淺談信息化技術下檔案管理存在的問題

薛紅

摘要：闡述電子信息技術在檔案管理工作中的應用，檔案信息電子化，使得信息共享更加便捷，且跨空間調(diào)閱信息的能力不斷提升。

關鍵詞：計算機工程;信息技術;信息共享

與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，信息化管理的優(yōu)勢十分明顯。信息化管理后，對于檔案內(nèi)容的歸類整理就更加便捷、清晰，便于進一步深入管理，且傳遞的速度與提取的速度更加快捷。信息化管理也進一步提升了檔案的安全性，解決了占據(jù)空間大的問題等。

1檔案管理中的電子化管理模式

標準化流程體系的建立。傳統(tǒng)的檔案管理模式存在的很多問題，通過信息化管理可以得到有效的解決。信息化管理可以使檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣踊芾砟Ｊ剑?jié)省人工的同時，受到人為影響小，進一步保障檔案信息的安全。在實現(xiàn)檔案信息化管理的初期，只要建立完善的流程以及設定相關程序，后續(xù)的工作就可以依托于計算機技術進行信息的轉(zhuǎn)化與存儲。

檔案管理工作的實時性。傳統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容一般為紙質(zhì)版載體，存儲與管理需要占用大量空間的同時，需要耗費大量的人員，這是非常大的工作量，人為影響因素存在于各個不同的環(huán)節(jié)，且檔案容易受到環(huán)境的影響而遭到破壞。這就使得這項工作的效率無法得到快速的提高，且時效性較差。借助信息技術進行管理，時效性可以得到極大提高。檔案管理工作也體現(xiàn)出更多的價值。檔案管理工作的正確性。以往，很多單位不重視檔案管理工作，其實在整體運行當中，檔案資料是未來決策的有效參考，是事業(yè)單位正產(chǎn)運轉(zhuǎn)不可或缺的一個部分。使這項工作更加具備成效是非常有必要的。

檔案管理的工作效率。檔案管理信息化的核心工具是計算機。對信息進行處理后，利用硬盤、云盤或其他計算機輔助工具進行存儲，存儲后的信息占用的空間小，調(diào)用便捷。從實際工作中的運用情況看，這種存儲方式不但占用的空間小，移動方便了，方式環(huán)保，且可以節(jié)省大量的人工。信息技術的發(fā)展使得人力成本與空間成本都得到壓縮，促進了檔案管理工作的進一步發(fā)展。同時，檔案信息電子化，使得信息共享更加便捷，且跨空間調(diào)閱信息的能力不斷提升。

2信息化應用的實踐

電子信息化管理的特點。電子信息技術的發(fā)展對所有的行業(yè)都是產(chǎn)生持續(xù)影響的。為使檔案管理工作能夠及時與信息發(fā)展接軌，提升檔案管理水平，就需要相關人員對這項工作有充分的、正確的認識。檔案信息電子化是發(fā)展的必然，這種趨勢不可避開，實現(xiàn)電子化信息管理，不但可以提升工作效率，還可以發(fā)揮更加充分的作用，這都是比較明顯的優(yōu)勢。信息電子化，可以使得其保存的時間更長，且安全性更高，創(chuàng)建與自身的管理相適應的平臺，建立信息管理的規(guī)范流程，不斷優(yōu)化管理系統(tǒng)，可以使檔案管理工作更上一個新的臺階，同時為單位的發(fā)展提供更加充分的數(shù)據(jù)參考。優(yōu)化檔案的電子信息化建設。建立電子檔案信息之前，需要首先規(guī)范管理流程，建立完善的檔案管理系統(tǒng)，對于信息的錄入、保存、調(diào)用等，有嚴格的流程，引入相關管理軟件，更好地實現(xiàn)信息管理。這樣不但可以保障信息的安全性，而且避免因管理不善而造成的信息混亂。提升信息管理的高效性與準確性。有規(guī)范的流程，在實現(xiàn)信息共享的過程中才能更加安全。實現(xiàn)信息電子化，需要有一比較安全的平臺作為信息的載體。為使信息的安全性得到有效的保障，也需要有相應的備份管理流程，這就需要管理團隊在工作開始及過程中，有清晰的思維，充分認識到這項工作的重要性，切實保障這項工作的整體質(zhì)量。

優(yōu)化檔案管理的安全性。檔案信息電子化后并不是安全無虞，紙質(zhì)版檔案容易受到潮濕、鼠患等影響其安全性，電子化信息同樣也存在安全威脅，包括計算機病毒、數(shù)據(jù)容災、信息外泄等等。這些問題都是需要在信息管理的過程中重點關注的。除了用規(guī)范的流程與完善的技術進行安全保障外，還需要相關人員提升安全意識，盡量避免安全隱患。在檔案存儲平臺建立安全防火墻，設立完備的程序保障信息技術的安全，運用多種方法，保障信息管理的有效性。盡量杜絕不安全因素，更好地應用檔案資料提供服務。

優(yōu)化檔案管理的安全性。檔案信息電子化后并不是安全無虞，紙質(zhì)版檔案容易受到潮濕、鼠患等影響其安全性，電子化信息同樣也存在安全威脅，包括計算機病毒、數(shù)據(jù)容災、信息外泄等等。這些問題都是需要在信息管理的過程中重點關注的。除了用規(guī)范的流程與完善的技術進行安全保障外，還需要相關人員提升安全意識，盡量避免安全隱患。在檔案存儲平臺建立安全防火墻，設立完備的程序保障信息技術的安全，運用多種方法，保障信息管理的有效性。盡量杜絕不安全因素，更好地應用檔案資料提供服務。

合理使用電子檔案。（1）檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理意識的同時，主動學習電子信息管理操作的技能，主動開展電子檔案管理編研業(yè)務，充分展示檔案管理的內(nèi)涵，在建檔的過程中有效獲取關鍵詞進行歸類存儲，-邊提供更加快捷、準確的檔案信息服務。（2）對檔案信息進行電子化目錄生成，這是為保障信息提取的便捷性。編制目錄后，可以非常清晰地了解不同信息的內(nèi)容了及存儲位置。同時方便在遵守保密規(guī)定的同時對這些信息進行查閱，對于保密級別不同的信息進行分級管理，保障這些信息的安全性與可靠性，避免因管理不當而造成的信息外泄。這也是為后續(xù)信息電子化管理提供基礎。（3）電子信息完成建檔后，需要對調(diào)用信息的單位進行準確的登記，其中內(nèi)容需要有明確的劃分，內(nèi)容包括使用人的自然信息，這是為保障信息安全而采取的措施，是為方便對電子檔案的合理利用。

電子信息化檔案管理的要點：（1）收集。信息收集是檔案信息電子化的基礎，在對信息進行存儲之前，需要對信息進行有效的整理，收集上來的信息龐雜，需要有-定的甄別能力，然后對有效信息進行電子化轉(zhuǎn)換，方便進一步進行存儲及后續(xù)數(shù)據(jù)庫的建立，確保被建檔的信息內(nèi)容的可靠性。（2）整理。信息整理是根據(jù)信息的具體內(nèi)容提取其中的關鍵詞，在相應文檔中進行編號歸類。通過計算機技術對其進行管理。這是為后續(xù)對信息的使用做準備，通過搜索編號或者關鍵詞的方法可以保障信息提取的快捷性。在對信息進行整理的過程中，我們還需要同時維護信息的安全性，提取文檔信息的同時，關注網(wǎng)頁等是否存在不良介質(zhì)或者病毒，保障信息安全。（3）存儲。信息的存儲可以選擇不同的載體，硬盤、云盤等，對于不同類別的信息需要選擇不同的介質(zhì)，也同時需要關注到環(huán)境對存儲介質(zhì)的影響，如濕度、溫度等，以此保障信息的環(huán)境安全性。（4）統(tǒng)計。利用計算機技術開展信息統(tǒng)計工作，不但可以節(jié)省大量的時間成本及人員成本，而且更加準確。這就使得工作效率得到極大提高。（5）運行。電子信息存儲的位置不同，建立的檔案庫也不同，需要員工在運行的過程中充分了解不同檔案庫的功能分類，找到檢索關鍵詞的方法，提升信息運行的效率。（6）編排。編排是對信息整理的進一步提升，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下進行。這樣可以提升編排工作的質(zhì)量，使得行業(yè)間的交流更加深入便捷，順暢的溝通是各項工作順利進行的前提。（7）保密。信息泄漏對于單位來說可能造成嚴重的損失，因此需要保障信息的完全安全性。在管理的過程中設立合理的、有效的安全保障策略，可以對不同等級的信息進行不同保密層級的管理，維護數(shù)據(jù)的切實安全，包括信息存儲后的更改、調(diào)用等，都需要有嚴格的流程來保障其安全性。電子檔案信息傳輸?shù)倪^程中，單位對相關人員的保密意識需要進行提升，制定完善的保密流程，借助不同的信息加密的方式，保障數(shù)據(jù)保存、傳輸工作的順利開展。

結語

應用信息技術對檔案進行更加科學的管理，為適應時代發(fā)展的需要，使檔案管理工作發(fā)揮更重要的作用。信息化管理可以使得檔案管理工作更加清晰，而且可以使得檔案管理更加安全。

參考文獻：

[1]尤紅霞.三維地理信息技術在城鄉(xiāng)規(guī)劃管理中的應用與淺析[J].中國集體經(jīng)濟，2021（25）：12-13.