021）27-0115-02

隨著社會的發展，科學技術也在迅猛發展，并與現代辦公工作融為一體。在新時代中，企業辦公室工作有效地將計算機技術及自動化技術進行了整合，提高了員工的辦公效率，各種系統和軟件的應用簡化了以前的辦公模式，避免了勞力浪費，并實現了單位資源的有效利用。

1 辦公自動化的簡要說明

1.1辦公自動化的定義

隨著經濟市場的飛速發展，對辦公效率的追求越來越明顯，辦公自動化是必然趨勢。通過提供計算機硬件設備和軟件技術，可以滿足整個企業辦公需求的高效的處理系統，內部人員可以依靠該系統實現辦公室的集成和自動化，處理辦公室流程中的各種相關問題，并提高工作效率。要實現辦公自動化，只需借助技術在整個企業的各個部門之間建立"網絡"，以收集、存儲、分析和處理日常工作中的數據，以實現兩者的結合，從而使人力和企業資源應用程序最大化。

1.2辦公自動化功能

實現辦公室自動化的首要考慮因素是計算機技術的有效應用。其特征是實現智能辦公模式的高效互連，該模式使用科學和技術手段來有效地連接企業內部的信息，以實現辦公自動化。為響應公司辦公需求，配置了高級設備來安裝相關的系統軟件。辦公自動化技術有效的體現了計算機技術和網絡通信技術的協作和應用，形成企業中點對點辦公系統的智能化和自動化。辦公自動化功能使辦公人員與辦公設備進行有效的技術結合，使企業可以進行內部信息資源的有效存儲及網絡共享，并且大大增加資源共享的有效性及有效范圍，有效提高工作效率。

2 計算機技術在辦公室自動化中的應用價值

2.1擴大辦公室范圍，改善辦公環境

在辦公自動化功能沒有正式步入企業經營管理之前，企業原有的辦公方式是傳統化的，不僅限制了企業的辦公范圍，而且受時間和空間的限制。在辦公室或企業內部工作時，既要與外界接觸，也要在一定時間內工作，這極大地限制了上班族的工作。隨著計算機的進步和辦公自動化的出現，時間和空間的障礙已被打破。計算機技術提高了與外部物體接觸的速度，并對員工的工作范圍更加的廣泛。例如，目前的員工互聯網平臺，即微信、QQ、微博和網站已經實現了辦公通訊的全球化。此外，辦公環境也發生了巨大變化，現有的辦公設施已轉變為全新系統，能夠輕松處理一些秘密工作而不會引起員工的注意，并且無須傳真、電話和相關的紙質文檔。

2.2 降低企業運營成本并提高員工工作效率

在實施辦公自動化之前，企業中各部門辦公方式不同所以導致各部門之間的工作溝通不順暢。人力資源完成了企業大部分的信息處理工作，并且相關信息經常丟失并且無法找到，因此成為辦公室工作的難點之一。而且辦公室工作量很大，所涉及的材料也相對較高。促進計算機的使用以及計算機在自動化在辦公室工作中的應用，不僅可以通過在一臺計算機上完成相關材料來減少相關辦公室的工作流程，而且可以大大減少相關材料和辦公室的使用費用。另外，與過去相對封閉的辦公環境相比，將計算機應用于自動化辦公室不僅使部門之間的通信更加順暢便捷，而且增強了部門之間進行協作與合作以及使用計算機的能力。使信息處理更快捷方便，并有效地提高了信息傳輸速度，使各部門、各員工之間的溝通問題得到明顯改善。

2.3改善內部協作

計算機技術的應用還將有助于最大限度地利用有效資源，并提高業務靈活性。在辦公工作中，將有許多程序性任務，例如編輯文檔、接收和發送各種業務報告以及對其進行審查。這些操作過于程序化，計算技術可以自動化和加速這些任務，從而提高了員工的工作效率，并且減少了不必要的工作內容。除了這些基于流程的任務外，計算機技術還廣泛用于日常管理中，例如餐食管理、會議管理、車隊管理和項目管理。這些日常管理任務非常重要，并且對企業的整體運作有一定影響，使用計算機技術可以有效地組織這些日常管理任務，并成為確保企業正常運行的基礎。

3 將計算機技術應用于辦公自動化

3.1為辦公自動化提供全面的軟件和硬件支持

與紙質的辦公方法相比，計算機設備的組成，辦公自動化的應用在企業運營管理中有著非常重要的作用。與以往的辦公管理方法相比，不僅及時性大大提高，而且文本的使用和組織更加方便和清晰，使企業可以實現辦公文件的自動化管理。

3.2介紹計算機技術以創建信息平臺

在21世紀的信息時代，確保信息傳輸的效率和及時性是當前信息中心的最基本要求，也是信息中心發展的方向。從飛行的鴿子到張貼消息，再到使用現代電報，在遠古時代，信息就進行長距離傳輸，并且隨著技術和時代的發展，電話、傳真和其他傳輸信息的方法逐漸出現并流行起來。信息傳送越來越方便，越來越快。信息時代的信息傳輸方法越來越多樣化，因此，許多技術公司正在構建自己的平臺來披露各種公司公告和外部信息，例如電子公告板和電子論壇帖子，而電子雜志等可以大大提高信息的及時性。同時，隨著這些技術的飛速發展，安全性也變得越來越重要。因此，重要的是在保證信息傳輸安全的同時，增加信息平臺傳輸的便利性，信息泄漏將對相關員工造成很大的困擾。

3.3引入計算機技術以促進辦公流程的自動化

在企業中，各個部門都有特定的辦公流程。根據各部門的要求，引入相應的計算機技術，為部門工作提供軟件技術支持，并通過辦公自動化的實施，可以更系統地反映各個部門人員的工作內容，加強工作自動化。程序可以代替人工工作，可以有效提高企業員工的工作效率并使企業資源得到有效利用，使企業工作效率得到明顯提高。