疾病預防控制中心文書檔案的規范化管理途徑探索

胡浩東/淄博市疾病預防控制中心

文書檔案管理是疾病預防控制中心的一項重點工作，為了使其更加規范，形成制度化的標準，疾病防御控制中心應當針對其具體情況，提出規范化管理策略。本文的旨趣即在于，結合一線工作經歷與經驗，詳細闡釋有效路徑，以就教于諸位方家，并為今后的相關研究工作提供一定的啟示。

一、疾病預防控制中心文書檔案規范化管理的必要性

(一)推進中國信息化建設的客觀要求

近年來，我國大力推進了信息化建設的步伐。信息資源作為社會資源的重要組成部分，可以在很大程度上促進社會物質資源和能源資源的發展，從而實現信息技術驅動的工業化戰略目標。作為疾病防控的中心地帶，疾病預防控制中心具有巨大的社會價值。疾病預防控制中心數字文書檔案館的開放和共享可以擴大健康和防控信息資源的開發、利用范圍，為社會發展提供更為豐富、更有價值的資源，有力地促進社會信息化建設的發展。

(二)疾病預防控制中心文書檔案管理的實際需求

疾病預防控制中心文書檔案信息資源共享的實現，促進了相關部門和機構之間的資源交流與共享，對提高我國疾病防控水平和公共信息服務水平具有重要意義。疾病預防控制中心數字文書檔案館的共享是中國社會公共信息服務建設的重要組成部分，信息共享可以充分發揮各個疾病預防控制中心文書檔案信息資源的價值和優勢，大幅降低財務支出，使疾病預防控制中心的防控能力得到很大改善。因此，促進疾病預防控制中心的共同發展，是疾病防控發展和改革的內在要求。

(三)有助于維護公眾的知情權

當前，如果社會沒有各種信息數據，生活和工作將無從談起。為此，人們不僅已經意識到信息數據的重要性，而且對于信息資源的需求也在不斷增加。由于疾病預防控制中心數字文書檔案中記錄的數據和文件的范圍具有真實性和獨創性，可以在很大程度上滿足人們對信息權的要求。過去，疾病預防控制中心中的數字文書檔案信息主要服務于管理者，當前的網絡技術環境下，疾病預防控制中心的文書檔案信息是共享的，可以滿足公眾對信息資源的需求，這不僅有利于提高疾病預防控制中心文書檔案館的公共服務質量和水平，而且在很大程度上保護了文件使用者的知情權。

二、疾病預防控制中心文書檔案的規范化管理途徑

(一)文書檔案信息服務多樣化方法的實現與發展

疾病預防控制中心文書檔案信息資源的社會價值需要在廣泛的社會共享和使用過程中實現，同時，這些資源的廣泛共享和使用也要求疾病預防控制中心的文書檔案管理機構提供多種服務。疾病預防控制中心文書檔案管理部門可以采取以下三種方法：

一是創新提供和使用文書檔案服務，突出網絡的作用。通過網站提供文書檔案信息服務是當前和將來疾病預防控制中心使用的主要方法，創新文書檔案的提供和使用服務，關鍵在于抓住網站在信息傳播和交換中的優勢，依靠網站開發豐富的網絡文件信息服務。例如，在線文件瀏覽、實時通訊、長途傳輸、數據檢查等方式。

二是擴大疾病預防控制中心文書檔案信息資源的覆蓋面，積極提升疾病預防控制中心特色文書檔案資源的社會功能。疾病預防控制中心應當在《文書檔案管理辦法》規定的十一類文書檔案的基礎上，繼續擴大文書檔案的范圍，特別是特色文書檔案資源，文書檔案管理機構更需在提高管理水平的前提下，贏得研究人員的信任。同時，有關部門要通過內、外渠道對疾病預防控制中心特色文書檔案資源進行廣泛宣傳，不斷擴大文書檔案信息資源的社會影響力，最大程度地實現其社會價值。

三是搭建疾病預防控制中心、相關部門機構和非相關部門組織之間的信息交流平臺，積極推進文書檔案信息服務。疾病預防控制中心文書檔案館要充分利用自身的信息和技術優勢，與疾病預防控制中心其他職能部門聯合，依靠現有的門戶網站，為疾病預防控制中心和社會組織建立信息交流平臺。該平臺供文書檔案管理機構根據社會上其他組織的需要，傳播和推廣有關項目文書檔案信息。

(二)疾病預防控制中心文書檔案信息資源整合的目標定位與資源優化

疾病預防控制中心內有大量的文書檔案信息資源，如果將其按照整合方式歸總到綜合文書檔案中心，勢必會產生高昂的整合成本、多重目標和管理風險。因此，疾病預防控制中心文書檔案管理機構可以在擁有較大館藏的基礎上，從資源整合對象、利用主體、資源建設計劃和管理評價四個方面調整文書檔案信息資源整合目標。疾病預防控制中心內的文書檔案管理機構應指定需要集成的文件類型，這要求文書檔案管理人員對圖書館資源的價值、用戶需求和后續發展空間進行深入研究，并確定疾病預防控制中心館藏資源的優勢和特點；應確定需要整合的文書檔案對社會和目標受眾群體的影響，以設計文書檔案信息資源的整合計劃。資源整合方案主要集中在文書檔案信息資源機構的調整和優化上，疾病預防控制中心文書檔案中心應該樹立服務理念，確立該中心需要為疾病預防控制中心和社會服務的觀念，資源整合與優化的方向及文書檔案資源的系統優化是疾病預防控制中心合理工作的關鍵所在。

(三)疾病預防控制中心文書檔案聯合機制的建立與實施

文書檔案資源從排他性到共享性的認知轉變，并非迫使疾病預防控制中心的文書檔案管理機構實現文書檔案信息資源服務的社會化，而是鼓勵它們逐步走社會化道路。畢竟，文書檔案信息資源的社會化服務和社會價值的實現是未來疾病預防控制中心文書檔案工作發展的必然趨勢。當然，仍存在這樣一個現實，即中國疾病預防控制中心實現文書檔案管理社會價值的條件相對薄弱，包括其自身職能、資源整合方式、服務方式和反饋評價體系等方面的問題。因此，疾病預防控制中心文書檔案管理機構必須設法彌補自身的不足，通過合作解決當前問題、實現協調發展。從橫向合作關系來看，中國缺乏文書檔案館、博物館和圖書館之間進行合作式發展的傳統，中國疾病預防控制中心的文書檔案館、圖書館和博物館只能完成自我管理。因此，在文書檔案管理環節，需要完成服務對象、收集資源和功能方向方面的整合。我國只有少數幾所疾病預防控制中心結合了文書檔案中心和圖書館，但在不久的將來全面實現以共同為公眾服務，還是有很大難度的。

從縱向協作的角度來看，建立疾病預防控制中心文書檔案工作聯盟是疾病預防控制中心充分發揮文書檔案資源綜合優勢，服務社會的最好途徑。目前，我國大部分疾病預防控制中心文書檔案都是獨立運作，“自我管理”思想使其文書檔案中心依然僅僅重點分析自己的資源，很難迅速展開社會服務。建立疾病預防控制中心文書檔案館聯盟的目的是，在疾病預防控制中心和部門相關機構的文書檔案館管理機構之間建立協作關系、共同開發疾病預防控制中心的文書檔案信息資源、規劃區域文書檔案社會化服務網絡、建立疾病預防控制中心文書檔案信息交流平臺，使疾病預防控制中心文書檔案信息資源形成網絡，涵蓋社會實踐發展的各個方面，從而實現疾病預防控制中心文書檔案信息資源的社會價值。

(四)加強對文書檔案管理信息化建設必要性的認識

疾病預防控制中心主要負責人應當充分意識到，文書檔案是疾病預防控制中心不可或缺的一部分，整個疾病預防控制中心都需要重視文書檔案建設。一方面，應該意識到文書檔案信息化建設對于提高工作效率、節約管理成本以及保障文書檔案安全具有重要意義；另一方面，認識到疾病預防控制中心文書檔案信息建設是一項復雜而艱巨的工程，需要建立起全面、規范、科學的文書檔案管理體系。同時，需要對文書檔案建設增加資金投入，為文書檔案部門配備完整的硬件設施，例如計算機、掃描儀、先進的系統軟件等。

(五)培訓文書檔案管理信息人才

首先，應將文書檔案工作者培訓納入疾病預防控制中心總體培訓計劃，并以有計劃和有目的的方式組織培訓，以提高文書檔案工作者的技術能力，確保文書檔案工作者的可持續發展。其次，通過開展專題演講、調查和交流，向文書檔案管理員展示文書檔案管理員管理信息化的過程，轉變其固有思想，使文書檔案管理員信息化的概念深入其心，并以此來指導今后的工作。第三，開設現代文書檔案專業，培養既懂文書檔案管理理論知識、又精通社會計算機和網絡的跨學科人才。

(六)開發適用于疾病預防控制中心文書檔案信息管理的系統軟件

使用軟件快速、方便、安全地收集、處理、存儲和利用文書檔案，并保證系統能夠與現有的辦公自動化系統、人事管理系統、財務和會計管理系統等相連接。

(七)創新宣傳，提高信息文書檔案的影響力

為了改變傳統的使用宣傳欄進行宣傳的單一方式，可以采用制作宣傳視頻、使用移動APP進行有獎知識測驗、開展文書檔案日活動等多種宣傳方式，引起文書檔案館的關注。

綜上所述，疾病預防控制中心會在各項工作中會形成大量文書檔案，并且這些文書檔案能夠真實地記錄各類事件，如實反映各項活動。鑒于此，在疾病預防控制中心文書檔案管理工作中，管理人員應當高度重視，以規范系統的措施實現文書檔案的科學化管理，保障文書檔案信息的完整和精確，從而切實推動疾病預防控制中心更好地發揮其服務社會的職能。