探究如何做好大型會議活動的組織服務工作

■孫開玉 徐輝麗/瓊臺師范學院

眾所周知，大型會議活動的開展，具有要求高、難度大和繁雜等特點。而且會議活動不僅是黨委推動工作的重要載體，同時還是領導機關實行領導的主要方式，具有較強的政治性、目的性和規范性特點。也就是說，要想做好大型會議活動的組織服務工作，就需要先掌握相關工作特點和工作原則，然后充分發揮組織服務工作的重要性和價值所在。對此，針對如何做好大型會議活動的組織服務工作，展開以下分析。

一、大型會議活動的組織服務工作特點

要想做好大型會議活動的組織服務工作，就需要相關工作人員能在實際工作，充分掌握大型會議活動組織服務工作的特點，然后結合特點開展相關工作。第一，要求高。所謂要求高的含義，并不是對參加大型會議活動人員具有較高要求，而是對組織服務工作提出了較高要求。其原因是由于會議本身議題就比較重要，并且存在巨大影響力大，所以，出席的領導和嘉賓規格都比較高，只有保證組織服務工作具有高要求、高標準，才能確保大型會議活動的順利開展；第二，內容多。所謂內容多含義是指：環節多、人員多和變化多。一般情況下，大型會議活動的組織服務工作開展，都會在實際工作中牽涉到會前準備、會中服務和會后整理三個階段。此外還會涉及到準備材料、餐飲食宿和交通安保等環節，這就是環節多的特點。而人員多指的是參與會務工作的人員比較多，其中包含：弄材料的、發通知的、禮儀接待的以及布置會場的；變化多則是指在開展大型會議活動中，必定會出現一些突發事件，沒能根據預定好的方案進行，從而產生多樣的變化；第三，時間緊。主要體現在：大型會議活動本身就具有復雜性，極易在工作中出現諸多變化，那么這就導致會務工作的安排發生變化。另外就是在大型會議活動中，很多工作都是無法進行提前排練和開展的，只能在會議召開前不久或會議召開途中進行，具有“時間緊、任務重”的問題。

二、大型會議活動的組織服務工作原則

(一)心思細密

在大型會議活動的組織服務工作中，需要遵循的首要原則就是心思細密，所謂心思細密指的是：問題考慮細致、方案制定細化和活動實施注重細節等。第一，針對問題考慮細致分析。需要工作人員在實際工作中考慮工作的全部內容，同時還要考慮各項工作彼此間的關聯和影響，從而明確每項工作的具體環節；第二，針對方案制定細化分析。在大型會議活動舉辦中，除了需要制定有關會議方面的內容，同時還要制定周密的會務工作實施方案；第三，針對活動實施注重細節分析。在大型會議活動的過程中，難免會出現通知不到位、座位安排不合理和話筒沒有聲音等，只有做好這些細節方面的工作，才能確保會議活動的整體效果。

(二)明確分工

所謂明確分工指的是把每項任務和環節等，進行量化到具體負責人身上，同時還要保證每名工作人員，能在實際工作中做到任務具體和要求明確。除此之外，在給工作人員進行分工時，應當根據工作人員具備的特點，進行合理安排任務和工作，若是遇到經驗不足的工作人員，就需要對其展開加強指導。與此同時，所有參與到會議活動中的人員或部門，都應當積極與其他部門之間展開溝通，從而提高會議活動的組織服務工作質量。

(三)節約成本

從事于大型會議活動的組織服務工作人員，應當具備較強的時間觀念，只有按期或提前完成相關工作，才能確保其工作質量和工作效率。但是根據目前大型會議活動的組織服務工作開展現狀可看出，從事會務工作的人員少之又少，甚至一個人需要在工作中兼職多個職位和工作責任。因此，這就需要會務人員勤奮工作和善于工作，并在工作中做好思考和交流，以此來保證會議活動能高效完成。除此之外，會務人員還應當在保證會議效果的基礎上，做好財務預算工作，通過勤儉節約的方式，爭取少花錢、多辦事和辦好事。

三、做好大型會議活動的組織服務工作策略分析

(一)做到與時俱進

根據中辦和市委領導同志要求，應在實際工作中堅持“優良傳統要發揚，各項工作要創新和隊伍素質要提高”的原則，確保大型會議活動的順利開展，并保證市委領導有集中的時間和精力，一同商議大事和定奪大事。對此。這就需要相關工作人員能在大型會議活動中，注重“四個轉變”工作的落實。所謂“四個轉變”指的是：從被動辦事轉變成為主動辦事；從保證辦事不會出現紕漏，逐漸轉變成為提高會議活動質量和會議活動效率；從單純的組織服務工作，逐漸轉變成為主動協調各個部門的整體效能；從滿足會議活動的日常組織服務工作，逐漸轉變成為積極推進會議活動開展。

(二)加強制度建設

制度建設主要包含兩點，分別是工作預案意識和制定工作預案。第一，針對工作預案意識分析。在大型會議活動開展中，應充分考慮大型會議和活動涉及到的內容，同時還要全面了解全市地理和交通情況等，只有掌握這些情況，才能進一步確定會議活動時間、地點和參與人員，從而給領導人員提供必要的決策參考；第二，針對制定工作預案分析。所謂工作預案的制定，其核心點在于把組織服務工作從被動轉變成為主動，從匆忙轉變成為從容。與此同時，在會議活動開展期間，難免會遇到一些突發情況，如：臨時變更會議主持人和出席領導發生變化，更改會議時間等。那么這就需要工作人員能在工作中，合理安排會議場所和座位等，只有做好多方面準備工作，才能在實際工作中做到隨機應變。此外，在制定工作預案的時候，工作人員還應當秉承“復雜程序、簡明表述；簡單問題、慎重對待”的原則，以此來保證預案具有較強的可實行，進而提高會議活動質量。

(三)細致組織實施

在組織服務工作的過程中，大型會議活動的相關負責人，應當在實際工作中堅持標準要高、要求要嚴和工作要細的原則，進行籌劃和縝密的安排會議活動。尤其針對大型會議活動而言，更是需要在組織服務工作的過程中，做好提前“踩點”的工作，通過演練活動程序和查找工作漏洞的方式，確保各個部門之間能進行良好溝通，進而提高組織服務工作質量。由此可見，只有細致組織實施會議活動，才能確保會議活動順利開展。

(四)做好溝通協調

眾所周知，大型會議活動的開展，會在開展的過程中涉及到多個環節，而且各個環節之間都有密切聯系，只有在會議活動開展的過程中做好溝通協調工作，才能確保會議活動的順利開展。因此，這就需要會議活動的相關負責人，能在會議活動的組織服務工作中做好溝通協調工作，所謂做好溝通協調工作指的是，上下協調、左右協調和內外協調等。與此同時，在實際工作中，相關負責人還應當做到積極主動的配合、協調各個部門和各個環節之間的關系，通過強調服務統一指揮和部門之間的研究協商等，發揮整體功能和效益。特別針對大型會議活動而言，更是需要工作人員能在工作中結合情況的不同，與相關部門人員展開協調工作，并在明確任務和落實責任后，提高大型會議活動質量。

(五)充分掌握重點

在大型會議活動的組織服務工作中，只有充分把握好重點工作，才能確保會議活動的順利開展。其重點包含：第一，明確參加會議活動的人員。保證會議活動開展質量，其最為主要的核心因素就是人員，不論人來的補齊還是該來的沒來，都會對會議活動開展質量造成一定影響。因此，這就需要會務人員能在實際工作中，做好會議活動的通知工作，并注意反饋統計具體參會人員的名單和聯系方式，必要的話應落實請假制度。尤其針對需要在會議活動中出席的領導和貴賓，更是需要通過積極主動邀請其出席和參與的方式，保證人員正常出席。但是若是遇到一些負責人必要出面的情況，可以采取專人跟蹤的方式；第二，保證會議活動材料的質量。會議材料主要包含會議主報告、領導講話和交流發言材料等，其原因是會議材料是推廣相關內容的重要載體，同時還是會議順利召開的基礎。若是不具備較高的會議材料質量，則會阻礙會議活動的順利開展。也就是說，會議材料的準備工作是重點，只有會議主辦方和相關領導人加大重視，才能從真正意義上做到精益求精；第三，落實會務工作責任人。針對一些特殊以及重要的會議而言，可以通過主辦單位領導直接指揮協調的方式進行，這樣一來，不僅能保證會議活動質量，同時還能保證會議活動的順利開展。

四、結語

綜上所述，要想保證會議活動順利進行，就需要對組織服務工作的開展加大重視，并通過會前、會中和會后協調工作的方式，提高會議活動的開展效率和質量。但在大型會議活動中落實組織服務工作時，除了需要掌握組織服務工作的特點和原則以外，如：心思細密、準備充分和明確分工等，還應當通過：做到與時俱進、加強制度建設、細致組織實施、做好溝通協調、充分掌握重點等有效策略，做好大型會議活動的組織服務工作，進而推動會議活動的順利開展。