高校行政工作的困惑與探索

■王 佳/臺州職業技術學院

提到高校的行政工作，很多人的第一反應是教務、科研、學工等部室，卻很少會想到二級學院的行政辦公室。其實，二級學院辦公室在高校的行政管理工作中承擔著更多的工作內容，在教學、科研、黨務及學生工作等領域發揮著更加直接的作用，是溝通師生的紐帶，也是學校各方面政策落地的保證。但即便二級學院辦公室的作用如此關鍵，在很多的文章中、在諸多教師甚至學校領導的印象中，學院的行政工作人員往往只是為大家服務的，他們被認為素質不高、不思進取、工作沒有技術含量等等。筆者在從事相關行政性工作后對該項工作有不一樣的理解，認為有必要為該部分工作及從事相關工作的人員正名。筆者從自身從事的高校二級學院行政崗位相關工作展開討論。

一、二級學院辦公室的主要職責

二級學院辦公室作為上傳下達的紐帶，承擔著將學校政策要求有效落實的職能。要真正做到落到實處，必須要完成熟悉政策要求、妥善協調溝通、按時完成任務、及時反饋改進等諸多環節。

作為二級學院，需要接受學校各個條線的工作布置安排，各項任務的交叉重疊屬于工作常態，加之二級學院行政崗位工作人員緊缺，身兼數職及教師兼行政的情況常態化，二級學院能否及時有效的完成各項工作、工作效率如何以及對相關人員的能力提升是否有所幫助等是二級學院行政工作面臨的主要問題。

二級學院行政辦公室，工作涉及的內容包括教學、行政、科研、財務、黨務等諸多方面。做為教學秘書，工作涉及常規教學檢查、教學安排與協調，教學督查、教學任務下達、排課、調課、考試安排、教學材料的收集、工作量統計等諸多方面。作為科研秘書，工作涉及科研文件的傳達、科研項目的申報、科研系統的更新、審核，科研工作量的統計等。行政秘書涉及日常行政事務的安排、收發文、會議安排、資產管理、報賬等。作為辦公室主任，在學院領導的領導下合理安排學院事務，做好會議安排、記錄及落實、財務管理、考勤、獎懲、來員接待、計劃總結及規章制度的起草、總支黨務等方方面面的工作。以上任一條線的工作都不可謂不繁瑣，需要細致耐心及相關工作技巧。以上辦公室工作大都具有時效性，要求在一定時限內必須完成，人員配備的充足性便顯得尤為重要。期初、期中、期末作為學校重要的三個時間節點，學校相關工作的布置也往往分布在這三個時間段。學校各項工作由不同職能部門負責，然而在二級學院，接收的主體只有辦公室，若此時辦公室人員配備不足，加班加點便是工作常態。

二、二級學院辦公室工作之瓶頸

正如大眾所想，高校的行政工作不如教學工作一般任務明確、專業性強、富有成就感。高校行政工作往往忙得團團轉卻無明確的收獲與成果。也正因工作的這一特性，高校尤其是二級學院行政工作往往不受重視，此處的不受重視來自于學校、二級學院、教師甚至行政崗位工作人員自身。正因如上因素，結合工作實際，筆者認為二級學院行政辦公室工作往往面臨如下困惑：第一，工作落實效率低。面對學校的多條線工作布置，學院單條線接收，在時間上往往必須同時進行，而學院行政工作的不受重視性則會導致在時間節點前，很多老師未按照要求的時間與標準配合完成，而二級學院很多工作是以老師的配合為前提與基礎的，老師們不配合，往往使簡單的工作復雜化，工作反反復復、效率低下；第二，工作質量、效率難以保證。正因工作落實效率低，導致二級學院行政工作以完成任務為目的，忽略工作質量的提高，也沒有精力研究提高效率及質量的方法。完成工作內容已經耗費了行政工作人員大部分的時間與精力，無暇探索提高工作效率的方式方法，亦忽視工作質量。第三，學習提升機會寥寥。正因工作本身的繁瑣以及時效性特點，學院行政崗位往往無法抽身參加技能培訓。且在大多數學院領導的觀念中，行政事務無技巧及專業性可言，無參加培訓的必要性。加之行政工作本身的時效性要求工作在規定時間內必須完成，人員配備不足更阻斷了相關工作人員參加培訓學習的可能性。久而久之，行政崗位工作人員在長期繁瑣且無技能提升的工作中或者麻木無進取心或者另謀出路。而這也會使相關工作人員在日復一日的工作中荒廢自己的專業，陷入傳統“行政人員素質較低”的怪圈循環中。第四，晉升空間有限。基于對行政崗位的重視不夠及人員緊缺，很多行政工作人員長期在同一個崗位工作，工作日益機械性。與教師崗位職稱評聘不同的是學校的行政崗位有限，也就意味著晉升空間有限。行政崗位工作人員往往困在日復一日繁瑣的工作中，行政工作本身消耗掉行政工作人員大部分的精力與耐心，而上升或者轉崗的通道狹窄，對大部分行政人員而言，意味著在其職業生涯中，不會再有其他提升或者發展的可能性，因而亦使他們失去學習提升的動力。

三、瓶頸突破之思考

上述困境在很多高校、學院都有存在，基于高校行政工作的重要性，如何突破困境，是高校、學院更加高效運作及行政工作人員熱情工作的關鍵。個人認為可以從以下幾個方面嘗試突破：第一，盡可能在編制允許的范圍內重視行政崗位人員設置問題。行政崗位工作本就繁瑣，在實際工作中往往因為人手不足，一崗多責、多崗一人的情況更加劇了工作的難度與效率，也會讓相關工作人員疲于應付工作而沒有精力總結工作技巧，更無暇提升自身能力，以致于出現行政崗位越做越乏味，行政人員越做越不受重視的惡性循環。第二，應該鼓勵教師崗位的教師尤其是新晉教師兼任一些行政事務，因為有的行政事務并不會占用教師太多的時間，但對教師尤其是新晉教師更快地熟悉學校工作、了解學術、科研、教學動態及流程有無可替代的幫助作用，更可以有效消除教師崗對行政崗無所事事、工作輕松隨意的偏見，使得教師崗位教師能更加自覺地配合行政人員完成工作。鼓勵教師兼任行政工作既可以為行政崗位人員分擔繁重的工作壓力，使教師對行政工作多一份理解與支持，又可以幫助教師了解學校教學、科研政策，提高教學科研工作的針對性與有效性。第三，行政工作人員自身要有上進心，懂得提升自己。行政工作的繁瑣性和片段性使得行政崗位工作人員往往疲于完成工作內容，沒有足夠的時間與精力提升自己。這種情況下，除非本人有足夠的決心與毅力尋求與把握提升機會，否則極容易在工作中慢慢失去進取心。所以，行政工作人員自身應該時刻保持清醒的認識與積極的進取心，才能在繁瑣的工作之余把握提升機會，不斷提高自己的技能與素質。第四，行政人員要學會在繁重的工作之余總結經驗、提高效率。雖然行政工作相對繁瑣，但好在熟能生巧，行政工作人員應注重在工作中不斷總結經驗，不斷改進工作的方式方法，并善于利用現代工作軟件與技能，如此才能不斷提高工作效率。另外，自己應主動發現并抓住學習提升的機會，并積極向學院爭取機會，而不應該在工作中日益麻木。第五，作為校方、學院，要在職位晉升、職稱評聘、崗位選聘等方面為行政崗位人員提供更多的可能性。針對目前行政崗位發展空間受限的現狀，學校相關部門應引起足夠重視，為行政崗位工作人員的發展提供更多可能，可針對其自身情況提拔或者轉崗。教職工各盡所能、各取所長本是物盡其用、人盡其能的好事，可在很多學校領導、教師的觀念里，行政工作人員要求轉崗往往會被貼上不安分本職、三心二意的標簽。亦或者認為他們水平低、不適合做專任教師。在此觀念的指引下，轉崗變得不再那么光明正大，很多行政工作人員的期望與通道也因此被阻斷。第六，要在教師崗位招聘方面為行政崗位人員打開通道，使得行政人員工作活起來，找到適合自己的崗位。針對行政崗位工作人員兼課情況，應關注其上課情況，對教學能力強、受學生歡迎的老師，可提供校內教師選拔的機會，這樣，既能為學院提供更多選拔教師的途徑，也可以為行政工作人員的發展提供更多的可能性。第七，校方、學院應對行政工作予以重視。學校、學院的重視是做好行政工作的關鍵，也是引導教師對行政工作予以重視的關鍵環節。工作獲得更多的支持與尊重，能夠有效的調動行政工作人員的積極性與主動性，使其在工作中投入更大的熱情。第八，作為教師，對從事學院基礎性、服務性工作的行政人員應多一份配合與尊重。高校行政崗位工作人員的工作往往是為教師的教學與科研服務，這一工作任務的順利完成離不開教師的配合。教師的配合可以使行政工作人員的工作事半功倍，有利于學院、學校工作的順利推進，從而更好的完成教學科研工作。

筆者根據自身從事二級學院辦公室工作的經驗，對所遇到的問題及可能的解決辦法作了整理，并非對本職工作的不滿，而恰恰是因為滿懷期盼。期盼著行政人員的現狀能夠引起學校及學院的足夠重視，應該重視學院行政工作的良性互動，注重行政人員的職業發展與自我發展；期盼著專任教師對行政人員及其工作多一份尊重與配合，而不是理所當然的認為行政人員就應當無條件配合并為其服務；期盼著行政人員不再在繁瑣重復的工作中漸漸放棄努力、迷失自己，而應時刻懂得在工作中總結經驗、提升工作技能、掌握工作技巧、提高工作效率，從而騰出精力與時間不斷提升自己，通過自己的努力贏得領導的重視及教師的尊重，而不是自怨自艾，最后變成自己所不愿意成為的人；期盼著以人為本的觀念能夠真正有效的融入到我們的工作中，行政人員以人為本，增強服務意識，全心全意為教職工服務。專任教師以人為本，懂得尊重與配合。學校、學院以人為本，為行政人員長久謀劃，提供更多機會與可能性。

以上是筆者在高校二級學院從事行政相關工作中遇到的問題及自身的一些思考，撰寫本文的初心也是希望自身發現的這些問題能夠或得到有經驗諸位的指點，或引起大家的共鳴，并共同尋求解決之法，從而切實提高工作效率，在為師生服務的同時也提升工作的幸福感，更也為學院及學校的長久發展提供持久動力源。