新形勢下信息化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應用分析

胡瑾 房冬曉

摘要：信息化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應用是時代發(fā)展的必經(jīng)之路，互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案信息數(shù)字化、信息化也越發(fā)明顯，開展檔案管理信息化建設(shè)能夠符合時代需求。文章對信息化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應用展開探討。

關(guān)鍵字：信息化技術(shù);醫(yī)院檔案;檔案管理;信息化

引言

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院日常管理的重要組成部分，加強醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，不斷提升醫(yī)院檔案信息化水平，是醫(yī)院后續(xù)規(guī)范化、信息化管理的重要體現(xiàn)，對發(fā)揮醫(yī)院檔案應用價值，提升醫(yī)院整體管理水平具有積極的現(xiàn)實意義。

1檔案管理工作規(guī)范化和信息化建設(shè)的必要性

1.1檔案管理規(guī)范化有助于提升醫(yī)院檔案管理水平

醫(yī)院檔案管理規(guī)范化是提升醫(yī)院檔案管理工作效率的重要保障。醫(yī)院在發(fā)展過程中形成了大量的病歷檔案和各類其他檔案，這些檔案對于醫(yī)院醫(yī)療護理工作的推進和未來發(fā)展都非常重要。從醫(yī)院檔案載體看，包含紙質(zhì)檔案、聲像檔案、實物檔案、電子檔案等。從醫(yī)院檔案類型劃分看，可以分為文書檔案、病歷檔案、科技檔案、科研檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等。醫(yī)院檔案管理內(nèi)容比較復雜繁瑣，制定并嚴格落實檔案管理各項規(guī)章制度，進一步提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，才能更好地提供利用檔案。特別是在新醫(yī)改實施的背景下，醫(yī)院檔案管理工作更需要與時俱進，對傳統(tǒng)的檔案管理模式進行優(yōu)化和創(chuàng)新，進一步提升醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化水平，并將醫(yī)院檔案管理規(guī)范化納入到醫(yī)院管理工作中來，整體推進。應實現(xiàn)檔案收集、分類、整理、歸檔、保管、存儲、管理、利用、安全保障等方面工作的規(guī)范化。

1.2增強醫(yī)院的綜合競爭力

檔案管理信息化建設(shè)可以有效增強醫(yī)院的綜合競爭力，如可以通過信息技術(shù)將醫(yī)院的各個部門與科室的檔案信息共享，提高醫(yī)院內(nèi)部信息資源的共享與交流，進而提升整體服務(wù)質(zhì)量

1.3保障檔案管理低成本

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是適應辦公自動化、辦公無紙化的現(xiàn)實需要，加快推進醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，能夠有效降低紙質(zhì)檔案管理產(chǎn)生的高昂的成本。傳統(tǒng)檔案管理中需要用到無酸紙張、無酸檔案袋，以及建設(shè)恒溫、恒濕、防火、低塵檔案儲藏室等，將膠片翻拍備份至無酸底片袋儲存等，耗費大量人力、物力和財力。檔案信息化建設(shè)，能夠根據(jù)醫(yī)院檔案管理流程，采用專門的檔案管理軟件，及時將紙質(zhì)檔案、聲像檔案資料數(shù)字化、信息化錄入至專門的檔案管理平臺，顯著降低了醫(yī)院檔案管理成本。

2醫(yī)院進行檔案信息化建設(shè)過程中的建議

2.1堅守科學的信息化管理理念

隨著信息化在人們?nèi)粘Ｉ钪械牟粩酀B透，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)是必然趨勢，是醫(yī)院進行網(wǎng)絡(luò)化管理的第一步，能更好地為人民服務(wù)，真正實現(xiàn)了科技為民、科技惠民。在醫(yī)院檔案信息化管理的過程中，一定要堅守科學的信息化管理理念，保證檔案管理的真實性與保密性，并且要善于利用計算機的數(shù)據(jù)化管理對醫(yī)院檔案資料進行分析整理，不僅要保證醫(yī)生在醫(yī)療救助過程中能夠依據(jù)檔案進行正確的決策，而且要合理利用這些檔案資料，不斷推進醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平的提升，提升醫(yī)院的好口碑。

2.2電子檔案管理體系建設(shè)

醫(yī)院要想真正實現(xiàn)檔案管理信息化，應加強電子檔案管理工作，必須建立一套完善的電子檔案管理體系。首先，必須建立符合醫(yī)院發(fā)展實際的電子檔案管理制度，不同科室的制度應具有針對性，使管理過程更加規(guī)范，在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)信息化檔案資源的共享。其次，為使管理體系的優(yōu)勢充分發(fā)揮，必須要求電子檔案管理標準化執(zhí)行，以此約束醫(yī)院電子檔案管理人員的自身行為，通過電子檔案標準化管理體系提高工作效率，調(diào)動管理人員的積極性，保證電子檔案管理能發(fā)揮出實際作用。

2.3構(gòu)建可以覆蓋醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

首先，建立人事檔案局域網(wǎng)。從目前的醫(yī)院人事檔案來看其具有較強的保密性，尤其是人事檔案與各個科室的聯(lián)系較強，建設(shè)人事檔案局域網(wǎng)則可以對醫(yī)院各個科室進行分級管理，并能夠?qū)崿F(xiàn)對人事檔案管理工作一體化。同時，利用局域網(wǎng)平臺還能夠?qū)⒏鱾€科室的人事檔案資料利用電子傳輸?shù)姆绞竭M行信息共享，同時還能夠利用局域網(wǎng)對人事檔案信息進行檢索、查詢等工作。其次，建立人事檔案廣域網(wǎng)[7]。醫(yī)院人事檔案涉及到醫(yī)務(wù)人員崗位的調(diào)動以及職務(wù)晉升等內(nèi)容，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以將醫(yī)院人事檔案信息進行全面覆蓋，這樣不僅可以突破人事檔案信息部門避雷，還能夠及時地對醫(yī)院人事檔案信息進行錄入、更新。通過在醫(yī)院內(nèi)設(shè)置網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能夠縮短各個科室之間的距離，讓各個科室通過網(wǎng)絡(luò)快速實現(xiàn)資源共享，并通過一體化的人事檔案管理加強各部門之間的溝通，加強檔案管理的效率。

2.4優(yōu)化醫(yī)院檔案信息化結(jié)構(gòu)內(nèi)容

利用檔案信息化管理系統(tǒng)，加快紙質(zhì)、聲像等傳統(tǒng)媒介信息化轉(zhuǎn)化，以及做好電子檔案增量管理，推動醫(yī)院檔案信息化建設(shè)及管理進程。為此，需要通過對醫(yī)院檔案的結(jié)構(gòu)，利用專門的檔案管理軟件進行數(shù)據(jù)處理，對收集的醫(yī)院檔案進行結(jié)構(gòu)優(yōu)化及初次信息處理。例如，根據(jù)醫(yī)院檔案種類，將醫(yī)院檔案信息分為醫(yī)院病案、醫(yī)院人事檔案、醫(yī)院設(shè)備檔案、醫(yī)院基建檔案、醫(yī)院會計檔案，等等，將這些不同種類的檔案進行信息化分類處理，使之形成相應的類別，便于后期的檔案信息傳輸、共享，增強醫(yī)院檔案信息化管理的適用性，為醫(yī)院檔案管理及醫(yī)院發(fā)展提供有力支撐。

2.5配齊配強檔案信息化管理設(shè)備

在當前信息化時代，醫(yī)院若想加快檔案管理信息化建設(shè)，必須配置相應的信息化設(shè)備，加強醫(yī)院數(shù)字化建設(shè)，為創(chuàng)新管理提供有效地支持。在實際執(zhí)行過程中依據(jù)自身實際發(fā)展狀況與社會發(fā)展趨勢，主動引進信息化設(shè)備，明確設(shè)備管理制度，提升醫(yī)院信息化管理技術(shù)內(nèi)涵。在此基礎(chǔ)上，加大對檔案管理信息化的經(jīng)費投入，從物質(zhì)與技術(shù)上雙重支持檔案管理信息化工作順利開展。同時，醫(yī)院應該以部門協(xié)調(diào)為基礎(chǔ)，根據(jù)各部門實際情況配置先進的檔案管理設(shè)備與管理軟件，并做好設(shè)備維護，細化設(shè)備的維護時間、維護事項以及安全防護措施，節(jié)省醫(yī)院運營管理成本。

結(jié)語

綜上所述，隨著科技的不斷進步，信息時代來臨，從事醫(yī)院相關(guān)檔案管理工作的人員務(wù)必意識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，要盡力搞好醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)工作，并根據(jù)醫(yī)院的實際情況落實管理規(guī)定，完善管理制度，注重當前信息化建設(shè)下人員業(yè)務(wù)能力培訓，優(yōu)化信息化檔案內(nèi)容，并加強檔案信息化設(shè)備管理，為醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新提供支持。

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