圖書館檔案管理信息化建設存在的問題及完善策略

李翠芳

摘要：為了實現信息化建設在圖書館檔案管理中的應用，本文主要探討了圖書館檔案管理信息化建設的重要性，并且尋找出了其中存有的相關問題，提出了合理的改善策略：創建現代化檔案管理制度、培養信息化管理意識以及提升檔案管理人員的工作能力等，同時與紙質化檔案資源相結合開展信息化管理。如此一來，能夠使管理效率得到提升，從而方便于學生展開查閱，進一步實現資源共享。

關鍵詞：圖書館;檔案管理;信息化建設;問題;策略

引言

伴隨著我國經濟科技不斷迅速發展，信息化圖書館的創建肯定成為社會發展的趨勢。在信息化圖書創建過程中，不但有效的提高學生對圖書館的認知程度，而且還能夠在一定程度上提高圖書館的服務質量及工作效率，使圖書館的資源能夠獲得有效使用與共享，唯有這樣才可以在一定程度上促進高校的迅速發展。圖書館檔案管理工作主要由四個模塊組成，分別為：圖書信息、信息查詢、流通操作以及系統維護。圖書館檔案管理工作比較繁雜，應用最先進的信息技能不但能夠方便工作流程，并且還能夠節約人力資源。達到圖書館信息化創建，能夠將圖書館資源以及數字化的方式展現在網絡平臺上面，這樣能夠便于學生進行數據搜索，在某種程度上大大促進了資源共享，并且使圖書館的社會影響力有所提升。

一、圖書館檔案管理信息化創建的重要性

在當今信息時代的迅速發展進程中，僅僅依賴于人工記錄管理的傳統方法已無法實現圖書館管理工作的標準，很容易出現記錄出現錯誤、文件丟失、紙質霉化以及油墨脫落等情況，并且還要專門占用檔案室來進行紙質檔案的儲存，很容易產生因為火災等事故而導致檔案損毀等問題。并且經過圖書館檔案管理中的信息進行存儲，不但不會產生以上問題的發生，同時只需對計算機系統設備展開保管就行。通過此計算機平臺還能夠便于讀者進行圖書與檔案信息的快速查詢，能夠迅速定位圖書所安放的位置，以實現讀者的閱讀標準。并且，信息化創建還能夠達到圖書館檔案信息的共享，方便用戶經過不同方法登陸平臺展開信息獲取，節省了讀者對檔案信息的閱覽時間，減輕了檔案管理人員的的工作量，從而有效提升檔案管理的效率[1]。

二、圖書管檔案管理信息化建設存有的問題

（一）收集途徑不順暢，管理體系缺少

高校評估是近幾年才進行的工作，所以檔案管理的規范化、體系化還未受到廣泛關注，在收集的過程當中檔案管理員經常遇到阻礙。一些業務部門對于歸檔范疇心中無數，有些工作人員還會出現不知創立的檔案應該由誰進行管理、向誰提交，導致檔案收集范疇窄小、內容零散不全面及無法按時歸檔情況時有發生。再者，當前高校還沒有創建完善的規章體系來進行約束與規范有關部門和個人的行為準則，因此收繳的自覺性與積極性不高，所以收集的素材也存有不全面、不完整及質量不高等等問題。

（二）數字化創建緩慢、管理水平較低

目前隨著信息化網絡時代的不斷發展，但很多圖書館的檔案管理與應用還處于手工存取時期，未和圖書文獻信息資源的現代化創建進行同步，檔案資源數字化創建進度滯后。從檔案載體顯示，紙質檔案占據比重較大，電子檔案及影像資料檔案的類型與數量相比較小，這種的館藏檔案框架與內容無法順應圖書館業務發展及信息化社會對檔案資料的要求。因為檔案管理組織結構不完善，崗位職能不清晰與責任劃分不明確，再加上兼職管理人員不穩定，未通過專門的培訓，造成檔案工作被動落后，以單一的手工工作為中心，檢索速度較慢，采用效率降低，和高速有效的應用需要與現代化的發展很是不相符。

三、推進圖書館檔案信息化創建的有效策略

（一）規范圖書館檔案管理

就要先處理高校圖書館管理信息化創建存在的問題，積極發揮高校圖書館檔案的優點和潛能，必須要規范圖書館檔案管理，將檔案管理走上標準化及規范化的科學渠道，實現檔案管理的網絡化及信息化，提升高校圖書館檔案管理信息化服務質量。在高校圖書館檔案管理信息化建設過程中，采用計算機技術創建的面向服務人員的檔案服務體系，和檔案信息使用者之間創建迅速、有效及直接的交流，給予多元化方式的可靠、穩定及高質量的信息服務，有效地提升檔案信息服務的質量。

（二）增強與完善圖書館檔案管理的電子化進程

當期大部分高校圖書館已采取計算機管理，從一般的文獻借閱到高層次的服務都已達到計算機化。所以，高校圖書館檔案工作要順應當代化發展要求，使用計算機展開檔案管理。按照檔案管理和圖書館業務相融合的準則，部分檔案能夠采用圖書館的計算機管理軟件展開歸檔，部分能夠單獨編制使用軟件，實行檔案的計算機網絡化管理。最后展現在實踐工作當中，能夠充分采用校園網與圖書館服務窗口，建立圖書館檔案室，將檔案室成為和館員及讀者聯系的常設窗口。此外，要增強檔案信息系統安全防范，逐漸改善檔案信息安全管理制度。在研發采用檔案信息資源與網絡系統創建的工作當中，要加強安全意識，減少泄密、泄密事情的出現，保證高校圖書館檔案信息系統的安全轉化。

（三）提升檔案管理人員的工作能力

在圖書館檔案管理工作持續進行信息化建設的過程中，因為管理工作的措施有了巨大變化，管理人員不但要具備豐富的信息技術知識與管理知識，還要具備較高的工作能力與職業道德素質。所以，需吸納與聘用一些年輕、優質的管理人員來構建一支高效率、高水平的管理隊伍，帶領年齡較大的管理人員主動積極的對計算機信息技能以及全新的管理知識展開學習。為了保證圖書館檔案管理信息化創建的有效性，要深化檔案管理人員的服務意識，提高工作的高效性。圖書館應該加強對檔案管理人員的教育培訓力度，例如選拔優質的管理人員外出學習，了解學習先進的管理方法與技能，從而提升管理人員的專業技術水平與信息化素養。

結語

綜上所述，在當前這種形勢下，怎樣更好地創建高校圖書館檔案管理信息化，提高圖書館檔案信息管理能力已經作為檔案管理工作中的重要內容之一。圖書館檔案管理人員還可以按照目前高校的情況，創建出相應的管理方法。此外，在原有的前提上還應持續提高檔案工作人員的工作能力及職業素養，有關領導部門也應增強對檔案信息化創建的關注度，增大投入資金，主動積極聘用優質管理人才，從而使圖書館檔案管理工作水平有所提高，進一步加快圖書館信息化創建的腳步。

參考文獻

[1]閆慧.2019年中國圖書情報與檔案管理領域研究熱點回顧[J].情報資料工作，2020，41（02）：5-19.

[2]賈穎.網絡環境下圖書館檔案管理工作策略[J].辦公室業務，2019（22）：136-137+144.

[3]羅慶紅.圖書資料檔案信息化管理的優勢[J].信息與電腦（理論版），2019（03）：227-229.