如何推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用探究

屈葉紅

摘要：本文以機關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理為切入點，分析目前機關(guān)事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，并有針對暴露出的問題提出了有針對性的策略，以此來完善機關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化，與此同時，還明確相關(guān)部門的責(zé)任，通過培訓(xùn)等措施加強人員的責(zé)任感，進一步提升檔案管理的效果。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;數(shù)字化

引言：

檔案管理是機關(guān)事業(yè)單位管理過程中重要的組成部分，在實際的檔案管理過程中，要根據(jù)機關(guān)單位的實際情況，遵守相關(guān)的保密原則。目前而言，在機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理過程中出現(xiàn)了很多問題，主要表現(xiàn)為缺乏明確的管理制度，工作人員責(zé)任意識不強，數(shù)字化應(yīng)用效率低等情況，本文針對上述內(nèi)容進行了詳細地分析，并有針對性地提出了解決的措施，供大家參考借鑒。

一、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢

（一）提高自動化辦公水平，減少資源的浪費

機關(guān)事業(yè)單位在檔案管理過程中，傳統(tǒng)的管理辦法是十分有限的，隨著工作量的增加，需要增加工作人員，還需要定期更換相關(guān)的軟件設(shè)備，這樣一來，不僅增加了檔案管理的成本，同時也拉低了檔案管理的工作效率。而采用數(shù)字化管理的模式，有效地克服了傳統(tǒng)管理方式的弊端，將檔案信息以數(shù)字化的形式儲存到計算機上，同時也方便了檔案的存儲和調(diào)閱，不僅提升了工作效率，還節(jié)省了空間，降低了檔案管理成本。

（二）確保文件得到充分的利用，資源始終得到開放

在機關(guān)事業(yè)單位中，使用檔案是十分普遍的，很多部門也需要調(diào)閱相關(guān)的檔案和資料。數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理顯著的優(yōu)勢在于檔案的應(yīng)用方面，檔案的存儲、調(diào)閱擺脫了時間和空間方面的限制，有效地提高了機關(guān)事業(yè)單位的工作效率和工作質(zhì)量。

二、目前機關(guān)事業(yè)單位檔案管理存在的具體問題

（一）機關(guān)事業(yè)單位檔案管理方式較為落后

目前而言，機關(guān)事業(yè)單位對檔案管理的重視程度較高，也在積極地通過更新檔案管理的方式來提高檔案管理的效率和質(zhì)量。在實際的調(diào)查過程中我們發(fā)現(xiàn)，一些機關(guān)事業(yè)單位仍采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，以紙質(zhì)的形式將檔案管理在封閉的空間當(dāng)中，導(dǎo)致檔案的利用率比較低。隨著機關(guān)事業(yè)單位的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，特別是機關(guān)事業(yè)單位需要更高效、更細化的檔案管理，而紙質(zhì)的檔案管理嚴(yán)重地降低了機關(guān)事業(yè)單位的工作效率。對此，需要機關(guān)事業(yè)單位重視數(shù)字化的應(yīng)用，加強計算機在檔案管理中的應(yīng)用，以此來提升機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的效率。

（二）缺乏完善的檔案管理體系

機關(guān)事業(yè)單位在檔案管理的過程中，需要由專門的人員對檔案進行分析存儲。但是，由于機關(guān)事業(yè)單位在檔案管理過程中缺乏明確的管理體系，導(dǎo)致檔案管理效率低下，有大量的無效信息被保管起來，并且在保管的過程中出現(xiàn)了無序化。除此之外，還有一部分檔案管理工作人員工作能力比較差，導(dǎo)致了檔案管理工作效率低下。

（三）缺乏對檔案管理的正確認(rèn)識

在有些機關(guān)事業(yè)單位檔案管理過程中，由于認(rèn)識上的誤差，沒有認(rèn)識到無形資產(chǎn)檔案管理也是單位的重要發(fā)展資源，與此同時，還存在對檔案管理重視程度不夠高，操作不規(guī)范等情況，導(dǎo)致事業(yè)單位在經(jīng)營管理方面出現(xiàn)了嚴(yán)重的偏差，充分反映了機關(guān)事業(yè)單位在檔案管理過程中信息建設(shè)情況不理想的情況。

（四）檔案管理人員專業(yè)水平有待提升

在機關(guān)事業(yè)單位的管理過程中，需要不斷提升工作人員專業(yè)技術(shù)水平和素質(zhì)。因此，在檔案管理過程中，要重視檔案管理的專業(yè)性和技術(shù)性，否則就會出現(xiàn)檔案管理人員頻繁交接崗位，對工作內(nèi)容不熟悉的情況，進而嚴(yán)重地影響了機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理效率。

三、促進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理效果提升的具體 應(yīng)用方法

（一）根據(jù)規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化角度提高其管理意識

在機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的過程中，首先要解決的就是檔案管理規(guī)范化的問題，要樹立正確的檔案管理概念，并積極運用到實際的檔案管理當(dāng)中。在檔案管理過程中，要充分發(fā)揮部門的作用，對各部門起到一個監(jiān)督的作用，不斷地規(guī)范檔案管理措施，加強各信息之間的有效對接。另外，在查閱相關(guān)檔案的過程中，在規(guī)范網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的過程中，還要遵守規(guī)范化的操作，提高檔案管理的安全意識，在查閱文件的過程中遵守保密性的原則，端正檔案管理的思想，從思想觀念上提高對檔案管理的重視程度，提升機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。

（二）形成完善檔案管理機制的構(gòu)建

首先，建立健全檔案管理體制，在管理制度方面，還充分發(fā)揮文件的管理作用，明確文件管理的職責(zé)。其次，在整合檔案管理的過程中，提高檔案管理的專業(yè)化水平，建立健全規(guī)范化的管理模式，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中，更有效地管理文件。與此同時，還要積極落實相關(guān)的責(zé)任制度。

（三）從規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化角度提高檔案管理人員專業(yè)水平

在機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的過程中，要遵循以下幾點工作原則。第一，從規(guī)范化的角度出發(fā)，充分尊重員工的作用，定期對員工展開培訓(xùn)，充分發(fā)揮文件管理的作用和價值。第二，加強培養(yǎng)文件的技術(shù)能力和管理人員的管理水平，從思想意識到認(rèn)識到檔案管理的重要性，提高檔案管理的安全性和保密性。第三，事業(yè)單位需要對員工展開訓(xùn)練，結(jié)合機關(guān)事業(yè)單位的實際情況，分析在日常檔案管理過程中存在的問題，進行充分的討論，以案例的形式展開交流討論，讓大家各抒己見，以此來提高管理人員的能力。除上述內(nèi)容之外，還要積極聘請相關(guān)的專家，分析和解決目前檔案管理過程中存在的問題，結(jié)合本單位的實際情況，進而優(yōu)化檔案管理的效率。

（四）促進檔案改革，優(yōu)化管理方式

隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，在新時期的歷史背景下，機關(guān)事業(yè)單位在領(lǐng)導(dǎo)的過程中，要積極創(chuàng)新，不僅要做好檔案管理的基本工作，還要秉承創(chuàng)新發(fā)展的理念。首先，運用現(xiàn)代化的管理模式和方法，及時查閱以前的資料，提高對檔案管理的檢測工作。在實際的管理過程中，管理人員需要定期對檔案進行管理，加大對病毒的檢測和查殺。對于重要的信息檔案，要及時地掃描管理，提高管理的效率，以此來提高管理的效率和質(zhì)量。

結(jié)語：

總而言之，在機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的過程中，文件管理是發(fā)展的基礎(chǔ)，同時也是重要的工作內(nèi)容。在文件管理過程中采用規(guī)范化的管理模式，不僅有效地提高了機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和效率，還有效地保證了檔案管理的順利開展。基于此，機關(guān)事業(yè)單位的相關(guān)負責(zé)人，需要結(jié)合單位的實際情況，制定完善的管理制度，以此來推動檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和高效化。

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