大數據時代機關事業單位檔案管理工作探析

楊禮婧

（朝陽市固定資產投資審計中心，遼寧朝陽 122000）

大數據的時代背景下，讓許多工作都變得相對輕松和容易起來，由于現在很多的科學技術都具備了龐大的數據庫，所以檔案的管理歸納工作也變得簡單起來，因為我們處于一個新的時代，所以要把握好當下時代資源，利用信息化技術讓機關事業單位的檔案工作變得更加有條理。

1 大數據背景下事業單位檔案管理效率提升的背景與意義

1.1 大數據背景下事業單位檔案管理效率提升的背景

隨著社會的發展、科技的進步，大數據技術在各行各業中都得以應用。機關事業單位的檔案管理傳統方式是紙質記錄、紙質保存的，所以對檔案資料的整理歸納和保存歸檔的過程中，工作內容多、工作量大、工作難度高。檔案資料的保存也占據著大量的儲存空間，且極易受到外界環境的變化而受到損壞。相關人員在進行檔案管理的工作時，一定要將工作內容和大數據結合起來，跟上時代腳步，會大大提高工作效率、降低工作難度。在這種大數據的時代背景下，想要將機關事業單位的檔案管理工作的工作效率大大提高起來。認真分析當下時代背景、跟上時代潮流，因為科技的不斷進步，所以信息化也越來越普遍，相關工作者如果能夠利用好這個時代的優勢，那么在工作期間，工作效率就會得到提升。

1.2 大數據背景下事業單位檔案管理效率提升的意義

大數據時代背景下，機關事業單位的檔案管理不再是一件復雜而又棘手的工作內容，利用好大數據和信息化，會對事業單位的檔案管理產生重要的意義。緊跟信息化時代、利用好科學技術手段，能夠對事業單位檔案的整個管理系統進行完善，在優化系統的同時，還能減少管理成本、減少檔案在存儲過程中所受到的損毀程度。這樣一來不僅降低工作的繁瑣程度、提高管理工作的工作效率，還大大增加了管理工作人員的便捷性。

2 大數據時代機關單位檔案管理工作的新趨勢

2.1 帶來了全新的檔案管理理念

不管是在過去還是現在，檔案的管理工作始終都是要減少鋪張浪費、節約資源，如果能夠結合當下的大數據時代背景，讓檔案材料得到充分利用，那么對于社會的經濟發展來說也具有十分重要的意義。傳統的檔案管理方式一般都是由人工來進行的，人工進行資料收集、分類、歸檔、保存。大數據時代有非機構化與碎片化兩個特征，這兩個特征一般表現在信息技術上，這兩個特征能夠讓檔案的管理擺脫組卷和組件，能夠大大提升檔案管理的工作，讓檔案的管理方式有了新的特征，例如：電子化、多樣化、技術化、數字信息化等。將大數據應用到機關事業單位的檔案整理工作中，可以很大程度上提升檔案資料的調取、傳輸、刪除等利用效率，可以讓使用過程更加便捷。

2.2 機關內部更加重視檔案管理工作

隨著大數據技術不斷普及和應用，機關事業單位的檔案資料利用率得以大大提高，所以很多機關事業單位對于檔案資料的管理工作都重視了起來，并且重視檔案整理的每一個過程，讓后續的材料歸納工作變得高效、便捷。其實檔案的管理并不只是檔案室的工作內容，更是所有機關單位每一個部門應該要做到的基本工作，如果每一個部門做好收集整理的工作，再由檔案室進行統一整理，那么檔案資料的管理將會變得十分有條理。隨著社會的向前發展，機關事業單位也在進步，與外界的交流也越來越多，那么資料也會越來越繁雜，所以如果能夠利用好大數據，那么在進行任何一項活動需要調取資料時，不必再像以往那樣需要一本本檔案去尋找，只需利用搜索引擎就能快速找到所需資料內容。對于機關單位而言，一定要重視起大數據在檔案管理工作中的作用，將其融入各個方面，通過數字化方式來處理各項工作，能夠大大提升工作效率，讓數據化、信息化的工作方式融入到檔案管理的每一項工作內容中。

3 大數據背景下事業單位檔案管理效率提升中存在的問題

3.1 檔案管理制度有待革新

檔案管理是每一個機關事業單位都不可缺少的一項重要的工作內容，但是不少的機關事業單位在這一方面還缺乏完善的管理制度，只有各種制度能夠完善起來，那么才能保證后續工作的規范性。雖然許多單位都有了新型的檔案管理工作的工作方式，但是卻沒有與之相對應的工作管理制度，所以導致了很多相關事業單位的工作效率提升不起來，影響工作質量。

3.2 檔案管理意識有待強化

在目前所處的這個階段，雖然大部分事業單位都將檔案管理的工作作為一項重要的工作內容，但是還有一部分單位檔案管理的意識有待提高，所以這部分事業單位的檔案管理工作的工作效率還未提升起來，且還發生著檔案遺失、檔案損毀的情況，這給檔案管理的工作造成了困難和不利影響。所以想要利用好信息化的管理檔案的技術方法，首先要對檔案管理工作重視起來，只有這樣，才會讓檔案的管理工作得以跟上時代的腳步。

3.3 檔案管理人員能力有待提升

在大數據的背景之下，對事業單位的檔案管理工作的要求也越來越高，所以相關工作單位及其部門要提高工作效率和工作質量，那么同時對檔案管理人員的工作能力也有了一定的要求。但是現階段所存在的實際情況是檔案管理人員的綜合能力和綜合素質還處于勉強達標、有待提升的階段，這嚴重影響了事業單位的發展和進步。而且在大數據背景的前提下，檔案管理人員更應該有一個良好的綜合能力，如若缺乏對檔案資料數據管理的信息化、技術化的能力，那么在后續的工作中，會大大降低檔案管理工作的工作效率。所以對相關的檔案管理人員的能力提升，也是機關事業單位所面臨的一個重要問題。

3.4 檔案管理存在安全風險

不管是怎樣形式的檔案管理，都是存在這一定的風險的，數據化的檔案管理，其重要的目的之一就是要大大降低在管理過程中所存在的風險。在檔案的管理過程中，需要全面、充分的保證檔案的安全性，因為現階段很多檔案管理還有著紙質的形式，所以檔案資料還存在著一定的安全風險，所以使檔案資料信息化是事業單位要加快完成的一項工作內容。

4 大數據背景下事業單位檔案管理效率提升的策略

4.1 完善檔案管理制度，保證檔案管理工作開展的規范性

在大數據的時代背景下，想要快速提高機關事業單位的檔案管理工作的工作效率，那么就要完善檔案的管理制度、改善管理模式，讓檔案的管理工作做到有條不紊。對檔案管理工作進行全方位的優化，將資料的歸檔過程進行全面的規范起來，同時也要降低資料的管理成本，對相關的檔案管理人員的管理系統進行優化，對管理人員實行監管制度，不定期的對管理成果進行抽查檢驗，從而保證檔案管理工作效率的提升。

4.2 落實檔案管理責任機制，強化管理人員的責任意識

檔案管理的直接接觸者就是檔案的管理人員，所以想要讓檔案管理有一個系統而又有條理的管理制度，加強管理人員的責任意識，使每一部分的工作內容都落實到個人，使管理人員具有責任意識。落實責任機制，讓管理人員重視起自己的工作內容，對自己的工作有一個充分的了解，才能更好地完成自己的工作。

4.3 強化檔案管理人員的綜合職業素養，提升其專業能力

在大數據背景下對機關事業單位檔案管理工作的提升，除了進行上述內容，還需要對檔案管理的工作人員進行綜合素質的提升，使其具備對信息化的檔案管理有基本的操作能力。在提升初期，可以進行相關的培訓，讓工作人員對數據化、信息化的檔案管理工作有一個初步的了解。隨后再進行實操，學習理論知識后進行實際操作，能夠讓管理人員的能力得以飛速提升。最后再進行人才培養，讓機關事業單位的檔案管理擁有更多高質量的管理人員。

4.4 落實風險管理機制，降低檔案管理的安全風險

在大數據的背景之下，雖然檔案管理的工作效率會有一個可觀的提升，但是檔案資料的安全性還是存在一定隱患的，不管是存儲安全還是信息安全，都需要相關部門重視起來。利用好信息技術手段，使檔案不僅能不受到外界損毀，也不受到信息化的威脅，所以機關事業單位一定要落實風險管理機制，不能讓威脅存在，實時進行風險評估，降低檔案資料再存儲過程中所存在的風險性，以保障機關事業單位的信息安全。

5 結語

在大數據的背景之下，機關事業的檔案管理工作一直是一個值得重視的問題，其對機關事業的發展也有著十分重要的影響。所以健全信息化的檔案管理工作，是能夠推動事業單位的發展和進步的。