新時期如何實現檔案的科學化規范化管理

裴藝澤

摘要：檔案是人們在各項社會活動中逐漸積累形成的各種具有保存價值的原始記錄和文獻資料等，它是社會發展的真實記錄，是厚重的歷史積淀下留給我們的寶貴財富。隨著信息技術的不斷發展，檔案工作也發生了深刻的變化，檔案資料的來源更為廣泛，內容更為豐富，形式也更為多樣，這些都對我們當前的檔案管理工作提出了更新、更高的要求。信息化時代背景下，如何提高檔案管理的科學化水平，促進檔案規范化管理，則成為新時期檔案管理工作的重要任務。本文主要分析了當前檔案管理工作中存在的問題，對新時期如何實現檔案的科學化、規范化管理提出了相關對策和建議。

關鍵詞：檔案管理；規范化；科學化

檔案是信息資源的重要組成部分，當今世界已進入知識經濟和信息時代，信息已成為與資產一樣占據重要戰略位置的資源。檔案作為與企業同步發展的無形資產，記錄著企業的發展歷史，為企業經營者在瞬息萬變的市場經濟中進行決策提供可靠依據。規范化、科學化的檔案管理，是企業的基礎性工作，我們應建立一套適應本公司業務特點、體現公司規范化、科學化管理水平的檔案體系，使得檔案工作與企業同步發展，為企業各項業務和研究工作的開展創造必要條件，規避和抵御市場經濟中企業所可能面臨的各種風險。

1.檔案在企業管理中的作用

1.1檔案的載體作用

一個沒有檔案的企業就像一個沒有歷史的國家，沒有歷史的國家注定會如流星一般轉瞬即逝。沒有檔案的企業是根本無法積累企業歷史、總結企業成功經驗的。如何讓新員工以最快速度了解一個企業的歷史呢？ 檔案特別是信息化了的檔案，是一個快捷而有效的途徑。一個企業的檔案記載著這個企業成長的點點滴滴，我們可以從檔案中了解這個企業的詳細情況。

1.2檔案的憑證作用

中國人常說：“空口無憑，立字為據”。檔案是自然形成的，這種形成的自然性決定了檔案記錄歷史情況的客觀性。檔案是是令人信服的歷史證據，具有一定的法律效用。當企業發生經濟糾紛時或其他風險時，檔案能起到至關重要的作用，是保護企業合法權益的有力武器。

1.3檔案的參考作用

檔案作為一種歷史記錄，不僅具有憑證作用，也具有參考作用。歷史學家稱檔案是“沒有摻過水的史料”，它比其他資料來源可靠。如某地要修地鐵，在規劃之初就需要查閱大量的各種檔案，包括地質水文、地下管網、沿線建筑基礎、區域人口密度及流量等，以便確定材料及工藝的選擇、地鐵的線路走向、站點的選擇等方案。否則，地鐵的安全就難以得到保證，施工中就有可能出現破壞地下管網的情況，造成無法估量的損失。

2.目前企業中檔案管理的通病

目前，隨著市場經濟體制的逐步建立和不斷完善，企業為了在競爭中取勝，以體制、機制、機構的變革應對市場的風云變幻，在這個過程中，企業注重的是直觀的經濟效益，看重的是與生產經營直接相關的部門或機構的工作，往往會出現很多企業對檔案管理工作的認識上的疏忽，忽略了文件收集、利用、歸檔工作，伴隨人員的流動，出現的是文件資料、技術資料流失的現象。

3.新時期國企總部及對子公司檔案科學化、規范化管理監管

3.1將檔案的規范化管理作為提高檔案管理水平的重要手段所謂 “無規矩不成方圓”，要建立符合企業業務特點的一系列檔案的管理制度、標準和流程，并將這些制度、標準和流程固化于檔案管理的具體工作中，把檔案規范工作列入企業的長遠規劃、年度計劃和季度、月度計劃，作為一項重要的內容納入年度目標，真正做到人員認識到位，工作措施到位。運用健全的組織機構和管理網絡，對企業科技、文書、會計、聲像、實物檔案集中統一管理。同時，繪制檔案管理流程圖，明晰檔案人員工作職責、任務及歸檔范圍、整理等要求，將檔案的形成、積累及歸檔工作納入科技、經營管理環節，使檔案的收集、整理有據可依。結合企業實際，加強檔案室的更新改造，實現庫房、辦公室、查閱室的“三分開”，檔案保管條件符合國家要求，檔案保管安全可靠。

3.2實現企業檔案目標管理企業檔案工作只有緊跟形勢，不斷創新 ，達到與企業管理相適應的管理水平，才能實現檔案信息資源的不斷積累和有效的流動。通過檔案工作目標管理達標升級活動，不僅可以實行檔案的綜合管理，加強檔案基礎業務建設，改善檔案工作條件，提高檔案開發利用的水平，還可以使企業的檔案工作更加標準化、規范化，更好地為企業各項工作服務。

3.3綜合利用各種資源，實現檔案現代化管理隨著改革的深入發展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數量的龐大給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質量，只有實現檔案管理現代化，才能有效地解決新形勢下出現的新問題。檔案匯集豐富的信息，其整理工作繁瑣，勞動強度大。利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。如手工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，盡管都依照統一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產生分類不準的現象，影響案卷的質量，給利用工作帶來不便。因此。要發揮計算機的管理優勢，減少手工操作，提高工作效率。

3.4加強檔案信息化資源的開發利用檔案信息資源的開發利用是檔案收集整理工作的最終目的。只有把檔案信息作為依據、憑證或參考資料主動、及時、準確地服務于生產、經營、管理、維權等實際工作之中，指導、促進各項工作任務的完成。不斷提升企業生產、管理部門工作效率，贏得最佳效益，才能充分實現檔案信息的使用價值，并使企業全新的發展環境下正確認識面臨的形勢，合理評估企業的自身實力和市場競爭中所處的位置，正確決定企業的發展方向和經營思路，有效維護企業在市場經營活動的正當權利和利益。

3.5加強教育培訓，提高管理人員綜合素質企業的專（兼）職檔案人員是規范檔案管理的核心，要積極組織檔案人員參加各類培訓學習，持證上崗，提高檔案人員的思想認識和業務技能水平。檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發揮檔案工作人員的主觀能動性、創造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高的要求。原來那些傳統的業務知識與工作方法已不能適應新的形勢，所以必須對檔案人員加強繼續教育，盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業知識的人才，才能完成檔案管理現代化的任務。在一日千里的經濟發展節奏中，我們要擺脫傳統檔案觀念的束縛，以科學發展觀規范檔案管理工作，使企業的檔案信息充分滿足經營發展的需要，充分發揮其生產經營“助推器”的作用，為企業在激烈的市場競爭中贏得勝利作出新的更大的貢獻。

4.結語

新的時期，面對檔案工作新的要求，我們必須改變過去對檔案管理的錯誤理念，加大管理投入，加強對檔案人員的教育培訓，逐步完善管理制度體系，不斷提高檔案管理信息化水平，才能使檔案管理真正走上科學化、規范化管理的道路。

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