事業單位檔案管理工作中知識管理與實踐探思

鄒巧蓮

摘要：基于現階段事業單位檔案管理工作新需求，本文檔案管理和知識管理之間的關系進行簡要分析，以此為基礎嘗試針對事業單位檔案管理工作中知識管理的應用思路展開分析，旨在構建現代化檔案管理工作模式。

關鍵詞：知識管理;事業單位;檔案管理

引言：

檔案是企事業單位重要的知識資源，是各項業務、管理工作實施的證明文件，同時也是知識共享不可或缺的重要組成部分。開發檔案中的知識，不僅能夠發現企事業單位生產經營中存在的問題，還能夠總結、挖掘、積累單位業務開展、經營經驗，實現知識共享目標。作為事業單位檔案管理工作人員，我們需要客觀認識目前的檔案管理工作新形勢，把檔案管理和知識管理有機結合起來，不斷提升檔案資料的應用價值。

1.知識管理與檔案管理

1.1知識管理

知識管理分為兩代，第一代主要是挖掘與傳統意義上的顯性知識相對的隱性知識;第二代是從用戶角度出發，挖掘用戶信息。知識管理克服了信息管理的缺陷，屬于一種重視與人打交道的信息管理活動，將結構化與非結構化信息相鏈

接的一種管理模式。對于知識管理來說，其重視的是學習、知識資產創造、競爭優勢和創新能力的挖掘，具有一定的靈活性和獨創性。

1.2知識管理與檔案管理的關系

機關、組織和個人在社會活動中直接產生的保存查備的文字、圖標、聲像及以其他方式為載體的歷史記錄，都可以統稱為檔案。而檔案管理就是以檔案為中心所進行的管理活動。檔案屬于重要的信息資源，同時也是貯存信息的形式之一。檔案管理與知識管理，既有區別又有相同之處。相同之處在于兩者的目的相同，都是為了更好地為社會各方面提供便捷。同時，兩者的管理對象有重疊部分。再者，兩者的管理技術和管理流程相近，均需要借助集中化的方式處理信息，并都能用到搜索引擎、元數據、信息推送和信息安全技術等。

2.基于知識管理的事業單位檔案管理工作策略

在新形勢下，事業單位推行檔案管理改革，知識管理運用可謂勢在必行。在檔案管理改革中，知識管理改革為重中之重。為了應用好知識管理，需要從以下幾方面入手：

2.1提高檔案管理人員素質

檔案管理人員的工作能力、職業素養與其檔案管理能力是直接相關的，新時期，面對知識管理融入事業單位檔案管理工作的新需求，提高檔案管理人員的素質能力是關鍵。事業單位檔案管理人員應該具備充足的專業知識儲備和先進的檔案管理技能，面臨新的工作環境，要具備自我提升和專業成長的意識，同時強化崗位責任意識，為檔案管理工作提供人力資源保障。事業單位要給老員工提供充足的培訓學習機會，同時做好新入職員工的崗前培訓和考核工作，此外，培訓內容應該更具針對性，針對檔案分類管理以及新載體檔案的具體管理辦法進行培訓指導，并強化檔案管理工作人員的法律意識。

2.2知識管理組織架構

事業單位檔案管理工作中涉及的知識內容復雜，專業性特點突出，相當一部分檔案資料的回檔形式為部門資料報送，在知識挖掘方面存在一定難度和局限性。面對上述問題，事業單位要思考知識管理組織架構問題，檔案管理部門主導，構建以專項項目為核心的三維矩陣式知識管理中心，為項目決策管理提供支持。例如，在日常管理中，各部門、檔案管理部門保持原職能、組織結構運作，但是針對特殊業務領域，可以成立獨立的項目組，專職專崗承擔項目運行相關的數據、信息的分類報送、歸檔、移交等工作，將項目中相關知識以電子文檔、視頻、圖片、紙質文檔等形式報送信息管理和檔案管理部門，實現各類信息的收集和分類存儲，減少檔案資料報送層級，提高信息傳遞速度，降低檔案管理部門工作量，提高檔案管理人員知識挖掘的效率[1]。

2.3檔案知識共享與應用

通過收集、整理、總結單位顯性、隱性知識，研究在建項目與已完成項目之間的聯系，并整理形成圖表、文本，基于單位信息化平臺（如 OA 平臺、知識管理系統等），建立健全單位檔案知識庫，并結合各類知識關鍵要點提煉知識描述，單位各部門可通過檢索知識類別、知識描述等方式，了解關鍵技術應用情況、財務風險超預算原因分析及控制要點等內容[2]。在各業務管理活動中，檔案管理部門應積極參與到單位重點工作中，根據各類工程項目管理情況，結合已完成項目實施經驗，分別從進度、質量、成本控制和安全管理等方面形成分析報告，并通過與項目組、管理人員、技術人員溝通，了解項目管理偏差原因，為項目管理工作和決策提供直觀化、可量化的參考依據。

此外，除挖掘隱性知識外，結合單位特點，檔案管理部門還應當積極梳理各類技術、管理標準等應用情況，形成單位施工技術體系，闡明各類技術適用條件、應用優勢、不足和控制要點，可用于項目技術管理和員工培訓，實現知識共享目標。

2.4以項目為核心的知識管理評價

檔案管理工作中知識挖掘是一項系統性工程，是各部門協作的結果，涉及信息技術、施工技術、財務管理、項目管理等專業知識[3]。為保障單位知識管理工作有序開展，強化檔案管理部門開展知識管理的積極性，督促各部門密切配合協調檔案管理部門知識挖掘工作，應以項目管理成效為導向，通過項目組管理者評價、效果評估等方式，建立可量化的知識管理評價指標，對檔案知識管理情況進行測度，推動檔案管理工作專業化、體系化發展[4]。

結束語：

事業單位檔案管理部門服務于其它組織部門，知識管理導向下的事業單位檔案管理工作需要深入單位行政管理、業務活動、項目管理等各項工作實踐活動中去，提煉、挖掘檔案資料中的顯性、隱性知識，形成知識管理成果后，為單位的行政管理、教育培訓、決策工作提供參考。在知識管理背景下，事業單位檔案管理工作面臨新環境，樹立全新的檔案管理思路、開闊檔案管理工作視野，要轉變思想認識，提高檔案管理的重視度，加大檔案管理的投入，這是我們創新檔案管理模式的有效路徑。

參考文獻：

[1]馬云霞.淺析知識管理對事業單位檔案管理的啟示[J].才智，2018，（07）：214-216.

[2]門勝偉.知識管理在事業單位檔案管理中的應用[J].人才資源開發，2017，（06）：77-78.

[3]崔家山.事業單位檔案管理要點及知識管理的植入分析[J].才智，2018，（16）：205.

[4]張麗.知識管理對事業單位檔案管理的啟示[J].農家參謀，2017（24）：243.