事業單位檔案管理的信息化建設分析

摘要：隨著網絡的普及，越來越多的信息在網絡上產生和傳輸，如何處理日益增多的檔案信息也成了不少事業單位正在面臨難題。在這種情況下，依托網絡來處理日益繁多的文件信息成為一種必然的態勢。本文探究了檔案信息化的必要性，以及對如今制約相關工作建設開展的因素進行了探討，并給出了幾點建議，希望能對當前事業單位的檔案信息化工作的展開提供些許幫助。

關鍵詞：信息化;檔案處理;單位

引言：

隨著科技的不斷發展，我國的事業單位穩步提升，相關的檔案信息也越來越多。但是，很多事業單位對檔案的管理還停留在傳統的方式上，根本無法對數量日趨龐大的單位檔案進行有效管理。而實現檔案的信息化轉變這一舉措正是解決我國不少單位當下困境的良方。那么完成檔案的信息化轉變，實現對檔案信息的有效管理，成為了必然的趨勢。

一、事業單位的檔案管理完成信息化轉變的必要性

在服務層面上來說，檔案信息化是指從紙質檔案為核心向以信息化檔案為核心來向社會提供服務的轉變過程。在電子網絡不斷普及的今天，完成檔案的信息化轉變對幫助事業單位的員工處理內部越來越多的檔案，輔助領導進行相關決策等極有必要。

（一）提升事業單位檔案管理部門整體素質

檔案信息關系到我國事業單位的方方面面，想要真真正正實現檔案的信息化轉變，事業單位有必要購置專門的電子設備對信息化的檔案進行統一處理。只有硬件條件達到了，才能將檔案的信息化這一目標落實。與此同時，全新的檔案存儲處理形式對于進行相關工作的員工來說，意味著新的知識與技能。單位有必要對員工進行相關培訓，拔高員工的自身素質。如此，設備更新了，相關人員技能豐富了，檔案處理部門的整體素質水平必然將大幅上升。

（二）提高事業單位對檔案信息的利用水平

在管理層面上，管理紙質檔案往往要付出較大的人力物力，而信息化檔案存儲在網絡世界，只要通過一臺網絡設備就能輕松實現對檔案信息的管理與利用。尤其是在網絡發達的今天，事業單位的相關工作人員動一動手指就可以實現對檔案信息的有效管理。工作的簡單化，意味著工作人員對檔案信息能夠進行更多的處理，檔案信息能夠應用在事業單位的更多方面。

二、當前制約我國單位進行檔案的信息化轉變的因素

檔案信息對我國企業單位的發展至關重要，能否實現對檔案信息的有效處理更是直接關乎單位項目能否正確開展。我國單位要想跟上時代腳步，完成檔案的信息化轉變已成必然前提。但是，我國不少單位的相關工作卻進展緩慢，其中自然存在著不少制約因素。

（一）我國事業單位缺少管理檔案的專業人員

管理檔案的專業人員在我國的事業單位中是比較稀缺的，很多單位的檔案管理人員既沒有參加過專門的訓練，又缺少相關的知識，管理能力普遍偏低。其次，單位內部進行檔案處理的員工經常變動，使得本就復雜的檔案處理工作變得極其混亂，檔案丟失亂象常有發生。另外，檔案管理人員在進行檔案管理時工作態度大都偏差，對自己的工作缺少責任心，更不用提耐心地去進行復雜的檔案管理工作了。

（二）檔案管理工作缺少技術支持

我國很多單位對于檔案的信息化這件事還只是一個概念。換句話說，很多單位沒有將檔案信息化這一目標付諸實踐。有些單位甚至沒有給處理檔案信息的相關部門引進專業的現代化設備。沒有硬件的支持，檔案的信息都錄不上去，一切目標都是空談。其次，就算有硬件設備，相關的軟件條件也很難滿足。沒有專門的檔案系統處理軟件，工作人員對檔案的處理只能停留在保存，收集等表淺層面上，無法對信息進行深度操作。

（三）事業單位對信息化檔案利用不足

事業單位對信息化檔案的利用普遍不足，相關工作人員對檔案信息的認識仍舊停留在信息的采集、保存方面，沒有看到信息化檔案在開發加工方面的巨大潛力。利用不足，也就無法產生對這方面的需求，嚴重限制了檔案管理信息化的進展。

（四）單位領導對信息化的相關工作忽視現象嚴重。領導的態度直接代表了整個單位對某件事的態度。而國內現在的情況是，很多領導沒有認識到信息化的檔案對檔案處理有關工作的重大意義和作用，于是出現了上層人員對檔案信息化建設疏于管理、指導;下層人員對檔案管理信息化工作不上心，不主動提升自己，學習相關知識的現象。這些，無一不極大的阻礙了我國事業單位檔案管理信息化的建設。想要扭轉當前的局面，事業單位上層管理人員必須收起對本單位檔案管理信息化建設的輕視之心，在工作中展現出對其的看重。上行下效，由領導帶動事業單位全體員工對檔案管理信息化建設態度的改觀，激發他們對檔案管理的熱情，這將極大地促進事業單位檔案管理信息化水平的提高。

（五）事業單位員工困于傳統模式，檔案信息化水平落后。

過去，受限于科技水平，事業單位的檔案信息幾乎全部由紙張記錄。今天，全球信息化已成趨勢，檔案信息載體的選擇已不受科技水平的限制。要知道，紙質檔案有諸多缺陷，但即使如此，很多事業單位員工還是受限于傳統模式，思維比較固化，認為利用傳統的檔案管理模式比較得心應手，對進行檔案信息化建設主觀上比較懈怠，在工作上還是偏向于采用紙張記錄事業單位的檔案信息，而不選擇更加優秀的電子信息化載體。要知道，相比于傳統的紙張載體，將檔案以信息的形式保存在網絡上擁有諸多優點。例如，信息化的檔案管理更加方便，借助一些管理程序，可以在幾秒鐘內完成過去要耗時幾周或幾月的檔案信息排序、編輯、收錄能工作。其次，信息化的檔案易于存儲，保存條件不像紙張文件那么苛刻。可以說，信息化檔案在諸多方面上可以碾壓紙質檔案。事業單位內部檔案管理的工作人員要迅速改掉自己的習慣，適應時代發展，在檔案管理工作上利用電子設備進行記錄、處理，促進本單位檔案信息化的進展。

三、對提高我國檔案的信息化工作水平的建議

近年來，我國事業單位檔案管理工作已日趨完善，但是離真正實現檔案管理信息化還有相當長的一段路要走。目前事業單位檔案管理信息化建設中還存在許多問題，如果不能及時解決，勢必會影響事業單位的持續發展。于是，本文給出了如下幾點建議。

（一）擺脫傳統模式，適應信息化改變。事業單位的檔案管理人員普遍受困于傳統模式，還在用以前的思維看待事物。這使得他們習慣于在紙張上記錄檔案信息，而很難適應目前更加高效的信息化處理模式，更不用提主動地促進傳統模式向信息化模式的轉變了。員工要順應時代改變，擺脫傳統模式對自己的桎梏，主動走出自己的舒適區，去接觸現在發達的電子信息技術，學習相關知識。有關單位要做好相關員工的思想工作，幫助他們完成思想上的轉變。只有這樣，檔案處理工作的相關員工才能在全新的檔案處理模式中如魚得水，而不是對此感到懈怠。為了幫助員工完成這樣的轉變，事業單位的領導可以組織相關講座，幫助自己的員工學習信息技術，適應當前的信息化改變。

（二）保證事業單位檔案信息的安全性。信息化的檔案同以前的紙質檔案相比擁有諸多優點，但是，也和紙質檔案一樣存在安全問題。如果事業單位在進行檔案管理信息化建設的過程中出現了信息化檔案遺失、缺漏、遭竊等安全問題，勢必會引起單位上下對信息化的檔案的安全性的考慮，極大地挫傷員工的積極性。為此，有關單位要做好防范工作，杜絕以上事件。在這一要求下，事業單位可以聘請專業的網絡安全人員為檔案信息化的安全顧問，建立事業單位信息化檔案的防火墻，防止單位的檔案信息流出。

（三）事業單位對檔案管理員工的專業本領和思想建設要兩手抓。要想真正完成事業單位的檔案管理信息化建設，關鍵還是在人。只有單位的檔案管理相關人員去做，才能將一切手段付諸現實。為此，加強事業單位檔案管理相關人員的專業本領顯得極為重要。事業單位可以定期舉辦關于檔案管理技能、網絡信息技術等檔案管理信息化相關方面的知識講座，給本單位的員工接觸這些知識的機會，幫助他們學習相關技能，提高自己的業務水平。另外，檔案管理人員由于其工作的特殊性，稍有人心術不正，就極其容易導致事業單位的信息流失，造成單位的巨額損失。故單位在強化員工專業本領的同時，也要做好員工的思想建設，可以向他們普及相關的法律知識，杜絕這種監守自盜的現象。

四、結束語

事業單位檔案管理有效與否直接關系到事業單位的人才選拔、培養，單位高層的決策，員工調動等諸多重要方面。尤其是在電子信息技術不斷普及的今天，檔案信息處理的高效與否顯得更加重要。我國單位只有把握住時代脈搏，完成網絡技術與自身的結合，實現對檔案信息的高效處理，才能不斷發展，為國家創造更多利益。

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作者簡介：鄒馨1978.7，女，漢族，江蘇常州金壇人，南京河海大學，單位：常州市金壇區水利局金城水利管理服務站。