關于提升事業(yè)單位檔案管理水平的思考

高鵬

摘要：近年來，事業(yè)單位對于我國經(jīng)濟發(fā)展起到了重要的推動作用，而事業(yè)單位檔案管理工作又是重中之重，加強事業(yè)單位文書檔案管理對于促進事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展具有重要意義。因此，應該正確認識到文書檔案管理工作所存在的現(xiàn)實問題，運用科學合理的方法和理念促進事業(yè)單位呈現(xiàn)出積極良好的發(fā)展態(tài)勢，使其在長期社會經(jīng)濟發(fā)展中擁有較高的競爭優(yōu)勢，促進此項工作的高效化和持續(xù)化發(fā)展?；诖?，本文將對提升事業(yè)單位檔案管理水平的對策進行分析。

關鍵詞：檔案管理;事業(yè)單位;管理水平

1 提高事業(yè)單位檔案管理水平的意義

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，事業(yè)單位在使用紙質(zhì)化的檔案管理中甚至會阻礙其他工作的開展。而信息化的普及應用，給檔案工作單位帶來了新的發(fā)展機遇。充分利用信息技術開展工作，運用大數(shù)據(jù)處理技術以及采用先進的大規(guī)模信息技術保存檔案，能更有效地整合各方面資源，更清晰地展現(xiàn)出單位發(fā)展脈絡，從而明確思路，做好長遠規(guī)劃，促進事業(yè)單位有序發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

2.1 事業(yè)單位檔案管理制度不完善

當前部分事業(yè)單位在檔案管理制度建設方面還存在一些不足，一方面，事業(yè)單位檔案管理制度相對落后，很多檔案管理制度已經(jīng)運行了十多年，很難滿足當前事業(yè)單位檔案管理工作開展的具體要求。特別是在檔案管理信息化建設背景下，對事業(yè)單位檔案管理效率提出更高要求，但當前事業(yè)單位所運行的檔案管理制度更契合傳統(tǒng)管理模式，導致事業(yè)單位檔案管理出現(xiàn)的新問題、新情況缺少制度依據(jù)，無章可循。另一方面，部分事業(yè)單位雖然對檔案管理制度進行了調(diào)整和完善，但所作出的調(diào)整和完善只局限在某一方面，只能算是對制度的修修補補，沒有對事業(yè)單位檔案管理制度進行創(chuàng)新性的改革，不能規(guī)范和約束新時代事業(yè)單位的檔案管理工作。

2.2 檔案管理的規(guī)范程度較低

目前，我國很多單位尤其是事業(yè)單位，對于檔案管理的規(guī)范程度較低，如卷宗的分類不清晰、出現(xiàn)組卷錯亂、文件的檔號出現(xiàn)錯誤、缺少目錄以及文件檢索效率不高等。檔案檢索一般分為人工檢索和電子檢索兩種形式。當前形勢下，電子檢索因其速度快，質(zhì)量高等優(yōu)勢被大量應用，也符合社會發(fā)展的趨勢。但是，目前的計算機管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一標準，通用性不足，檔案管理的標準化和規(guī)范化還有待進一步提高。另外，因特殊原因，文書檔案部門在事業(yè)單位中往往成為機構改革和人員精簡的對象，也是閑雜人員安置的重災區(qū)，尤其是年紀較大的人員，對于先進的科學技術接受度較差，基本操作存在障礙，或者由于其他原因沒有安裝高質(zhì)量的檢索軟件，依然采用傳統(tǒng)的手工檢索方式，從而導致了檔案管理工作的滯后發(fā)展，遠遠不適應當前信息時代的發(fā)展要求。最終導致文書檔案管理的規(guī)范度較低。

2.3 檔案管理人員專業(yè)技術能力不強

檔案管理人員技能不足是我國管理類崗位普遍存在的現(xiàn)狀。除檔案管理在較短時間內(nèi)不能為所在的事業(yè)單位帶來顯著的服務外，檔案管理水平的提高還需要較高的經(jīng)濟和人力資源成本。由于許多單位不愿向檔案管理傾斜過多，因此對優(yōu)秀人才的吸引力也大大降低。此外，檔案管理需要高度的專業(yè)性，一般情況下，復雜的工作流程很難精確確定。一般而言，在事業(yè)單位中工作的員工雖然有許多高素質(zhì)的員工，但他們的工作準備不足，甚至缺乏檔案方面的知識和技能，致使檔案管理員缺乏足夠的管理能力和足夠高的素質(zhì)，這也是影響事業(yè)單位檔案管理效率的主要因素。

3 提升事業(yè)單位檔案管理水平的對策

3.1 提升檔案管理重視程度

加強檔案管理是快速提升檔案辦公效率的主要方式，其中提高單位高層領導對檔案管理技能的重視程度，減少不利因素的影響，預防由此產(chǎn)生的問題，是解決問題的首要途徑。這樣才能提高檔案工作人員的工作積極性，更好地將工作重點轉(zhuǎn)移到加強檔案管理上來，使檔案管理中的辦公效率以及能力達到最優(yōu)化。

3.2 加強檔案管理人員培訓

事業(yè)單位要充分提升檔案工作人員的各項能力與技能，尤其要重視對管理者的培訓，提高他們處理各種事務的能力，形成一支綜合素質(zhì)較高的檔案工作隊伍。首先，要對管理人員進行定期培訓，包括管理和知識培訓、責任培訓，提高他們的業(yè)務素質(zhì)和任職資格，加強服務意識，使其成為現(xiàn)代社會權利意識的重要組成部分，對進一步理順檔案工作有積極作用。其次，信息流管理的普及也對員工的計算機素養(yǎng)提出了更高的要求，各單位的檔案管理員要重視提高自己的計算機應用能力和水平，有效利用先進的設備，確保辦公生產(chǎn)的現(xiàn)代化和信息化。事業(yè)單位還可以通過提高工資水平、提高工作準入門檻、引進高技術人才、從而激發(fā)員工的積極性，吸引更多高素質(zhì)的管理者，最終達到全面提高員工素質(zhì)，檔案人員素質(zhì)的目的。

3.3 通過制度規(guī)范化提高檔案管理效率

事業(yè)單位應將檔案管理制度建設作為提升檔案管理效率的重要保障。一方面，結合當前事業(yè)單位檔案管理實際，對事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理制度認真進行梳理，廢止

多年前制定且不適應現(xiàn)實情況的檔案管理制度，依據(jù)有關法律法規(guī)和上級有關部門及單位對事業(yè)單位檔案管理的要求，借鑒和學習其他單位檔案管理制度，制定更符合當前事業(yè)單位檔案管理的制度。對于近期制定的檔案管理制度，則需要對其進行修改和完善，特別是要將事業(yè)單位檔案管理信息化建設的相關要求通過制度的方式加以體現(xiàn)。同時加大制度落實力度，要求事業(yè)單位各個部門嚴格做好事業(yè)單位檔案信息的收集和整理工作，并給予事業(yè)單位檔案信息化建設足夠的支持。另一方面，事業(yè)單位應嚴格落實檔案管理績效考核制度。事業(yè)單位檔案管理效率的提升離不開事業(yè)單位全體工作人員的參與，為了更好地調(diào)動事業(yè)單位工作人員的工作積極性和主動性，應將事業(yè)單位檔案管理效率提升相關內(nèi)容納入績效考核指標之中，并將績效考核結果與職稱評定、崗位調(diào)動、福利待遇掛鉤，更好地激發(fā)事業(yè)單位全體工作人員參與和支持檔案管理工作的熱情。

3.4 文書檔案管理工作的現(xiàn)代化應用

隨著信息技術的日益普及和向各部門的發(fā)展?jié)B透，任何單位和個人都無法在廣大社會團體中獨立工作，組織內(nèi)檔案管理也無法適應現(xiàn)代化成長的需求，管理中的出錯率高、任務量大、品質(zhì)差、辦公效率低等現(xiàn)象越來越明顯，電子信息化的管理方式還有待加強。新形勢下，事業(yè)單位的文書檔案管理工作也同其他商業(yè)單位一樣，面臨著更加多元化的挑戰(zhàn)，為了跟緊時代，更好適應變化，文書檔案管理工作也必須進行大幅度的改革和創(chuàng)新。在事業(yè)單位文書檔案管理過程中，融入新型的檔案管理模式，貫徹科學系統(tǒng)的管理理念，以數(shù)字化管理方式對檔案進行集中管理，根據(jù)其不同范圍類型進行收集、歸類和儲存，以文檔一體化和數(shù)字化管理的方式對檔案資料進行管理，主動接受新技術和新模式，充分利用先進技術和優(yōu)秀的管理理念，實現(xiàn)現(xiàn)代文書檔案管理的有效性和科學性，從而進一步實現(xiàn)科技引領下的新型文書檔案管理工作的全面發(fā)展。

4 結束語

總之，新形勢下，事業(yè)單位應給予檔案管理工作效率提升足夠的重視，提出有針對性的切實可行的方案。應加強事業(yè)單位檔案管理制度體系建設，對檔案管理信息化建設給予足夠的支持，及時過問并解決建設過程中面臨的各種問題，搭建事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)，運用更為先進的信息技術提升檔案管理效率，更好地為事業(yè)單位發(fā)展服務。

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